Administración de sueldos y salarios en una empresa

La administración de sueldos y salarios no suele colarse entre las principales preocupaciones de los managers y los responsables de los equipos. Se da por sentado que se trata de cuestiones netamente económicas y, por consiguiente, compete al departamento de finanzas o contabilidad.

Esta visión resulta, sin embargo, un tanto incompleta. Efectivamente, el abono de las cantidades comprometidas con la plantilla es responsabilidad de los contables y/o administrativos. Pero la definición de los sueldos y salarios en una empresa corresponde a quienes concretan las características de cada puesto y están en contacto directo con los trabajadores.

Por todo ello, más de un mánager o responsable de RR. HH. se pregunta qué criterios deben aplicarse en la administración de sueldos y salarios. Por fortuna para ellos, la tecnología puede echarles una mano para tomar en consideración todas la variables y acertar con la política retributiva de la empresa.

La importancia de la administración de sueldos y salarios

Pese a no ser uno de los temas que más suelen comentarse en los pasillos de la empresa, la cuestión de los sueldos y salarios es muy relevante en cualquier estrategia corporativa. Se trata de la contraprestación que los empleados perciben por su trabajo, de ahí la relación directa que existe entre este elemento y variables como la productividad laboral.

Aunque no es el único aspecto que se toma en consideración en este sentido, los trabajadores tienden a asociar la valoración que la empresa realiza de su rendimiento con la remuneración económica que consta en su nómina. De este modo, una mala política salarial puede implicar tanto la infravaloración como la sobrevaloración del desempeño laboral.

En ambos escenarios, la empresa puede salir seriamente perjudicada, bien porque la plantilla se desmotive y aumente la rotación laboral, bien porque la situación de tesorería de la compañía no pueda soportar retribuciones tan elevadas. Una correcta administración de sueldos y salarios se caracterizará por hallar el equilibrio entre compensación del esfuerzo y la viabilidad económica a largo plazo.

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Diferencia entre sueldos y salarios

Suelen utilizarse como conceptos sinónimos pero lo cierto es que cuando hablamos de sueldos y salarios en una empresa nos estamos refiriendo a realidades un tanto diferentes. El sueldo presenta un carácter estrictamente económico, siendo la cantidad monetaria que un empleado percibe regularmente por su trabajo.

El salario, en cambio, contempla muchos más matices. Por un lado, es posible utilizarlo para referirnos a una compensación económica recurrente. También puede utilizarse para englobar cualquier tipo de contraprestación que perciba el trabajador, como los beneficios laborales o la preocupación de la empresa por su bienestar. Sería el caso, por ejemplo, del salario emocional.

Clasificación de sueldos y salarios

Los sueldos y salarios pueden clasificarse de diferentes formas pero lo más habitual es asociarlos con la variable que se toma como referencia para su cálculo. Nosotros tenemos un excel sencillo con el que calcular el coste por hora de cada trabajador.

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Claro que también pueden clasificarse en función del tipo de salario de que se trate.

• Salario por obra o servicio: es una modalidad contractual en la cual la remuneración del trabajador dependerá de la cantidad de obras o servicios que haya prestado, independientemente del tiempo que le haya ocupado.
• Salario por hora trabajada: la forma más común para fijar sueldos y salarios en una empresa es vincularlos con un periodo de tiempo acotado, generalmente una hora.
• Sueldo y salario mixto: es una combinación de las dos modalidades anteriores. El empleado percibe un sueldo fijo que puede complementarse en función de las horas extra o de su productividad.
• Salario en metálico: es la expresión que se utiliza para referirse al sueldo vinculado con una unidad monetaria. No implica necesariamente que se deba entregar en efectivo.
• Salario en especie: en oposición al ejemplo anterior, este salario no se satisface con dinero sino con otros bienes. Suele referirse a beneficios como vestuario, alojamiento o dietas, pudiendo combinarse con el salario en metálico.
• Salario fijo: es la parte del sueldo que se toma como base para la nómina, pudiendo verse incrementada por otros complementos.
• Salario variable: es la parte de la nómina que puede fluctuar dependiendo de los complementos a que tenga acceso el empleado. Los más comunes son los de antigüedad, cargos de responsabilidad u horas extra.
• Salario nominal y real: el salario nominal es el sueldo expresado en la unidad monetaria correspondiente, sin contar la evolución de los precios o la situación del mercado. El salario real mide el poder adquisitivo de los empleados, pudiéndose ver afectado por factores externos como la inflación o la carga impositiva.

A nivel operativo y de interpretación de datos resulta clave para un departamento de RR. HH. contar con una herramienta de informes que cruce los datos financieros y de sueldos y salarios de la plantilla con su rendimiento y productividad. Así, los responsables podrán valorar si los trabajadores rinden acorde a su puesto y tomar decisiones.

Administración de sueldos y salarios en una empresa | Las claves para fijarlos correctamente

Tomando en consideración los aspectos anteriormente reseñados, es habitual que muchos responsables de RR. HH. se pregunten cómo determinar sueldos y salarios en una empresa. En líneas generales, conviene observar los siguientes factores:

Situación del mercado de trabajo

Es uno de los condicionantes más importantes a la hora de fijar los sueldos y salarios. Una empresa que aplique una política retributiva muy por debajo de la media de su sector resultará poco atractiva para la mayoría de candidatos potenciales. Consecuentemente, será probable que disponga de mano de obra peor cualificada que sus rivales.

