Todo lo que debes saber sobre la excedencia laboral

Un buen departamento de Recursos Humanos es capaz de anticipar los distintos escenarios que pueden afectar a la empresa. Uno de ellos es la excedencia laboral, un recurso válido y reconocido legalmente que el empleado puede utilizar para interrumpir la relación laboral durante un período de tiempo determinado.

Se trata de una herramienta muy particular pues, aunque el empleado deja de trabajar, el vínculo laboral entre las partes se mantiene. En cualquier caso, para que el funcionamiento de la organización no se vea afectado, empleado y empresa deberán tener en cuenta algunos requisitos y consideraciones. 

¿Qué dice la ley sobre la excedencia laboral?

El Estatuto de los Trabajadores regula la excedencia laboral en el artículo 46. Este apartado describe diversos marcos de ejecución para esta herramienta jurídica e incluye sus limitaciones, que son:

• Aunque la excedencia laboral es un derecho, si dos o más trabajadores de la misma compañía generasen este derecho por el mismo sujeto causante, el empresario podrá limitarlo. Eso sí, siempre deberá ser por razones justificadas relacionadas con el funcionamiento de la empresa.
• Durante el primer año, el trabajador tendrá derecho a que le guarden su puesto de trabajo. Transcurrido dicho tiempo, la reserva se referirá a un puesto de trabajo del mismo grupo profesional o de una categoría equivalente.
• No obstante, cuando el trabajador forme parte de una familia numerosa de categoría general la reserva de su puesto se extenderá un máximo de 15 meses; en cambio, si tiene la categoría de familia numerosa especial, se alargará 18 meses. 
• Asimismo, pueden solicitar la excedencia laboral  los trabajadores que ejercen funciones sindicales de ámbito provincial o superior mientras dura el ejercicio de su cargo representativo.
• El trabajador excedente conserva solo un derecho preferente a su vuelta en las vacantes de igual o similar categoría a la suya que hubiera o se produjera en la empresa.
• La situación de excedencia puede extenderse a otros supuestos colectivamente acordados, con el régimen y los efectos que allí se establecen.

Tipos de excedencia laboral

La excedencia laboral se divide en tres tipos: excedencia voluntaria, excedencia forzosa y excedencia pactada.

Excedencia laboral voluntaria

Según el código referido: «todo trabajador con al menos un año de antigüedad tiene derecho a pedir una excedencia voluntaria por un plazo no inferior a cuatro meses y no superior a cinco años. El trabajador solo podrá ejercer este derecho de nuevo pasados cuatro años desde el final de su última excedencia».

En cualquier caso, la excedencia laboral voluntaria está relacionada con causas familiares e intereses personales como:

Cuidado de hijos

La excedencia voluntaria procede cuando se trata del cuidado de hijos en caso de nacimiento, adopción o acogimiento de un menor. Esta excedencia laboral tendrá una duración máxima de tres años.

Para concederla se consideran aspectos como la antigüedad, las cotizaciones y la asistencia a cursos de formación. Durante el primer año, la reintegración deberá producirse en el mismo puesto; luego, en uno equivalente.

En concreto, la ley reza:

«Los empleados tienen derecho a un periodo de excedencia de duración no superior a tres años para cuidar a cada uno de sus hijos, tanto cuando lo son por naturaleza, como si lo son por adopción. Esto también se aplica en los supuestos de acogimiento, tanto permanente como preadoptivo».

Cuidado de la familia 

Esta excedencia laboral puede pedirse para cuidar a familiares en caso de incapacidad o enfermedad grave hasta segundo grado. Su duración máxima es de dos años y también se tienen en cuenta aspectos como la antigüedad y la asistencia a cursos de formación. El puesto de trabajo se reserva durante el primer año; después, un puesto similar.

Dice el Estatuto de los Trabajadores:

«También tienen derecho a un periodo de excedencia los trabajadores que se encuentren al cuidado de un familiar. Eso sí, esto se aplica hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad».

Y por supuesto, con la condición de que el familiar, por razones de edad, accidente, enfermedad o discapacidad «no pueda valerse por sí mismo, y no desempeñe ninguna actividad retribuida. Esta tendrá una duración no superior a dos años salvo que se establezca una duración mayor por negociación colectiva–».

Excedencia laboral por intereses particulares

Este tipo de excedencia laboral se puede solicitar con al menos un año de antigüedad sin haber disfrutado de otra los cuatro años previos. Su duración debe ser de un mínimo de cuatro meses y un máximo de cinco años.

