¿Qué es la metodología 5S?

La metodología 5S es una filosofía de trabajo marcada por la cultura japonesa. Se trata de un método pensado para dar orden y sentido a las dinámicas de trabajo, atendiendo situaciones de desorganización.

Aunque se pensó inicialmente para un tipo de empresa, en la actualidad sus resultados son recomendables para cualquier organización que quiera experimentar un cambio positivo en la cultura de trabajo.

¿Qué es la metodología 5S?

La metodología 5S está fundamentada en cinco principios pensados para facilitar las dinámicas de trabajo, mejorando aspectos como el uso de los espacios de trabajo, la organización, el higiene, las normas y las dinámicas de convivencia dentro de las compañías.

Esta descripción se basa en el significado de cada una de las cinco S: seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke.

Seiri

Se refiere al sentido de la utilización. Está relacionada con el uso eficiente de los recursos y materiales. Por tanto, para desarrollarla de manera eficiente, es necesario que las empresas haga una evaluación profunda para saber qué es necesario y qué no. 

Esto involucra desde el capital humano hasta los documentos y recursos técnicos con los que cuenta la organización.

Seiton

Se asocia con la organización. Se trata de generar o propiciar la armonía dentro de los espacios de trabajo a través de orden en las salas, escritorios, áreas comunes, entre otras zonas de trabajo.

De esa manera no solo se logra tener espacios de trabajo más gratos; también se facilita el acceso a documentos, servicios y herramientas que puedan ser útiles para cualquier miembro del equipo de trabajo a través de la clasificación adecuada del contenido u otra clase de recursos.

Seiso

Se relaciona con la limpieza como un valor que depende de todos los involucrados con la organización. Por tanto, cada persona es responsable del cuidado e higiene de los espacios de trabajo en los que se encuentra.

El cuidado e higiene al que se refiere esta palabra también está relacionado con la imagen de la persona, un aspecto clave no solo desde una perspectiva personal sino también en relación con la dinámica de trabajo para no incomodar a compañeros y clientes.

Esto deriva en mejoras en las relaciones interpersonales y la conservación de equipos y áreas de trabajo.

Seiketsu

Esta palabra de la metodología 5S se fundamenta en generar dinámicas de reafirmación de los valores antes descritos. Se trata de normalizar esas conductas hasta convertirlas en  hábitos que se vuelvan parte de la filosofía de trabajo de los empleados.

De esa manera se consolida el nuevo modelo de trabajo. Para ello, como parte de la metodología 5S, se pueden realizar diversas acciones, como dejar en espacios accesibles aquellos elementos que se usen constantemente y apartar aquellos que sean necesarios de forma ocasional; generar costumbres de monitoreo de higiene en los espacios de trabajo así como la categorización y la adecuada distribución de recursos.

Shitsuke

Involucra a la disciplina como un valor esencial para que el desarrollo de los cuatro factores anteriores se cultive hasta convertirse en parte de la filosofía de la organización. La constancia en la aplicación de estos aspectos y su monitoreo derivará en diversas mejoras para el personal y la dinámica de trabajo de la empresa.

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En ese sentido, no solo se trata de exigir conductas a los empleados sino también en invertir en capacitaciones, mejoras, equipos y herramientas que faciliten la tarea y vayan de la mano con su esfuerzo por construir una cultura de trabajo distinta a la que, posiblemente, venían manejando.

Para estimar el impacto que la metodología 5S genera se recomienda desarrollar evaluaciones periódicas para conocer cómo va su ejecución. De esa manera también se incentiva que la filosofía de trabajo puede seguir mejorando y creciendo.

Objetivos de la metodología 5S

La metodología 5S ofrece resultados en el mediano y largo plazo a través del logro de objetivos en los espacios de trabajo y el rendimiento del personal.

Al fomentar el sentido de utilidad, el orden y el higiene a través de diversos métodos, el área de trabajo se convierte en un mejor espacio para estar.

