Plantilla de organigrama en Power Point, ¡cuidado, es mala idea!

Contar con una correcta estructuración visual de la plantilla permite identificar cómo se agrupan los empleados y departamentos, conocer las cadenas de mando y entender mejor el funcionamiento de la organización. Función que brinda precisamente un organigrama de una empresa.

Sin embargo, algunas compañías optan por descargarse una plantilla de organigrama en Power Point que no solo se quedará corta en poco tiempo, sino que puede hacerles incurrir en errores graves.

La importancia del organigrama empresarial

Pero la función de estos gráficos de jerarquía u organigrama es doble: por un lado, son herramientas de tipo informativo; en segundo lugar, son instrumentos de análisis que sirven para detectar y solucionar fallos en la estructura organizacional. Es decir, es un instrumento básico para garantizar un crecimiento natural y alineado con la estrategia general de negocio. 

Tampoco podemos perder de vista que la manera en que se organiza y estructura una empresa impacta directamente en su productividad. Dependiendo de los objetivos y de las necesidades de tu empresa tendrás que elegir un organigrama u otro, así como un soporte o programa para realizarlo. Como decíamos, una de las opciones habituales es la plantilla de organigrama en Power Point. Pero es mala idea.

Ejemplo de una plantilla de organigrama en Power Point

Os ofrecemos una plantilla de organigrama en Power Point para que podáis comprobar que es un sistema ineficaz para una empresa y que lo más óptimo sería ayudarse de la digitalización para contar con un sistema organizativo a la altura.

Si rellenas el formulario te la enviaremos al correo de forma totalmente gratuita.

Por qué no usar una plantilla de organigrama en Power Point

Descargar una plantilla de organigrama en Power Point puede parecer lo más fácil, pero no lo es, pues los inconvenientes y las limitaciones que tiene pueden llegar a afectar a la calidad de tus diagramas organizativos. Veamos el por qué:

Una plantilla de organigrama en Power Point no es escalable

Cuando hablamos de escalabilidad estamos pensando en llevar más allá nuestros procesos. Una idea que tendrá en mente cualquier compañía que quiera crecer. Si nuestra empresa crece, si aparecen nuevos departamentos, nos veremos obligados a modificar el organigrama.

Con una plantilla de organigrama en Power Point hacerlo implicará prácticamente un rediseño completo, con la consecuente pérdida de tiempo que eso implica. En definitiva: no es capaz de adaptarse al crecimiento natural ni a la estrategia de negocio.

Los peligros de accesibilidad de la plantilla de organigrama en Power Point

Otro de los grandes problemas que supone utilizar una plantilla de organigrama en Power Point tiene que ver con el acceso al documento. Y aquí nos encontramos con dos inconvenientes.

• El primero: que no se respete la nueva ley de protección de datos o que se exponga información confidencial.
• El segundo: que no se conozca la ubicación del documento y que los nuevos empleados no puedan acceder a él para entender mejor la empresa a la que se están incorporando.

Permite la introducción de datos erróneos y las duplicidades

Además, no podemos perder de vista que usar una plantilla de organigrama en Power Point lleva aparejada la introducción manual de datos. Y como casi cualquier tarea humana, eso conlleva errores, duplicidades y otros problemas.

Tampoco tiene ninguna trazabilidad. O sea, no se puede ver cómo ha evolucionado la información presente en el organigrama y, mucho menos, la estructura de la organización.

No se sincroniza con otras herramientas de gestión de personal

Para exprimir al máximo las funcionalidades de un organigrama lo ideal es que se sincronice con otras herramientas de gestión de personal.

Por ejemplo, imaginemos que queremos conocer mejor las funciones de determinada persona o departamento, conocer su rendimiento y productividad. En caso de sincronización contaríamos con acceso a todos esos datos de manera ágil y rápida.

Relacionado con esto, una plantilla de organigrama en Power Point no es ágil de manejar, al no permitir ni búsquedas con desplegables ni modificaciones masivas.

El diseño de una plantilla de organigrama en Power Point deja que desear

Además de estructurar la organización, el organigrama debe adecuarse al diseño corporativo y a la imagen de marca. Un buen diseño en formato (.pptx) requiere de mucho tiempo y paciencia. Y, en cuanto a las plantillas, carecen de originalidad y son incapaces de transmitir nuestros valores empresariales.

Las plantillas de organigramas en Power Point pueden generar problemas de compatibilidad

Las nuevas versiones de Power Point graban por defecto en formato (.pptx), lo cual genera problemas de compatibilidad para los usuarios de versiones anteriores, que sólo reconocen el formato (.ppt). Esto puede generar problemas si el destinatario de una plantilla de organigrama en Power Point no dispone de la versión actualizada de este programa.

Alternativas a la plantilla de organigrama en Power Point

En el mercado actual existen numerosas soluciones informáticas que te permitirán evitar las frustrantes limitaciones que supone trabajar con una plantilla de organigrama en Power Point.

Bizneo HR -software líder para la gestión integral de Recursos Humanos dentro y fuera de España- ha creado una plataforma digital para la generación de organigramas fácil de usar y preparado para adaptarse con facilidad a las necesidades de empresas de cualquier tamaño y sector.

Gracias a esta plataforma:

• Dejarás atrás el papel y las hojas de cálculo.
• Tus organigramas tendrán un look & feel moderno y actual.
• Tomarás decisiones más rápidas y acertadas para la administración del equipo y su carga laboral.
• Cubrirás las necesidades de tu negocio, incluso si trabajas para una empresa de gran tamaño o para una organización en expansión.
• Reducirás el riesgo de generar duplicidades.
• Podrás sincronizarte con las demás herramientas para la gestión de RR. HH. que te ofrece Bizneo HR.
• Crearás organigramas empresariales adaptados a tus necesidades (generales, específicas, etc.).
• Actualizarás tus organigramas rápida y fácilmente (modificaciones masivas con pocos clics, búsquedas con desplegables automatizados, etc.).
• Incrementarás el compromiso de tu equipo, al garantizar una visión de empresa más global y transparente.
• Acelerarás el onboarding de nuevos empleados.
• Fomentarás la comunicación interna.

7 pasos para hacer un buen organigrama

Optes por descargar una plantilla de organigrama en Power Point o por implementar un software de organigramas empresariales de última generación, estos son los pasos que deberás dar para elaborar un diagrama de organización claro y exhaustivo:

• Determina la jerarquía de trabajo (también conocida como ‘cadena de mando’), yendo de arriba hacia abajo.
• Segmenta tu empresa por departamentos y determina la amplitud de mando de cada supervisor.
• Asocia tareas y responsabilidades concretas a cada grupo de empleados.
• Identifica y aclara qué posibilidades reales de movilidad interna tienen tus empleados.
• Asegúrate de ofrecer una visión de la empresa que sea lo más global posible.
• Diseña tus organigramas de la forma más intuitiva y estéticamente agradable posible.
• Analiza el organigrama que acabas de elaborar para detectar eventuales problemas y proponer soluciones.