Pero… ¿Qué es exactamente el análisis de puestos en Recursos Humanos?
Tabla de contenidos
¿Qué es el análisis de puestos de trabajo?
Se trata de investigar el trabajo que se va a ofertar. El objetivo es conocer las habilidades necesarias para un buen desempeño de dicho puesto y establecer todos los criterios necesarios para seleccionar al profesional adecuado.
Evidentemente, el análisis de puestos de trabajo es el punto base de todos los Recursos Humanos. Al describir el puesto se puede hacer una oferta laboral. Pero también la empresa puede realizar unos planes de carrera y un organigrama completo. Además, permite conocer las carencias de un trabajador y los requisitos de su formación.
En definitiva, el análisis de puestos de trabajo es el todo para los Recursos Humanos de una empresa.
Contamos con una funcionalidad muy relacionada en nuestro software de Recursos Humanos. Desde la ficha de empleado tendrás acceso a la pestaña de organizaciones y a la sección descripción de puestos de trabajo. Allí, fácilmente podrás colocar la distribución por importancia de los puestos y jerarquías de tus departamentos y, sobre todo, colocar tareas, responsabilidades y competencias que debe tener cada perfil profesional. Una descripción profesional del puesto en detalle.
Así, nos aseguramos que a nivel de reclutamiento se buscan candidatos que cumplan con estas descripciones (adecuación al puesto) y, a nivel interno, que en el día a día haya una evaluación del desempeño para analizar que cada responsable o trabajador cumple con sus expectativas. Un método para organizar al personal y optimizar su productividad y rendimiento.
Análisis de puestos de trabajo para reclutar el candidato ideal
A su vez, una vez descrito el perfil profesional, analizar el puesto que necesita nuestra empresa es fundamental para redactar una oferta de trabajo que realmente capte talento diferencial.
Las habilidades, competencias y criterios que busca la organización se pueden incluir en la criba curricular que permite nuestro software de reclutamiento con las killer questions, scorecards y los filtros específicos que aseguran que lleguen a la última fase los candidatos ideales para nuestra empresa.
Tipos de análisis de puestos de trabajo
Existen varios tipos de análisis de puestos de trabajo casi tantos como tipos de entrevistas. En realidad no se tiene por qué elegir entre un tipo u otro, más bien se complementan entre ellos. Aunque muchas veces no es posible para una empresa realizarlos todos y no tiene sentido que para determinados empleos se gaste tanto esfuerzo.
El análisis de puestos basado en las tareas es el más antiguo de todos. Este modelo busca definir y establecer las tareas, deberes y responsabilidades asociadas al puesto. Posteriormente se desarrollará cómo realizar este análisis.
El segundo tipo de análisis de puestos es el basado en competencias. Se centra en las habilidades necesarias para desempeñar el trabajo, sobre todo en lo que respecta a los comportamientos (competencias) que el trabajador necesita para ese trabajo.
Dentro del análisis de puestos también comienza a usarse el modelo basado en fortalezas. Este modelo está asociado a todo un espectro de nuevas técnicas de los Recursos Humanos. Se trataría de buscar comportamientos, pero aquellos acciones que más disfrutan ejecutando los empleados, haciendo especial hincapié en las motivaciones del puesto.
Por último, hablar del análisis de puestos basados en la personalidad. Se trataría de buscar qué rasgos definen a una personalidad como la ideal para un puesto. Por ejemplo, ser extrovertido para ser empleado de ventas.
Pero antes, hay que tener en cuenta que cada rol de una empresa tiene sus preocupaciones, tareas y obligaciones. Hemos desarrollado una guía que explica el impacto de un software de Recursos Humanos en cada puesto de trabajo con ilustraciones muy llamativas.
Es decir, cómo soluciona los principales problemas del día a día y cómo le ayuda a rendir más en su perfil profesional.
Dónde extraer información para el análisis de puestos de trabajo
Como todo método científico el análisis de puestos de trabajo tiene sus fuentes de información y sus técnicas. Los datos se extraen del trabajo en sí, lo que realiza el empleado, cómo lo realiza o los comportamientos que ejecuta. Pero más allá de eso existen varias técnicas para poder extraer toda la información necesaria.
Técnicas
De entre las más importantes se pueden señalar:
- Entrevistas y grupos de discusión.
- Cuestionarios.
- Observación o auto-observación.
- Análisis por medio de la documentación, en especial la evaluación del desempeño y las antiguas ofertas laborales.
- La metodología de incidentes críticos: observando acciones concretas que han llevado al éxito en la realización de una tarea.
Desarrollo del análisis de puestos de trabajo
Lo prometido es deuda. Para poder realizar un buen análisis de puestos necesitas conocer los pasos y tener bien establecido qué aspectos tienes que datar, quién te lo puede decir y cómo lo vas a gestionar. Una vez ya hemos tratado la base del análisis de puestos, vamos con ello paso a paso.
Arriba, en el Flowchart de un proceso de análisis de puestos, puedes ver los pasos a seguir para realizarlo de forma exitosa. Pero vamos por partes:
Tareas
La primera parte del proceso consiste en el análisis de tareas, la forma más antigua del análisis de puestos. Para poder realizarlo es importante tener en cuenta cuatro preguntas básicas:
- ¿Qué hace el empleado?
- ¿Cómo lo hace?
- ¿Para qué lo hace?
- ¿Por qué lo hace?