Esto deriva en aspectos positivos, dentro de los que se encuentran mejoras en el desempeño individual de los empleados y elrendimiento grupal, al fomentar a través de la metodología 5S una cultura de orden, clasificación, cuidado y compromiso tanto en las tareas como en las relaciones entre los empleados.

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Es común encontrar pensamientos asociados con que la metodología 5S está ideada únicamente para empresas grandes, sin embargo, diversos expertos consideran que debería ser una metodología aplicada a cualquier tipo de compañía porque propicia un valor clave dentro del mundo empresarial, la diferenciación.

La metodología 5S está pensada para desarrollar, a través de los valores descritos, aspectos como la innovación, la eficiencia en distintas áreas, así como mejoras en la productividad y el resultado final del producto con el que cada organización trabaje, bien sea material o conceptual. Su adecuada implementación también deriva en una mejor manera de gestionar las crisis al momento de presentarse.

Ventajas de la metodología 5S

Las ventajas de la metodología 5S se reflejan tanto en el rendimiento de los empleados como en los espacios de trabajo.

• Organización
• Sistematización
• Categorización
• Mejoras en la gestión de tiempo
• Mejoras en la productividad
• Optimización de las tareas
• Mejoras en la gestión del material, evitando pérdidas.

Estas ventajas impactan favorablemente en la dinámica laboral, generando mejores resultados, crecimiento profesional y evolución positiva en las relaciones entre los empleados.

¿Cómo aplicar el método de las 5S?

Todo cambio de filosofía requiere compromiso, esfuerzo y acompañamiento para generar los resultados esperados a través de la metodología 5S. Si bien la descripción de cada palabra sugiere una forma de aplicación es conveniente tener en cuenta otros aspectos para facilitar el desarrollo de la metodología 5S.

Conocimiento y reconocimiento

Es necesario conocer al detalle cada uno de los aspectos de la metodología 5S para poder compartirla y fomentarla en las dinámicas de trabajo. Esto implica creer y reconocer que es un método que, bien aplicado, trae diversos beneficios a la organización.

Se recomienda estudiar cada concepto a fondo, conocer los distintos valores y las particularidades de la empresa para dar con la mejor forma de aplicación, procurando que sea una experiencia motivadora para todos los involucrados.

Comisión de control

Para  evaluar la aplicación de la metodología 5S es recomendable contar con un grupo de empleados que se encarguen de realizar un control de calidad y ayudar en cuanto sea necesario a sus compañeros.

Para ello, este grupo de profesionales deberá ser capacitado en la aplicación de la metodología 5S para poder realizar una evaluación adecuada y colaborar con otros en el desarrollo de las estrategias de la metodología 5S.

Evaluación

La comisión de control será la responsable de precisar cuáles son los principales problemas de la organización a partir de los fundamentos establecidos en la metodología 5S.

De esa manera, tanto el responsable de la aplicación de la metodología 5S como otros miembros del equipo de trabajo construyen una visión amplia sobre las necesidades de la empresa; y, por tanto, se establecen de manera precisa los aspectos que deben mejorarse.

Aplicación de los sentidos

Conformado el equipo encargado de la aplicación y la evaluación se comienza a fomentar los sentidos antes descritos. La mejor manera de hacerlo es uno por uno, procurando que toda la organización los reconozca y aplique de forma habitual.

Se puede comenzar con tareas sencillas como evaluar qué es útil en el día a día de la organización, el higiene y el orden de los espacios, para poco a poco ir desarrollando la metodología 5S de forma práctica y mejorar la cultura de la empresa.

Evaluación

No solo se trata de aplicar; la metodología 5S también consiste en fomentar un cambio en la filosofía de trabajo que se mantenga en el tiempo.

Para lograrlo es importante que se establezcan sistemas de evaluación a través del cual se conozcan los resultados de la aplicación de la metodología 5S y buscar medidas para que pueda seguir creciendo; favoreciendo tanto la dinámica laboral como personal de los empleados.