Bolsa de horas de trabajo: cómo gestionarlas eficientemente

En la actualidad, y oficialmente desde el año 2012, las empresas y empleados pueden llegar a un acuerdo para redistribuir las horas de trabajo semanales de forma irregular. Esto es algo que se conoce como bolsa de horas y es una herramienta muy útil que para solucionar situaciones excepcionales o adaptarse a los picos de producción.

Asimismo, se trata de una manera de distribuir la jornada muy flexible que puede mejorar la conciliación de la vida personal con la laboral. Para poner en marcha un plan de trabajo como este, es necesario llevar un seguimiento exhaustivo del control horario.

Además, se debe tener en cuenta tanto lo que dice la ley como lo que marcan los distintos convenios. Si queremos tener todo bajo control, utilizar una tecnología que nos guíe y optimice el proceso es sin duda una opción más que recomendable.

¿Qué es la bolsa de horas en el trabajo?

La bolsa de horas de trabajo es un término coloquial para referirse al sistema de distribución irregular de la jornada de trabajo. Esta medida se incorporó de manera oficial en España en febrero de 2012 mediante el Real Decreto Ley 3/2012, el cual introdujo medidas urgentes con el objetivo de adaptar la ley a la realidad del mercado laboral.

La bolsa de horas no pretende reformular el concepto de jornada laboral, sino que más bien permite realizar una redistribución de las horas que se trabajan a lo largo del año. Es un sistema que ofrece una mayor flexibilidad tanto para las empresas, que pueden redistribuir los turnos de trabajo su plantilla respecto al nivel de producción actual, como para los empleados, que pueden acumular días libres para mejorar la conciliación familiar.

Esta modalidad de gestión y distribución también es muy útil en épocas de baja producción o en casos excepcionales como los vividos durante la pandemia. Gracias a la bolsa de horas de trabajo se evita el despido del personal valioso para la empresa o situaciones tan incómodas como el impago de salarios.

Cómo funciona la bolsa de horas en una empresa

La bolsa de horas, por defecto, permite redistribuir de manera irregular el 10 % de la jornada laboral anual. En cualquier caso, esta redistribución deberá respetar los periodos mínimos de descanso diarios y semanales, así como el número de horas trabajadas no podrá exceder el límite legal ni el número de horas acordadas por contrato. En caso de que así fuera, se computarán como horas extra.

Asimismo, los trabajadores deben recibir su nuevo calendario de trabajo con al menos 5 días de antelación. También hay que tener en cuenta que la jornada tan solo puede redistribuirse durante días laborables, por lo que fin de semanas y festivos quedan excluidos. Si esto sucede, también deberá computarse como horas extras.

¿Cómo se compensan estas horas extra que se van acumulando en la bolsa de horas? Pues existen tres fórmulas que las empresas pueden realizar:

• Días libres: los trabajadores pueden acumular horas de bolsa hasta obtener uno o varios días libres, que podrán solicitarse tras el pico de demanda.
• Pago: la empresa también puede ofrecer el pago de las horas extras realizadas según lo establecido en el convenio colectivo o por contrato.
• Reducción de jornada: por otro lado, también es posible ir descontando de la bolsa de horas el exceso de tiempo acumulado mediante la reducción de jornada.

Compensación laboral: tipos y cómo crear un plan de beneficios flexibles
Aumenta la productividad y satisfacción de los empleados y retén el talento

Qué es legal y qué es ilegal en la bolsa de horas

Muchas personas se preguntan si la bolsa de horas es legal y hasta qué punto una empresa puede redistribuir la jornada laboral a su antojo. Como ya hemos dicho, la bolsa de horas es una herramienta totalmente legal, que, sin embargo, debe respetar siempre unas normas. Algunas de las más destacadas son:

• No se puede exceder el número de horas laborables diarias marcadas en el convenio colectivo (por defecto 9 horas).
• Tan solo puede redistribuirse el 10 % del total de las horas anuales.
• La bolsa de horas no puede aplicarse a días festivos o no laborables.
• Tampoco puede aplicarse a los empleados con reducción de jornada.
• La empresa debe avisar al empleado con 5 días de antelación de cómo se va a redistribuir su jornada. En caso de querer solicitar cualquier cambio, los empleados tienen que respetar también estos 5 días de preaviso.
• No se puede perturbar las horas de descanso diarias o semanales de los empleados.
• La bolsa de horas debe aplicarse tan solo en situaciones de productividad justificables. En caso contrario, podría tener consecuencias judiciales.
• Si el trabajador está realizando horario intensivo, la jornada semanal no podrá exceder las 36 horas.
• En caso de que tener que devolver horas a la empresa, se tendrán que respetar todas estas condiciones. Deberá compensarse el saldo negativo antes de finalizar el año.

A todo esto hay que sumarle los acuerdos individuales o colectivos que se pueden alcanzar en mutuo acuerdo. Si tenemos en cuenta todas las variantes posibles, vemos fácilmente como es bastante complicado gestionar la bolsa de horas utilizando un Excel o de forma manual. Cualquier tipo de irregularidad o malestar puede provocar casos de absentismo laboral.

Y es que, elaborar un calendario laboral o respetar todas las normas para no caer en irregularidades resulta complejo, por lo que conlleva una inversión de tiempo importante para el departamento de RRHH y más si no contamos con tecnología.

Por ello, la mejor opción en la actualidad, es utilizar un software de control horario que nos permita automatizar gran parte del proceso y generar fácilmente una bolsa de horas con un flujo de aprobación entre el responsable y el empleado..

