Cómo calcular las vacaciones en una empresa: guía práctica

El derecho a las vacaciones en una empresa no solo es un derecho regulado en el Estatuto de los Trabajadores, sino que se trata de una necesidad básica imprescindible para cualquier empleado.

Es España no es posible pagar los días de vacaciones no disfrutados mientras el trabajador forma parte de la plantilla. 

El empleado, legalmente, está en su derecho de disfrutarlos como tiempo libre o de descanso. Un factor que influye directamente sobre su satisfacción y hasta sobre su productividad laboral.

Cómo se calculan las vacaciones en una empresa

El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores, es el que regula las vacaciones por año trabajado en una empresa en España. Y establece lo siguiente:

1. Todos los trabajadores tienen derecho a disfrutar de vacaciones retribuidas.
2. Las vacaciones anuales son un derecho irrenunciable.
3. Los empleados dispondrán de un periodo de al menos 30 días de vacaciones en una empresa por año trabajado.
4. Las vacaciones en una empresa no disfrutadas solo podrán pagarse en dinero en caso de jubilación del trabajador tras incapacidad laboral o en caso de terminación de contrato.

Los 30 días de vacaciones por año trabajado que fija nuestra legislación se refieren a días naturales, es decir, con domingos y festivos incluidos. Sin embargo, existe la posibilidad de contabilizar los días de vacaciones en una empresa por días laborales.

El reconocimiento de 22 días laborables de vacaciones por año trabajado únicamente implica un modo diferente de calcular vacaciones. Este tipo de cálculo se suele utilizar simplemente para facilitar el cómputo a las empresas. Las opciones para calcular las vacaciones en una empresa son entonces:

1. Si nos regimos por días naturales: 30 días naturales/12 meses del año = 2,5 días de vacaciones al mes
2. Si nos regimos por días laborales: 22 días laborales/12 meses del año = 1,8 días de vacaciones al mes

El mínimo legal no podrá ser incumplido por ninguna empresa ni convenio, sino que únicamente podrá ser modificado para introducir mejoras para el trabajador.

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Diferencia entre días naturales y días hábiles

Hay una diferencia entre los días naturales y los días hábiles o laborales cuando se trata de calcular los días de vacaciones. Los días naturales incluyen sábados y domingos, mientras que los laborables son todos aquellos que no son festivos y que, de no ser por días de vacaciones o festivos, corresponde trabajar.

Al momento de hacer la distribución, esos 30 días naturales de vacaciones representan 22 días hábiles de vacaciones por año.

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¿Cuántos días de vacaciones corresponden por mes trabajado?

Para calcular los días de vacaciones por mes se recomienda hacer lo siguiente:

• Conocer si la organización, al momento de calcular los días de vacaciones por año, lo hace a partir basándose en días naturales (30 días al año) o por días laborales (22 días de vacaciones por año). Esto es clave para establecer el cálculo.
• A partir de ahí, sean días naturales o días hábiles, la cantidad debe ser dividida por 12, la cantidad de meses del año.
• Este cálculo debe hacerse con base en la cantidad de meses que la persona trabajará. Si, previo acuerdo o por algún otro motivo, trabajará solo seis meses, el cálculo debe hacerse a partir de ese punto.
• En caso de que el empleado haya trabajado menos tiempo, deberá hacerse el cálculo a partir de los meses de trabajo teniendo en cuenta que normalmente se reconocen 2,5 días de vacaciones por cada mes de trabajo.

Este tipo de escenarios es conveniente discutirlos directamente con Recursos Humanos, que debe estar consciente de los apartados legales o beneficios a partir de la estrategia de motivación empresarial que dispongan dentro de la organización.

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Cómo calcular el inicio de las vacaciones en una empresa

Según el Estatuto de los Trabajadores, el inicio de un periodo de vacaciones en una empresa ha de producirse un día laborable, nunca durante un festivo o día inhábil.

Es importante recordar que en España los sábados se consideran días laborables, a excepción de aquellos que se declaren festivos por normativa local, autonómica, nacional o europea. Por tanto, a menos que se recoja otra cosa en el convenio o contrato, los sábados cuentan para el cómputo de días laborables.

Cómo calcular las vacaciones en caso de baja temporal

Cuando un trabajador no haya podido disfrutar de las vacaciones por haber estado de baja temporal, tendrá derecho a disfrutarlas una vez se reincorpore en su puesto. Esta casuística incluye tanto las bajas por enfermedad, como las bajas por embarazo, parto o lactancia.

