Además de las reuniones convencionales, las compañías necesitan programar reuniones one to one dentro de sus calendarios para conseguir un mejor funcionamiento de la organización. Mediante este tipo de encuentros, los empleados tienen la oportunidad de exponer sus problemas y objetivos directamente a su superior.
Asimismo, en las reuniones one to one, los jefes tienen la oportunidad de atajar y enfrentar los problemas que empiezan a surgir en la empresa antes de que estos se extiendan y que ya sea demasiado tarde para trabajar en una solución.
Tabla de contenidos
Qué son las Reuniones One to One
En las Reuniones One to One lo que se persigue es crear un espacio mediante un encuentro breve y distendido sonde el responsable y el trabajador puedan establecer un diálogo sin ninguna presión externa. Aquí, el responsable tendrá la oportunidad de conocer las prioridades y los objetivos del trabajador entrevistado, así como exponer las metas de la empresa a largo plazo.
De este tipo de reuniones personales podremos obtener información muy valiosa que nos permitirá adelantarnos a los posibles problemas de la empresa para ir resolviendo poco a poco los primeros inconvenientes antes de que estos tomen ventaja y creen un malestar general en la compañía.
Cuándo es bueno plantear una reunión One to One
Para asegurarnos de mantener un equipo motivado y productivo, lo ideal sería configurar las agendas para tener una Reunión One to One al menos, una vez a la semana.
La principal ventaja es que, al dejar lapsos de tiempo muy pequeños entre reunión y reunión estaremos al día por lo que, con programar una cita cada 15 minutos debería ser suficientes. Así, lo normal es que el tiempo total dedicado a estas reuniones no supere las 2 horas mensuales.
Ventajas de las reuniones One to One
Para entender las ventajas que puede tener para una empresa este tipo de reuniones uno a uno, debemos partir de la premisa de que, el éxito de una empresa depende, en gran medida, de la capacidad que tenga para comunicarse con sus empleados.
Así, una organización donde la comunicación forma parte de su ADN y las reuniones One to One están integradas en el día a día, puede conseguir un equipo altamente productivo.
Las reuniones One to One están diseñadas para introducir la empatía en el lugar del trabajo y conseguir así ponernos en el lugar de los subordinados para entender su día a día y las posibles dificultades que podrían surgir antes, incluso, de que estas se presenten.
A pesar de que en las grandes empresas está cada vez más implantada esta dinámica, en las pymes apenas la vemos. Así, muchas veces se producen grandes problemas de convivencia entre empleados debido al desconocimiento de los posibles inconvenientes.
Por ello, todas las compañías, sin importar su tamaño o el sector al que se dedican, deberían adoptar las reuniones One to One como una parte importante de la actividad.
Nuestros consultores han elaborado una plantilla que te permitirá evaluar el rendimiento de tu equipo con ocho criterios de valoración distintos. Así, encontrar tanto los puntos fuertes como las necesidades de formación que tratar en la reunión one to one.
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Cómo hacer una reunión One to One
La preparación es importante
Aunque las reuniones One to One deben ser lo más informales posibles, resulta conveniente dedicar algunos minutos a preparar la estructura de la reunión para así asegurarnos de que tratamos los temas principales. También hay que reservar un margen a la improvisación pues no sabemos qué materias puedan surgir a lo largo de la conversación.
Apuesta por la transparencia
Una vez que el empleado expone las dificultades que se encuentra en el trabajo debes ser 100% sincero y permitir que se exprese libremente para comprenderlo mejor. Crear un ambiente seguro y hablar sin tapujos es la fórmula idónea para conseguir una información de calidad.
Pasa a la acción
En la reunión One to One saldrán algunos temas complicados que se deben intervenir para solucionar las posibles dificultades que puedan derivar de ellos. Así, antes de terminar la conversación debemos dejar claros los siguientes pasos que debe seguir el empleado así como las acciones que iniciará la empresa.
La delicadeza y la empatía deben dominar la conversación
Abordar la conversación desde el respeto y manteniendo siempre el tacto es la mejor forma de que el trabajador entre en confianza durante la reunión One to One. Crear un ambiente seguro nos permitirá que el trabajador se exprese con sinceridad y sin tapujos, evitando así caer en una conversación superficial que no lleve a ningún lugar.
Envía un resumen por escrito
Tras el encuentro puede parecer que los temas y las soluciones se quedan en el aire, por ello, al trabajador le agradará recibir un correo que resuma el encuentro y que marque los objetivos derivados de este.
No pospongas la reunión One to One
Una vez fijada la fecha es importante no caer en la tentación de cancelarla para abordar otros asuntos empresariales. Debemos entender siempre al trabajador como el principal activo de la compañía por lo que, conocer sus preocupaciones, debe ser prioritario en nuestra lista de quehaceres.
Revisa las metas fijadas en reuniones anteriores
Para poder comprobar que las reuniones One to One están surtiendo efecto, podemos incluir dentro del programa de la conversación un tiempo para hablar sobre los objetivos fijados anteriormente.
De esta forma veremos los progresos y comprobaremos las tareas pendientes.
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Cómo no hacer One to One
Olvidar el horario
Para que la reunión sea efectiva, debemos tener en mente la duración que teníamos establecida para el encuentro, que debe oscilar entre 15 y 20 minutos para que así no sea ni muy breve ni demasiado extensa.
No fijar objetivos
Otro error frecuente en las reuniones One to One es finalizar la conversación sin marcar las metas que debemos haber cumplido de cara al próximo encuentro.
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Reducir la conversación a temas laborales
Lo ideal en estas reuniones personales es conocer todos los factores que pueden estar bloqueando al empleado de cara a alcanzar su máximo potencial dentro de la empresa. Por ello, también debemos revisar temas personales que puedan influir en la actividad laboral.
No exigir feedback
En las reuniones One to One, el protagonista es el empleado por lo que debemos invitarlo a darnos su opinión sobre las acciones empresariales.
Plataformas de apoyo a las reuniones One to One
De cara a preparar las reuniones One to One, es importante contar con ciertos datos objetivos que nos ayuden a ver, de un vistazo, hacia qué temas dirigir la conversación con el empleado.
Una buena solución para disponer de toda esta información de forma sencilla es contratar un software de Recursos Humanos como los que ofrece Bizneo HR, que nos facilitarán la recolección, el almacenamiento y la comprensión de los datos.
Evaluación de desempeño
Con un software de Recursos Humanos como el software de Evaluación de Desempeño de Bizneo HR podemos fomentar una cultura participativa que impulse el crecimiento de la empresa, identificar el talento entre nuestras filas y, por supuesto, evaluar la actitud de los empleados.
Esta información nos permitirá abordar, durante la reunión One to One, temas relacionados con el rendimiento y el talento de la persona entrevistada.
Encuestas de satisfacción
Contar con el software de Encuestas a empleados de Bizneo HR es una magnífica oportunidad para, periódicamente, recolectar toda la información necesaria para saber cómo han afectado los cambios a los empleados. De esta forma, tomas decisiones estratégicas puede resultar más sencillo.
Además, conocer los puntos estratégicos que preocupa a la plantilla es un buen punto de partida para estructurar las reuniones.
Dentro de las encuestas de satisfacción podemos incluir también preguntas que aludan al clima laboral que se respira en nuestra compañía. Gracias al anonimato que el software de Bizneo HR otorga a los empleados, podremos conocer problemas que quizás, en un principio, los empleados no quieran sacar a relucir en las reuniones One to One.
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excelentes informaciones para aplicarlas en nuestro trabajo. Muchas gracias!
Excelente información y de gran ayuda