Base de datos de candidatos perfecta para reclutar talento

La base de datos de candidatos es la recopilación automática de los aspirantes de un proceso de reclutamiento. Hablamos de un registro o base de datos de talento para aprovechar en futuros procesos, ya que almacena otros perfiles y CVs profesionales que si bien en un momento puntual no se han contratado o utilizado sí pueden ser interesantes para otros puestos o candidaturas.

Esta herramienta contribuye a cubrir las necesidades de contratación de la empresa. Además, incidimos en lo importante que es que aproveche candidatos que, si bien no pasaron el corte anteriormente, siguen siendo interesantes. Así, se exprime al máximo el talento disponible, pero sin efectuar un gasto excesivo en su búsqueda, aprovechando cada esfuerzo y dinero de los procesos de selección.

Para explotar sus capacidades, es preciso conocer en qué consiste una base de datos de candidatos y cómo gestionarla. A su vez, resulta imprescindible contar con un software de reclutamiento y selección que se integre con esta base de datos de candidatos para garantizar una optimización impoluta de cara a la contratación.

¿Qué es una base de datos de candidatos?

Una base de datos de candidatos recoge y almacena la información referente a los empleados y postulantes de una empresa. Cuenta con sus perfiles de candidatos en un único lugar y facilita su procesamiento. Es posible filtrar a los candidatos en función de palabras clave, competencias profesionales, experiencia, puesto, responsabilidad, edad o formación, entre otras características.

Así, se simplifica la gestión del personal de una empresa, los procesos de selección y la valoración de candidatos. Se dispone de la información completa de los participantes. Estos han participado previamente en algún procedimiento, han sido recomendados o se han inscrito de manera espontánea.

Sea cual sea la razón por la que han participado, la base de datos los registra y pone a disposición de los reclutadores. Sus perfiles, aunque no hayan pasado un primer corte, siguen siendo valioso para la empresa. Puede que en el futuro los necesite para cubrir una baja o para expandir la plantilla, por lo que merece la pena contar con ellos.

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Características de una base de datos de candidatos

Toda base de datos de candidatos cuenta con una serie de características clave para la evaluación de candidatos de Recursos Humanos. Estas configuran su naturaleza y la convierten en una de las grandes herramientas de reclutamiento. De entre todas, las siguientes cualidades son las más interesantes:

• Datos unificados. Almacena toda la información referente a los candidatos en un único lugar. Los indexa desde cualquier portal o agregador de empleo al que esté conectada. También recibe currículos desde otros medios. Sin importar el origen, los datos se centralizan, algo que se produce de manera automática.
• Fácil accesibilidad. Las versiones más modernas, como las usadas en un software de reclutamiento y selección, son accesibles desde cualquier dispositivo. Esto es posible al mantener la base de datos de candidatos en la nube, lo que simplifica la disponibilidad de la información.
• Actualización automática. Los datos que se almacenan se actualizan cuando un candidato los modifica, lo que ahorra trabajo al equipo de RR.HH. Asimismo, en caso de que un postulante se apunte a varios procesos de reclutamiento y envíe su currículo, siempre se seleccionará el más novedoso y completo.
• Acciones masivas. Es posible efectuar acciones masivas, como el volcado de currículos. Así, dar el paso a la digitalización de estos documentos gana en eficiencia. La base de datos los organizará siguiendo criterios preestablecidos.
• Detección de duplicados. Los candidatos pueden inscribirse a una oferta de empleo desde múltiples canales. También es posible que lo hagan más de una vez. La base de datos detecta estas entradas y elimina la información duplicada, al tiempo que añade la que falte para completar el perfil.
• Permite filtrados. Revisar a mano cientos de perfiles es poco práctico. Ante este problema, las bases de datos cuentan con un motor de búsqueda integrado. Permite efectuar filtrados según lo que se necesite y de manera personalizada.
• Comunicación con los candidatos. Cuando un postulante supera un proceso de reclutamiento, la base de datos permite contactarle. Pero no solo esto: es posible enviar mensajes de manera masiva. Así, se puede potenciar el employer branding de la empresa y ofrecer un trato personalizado.

• Generación de informes. Es otra forma de procesar la información para conocer diferentes aspectos. Ya sea la cantidad de finalistas de un proceso, descartados o duplicados, los informes recogerán estos datos y los mostrarán de manera comprensiva.