En este caso, no computa la antigüedad ni las cotizaciones o prestaciones sociales. La reincorporación está asociada a una vacante de igual o similar categoría, y el trabajador tiene preferencia a ocuparlo.

Excedencia laboral forzosa

Esta excedencia laboral está asociada con un único caso: el ejercicio de cargos públicos.

Por el ejercicio de cargos públicos y sindicales

Se concede para ejercer funciones sindicales de ámbito provincial o superior, o ser nombrado o elegido para un cargo público que le imposibilite de sus labores. La duración de la excedencia laboral dependerá del tiempo en el ejercicio del cargo. En esta excedencia laboral se conserva el puesto de trabajo y computa a efectos de antigüedad.

Excedencias pactadas

Suspensión por mutuo acuerdo

Esta excedencia laboral es temporal y se produce en condiciones y plazos acordados durante el contrato. El lapso de tiempo de la excedencia laboral no computa en las cotizaciones. 

La solicitud de excedencia laboral

Lo primero que debe tener en cuenta el empleado al momento de solicitar la excedencia es de qué tipo es y qué aspectos involucra en el acuerdo laboral. La solicitud de excedencia laboral debe llevarse a cabo con al menos un mes de antelación.

Por otra parte, en el caso de la excedencia por cuidado de familiares y demás, el empleado deberá aportar la documentación pertinente que acredite su situación.

La solicitud de excedencia laboral suele realizarse por escrito. En el documento deben expresarse la fecha en la que va a abandonar el puesto y  la de reincorporación. El empleado no podrá dejar su puesto de trabajo hasta que se confirme la concesión. La excedencia solo se puede solicitar después de un año en la empresa.

El software de gestión documental de Bizneo HR (DMS) te permite recoger los documentos necesarios para la solicitud y aprobación de la excedencia laboral.

¿Puedo denegar una excedencia laboral?

La excedencia laboral voluntaria no es unilateral. No basta con solo solicitarla ya que la empresa deberá estudiar el caso y autorizarla.

Eso sí, si en la revisión se cumplen los requisitos, la autorización es obligatoria. En caso de ser denegada, aunque la petición cumpla con los requisitos necesarios, la persona podrá demandar a la entidad hasta que se resuelva el caso. El empleado no podrá dejar de trabajar durante el proceso.

En caso de ser aprobada, el trabajador deberá tener en cuenta que la excedencia voluntaria no garantiza que podrá reintegrarse a su puesto de trabajo sino que le otorga un derecho preferente cuando quiera regresar en caso de haber una vacante igual o similar a su categoría profesional dentro de la empresa.

De qué depende su aprobación

Tanto la excedencia laboral forzada como la pactada dependen de acuerdos preestablecidos, además de las condiciones que habilitan a cada una. Concedida la excedencia laboral, la relación de trabajo continúa aunque el empleado no ejerza sus labores. Pese a ello, deberán ser liquidadas las vacaciones no disfrutadas y las pagas extras. 

Con un software de vacaciones y ausencias podrás gestionar la excedencia laboral de tus empleados, saber en qué periodo faltará, saber cuándo volverá para ajustar su reemplazo o saber quién se encargará de sus tareas.

Después de la excedencia laboral

La reincorporación tras la excedencia laboral debe ser anunciada previamente y no tiene por qué producirse en el mismo puesto de trabajo, ya que legalmente se considera que la reincorporación puede ser dentro de un puesto similar, según el artículo 39 del Estatuto de los Trabajadores.

Es común que la empresa no ofrezca una vacante al momento de la reincorporación, ya que no suele haber disponibilidad. En ese caso, el reingreso se extenderá hasta que se produzca alguna vacante. Si este proceso se alarga durante años, será necesario que el empleado presente la solicitud de reingreso cada año.

La empresa deberá dar prueba de que no hay un puesto vacante al momento de la solicitud de reincorporación. Esto ocurre porque la organización puede cubrir la plaza laboral a través de una nueva contratación trasser aprobada la excedencia laboral y solo antes de la solicitud de reincorporación.

Este proceso debe hacerse sin que la reincorporación de un empleado afecte a la situación laboral de otros. Si hay una vacante y no se tiene en cuenta al empleado, este podrá tomar medidas legales para solicitar su reingreso.

En este sentido, se considera como una especie de despido que existan puestos disponibles y la empresa se niegue a la incorporación. Eso provoca distintas consecuencias relacionadas con el pago de indemnizaciones por despido y con las liquidaciones que faltan por pagar.