Cómo prevenir el coronavirus en las empresas

A finales de diciembre de 2019, los medios occidentales comenzaron a hacerse eco de una sospechosa epidemia desatada en la ciudad china de Wuham. Al parecer, varios cientos de personas habían desarrollado una fuerte neumonía provocada por un coronavirus desconocido.

La OMS declaró el 11 de marzo que el coronavirus se convertía en una pandemia. En España, tras un primer momento en el que parecía que la enfermedad estaba controlada, el número de contagios ha aumentado exponencialmente, con especial incidencia en Madrid, Álava y La Rioja.

Estas regiones con niveles de «contención reforzada» ya han adoptado medidas excepcionales como la suspensión de la actividad educativa o el teletrabajo.

Ante esta situación, muchas empresas se preguntan cómo deben proceder para prevenir la enfermedad y qué dice la legislación vigente al respecto.

GUÍA DE ACTUACIÓN DE LAS EMPRESAS PARA COMBATIR EL CORONAVIRUS

1. Por qué implementar el teletrabajo en tu empresa
2. Trabajar desde casa: 7 pasos para implementarlo
3. Trabajar a distancia: 12 claves para medir el rendimiento
4. +30 Herramientas Home Office
5. Cómo medir la productividad en el trabajo
6. Todo lo que debes saber sobre un ERTE
7. Cómo gestionar una baja por enfermedad común
8. El estrés laboral en las empresas
9. Cómo gestionar la ansiedad laboral

Coronavirus, ¿cuál es el marco legal para las empresas?

El COVID-19, más conocido por el nombre genérico de coronavirus, es un agente altamente infeccioso y para el que no existe, por el momento, ni vacuna ni tratamiento específico. Es por ello que el Ministerio de Trabajo y Economía Social ha recomendado a las empresas que pongan especial cuidado en la prevención de la enfermedad en los entornos laborales.

Pero, ¿qué sucede si se registra un contagio de un trabajador? ¿Qué responsabilidades legales asume la empresa? ¿Y el trabajador?

De acuerdo con el artículo 21 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL) corresponde a la empresa notificar a la plantilla la existencia de un riesgo sanitario que trasciende a su actividad.

En este caso, se da por sentado que los empleados son conscientes de la existencia del coronavirus pero la empresa puede contribuir a tranquilizarlos con información periódica sobre la evolución de la epidemia, las directrices facilitadas por las autoridades competentes o los planes específicos adoptados por la compañía.

Recomendaciones del Ministerio de Trabajo

Tal y como ha recordado el Ministerio de Trabajo, las empresas están obligadas a detener la actividad laboral en sus instalaciones físicas si existe un riesgo alto de contagio entre sus trabajadores.

Se entenderá que existe ese riesgo cuando algún miembro de la plantilla haya contraído la enfermedad o cuando la Administración Pública competente eleve el nivel de alerta sanitaria. Los trabajadores también pueden solicitar la suspensión de la actividad laboral si existe un “riesgo inmediato” para su salud.

No obstante, en una nota informativa, el Ministerio de Trabajo, también ha enfatizado que  “la mera suposición o la alarma social generada [con motivo del coronavirus] no son suficientes para entender cumplidos los requisitos de la norma”.

Así, cualquier decisión sobre la paralización de la actividad de la empresa deberá estar justificada por las alertas en curso emitidas por el Ministerio de Sanidad o cualquier otro organismo competente.

Un software de gestión documental (DMS) favorece la creación de un espacio de comunicación abierto a los empleados y a los responsables de los equipos en el que se irá depositando toda la información relevante sobre la epidemia.

De este modo, la empresa cubre su responsabilidad legal de informar a los empleados y estos disponen de indicaciones actualizadas sobre cómo proceder, lo cual contribuye a reducir la incertidumbre y mejora el clima de trabajo.

¿De qué tipo de baja laboral se trata y cómo debe gestionarse?

En el supuesto de que algún empleado sufra un contagio o se vea obligado a superar una fase de cuarentena (generalmente, por un periodo de quince días), la empresa estará obligada a considerar esta ausencia como una baja por incapacidad temporal por enfermedad profesional.

Esta es la indicación que realizó el Ministerio de Sanidad en el decreto ley del 10 de marzo, modificando el anterior criterio que permitía hablar de una baja por “contingencias comunes”.

La consecuencia más evidente de este cambio es que los empleados que reciban la baja por coronavirus percibirán un subsidio equivalente al 75% de la base reguladora, siendo la Administración la que asumirá dicho desembolso desde el primer día. Las empresas podrán beneficiarse, además, de una moratoria en el pago de las cotizaciones sociales de los empleados que estén de baja por el coronavirus. Dispondrán de un año desde la fecha de devengo para ponerse al día.

Sin duda, las primeras medidas adoptadas en este sentido supondrán un alivio económico para las empresas afectadas, a pesar de que se verán obligadas a realizar un seguimiento mucho más exhaustivo de las bajas y ausencias de los empleados.