Cómo gestionar las bolsas de horas con un software de control horario

Emplear un programa de control horario para gestionar las bolsas de horas es sin duda una gran idea. Este tipo de programas permite no solo registrar la entrada y salida de trabajadores, sino que también las vacaciones, planificación de días libres o la compensación de horas extras.

Si poseemos todos estos datos y además, aplicamos todas las obligaciones y normas anteriormente mencionadas, el resultado es que tenemos una herramienta de control horario con la que podemos controlar fácilmente un sistema de distribución irregular de la jornada de trabajo.

Registro y control de bolsas de horas

Tras la aprobación de la ley del registro horario, todas las empresas deben llevar un exhaustivo registro de la entrada y salida de sus empleados. Un software de control horario permite a los empleados registrar su jornada laboral de forma sencilla, ya sea a través de una app, del portal del empleado o a través de sistemas biométricos (huella dactilar, reconocimiento facial, etc.).

Partiendo de este punto, es sencillo respetar el límite de horas diarias y semanales así como los descansos. Todos los datos se encuentran en un mismo lugar y de forma certera, sin temor al error humano, ya que se utilizan sistemas de registro horario fiables. La generación de las bolsas de horas se torna en una tarea mucho más sencilla.

CÓMO REGISTRAR LA JORNADA LABORAL
Descubre la guía más completa sobre el registro de horas trabajadas.

Cálculo de bolsa de horas, reglas y compensaciones personalizadas

Además de integrar las normas preestablecidas por ley, un software de gestión de bolsa de horas también permite incluir políticas personalizadas, incluso de manera individual. Gracias a esto no podremos caer en la ilegalidad y respetaremos siempre lo acordado, ya que en caso de querer hacerlo, el programa nos lo impedirá y avisará.

Asimismo, este también nos permite aplicar reglas de cálculo o compensación de horas extra personalizadas, todo de una manera sencilla e intuitiva. Llevar a cabo este tipo de procesos relacionados con los partes de horas mediante plantilla de Excel es sumamente complejo, sobre todo cuando el número de casos distintos o empleados es elevado. Utilizando un software, evitamos malentendidos e irregularidades.

Si quieres saber más sobre cómo: Cómo calcular las horas extra de tus empleados no te pierdas ESTE ARTÍCULO.

Elaboración de calendario para redistribuir el parte de horas

Imagina que tenemos una plantilla de 20 empleados a los que se le aplica una bolsa de horas de trabajo. Piensa en todas las variantes que debemos tener en cuenta a la hora de elaborar el cuadrante de turnos de trabajo de todos ellos, y cómo cualquier error de cálculo, puede descuadrar todo, y por lo tanto, afectar a la productividad de la empresa y el bienestar de los empleados.

¿Y si en su lugar existiera un botón “mágico” capaz de elaborar todos los calendarios laborales respetando todos los puntos a tener en cuenta? Pues esto es precisamente lo que podemos hacer con un sistema de control horario de de este tipo. Con un simple clic, podemos elaborar los calendarios laborales de toda una plantilla, sin errores y teniendo en cuenta todo lo dicho. El ahorro de tiempo al gestionar las bolsas de horas es simplemente… impresionante.

Notificaciones y solicitudes

Como hemos visto, los empleados con una bolsa de horas deben recibir su calendario laboral o cualquier cambio en este con 5 días de antelación. Pues bien, gracias a los workflows incorporados en el software de RR. HH. esto es bastante sencillo, ya que permite enviar notificaciones por correo electrónico y a través de una app de forma automatizada.

Lo mismo sucede con las solicitudes de cambio de horario por parte de los empleados. El empleado tiene las herramientas necesarias para hacerlo de forma sencilla y en cualquier momento con una app de control horario, incluso si necesita realizar varias solicitudes en un mismo día. Además, los mánagers pueden acceder a estas solicitudes para aprobarlas fácilmente. Todo ello contribuye a que la comunicación sea más efectiva y permite evitar malentendidos.

Sincronización de parte de horas y nóminas

Si hay algo que puede afectar al clima laboral de una empresa son los errores en la nómina de los empleados. Las bolsas de horas son difíciles de gestionar debido a que tienen un efecto directo sobre la nómina.

En caso de emplear un software, todo es mucho más sencillo, ya que estas se elaboran teniendo en cuenta las horas de trabajo realizadas, la compensación de horas negativas, horas extra, días libres y cualquier otro factor que pueda modificar el salario de los empleados.

Hemos desarrollado una guía en profundidad sobre la irrupción de la jornada de 4 días, el cambio de horas trabajadas y la adaptación de sueldos y productividad.

Aparte, para las empresas que quieren atreverse a implantarla, facilitamos herramientas para medir, tomar decisiones adecuadas y alcanzar el éxito.

Informes de balance de horas y porcentaje por convenio

Tener un histórico de horas realizadas, compensadas y por compensar es sin duda imprescindible a la hora de realizar una redistribución de jornada flexible, ya que no se puede superar ese 10 % (o el porcentaje acordado) de horas anuales.

Con un software podemos acceder fácilmente a esta información de forma confiable y sin temor al error. También podemos elaborar otros informes avanzados y detallados para conocer el balance de horas, informe por individuos o departamentos… Podemos elaborar informes de control horario con validez legal que además nos ofrecerán información muy valiosa con la que podremos seguir mejorando la gestión de forma continua.