Para qué sirve una base de datos de candidatos

La base de datos cumple con diferentes cometidos. Su razón de ser es el almacenamiento y manejo de grandes volúmenes de información, la cual puede tratarse según las necesidades del equipo de Recursos humanos, algo que hará en poco tiempo. Gracias a las acciones masivas y los filtros, entre otras funciones, su gestión es muy sencilla.

Junto a esto, garantiza la seguridad de los datos, a los cuales solo tienen acceso unos pocos profesionales. Los límites a su tenencia están marcados por ley, lo que impide un uso fraudulento, su manipulación o alteración. Un software de reclutamiento y selección ayuda a cumplir con normas como ley de protección de datos. Además, el cifrado de la información dificulta o evita que esta pueda robarse.

Es una herramienta útil para la gestión del talento. Al poder filtrar la información, es posible encontrar los perfiles más destacados. También enriquece los datos al incluir resultados de las pruebas superadas por el candidato o sus respuestas a unas killer questions. De esta forma, localizar al profesional adecuado se agiliza.

Al final, el análisis y el procesamiento de datos es la utilidad de mayor valía. Almacenarlos sin más no tendría sentido, pero estudiar el contenido y volcarlo en informes permite tomar mejores decisiones.

La información recabada se convierte en conocimiento, el cual emplear en la evaluación de candidatos de Recursos Humanos.

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Pasos para gestionar tu base de datos de candidatos

Accesibilidad para todo el equipo

La base de datos tiene que estar accesible a todos los miembros del equipo de reclutamiento. Cada uno debe conocer las claves de acceso, los criterios de selección de perfiles y el uso del sistema. Esto permitirá una mejor coordinación y que los trabajos sean ágiles.

El acceso debe permitirse desde cualquier dispositivo y lugar, para lo que es recomendable utilizar bases de datos en la nube. Toda persona involucrada en el proceso de reclutamiento podrá comprobar su estado cuando lo necesite y donde se encuentre.

Control de los perfiles y tareas de clasificación

Es preciso definir los perfiles, crear filtros y establecer procesos de control. Se trata de definir unos criterios de calidad que faciliten la recuperación y análisis de los datos. Cabe recordar que este último aspecto es de alto valor, ya que es la llave para encontrar a los profesionales de mayor talento.

La eficiencia de una base de datos depende, en gran medida, de lo rápido que recupere la información. Para conseguir esto, es importante desarrollar unos criterios adecuados. Hay que describir las habilidades que interesan a la empresa, establecer categorías que muestren el avance del candidato en las pruebas de selección de personal o si ha sido o no entrevistado, entre otros.

La selección de unos criterios u otros dependerá de cada empresa y la manera en la que se enfrente al reclutamiento de personal.

Mantenimiento de la base de datos de candidatos

Las tareas de mantenimiento son esenciales para que la base de datos siga siendo eficiente y útil. Se deben efectuar acciones de limpieza y organización cada pocos meses. Así, se eliminarán posibles duplicados que hayan persistido o candidatos no activos. El espacio de almacenamiento no es ilimitado, por lo que conviene cuidarlo y aprovecharlo.

Si no se efectuara un correcto mantenimiento, la base de datos contendría demasiado ruido. Es decir, buena parte de la información no sería útil, sea por su desfase, excesiva abundancia u otros problemas.

El poder de un ATS con base de datos de candidatos

Para sacar todo el partido a una base de datos, un ATS (Applicant Tracking System) es la solución más adecuada. Es un programa de RR. HH. destinado a la selección de personal, entre otras funcionalidades. Cuenta con un conjunto de herramientas centrado en la gestión del capital humano de una empresa.

Es capaz de generar una base de datos de candidatos de manera automática y adaptada a la empresa. Permite segmentarlos, organizarlos, gestiona millones de currículos, los visualiza siguiendo varios parámetros (fecha, scoring, edad, geolocalización…) o se puede estructurar en función de las fases del proceso de selección.

También ayuda que los reclutadores puedan efectuar una mejor valoración de los candidatos. Cuentan con todas las herramientas necesarias: pruebas de todo tipo (psicotécnicos, test de inteligencia, selección por competencias…), criba por killer cuestions o resultados de entrevistas con scorecards.

Además, se conecta con los principales portales de empleo (más de 200). De esta forma, el control sobre las fuentes de reclutamiento es total, lo que agiliza la publicación de ofertas y recepción de solicitudes.