Dependiendo del tipo de incapacidad temporal, variarán las fechas permitidas para el disfrute de las vacaciones acumuladas:

1. Incapacidad temporal por embarazo, parto, lactancia natural, maternidad, paternidad, adopción o guarda con fines de adopción o acogimiento: el trabajador podrá recuperar las vacaciones no disfrutadas en cualquier momento.
2. Incapacidad temporal por contingencias distintas a las anteriores: el trabajador podrá recuperar las vacaciones no disfrutadas al finalizar el periodo de suspensión, pero siempre que no hayan transcurrido más de 18 meses a partir del final del año en que se hayan originado.En circunstancias normales, el fin de cada año será la fecha límite para el disfrute de las vacaciones anuales.

Cómo calcular las vacaciones en caso de contrato temporal

En el caso de los contratos temporales, la fecha máxima para el disfrute de las vacaciones acumuladas no será el 31 de diciembre, sino el día de extinción del documento.

Recuerda que en cuanto a bajas y vacaciones en una empresa los derechos de los trabajadores temporales son los mismos que para los trabajadores que cuentan con un contrato indefinido.

Cómo calcular las vacaciones en una empresa: aumento de jornada

En caso de que se amplíe la jornada laboral de un empleado solo habrá que volver a hacer el cálculo de vacaciones en cuanto al periodo de trabajo correspondiente a la ampliación de su jornada laboral.

Otro factor a tener en cuenta será el incremento salarial que suele acompañar un aumento de jornada. En este caso variará también la compensación económica por los días de vacaciones no disfrutados, cifra que las empresas deberán pagar únicamente en caso de jubilación tras incapacidad laboral o de terminación de contrato.

Finalmente, recuerda que todos los trabajadores tienen los mismos derechos. Los trabajadores a jornada parcial tienen derecho un mínimo de 30 días de vacaciones en una empresa por año, igual que sus compañeros contratados a jornada completa.

¿Pueden negar las vacaciones en una empresa?

Llegados a este punto cabe preguntarse si las compañías pueden negar el periodo vacacional a los trabajadores o cómo deben compensarles si estos no disfrutan de las vacaciones que les corresponden. Respecto a esta primera cuestión, la negación puede realizarse por necesidades del servicio en dos casos: cuando el convenio lo establezca y cuando los días que se pidan coinciden con los de otros trabajadores con iguales funciones.

Si el empleado no está de acuerdo puede demandar a la empresa. No obstante, no puede tomarse las vacaciones por su cuenta, pues esto podría desembocar en un despido por falta disciplinaria –y sin derecho a indemnización–.

En cualquier caso, la organización deberá justificarlo. Además, cuando se niega la solicitud de vacaciones en una empresa es recomendable negociar un periodo nuevo con el trabajador –al menos dos meses antes de que se empiecen a disfrutar, según establece la legislación–.

¿Cómo se pagan los días de vacaciones?

Legalmente, las vacaciones no pueden ser sustituidas de forma económica ni acumularse. Es decir, año a año, el empleado debe disfrutar de su período de vacaciones. En este escenario solo hay dos excepciones:

1.     Pago de vacaciones en caso de jubilación.

2.     Pago de vacaciones por finalización de la relación laboral.

En los dos escenarios las vacaciones no serán disfrutadas pero sí deben ser pagadas como si fueran días laborales cumplidos con base en el salario de cada trabajador.

Pago de vacaciones en caso de jubilación

Si el empleado se jubila tras una incapacidad laboral por la que no haya podido disfrutar de sus días de vacaciones. 

En este escenario tendrá derecho a cobrar los descanso no disfrutados. El caso opuesto se produce si el trabajador que accede a la jubilación sin haber sufrido una enfermedad que influyera en la toma de vacaciones, caso en el cual no podrá reclamar el pago de los descansos no tomados.

Pago de vacaciones por finalización de la relación laboral

Si el pago de vacaciones se produce debido a la finalización del contrato, antes de que la persona haya podido disfrutarlas, debe incluir en el finiquito una compensación económica proporcionar el período de descanso no disfrutado.

 El monto será cotizado a la Seguridad Social debido a contingencias comunes de jubilación, invalidez permanente, incapacidad temporal, desempleo, entre otras.

