La administración por objetivos en una empresa (APO)

La administración por objetivos (APO) es un método de trabajo en el que se evalúa el rendimiento de los empleados y la productividad laboral de la compañía a partir de metas establecidas previamente.

Los objetivos deben estar inspirados en las habilidades de los empleados y, a su vez, es esencial fijar tempos para lograrlos.

¿Qué es la APO?

La APO es una estrategia empresarial basada en la administración por objetivos del capital humano. El Management by objectives, o MBO por sus siglas en inglés, consiste en motivar a los empleados fijando metas que tendrán un premio o reconocimiento al ser alcanzadas.

La gestión por objetivos surgió en Estados Unidos durante la década de 1950. La dinámica de trabajo no solo establece una hoja de ruta con base en el objetivo final; también se fundamenta en pequeñas metas para lograr los resultados.

De esa forma se fomenta la búsqueda de estrategias y planes en los distintos niveles de la organización para que se encuentren integrados con base en la meta o, particularmente, en un departamento, como puede ser el de recursos humanos, ventas o marketing.

La administración por objetivos se divide en tres fases:

• Inicial, en la que se fijan los objetivos entre los distintos componentes de la organización
• Seguimiento, que consiste en reuniones programadas para revisar el estado de los pequeños objetivos establecidos
• Evaluación, se fija en un principio para evaluar el estado del proyecto, conocer cuáles metas y objetivos se lograron y cuáles deben ser reenfocados o mejorados.

Establecer objetivos y cuantificarlos es la única forma en la que las empresas pueden mirar hacia el futuro y dejar de hacer estimaciones subjetivas de lo que podría pasar y comenzar a pensar en lo que se va a lograr. 

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10 características de la gestión por objetivos (APO)

La gestión por objetivos se fundamenta en los siguientes aspectos:

• Los objetivos y necesidades de la compañía se alinean con la estrategia corporativa, para que todas las áreas trabajen con un mismo fin.
• Los objetivos se establecen en forma de cascada, se desplegan por los distintos componentes de la organización o departamento a partir de sus características, responsabilidades y jerarquía. También puede fijarse una estructura piramidal para hacer la distribución adecuada.
• De esta manera se fomenta la acción individual de las diversas áreas de la empresa, conservan su independencia pero trabajan en objetivos en común.
• La administración por objetivos se basa en metas en el corto y mediano plazo que están conectadas con el logro último.
• Integra a la gerencia con los empleados.
• Propicia el consenso entre los distintos componentes de la organización, enfocados en las metas inmediatas y los objetivos a largo plazo.
• Los objetivos son fijados junto a una fecha de cumplimiento.
• La evaluación por objetivos consiste en la retroalimentación entre los grupos de trabajo para generar aprobación o sugerir correcciones.
• El MBO incentiva dinámicas de trabajo participativas y grupales, así como el compromiso de los empleados con el trabajo de otros sectores de la compañía.
• La claridad en los objetivos y la integración gerencial deriva en construcción de marca y empatía entre los diversos componentes de la empresa.

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Razones por las que aplicar una APO

Integración de los elementos de la organización

La administración por objetivos integra a los diversos componentes de la organización. Esto influye de distintas maneras positivas dentro de la compañía. La gerencia, que debe estar activa en la búsqueda y desarrollo de las metas, es consciente del funcionamiento de los distintos departamentos.

Estos últimos, al estar acompañados por gerentes o responsables de áreas, pueden abordar dudas y estrategias de manera directa; se recibe retroalimentación y se corrige lo necesario.

Progreso continuo

Esta dinámica propicia el crecimiento de los distintos componentes mientras se trabaja en aquellos objetivos inmediatos y de largo plazo. Eso facilita una relación horizontal y la búsqueda de los objetivos.

Para que la empresa tenga todas las herramientas imprescindibles para lograr los objetivos de negocio más importante debería apoyarse en la tecnología.

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Seguimiento y apoyo a la plantilla

El seguimiento y apoyo durante la gestión por objetivos es constante durante las diversas etapas y permite obtener mejores resultados y redefinir o corregir aquellos objetivos o acciones que se no enmarquen dentro del proyecto o no respondan de la manera ideal.