La recogida de información se puede simplificar con una estructura muy sencilla, observa un Flowchart que refleja la creación de tareas en el análisis de puestos:
Ejemplo: En el caso de los camareros una tarea sería: Llevar la bebida utilizando las bandejas para satisfacer a los clientes. - Otra tarea sería: Recoger los platos con rapidez y orden para mantener un espacio limpio. - Así como: Servir la comida no emplatada con las pinzas para dar un servicio correcto a los clientes
Con esta sencilla técnica puedes construir un listado completo de tareas.
Elementos clave para redactarla correctamente.
Responsabilidades y funciones del puesto de trabajo
El segundo paso es agrupar las tareas en funciones del puesto de trabajo.
EJEMPLO: Siguiendo el ejemplo anterior, llevar las bandejas y otras tareas similares constituyen la función: servicio al cliente. - Otras tareas como la recogida de comida o platos constituyen la función: limpieza del espacio.
Una vez hecho esto se establecen grados de responsabilidad para cada función. Si te es útil puedes clasificarlas en una escala.
La responsabilidad de servicio al cliente es mayor que la de limpieza del espacio, por lo que podemos decir que un puesto que se asegure de que todos llevan la bebida es más alto y conlleva mayor grado de responsabilidad.
Conocimiento experiencias y KSAOs
En este momento se pasa a los KSAOs, por sus siglas en inglés: conocimientos (knowledge), destrezas (skills), habilidades (abilities) y otras características (other).
Algunos conocimientos son fáciles de establecer, pero otros elementos son más difíciles de conocer. ¿Qué experiencia se necesita? ¿Es necesario que tenga una carrera?
Si se trata de un servicio de camarero en el que existan protocolos, el conocimiento de éste es completamente necesario. También suele ser necesario un título de formación profesional.
Para conseguir esta información, es frecuente preguntar a empleados y gerentes su opinión sobre la experiencia y estudios necesarios y establecer un punto medio. Aunque también es útil conocer qué hacen otras compañías.
Competencias en el análisis de puestos de trabajo
Ahora es importante realizar el análisis de puestos basado en las competencias.
En este momento es útil el uso de tres técnicas, tratando de complementarlas lo mejor posible:
- Entrevista a gerentes. Son quienes conocen el puesto de trabajo y sus funciones lo suficientemente cerca como para tener una idea clara y con suficiente distancia como para ser objetivos.
- Evaluación del desempeño. Es deducir qué competencias diferencian a un buen empleado de uno malo.
- Incidentes críticos. Consiste en establecer aquellos comportamientos clave del puesto laboral que aseguren un éxito en el desempeño de las tareas.
Existen limitaciones propias de cada técnica: la primera dificulta la compilación de datos, la segunda hace difícil encontrarlos y la tercera depende de momentos específicos que quizás no se produjeron.
No obstante, todas son relevantes para extraer las competencias y lo más óptimo es tratar de combinarlas. A su vez, dichas competencias dependerán de las habilidades y funciones del puesto de trabajo establecidas, por lo que tampoco debes perder de vista las tareas que estableciste.
Al evaluar el desempeño de los camareros, observas que los mejores mantienen una actitud sosegada ante críticas del cliente o momentos de tensión y frustración. Por tanto puedes comprobar que la función de atención al cliente está asociada a la inteligencia emocional.
Independientemente de la técnica utilizada, se debe tratar de responder tres preguntas para establecer las competencias:
- “¿Cuál es la diferencia entre un buen y un mal empleado?”
- “¿Por qué pueden algunos empleados desempeñar las tareas mejor que otros?”
- “Si fueras a contratar a un empleado para realizar una tarea, ¿qué buscarías?”
¿Es necesario algo más para establecer correctamente las competencias?
Aunque parezca que ya se tiene todo lo necesario, a veces las competencias varían mucho de unas compañías a otras. No sólo porque la cultura organizacional influye en ellas, también por otras características como son el tipo de cliente o el método de trabajo.
La inteligencia emocional puede ser entendida como capacidad para responder amablemente ante cualquier petición o bien como seguimiento de los procedimientos establecidos para cada situación.
Por tanto, hay que ser flexible en la aplicación de competencias y adaptarse al caso concreto de cada empresa.
Así, ya se tiene el proceso completo de análisis de puestos. Siguiendo el ejemplo que hemos venido trabajando lo podemos simplificar con el siguiente ejemplo de Flowchart del proceso de análisis de puestos:
Si quieres poner en práctica lo explicado hasta aquí, te invito a descargar la siguiente plantilla para describir puestos de trabajo.
Consejos finales sobre el análisis de puestos de trabajo
Puedes crear un check list para tratar de realizar rápidamente todo el proceso. Esto será especialmente útil en determinados sectores cuyas tareas, funciones y competencias tienden a ser estables, pero ten en cuenta que muchas veces tendrás que modificarlo para adaptarlo a la situación.
Lo mismo se puede decir de la revisión de antiguas ofertas. Si tu sector es estable puedes reutilizarlas sin problemas.
Es posible que en tu empresa no existan antecedentes para el puesto que buscas. Partir de cero es difícil y en esos casos puede serte útil empezar mirando puestos laborales de la competencia. Otra opción, aunque está en inglés y centrado en el mercado de Estados Unidos, es acudir a la página web: O*NET.
En el mercado actual existen herramientas pensadas para mejorar la dirección y gestión de Recursos Humanos. ¿Por qué es tan importante invertir en este aspecto?
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Excelente información, bien estructurada, clara y precisa.
excelente, muchas gracias por tu información
De mucha utilidad para la aplicación práctica y sencilla
Muy interesante la información y de gran ayuda para mí carrera estoy en 6 semestre de este. Me gustaría saber cómo se hace un flujograma de procedimiento de trabajo seguro y de análisis de puesto de trabajo. Muchas gracias
Excelente información ¿Quién es el autor del articulo?