Herramientas para calcular las vacaciones en una empresa

Desde Recursos Humanos se deben establecer, de acuerdo con los trabajadores, un calendario para gestionar las vacaciones en una empresa. Sin embargo, cuadrar las vacaciones de todo un equipo puede convertirse en un gran reto, especialmente para las organizaciones de mayor tamaño.

Es por eso precisamente que los calendarios en papel y las hojas de cálculo Excel –el sistema más tradicional para calcular las vacaciones en una empresa– pueden acabar quedándose corto. Y no solo eso, sino que emplear este tipo de cuadrante incrementa el riesgo de errores y fallos de seguridad.

Por qué dejar atrás las hojas de cálculo Excel

Las plantillas en excel para cálculo y control de vacaciones son la forma más tradicional para gestionar las ausencias y vacaciones en una empresa.

Sin embargo y a pesar de que Excel sea uno de los programas más extendidos para este tipo de cálculos, utilizarlo puede conllevar varios inconvenientes:

• Las hojas de cálculo necesitan de una actualización manual constante. Esto supone pérdidas de tiempo y de dinero.
• Las plantillas de Excel para gestionar las vacaciones deben contemplar muchos parámetros,  así que completarlos puede volverse lento y complicado.
• A medida que incrementan los trabajadores y aumenta la plantilla, la tabla se complica y aumenta el riesgo de cometer errores.
• Excel no envía correos electrónicos a los empleados de forma automática, con lo cual necesitarás comunicarte manualmente con cada uno de ellos. Asimismo, los empleados tendrán que solicitar sus vacaciones por email o en persona.
• Calcular las vacaciones en una empresa con esta herramienta puede dar lugar a errores de seguridad y de privacidad de datos.
• Tampoco es posible generar informes relacionados con la gestión de vacaciones en una empresa.

Calcular las vacaciones con un software específico

A través de un software de vacaciones y ausencias tanto el departamento de Recursos Humanos como el empleado pueden verificar directamente cuántos días le corresponden y cuántos ha gastado.

De manera detallada, el software permite revisar de forma clara y sencilla los calendarios laborales para coordinar los descansos de los distintos empleados.

Esto facilita la comunicación de cualquier tipo de novedad vinculada con las vacaciones, para que las distintas capas de la organización estén al día. 

Junto con lo anterior, entre otras ventajas la sencillez del sistema da autonomía a los distintos equipos para la gestión de los días libres; reduce y simplifica los procesos operativos del departamento de Recursos Humanos y evita el solapamiento de vacaciones (notifica con workflows si otro miembro del departamento tiene una ausencia o directamente no permite solicitarla en esas fechas).

Así, previene cualquier escenario que pueda influir negativamente en el rendimiento.

Permite tanto una autogestión total de las vacaciones por parte del trabajador (con flujos de aprobaciones personalizadas) a configurar una política de vacaciones personalizada a la empresa en la que fijar si consume días, si necesita justificantes, si es visible para el resto de la empresa…

Tienes la posibilidad de ofrecer a tu plantilla un gestor de ausencias y días libres que se integra con más soluciones de Recursos Humanos, de fácil configuración y acceso total (cualquier lugar y en cualquier momento).

Ejemplo de cómo calcular vacaciones

Los días de vacaciones por año pueden consultarse de manera sencilla, a mano, a partir de esta fórmula:

Dividir la cantidad de días, 30 días naturales de vacaciones o 22 días hábiles, por los meses de trabajo. Si son doce, los correspondientes normalmente dentro de los días de vacaciones por año; o sin son cuatro, seis, ocho o los que el caso reclame según el tiempo trabajado.

Sin embargo, desde una perspectiva organizacional, hay una manera aún más sencilla y rápida. Consiste en apoyarse en un software de control de vacaciones. Un sistema que optimiza un 47% el tiempo dedicado a gestionar las horas trabajadas, turnos, vacaciones y bajas en tu empresa.

Dentro de las ventajas se encuentra la posibilidad de reducir procesos operativos, evitar el solapamiento de las vacaciones, simplificar los trámites al prescindir de hojas de cálculo, correos electrónicos y envíos de papel. 

Una vez que te hemos enseñado cómo calcular las vacaciones, si quieres comprobar cómo son las notificaciones de nuestro sistema te hemos preparado una plantilla personalizable para comunicar las fechas de vacaciones de un empleado.

Sin embargo, si lo que necesitas es una gestión avanzada y automatizada prueba nuestro software para controlar el horario.