Medición del desempeño laboral

Por su parte, la gerencia de la organización podrá medir el desempeño de su equipo de trabajo; a la inversa, los empleados podrán conocer mejor sus competencias e identificar tanto sus puntos fuertes como aspectos a corregir.

Para medir el rendimiento (y motivarlo) se puede contar con un software de evaluaciones a través del cual se tienen datos e información precisa sobre el desempeño de la plantilla. Pero no es un método de control sino de supervisión para ayudar al empleado a alcanzar su máximo potencial. Un sistema de gestión por objetivos que se adapta a tu empresa.

Un sistema con el que definir criterios de evaluación clave para la entidad e ir analizando cómo progresa el empleado en esa faceta.

Una manera eficaz (y basada en datos) para adecuar a cada trabajador en el puesto más rentable para la empresa. Además, permite comparar con otros miembros de la plantilla y ofrecerle formación para potenciar su crecimiento.

Características de la APO en la dinámica laboral

En un contexto que puede cambiar de un momento a otro, en especial aún con los efectos derivados del COVID-19, hay una serie de razones para aplicar la gestión por objetivos:

1. Es más sencillo manejar objetivos a corto plazo. Por eso se plantean metas con base en una serie de pequeños objetivos.
2. Individualmente, para el trabajador es más cómodo atender tareas puntuales que abordar grandes cantidades de trabajo.
3. La administración por objetivos sirve de oportunidad para establecer estrategias motivacionales. Una vez que se logren las metas plateadas a corto plazo, se puede celebrar o reconocer a los empleados de una manera especial.
4. La dirigencia de la organización tiene una visión directa de las habilidades y métodos de trabajo de los equipos de trabajo.
5. Los empleados pueden ver cómo evoluciona su rendimiento laboral y experimentar satisfacción al ver que logran los objetivos.
6. Al alcanzar los resultados esperados a largo plazo, la organización se demuestra a sí misma que puede trabajar y sostener proyectos de largo aliento.

Atracción, reclutamiento y selección, onboarding, desarrollo, retención, salida y employer branding… cada fase es igual de importante para el devenir de un profesional en la empresa y, en consecuencia, para la productividad y rentabilidad de la misma. En nuestra guía te enseñamos a aprovechar la tecnología para impulsar el rendimiento de tu plantilla y cuidar al máximo cada fase. 

Beneficios de la APO o gestión por objetivos

La administración por objetivos ofrece beneficios individuales y grupales. Ellos son:

Orden

La gestión por objetivos mejora el desempeño de los empleados, quienes se ven incentivados a planificar y llevar una agenda organizada para poder cubrir los plazos de entrega y cobertura de los objetivos.

Integración

Al estructurar objetivos en corto, mediano y largo plazo entre las diversas áreas de la organización, la organización es consciente de qué pueden ofrecer sus empleados y, a su vez, ellos saben qué espera la parte directiva de su rendimiento profesional.

Crecimiento profesional

Al alcanzar resultados, el empleado puso en práctica sus conocimientos y sumó experiencia. Esto repercute positivamente en su rendimiento y en las posteriores tareas en las que estará involucrado. Para esto es clave desarrollar la retroalimentación entre los distintos componentes del grupo de trabajo y la organización.

Si se desea potenciar aún más este aspecto, se pueden programar capacitaciones y actividades de formación a través de un sistema de gestión de la capacitación.

Un programa con control de itinerarios formativos para asegurar que el trabajador asiste a los cursos y comprobar si le ayuda a mejorar o empeorar su rendimiento.

Pertenencia

Al trabajar en equipo, sin perder en muchos casos su independencia, los trabajadores disfrutan de una dinámica en la que pueden aprender de otros y, a su vez, exponer todas sus virtudes.

En esa relación con los otros y los retos profesionales que se plantean también se fomenta el sentido de pertenencia con la organización.

Comunicación

Para que la administración por objetivos tenga resultados efectivos es importante que haya una buena comunicación. Por tanto, una vez que se implanta, los diversos componentes de la empresa se ven beneficiados de esto, se influye en las relaciones personales y la retroalimentación.

Gestión efectiva

Al contar con una estructura de metas y objetivos, la empresa puede evaluar de mejor manera su funcionamiento.

Liderazgo

El día a día dentro de una metodología de trabajo basada en la gestión de objetivos fomenta liderazgos particulares, que en varias situaciones los empleados asumen responsabilidades y decidan.