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En el extremo opuesto, remuneraciones, sueldos y salarios muy por encima de la media del mercado pueden permitir acceder al mejor talento disponible pero, a cambio, se puede perder mucha competitividad por los altos costes laborales. Desde el área de RR. HH. debe analizarse con cuidado en qué casos está justificado abonar sueldos más altos.

Para gestionar la administración de sueldos y salarios y perfeccionar el contacto entre empleados y mánagers a fin de atender cualquier cuestión relacionada con los sueldos y salarios, muchas empresas están implementando un portal del empleado y del mánager.

Se trata de una herramienta digital de fácil manejo y que permite comprobar esta y otras informaciones con rapidez y claridad.

Coste de la vida

Vinculado con el concepto de salario real, muchos empleados pueden tener la sensación de estar perdiendo poder adquisitivo con el paso del tiempo. Esto sucede especialmente cuando los salarios nominales se mantienen congelados durante varios ejercicios.

Las empresas deben tomar en consideración aspectos como la evolución del IPC (Índice de Precios al Consumo) para proceder con la actualización de los sueldos periódicamente. Por otro lado, en contextos de deflación (inflación negativa), los salarios reales aumentan aunque se mantengan los salarios nominales.

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Tipo de contrato y jornada

Los tipos de contrato y de jornada de trabajo también tienen un impacto notable en la evaluación de sueldos. Tomando como referencia el contrato a jornada completa, en los contratos a tiempo parcial se aplica una reducción de la retribución económica más o menos equivalente a la reducción horaria.

Por lo que respecta a los tipos de contratos, las diferencias en materia de remuneración pueden ser considerables. Los contratos por hora trabajada tienden a ser bastante estables; mientras que los contratos por obra, servicio o en base a objetivos pueden variar considerablemente dependiendo de la productividad del empleado.

La empresa debe determinar si prefiere sueldos con una parte fija importante, lo cual tienden a aportar mayor estabilidad económica a los empleados pero quizá afecte negativamente a su productividad; o si concede más relevancia a la parte variable. Esta última medida puede aumentar su rendimiento pero también puede generar más ansiedad.

Todo el mundo habla de la jornada de cuatro días. Las empresas ven cómo las grandes marcas hacen pruebas para comprobar si la productividad empeora, se mantiene o mejora.

Hay que tener en cuenta los cambios contractuales según el modelo implantado:

• Jornada 4×10 -> más horas pero menos días
• Jornada 4×8 – 4×9, menos días y menos horas

Según las horas que se trabaje… ¿Cómo afecta a las condiciones del trabajador? ¿Cómo cambia la dinámica de trabajo de la empresa? Si te interesa resolver a estas dudas… no dudes en descargar nuestra guía gratuita:

Para optimizar todo el proceso de almacenamiento y gestión de contratos, acuerdos y subidas salariales las empresas pueden contratar un software de gestión documental que facilite el tratamiento y acceso a los documentos corporativos.

Así, tanto los responsables como los empleados podrán encontrar sus acuerdos salariales, revisar su nómina o revisar cuánto le queda para la próxima renovación o revisión. Además, incluye firma electrónica para garantizar la legalidad y veracidad de cada documento y nómina.

Solvencia y capacidad financiera de la empresa

Independientemente de los condicionantes externos, la administración de sueldos y salarios está siempre subordinada a la situación financiera de la empresa. En este sentido, resulta de especial importancia la colaboración entre departamentos para hacer compatibles las necesidades del personal con los recursos de la compañía.

La situación de la tesorería de la empresa no puede obviarse a la hora de fijar sueldos y salarios, puesto que estos difícilmente podrán mantenerse si exceden la capacidad financiera de la compañía. Los responsables de los equipos también deben conocer esta información a la hora de recomendar subidas salariales.

Productividad y méritos del empleado

La política de retribuciones no puede ser ajena al rendimiento de los empleados. Por consiguiente, factores como la productividad o el compromiso con la empresa también son tenidos en cuenta a la hora de fijar sueldos y salarios. Claro que, para hacerlo correctamente, es indispensable disponer de datos objetivos.

El software de evaluación del desempeño permite calibrar el rendimiento de los trabajadores de acuerdo con una serie de criterios previamente definidos. De este modo, los empleados conocen de antemano qué es lo que se espera de ellos y los managers pueden valorar sus contribuciones con mayor precisión.

Esta herramienta resulta muy útil para crear planes de carrera que contemplen; entre otros aspectos, subidas salariales o complementos en el sueldo en función de resultados. También puede servir para tomar la decisión contraria, esto es, revisar a la baja el salario de los trabajadores menos productivos.

Regulaciones y convenios

Las regulaciones laborales también influyen en la administración de salarios. En determinados sectores, conviene observar los convenios específicos suscritos entre los agentes sociales, que suelen definir un marco retributivo para todas las empresas afectadas. Otro tanto puede decirse del Salario Mínimo Interprofesional (SMI).

Para facilitar un acceso rápido y seguro a toda la información legal que pueda afectar a la definición de sueldos y salarios, las empresas pueden incorporar un programa de Gestión Documental. Este recurso digital permite a las personas autorizadas consultar las principales normativas vigentes, así como revisar los contratos de los trabajadores.