Plan de transformación digital para pymes

A finales de la década de 1990, Internet era un recurso complementario para los negocios, más centrado en el intercambio de información que en la digitalización de los procesos operativos. A lo largo de la última década, sin embargo, este proceso se ha acelerado notablemente y son muchas las que se han subido al carro de la tecnología. Sin embargo, la transformación digital en pymes es algo en lo que todavía queda mucho por hacer.

En ocasiones ocurre que la tecnología no se implementa bien o, que se pasa por alto. A esto se añade que algunas compañías consideran que la digitalización se limita a instalar una serie de programas informáticos o aplicaciones o que deben invertir una cantidad de dinero disparatada para lograrla con éxito. Nada más lejos si se apuesta de una solución integrada como un software de gestión de pymes.

No obstante, la transformación digital es un proceso muy exigente, dilatado en el tiempo y que obliga a cambiar incluso la organización de las empresas desde su base.

No solo hablamos de las cuestiones relacionadas con la gestión del personal o de los recursos de la empresa. La propia cultura corporativa debe adaptarse a este nuevo entorno, un paso que no siempre se da con la rapidez deseable y que complica el éxito del proceso.

En suma, la transformación digital en pymes o en empresas más grandes no puede llevarse a cabo únicamente en unos aspectos del negocio. Para que sea realmente efectiva, debe implementarse con un enfoque global.

El contexto de la transformación digital en pymes

Las pequeñas y medianas empresas, conocidas popularmente como pymes y que constituyen el 99% del tejido empresarial español (datos del Ministerio de Economía y Empresa), se han mostrado más reticentes a apostar por la digitalización que las firmas de mayor tamaño. Un estudio realizado por Sage en 2018 constató que el 81% de las pymes españolas no disponía de un plan específico de transformación digital. Y si nos fijamos en las empresas más pequeñas o en los autónomos, el porcentaje se eleva hasta el 86%.

¿Significa ello que las pymes no están interesadas en la digitalización? No exactamente. Lo que este y otros informen dejan traslucir es que las empresas españolas están llevando a cabo una digitalización parcial de su estructura. El Índice de Economía y Sociedad Digital de 2018 del Instituto Coordenadas de Gobernanza y Economía Aplicada confirmó que las pymes españolas fueron las que más progresaron en este campo en el marco de la UE.

Dell Technologies asegura que el 70% de las empresas españolas ya estarían invirtiendo en tecnologías que les faciliten el proceso de digitalización. Ahora bien, si se revisan estos datos en profundidad, solo el 2% de las compañías consideran la transformación digital una prioridad estratégica.

Por qué es importante la transformación digital de las pymes

La digitalización no es un fenómeno que atañe únicamente a las empresas, sea cual sea su tamaño. La sociedad, y por lo tanto los consumidores, también está viviendo su particular proceso de adaptación a los nuevos entornos digitales. Las compañías que no sigan los mismos plazos que el mercado, corren el riesgo de quedarse descolgadas. Es más, lo ideal es siempre anticiparse a los cambios.

Otra tendencia actual que empuja a las empresas a profundizar cuanto antes en su transformación digital es la creciente importancia de la gestión de datos, el conocido como Big Data. Las compañías manejan cada vez más información y están obligadas a dar un uso apropiado a todos esos datos, generándolos, analizándolos, almacenándolos y recuperándolos. Una empresa digitalizada puede gestionar de manera mucho más eficiente todo lo relacionado con el Big Data.

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Los beneficios de la transformación digital en pymes

Todas las empresas pueden extraer notables ventajas de la transformación digital pero quizá las pymes son las que más beneficios pueden aprovechar con la puesta en marcha del proceso de digitalización.

• Mayor productividad: el rendimiento laboral puede aumentar de manera significativa al automatizar algunas tareas rutinarias que actualmente ocupan parte de la jornada de los trabajadores.
• Mayor competitividad: en la medida en que muchas pymes se resisten a completar su transformación digital, las empresas que sí den este paso con decisión pueden obtener interesantes ventajas competitivas para destacar en el mercado.
• Mejora del trabajo en equipo: las pymes cuentan con plantillas muy reducidas, por lo que casi todos los profesionales están obligados a cooperar para completar sus tareas. La digitalización puede facilitar su comunicación y coordinación, mejorando los resultados del trabajo en equipo.
• Mayor autonomía de los trabajadores: en las pymes, todos los trabajadores asumen ciertas responsabilidades adicionales por la inexistencia de cuadros medios o supervisores en muchos casos. Aun así, con la transformación digital se consigue que los empleados pueden gestionar sus obligaciones con mayores niveles de flexibilidad y autonomía.
• Reducción de costes operativos: es un aspecto especialmente sensible para las pymes. La digitalización de los procesos operativos comporta muchas veces una reducción de costes, liberando recursos financieros para acometer inversiones más estratégicas.
• Mejora de la experiencia del cliente: no podemos olvidarnos de la valoración que los clientes realizan de los servicios prestados. La transformación digital permite que la empresa disponga de nuevos canales de comunicación con los clientes, que a su vez pueden acceder a los servicios de la compañía de manera remota.