Debilidades de la administración por objetivos (APO)

Aunque no todo es positivo cuando se trata de MBO. Por tanto, conviene tener en cuenta los siguientes aspectos.

Autoridad

Al ser un sistema en el que las diversas áreas se respaldan unas a otras, es posible que se genere una dinámica en la que no sea evidente quién es la autoridad.

Imprecisión

Si durante la conceptualización del proyecto no se fijan metas claras, toda la estructura de objetivos puede quedar difusa, dificultando que se consigan los resultados deseados.

Gestión de evaluación

Al momento de explorar el rendimiento de trabajo puede ser injusto que solo esté sujeto a los objetivos. En ese sentido, se recomienda contar con un software de evaluación a través del cual se pueden fijar distintas variables para conocer, de forma precisa, cuándo influye el trabajo del empleado en la organización.

Exigencia

No en todas las dinámicas empresariales es bien recibido un sistema en el que se reclame bastante esfuerzo y compromiso. Para evitar este escenario, actualmente hay softwares de encuestas mediante los que se puede consultar a la plantilla y medir, de forma exacta a través de filtros y otros recursos, si es viable o no implantar la administración por objetivos.

Tener la información necesaria para saber qué cambios necesita la organización para desarrollar un sistema APO.

Pasos para trabajar la administración por objetivos (APO)

Teniendo en cuenta los beneficios y las desventajas que ofrece la administración por objetivos, es necesario seguir estos pasos para desarrollarla en la organización.

Objetivos claros

Desde la dirección, tienen que ser conscientes de la meta y el potencial de los empleados, se debe fijar una serie de logros a largo plazo. Estos tienen que estar sostenidos por avances progresivos, entregas y revisiones constantes para evaluar su estado.

En esta etapa es importante tener en cuenta los valores y la misión de la organización para enlazar la finalidad de sus tareas con ellos. Se trata de integrar capital humano y filosofía empresarial con los objetivos empresariales.

Definir tareas

La gestión por objetivos se sustenta en pequeñas tareas que acercan a la organización hacia su objetivo finalidad. Dependiendo de la tarea, esta involucrará procesos de producción, manejo de recursos, negociaciones, entre otros aspectos que influyen en el total del proyecto.

Por tanto, se recomienda que los departamentos estén en constante comunicación para poder avanzar en conjunto.

Revisión y monitoreo constante

En esa relación integrada que se produce entre los diversos departamentos es necesario evaluar de forma continua los resultados que se están generando.

Así se conoce el estado del proyecto, se sabe si se están cumpliendo los objetivos y plazos establecidos para alcanzar la meta o corregir lo necesario.

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Horizontalidad y autoridad

La integración entre departamentos suele derivar en relaciones jerárquicas más horizontales en las que la autoridad puede dispersarse.

Es conveniente que, si bien la dinámica de trabajo sea un poco más flexible en este sentido, los empleados sean conscientes de sus responsabilidades y que la cadena de mando debe sostenerse.

Los responsables de los departamentos y la gerencia de la organización deben conservar un equilibrio en este sentido para luego poder realizar evaluaciones eficaces.

Retroalimentación

Al establecer evaluaciones periódicas y objetivos a corto, mediano y largo plazo se genera la posibilidad de dar feedback a los empleados para que conozcan qué están haciendo bien y qué áreas se pueden mejorar como parte de la administración por objetivos.

De ahí la importancia de sostener relaciones de trabajo próximas y, a la vez, con la autoridad necesaria para poder revisar y sugerir lo que se considere.

Logros y desempeño

Una vez que se considera por alcanzados los objetivos, es necesario revisarlos con base en lo planteado en un primer momento. De esa manera se evalúa si se lograron de la manera pensado o fue necesario hacer cambios.

En este momento también se debe ofrecer un visión particular del rendimiento de cada departamento y empleado.

La tecnología de un sistema de evaluación por objetivos te ayuda a controlar toda la fase del proceso: fijar metas, describirlos, asignar responsables y tiempo máximo y revisar su consecución.

Después, permite integrarse con otros módulos de un software de Recursos Humanos para recompensar al trabajador o formarle para que pueda alcanzar esos objetivos en siguientes trimestres.