Una alternativa para los departamentos de recursos humanos es hacer este seguimiento con un software de vacaciones de empleados ; que facilite estas gestiones y ayude a reorganizar los equipos de trabajo que continúan en activo para provocar el menor trastorno posible a la empresa.

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También resulta de especial utilidad para valorar si, por las características de los puestos de trabajo que se han visto desatendidos, conviene o no contratar sustitutos.

El teletrabajo como prevención frente al coronavirus

Si, como hemos apuntado más arriba, las empresas se han visto obligadas a adoptar medidas preventivas para evitar o frenar la propagación del coronavirus, el teletrabajo ha sido la iniciativa más útil. Por un lado, se reduce drásticamente el riesgo de contagio al permanecer los empleados en su domicilio particular.

Por otro, las empresas evitan suspender por completo su actividad, lo que podría tener un impacto económico considerable.

Hemos elaborado una guía muy completa en la que explicamos cómo el teletrabajo ha transformado completamente el modelo laboral. Además, también contamos cómo lo han utilizado las empresas para combatir al virus.

Cabe destacar que el home office es una medida de flexibilidad horaria muy bien valorada por los empleados españoles; tal y como se desprende del estudio de Randstad correspondiente al ejercicio 2018 y que aseguraba que el 70% de los trabajadores desearía realizar la totalidad o parte de su jornada laboral a domicilio.

Antes de desatarse la pandemia actual, casi el 30% de las empresas españolas estaba considerando implementar el teletrabajo (datos del INE).

Para asegurarse de que la introducción forzosa del teletrabajo no se traduce en una merma notable de la productividad en el trabajo, las empresas tienen la posibilidad de mantener el control de las horas trabajadas fuera de la oficina con programas para el control horario o fichaje digital.

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Realizarás un seguimiento del teletrabajo casi en tiempo real por parte de los responsables de los equipos. Paralelamente, puedes obtener informes de incumplimientos horarios con validez jurídica.

Medidas preventivas en las empresas sin posibilidad de teletrabajo

Desafortunadamente, no todas las empresas tienen la opción de desarrollar parte de su actividad a través del teletrabajo. Es lo que ocurre, por ejemplo, en la mayor parte de empleos en las industrias o en el creciente sector de los transportes. Cuando no existe la posibilidad de realizar las tareas fuera de las instalaciones de la empresa, esta debe extremar las precauciones.

De entrada, es posible –y perfectamente legal- que las compañías obliguen a sus empleados a someterse a una revisión médica (al menos, en las zonas con mayor nivel de riesgo).

Primeras actuaciones

Si la empresa constata un riesgo grave de contagio pero todavía no se encuentra en una fase que le obligue a suspender su actividad, puede adoptar medidas cautelares como la instalación de geles de desinfección de manos en diferentes puntos de las instalaciones o la reubicación de los empleados más expuestos por pertenecer a un colectivo de riesgo (patologías previas, mayores de 60 años…).

Cancelación de viajes de empresa y desplazamientos laborales

Salvo que se haya declarado una cuarentena específica en la zona en la que se encuentran las instalaciones de la empresa, sus trabajadores pueden seguir realizando viajes, tanto nacionales como internacionales, en el marco de su actividad laboral.

Ahora bien, se han suspendido los vuelos a algunas de las zonas más afectadas y el Ministerio de Sanidad desaconseja cualquier desplazamiento que no sea estrictamente necesario. Una medida preventiva básica es cancelar los viajes de empresa.

Despidos y reducciones de jornada

Es uno de los aspectos más delicados cuando no hay contagios o cuarentenas dentro de la empresa —en cuyo caso ya hemos visto que los trabajadores afectados estarán de baja con cargo a la Seguridad Social y no a la empresa—. 

¿Es legal reducir la plantilla por el coronavirus? Algunas empresas se están planteando aprobar un ERTE (Expediente de Regulación Temporal de Empleo) para suspender durante un tiempo delimitado los contratos de los trabajadores. De acuerdo con lo previsto por el Estatuto de los Trabajadores, una situación de emergencia sanitaria como la actual justificaría la aprobación de un ERTE.

Desde la Secretaría de Estado de Empleo, se está barajando la posibilidad de que las prestaciones por desempleo de los empleados afectados por un ERTE con motivo del coronavirus no computen a efectos de solicitar el paro en el futuro. Se trata, por el momento, de una propuesta que solo se aprobará ante un agravamiento sustancial de la situación. 

Una medida algo menos restrictiva que la anterior es la reducción de jornada. En este caso, la empresa puede acortar la jornada laboral de sus empleados para que pasen menos tiempo expuestos a posibles factores de riesgo.

Ejemplos de planes de contingencia en empresas frente al coronavirus

Algunas firmas se han adelantado a un posible endurecimiento de la alerta sanitaria sobre el coronavirus en España; y ya han adoptado planes de contingencia para paliar los efectos de esta epidemia en sus resultados operativos y contribuir a frenar su propagación.