Cada vez está más presente en las empresas que para asegurar el rendimiento hay que cuidar todas y cada una de las fases por las que atraviesa un profesional. En nuestra guía explicamos cómo la tecnología puede dar ese factor extra para ayudar a los departamentos de RR. HH. a cuidar el flujo de cada profesional.

Retos de la transformación digital para pymes

Evidentemente, no todos los aspectos de la transformación digital pymes se prestan a una implementación sencilla y rápida. Las empresas que toman la decisión de apostar por la digitalización asumen una serie de retos exigentes:

Respetar el carácter integral del proceso de transformación digital de la pyme

Más arriba ya hemos hecho referencia a la necesidad de optar por una digitalización integral de la empresa, dado que lo contrario podría causar disfuncionalidades o, como mínimo, diluir algunas de las ventajas de este cambio.

Involucrar a toda la empresa en la transformación digital de la pyme

Esto es más sencillo de cumplir en las pymes que en las grandes corporaciones pero, aun así, conviene hacer la pedagogía necesaria para que todos los trabajadores se comprometan con la transformación digital y colaboren activamente en cada fase del proceso.

Adquirir las habilidades necesarias

Ahondando un poco más en el punto anterior, es posible que todos los empleados necesiten formación específica para manejar las nuevas herramientas de Recursos Humanos. Esto atañe también a los responsables de la gestión de la empresa.

Entender la transformación digital de la pyme como una inversión a largo plazo

Las ventajas de la digitalización de las pymes únicamente se disfrutarán cuando las empresas completen el proceso. Conviene asumir que se trata de una inversión a largo plazo que no puede retirarse una vez que se haya iniciado.

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Los objetivos del plan de transformación digital para pymes

¿Qué buscamos conseguir con la digitalización del negocio? ¿Para qué necesitamos implementar una determinada herramienta de gestión? ¿Qué sentido tiene modificar el procedimiento actual de administración de datos que se utiliza en la empresa?

Todas estas preguntas deben quedar resueltas con el plan de transformación digital para pymes, en el que se incluirán los objetivos que la empresa espera alcanzar.

• Favorecer el desarrollo del talento: la digitalización no busca sustituir a los empleados por programas que cumplan sus tareas. Nada más lejos de la realidad. Gracias a las nuevas tecnologías, los profesionales pueden dedicar más atención a funciones que generen un mayor valor, fomentando su crecimiento personal y laboral.
• Agilizar y simplificar los procesos administrativos: uno de los resultados más evidentes de un proceso de digitalización correctamente finalizado es una administración más eficiente. Simplificar la gestión de la empresa para que los profesionales puedan centrarse en las diferentes líneas del negocio es uno de los objetivos básicos.
• Mejorar la conexión entre las diferentes secciones del negocio: los trabajadores y los responsables de las pymes (que no pocas veces son la misma persona) no pueden ocuparse únicamente de sus funciones más concretas. Todas las secciones del negocio impactan de una manera u otra en el resto. La digitalización debería ayudar a conectar las diferentes áreas de la empresa entre sí.
• Crear equipos humanos más cohesionados: no es infrecuente que, al hablar de las nuevas tecnologías en las pymes, se nos olvide que todas ellas sirven a las personas. Uno de los objetivos imprescindibles en cualquier plan de transformación digital es el de crear equipos humanos más cohesionados y con mayores niveles de confianza mutua.

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Plan de transformación digital para pymes, cómo diseñarlo

¿Persuadido del interés que tiene aprovechar al máximo las posibilidades de la tecnología en las pymes? Llega el momento de construir un plan de transformación digital que ayude a nuestro negocio a conseguirlo.

1. Incluir la transformación digital de la pyme en el plan estratégico de la compañía

Esta premisa está directamente relacionada con uno de los retos de la digitalización, esto es, el de ver el proceso como una inversión a largo plazo. Una forma muy efectiva de lograrlo es la de incluir la transformación digital dentro de los planes estratégicos de la empresa.

Recordemos que no se trata de implementar algunas herramientas aisladas. Toda la empresa debe verse involucrada en la transformación digital.