Errores más frecuentes en la administración por objetivos

Falta de precisión

Conviene asentar cada una de las metas. Uno de los errores más comunes durante la gestión por objetivos es que estos no son descritos con exactitud. Por tanto, al momento de desarrollar las pequeñas tareas que permitirán alcanzarlo se generan inconvenientes que influyen en su materialización.

Metas irreales

Para una buena administración por objetivos la organización debe ser consciente de su potencial y, en especial, de sus limitaciones. Es común que muchas empresas asuman responsabilidades que luego no pueden cumplir, derivando en distintas consecuencias. Por tanto es necesario plantear objetivos que estén acordes con las capacidades y potencialidades de la organización.

En caso de que se tenga dudas en relación con el potencial que puede lograr un empleado o grupo de trabajo, en la actualidad hay herramientas de evaluación a través de las cuales se puede explorar este aspecto.

Factible

En muchos casos, la organización está en capacidad de desarrollar los objetivos planteados porque cuenta con el capital humano necesario. Pero, durante la planificación, no se tienen en cuenta los lapsos de producción.

Por eso es importante dimensionar la administración por objetivos dentro de los capacidades humanas y el espacio de tiempo.

Burocracia

En algunos casos, debido a la horizontalidad de las relaciones, se generan inconvenientes vinculados con validaciones, correcciones, trámites y otros aspectos que no quizá no dependen del responsable inmediato pero que influyen en la dinámica. Evitar este error es contribuir a la fluidez de la dinámica de trabajo.

Ejemplos de una gestión por objetivos (APO)

Hay dos modelos gráficos de los pasos de un ciclo APO. El modelo HUMBLE define la APO como

Modelo APO según Humble

Según el propio autor, es un sistema dinámico que busca integrar las necesidades de la empresa de definir y alcanzar sus propósitos de lucro y crecimiento con la necesidad del gerente de contribuir y desarrollarse.

Es un estilo de gerencia exigente y estimulante.

Modelo APO según Odiorne

El modelo de George Odiorne propone siete fases.

Según él, el sistema de administración por objetivos se puede describir como un proceso mediante el cual el superior y subordinado identifican conjuntamente sus objetivos comunes,

Después, definen las principales áreas de cada individuo de la responsabilidad en cuanto a los resultados que se esperan de él, y el uso de estas medidas como guías para la operación de la unidad y evaluar la contribución de cada uno de sus miembros.»

APO | Ejemplos dentro de la empresa

La administración por objetivos puede partir desde distintos departamentos de una empresa.

Administración por objetivos en Recursos Humanos

El departamento de recursos humanos es el encargado de estructurar el plan en base en los principios descritos y posteriormente plantearlo al resto de componentes de la organización para que también aporten ideas. Esto siempre debe hacerse en base a la filosofía de la organización y con un responsable encargado.

Es importante tener en cuenta que este tipo de dinámicas no son unidireccionales y que dependen de la integración de distintos departamentos, se recomienda apertura a todas las ideas posibles tanto para la implementación como para la descripción de objetivos.

APO en Ventas

Este departamento puede fijar objetivos específicos de ventas. A un nivel económico y centrado en datos. Es decir, prever cuánto puede facturar la empresa, cuántos negocios y acuerdos contractuales van a poder cerrar o cuántos productos van a vender en un determinado plazo.

Trazada la meta, es necesario que la comparta con el resto de empleados para conocer lo factible que es e, incluso, abrir la posibilidad de que si alguno considera que puede ser mayor la cantidad de ventas por semana o mes, considerarlo dentro de la estructura de metas a corto, mediano y largo plazo.

Administración por objetivos en Marketing

Un escenario en el que se puede aplicar la gestión por objetivos es al establecer medidas de crecimiento en las cuentas gestionadas por el departamento de marketing.

La dirección del departamento puede plantear la posibilidad de que se alcancen 15.000 nuevos seguidores, se generen 3.000 descargas de contenidos o se conviertan objetivos de solicitud de procesos de marketing.

Estas metas deben ser planteadas a los empleados, los encargados de buscar esos objetivos, para conocer su opinión en relación con la posibilidad de lograrlos.

Para integrar a todos los componentes es conveniente evaluar los diversos escenarios, conocer a detalle las capacidades de los empleados y su potencial para decidir si aplicar o no la administración por objetivos.