BBVA

El segundo banco español por gestión de activos fue uno de los primeros en tomar medidas de choque por la crisis del coronavirus. Al tratarse de una entidad con una fuerte presencia internacional, se ha prohibido a la plantilla cualquier desplazamiento a una larga serie de países y regiones, como China, Japón, Irán, Corea del Sur y Singapur.

En el caso de Italia, por ahora se prohíben los viajes a las zonas en cuarentena (en el norte, fundamentalmente). Es más, también se ha recomendado a los empleados que eviten el avión.

Orange

La firma francesa de telecomunicaciones también se ha sumado a las cancelaciones de los viajes de empresa, así como cualquier participación en congresos, ferias o foros internacionales, se celebren donde se celebren.

En el caso de los trabajadores que hayan permanecido en cualquiera de las zonas afectadas antes de aprobarse estas restricciones, deberán pasar un periodo de cuarentena de acuerdo con los criterios de las autoridades sanitarias. También se ha ofrecido la opción del teletrabajo a los empleados que deseen someterse voluntariamente a una cuarentena.

Renault

Renault cuenta con uno de los planes de contingencia más amplios del sector automovilístico. Se ha aprobado un protocolo de actuación que, aunque todavía no es público, establece numerosas restricciones en los accesos a las instalaciones, así como una larga serie de precauciones que todos los empleados deben observar. Por supuesto, cualquier desplazamiento a zonas de riesgo queda prohibido.

MediaMarkt

MediaMarkt ha puesto el acento en la adopción de medidas básicas de higiene. El lavado frecuente de las manos con agua y jabón lleva semanas aplicándose en sus instalaciones. También se ha activado un protocolo que consiste en replicar cualquier comunicación relevante de la OMS o el Ministerio de Sanidad para que sea inmediatamente conocida por la plantilla.

Bizneo HR

Entre el 10 y el 12 de marzo, el equipo de Bizneo HR comenzará a realizar parte de sus actividades diarias mediante la fórmula del teletrabajo.

Para garantizar que este cambio no afecte al rendimiento laboral, la transición se llevará a cabo de manera gradual, con distintas oleadas de empleados que irán alternando sus responsabilidades en las oficinas de Bizneo con el trabajo a domicilio.

Otras dudas frecuentes sobre la pandemia

Todo apunta a que, pese a que el número de contagios siga siendo comparativamente bajo en relación con otras enfermedades infecciosas, la epidemia del COVID-19 dista de haber tocado techo. Por ello, conviene conocer las respuestas a dudas frecuentes:

¿Debe el trabajador informar de sus movimientos a la empresa?

Sí, especialmente cuando se desplace a una zona con riesgo potencial de contagio, la cual podría haber sido explícitamente prohibida por la empresa.

¿Puede crearse un registro de empleados infectados?

A priori, la empresa no puede elaborar una “lista negra” con los trabajadores que hayan padecido la enfermedad o que hayan superado una cuarentena porque se entendería que se vulnera el principio de no discriminación laboral.

Tampoco puede hacer público ningún listado al respecto, de acuerdo con lo previsto por el Reglamento General de Protección de Datos. Obviamente, la empresa sí puede realizar un seguimiento de la evolución del número de casos a efectos de planificación del trabajo.

¿Puede la empresa solicitar un informe médico al trabajador?

Existen sentencias en contra de la obligatoriedad de los trabajadores de facilitar a las empresas cualquier informe sobre su historial clínico salvo que concurran circunstancias excepcionales.

No está claro, por tanto, que las empresas afincadas en zonas con una alerta sanitaria elevada puedan requerir a sus empleados informes actualizados sobre su salud.

Por ahora, el protocolo de actuación básico indica que las empresas pueden “recomendar” a sus trabajadores que acudan al médico.

¿Está obligada la empresa a mantener los niveles de empleo previos a la crisis del coronavirus?

No, tal y como se ha detallado en el apartado dedicado a los ERTEs, las empresas podrían acometer despidos alegando causas catastróficas o de fuerza mayor. La procedencia de estas actuaciones estará determinada por el nivel de riesgo existente en el momento en que se adopten.

¿Puede la empresa aislar a un trabajador?

Sí; siempre y cuando concurran circunstancias que acrediten que su presencia en las instalaciones de la empresa puede suponer un riesgo grave para el resto de empleados. Conviene recordar que muchos infectados por el COVID-19 son asintomáticos hasta fases muy avanzadas de la enfermedad.

¿Es obligatoria la aceptación del teletrabajo?

De acuerdo con lo previsto por el artículo 41 del Estatuto de los Trabajadores; el empleado que no haya sido diagnosticado con la enfermedad podría negarse a reemplazar su actividad habitual en las instalaciones de la empresa por el teletrabajo.