Y es que, cada rol de una empresa tiene sus preocupaciones, tareas y obligaciones. Hemos desarrollado una guía que explica el impacto de un software de RR. HH. en cada puesto de trabajo con ilustraciones muy llamativas. Es decir, cómo soluciona los principales problemas del día a día y cómo le ayuda a rendir más en su perfil profesional.

2. Digitalizar la gestión de personal

La primera duda que se plantean las pymes que desean poner en marcha un proceso integral de transformación digital es la de cuántas herramientas necesitan implementar y cómo podrán aplicarlas en su negocio. Por ejemplo, si uno de los objetivos es facilitar las comunicaciones y el trabajo colaborativo entre puedes echar un vistazo a estas herramientas para teletrabajar.

Sin embargo, una de las áreas más susceptibles a ser digitalizadas y a tener impacto directo en la transformación de la compañía es la gestión de personal.

En estos procesos de digitalización, los departamentos de Recursos Humanos están llamados a liderar el cambio. Además, implantar software de gestión de personal tiene la doble ventaja de promover la transformación cultural de la organización a la vez que optimiza el tiempo del personal de RR. HH.

El software de reclutamiento y selección, por ejemplo, permite publicar en hasta 80 fuentes de reclutamiento al mismo tiempo y gestionar las candidaturas desde un solo lugar –algo muy útil para una pyme a la hora de enfrentarse a contrataciones–.

Además permite incluir filtros de exclusión, killer questions y otros parámetros, evita las candidaturas duplicadas, etcétera. Un software cuya versión más básica puede conseguirse desde 1,50 euros por empleado.

La plataforma también cuenta con software de control horario para pymes así como otros pensados para la gestión de vacaciones y ausencias. Se trata de herramientas que permiten a estas empresas gestionar este tipo de cuestiones como los grandes, con las ventajas que eso implica, y sin suponer un gran desembolso.

En cuanto al software de control horario para pymes, permite cumplir con la legislación vigente, crear alertas, favorece la comunicación entre el mánager y el empleado, y favorece los flujos de trabajo.

En cuanto a las vacaciones, evita solapamientos, incluye festivos por defecto, alertas para avisar de cualquier incidencia, etcétera.

3. Fomentar la formación apropiada

No tenemos por qué presuponer que todos los trabajadores cuentan con conocimientos básicos en materia de nuevas tecnologías.

Conviene detectar las posibles carencias en este sentido antes de implementar los sistemas digitales, dado que en caso contrario podríamos encontrarnos con que la plantilla no pueda aprovechar todas sus posibilidades. La empresa debe ofrecer la formación necesaria para afrontar la digitalización.

Aquí puede resultar de gran ayuda el sistema LMS de Bizneo HR, una plataforma también para pymes que permite gestionar todos los recursos desde un solo lugar, colgar diferentes tipos de contenidos, medir la eficacia de la formación, los progresos de los empleados y más.

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4. Establecer las prioridades de la transformación digital para pymes

Ya hemos destacado que la transformación digital de las pymes debe tener un carácter integrador. Esto no significa que haya que implementar todas las herramientas digitales al mismo tiempo, lo cual podría provocar una auténtica parálisis operativa a corto plazo.

Es aconsejable establecer prioridades para ocuparse primero de unos aspectos del negocio, teniendo en cuenta que todos acabarán digitalizándose en algún momento. No hay que olvidar tampoco que las pymes disponen de menos recursos financieros para acometer todo el proceso de golpe.

5. Adaptar la organización al entorno digital

La transformación digital en las pymes y en general abre la puerta a adoptar una organización más horizontal, sin que ello suponga la dilución de responsabilidades o la ausencia de autoridad de los responsables del negocio.

Sencillamente, se promueve que los empleados puedan participar en más decisiones y que se sientan libres para presentar sus propuestas e, incluso, para organizar su jornada de trabajo (dentro de unos límites predefinidos).

6. Evaluar periódicamente el proceso de digitalización para pymes

La transformación digital no tiene unos plazos objetivos para su materialización. Obviamente, llegará un momento en el que la mayor parte de los procesos se desarrollen aprovechando las posibilidades de las nuevas tecnologías.

Llegará entonces el turno de evaluar periódicamente el estado del proceso, detectar aquellos sistemas que hayan quedado obsoletos y, sobre todo, reaccionar con rapidez cuando se intuye algún problema.

7. Observar y promover la digitalización de proveedores y otras empresas colaboradoras

Ninguna empresa puede funcionar como si de una isla se tratara. Aunque una compañía haya apostado firmemente por la digitalización y haya conseguido grandes progresos en esa dirección, debe contemplar la posibilidad de que otras empresas con las que se relaciona a diario no lo hayan hecho.

Por eso, conviene adaptarse a la manera de funcionar de cada compañía, especialmente cuando se trata de proveedores, colaboradores y/o clientes.