Comunicación de horario de trabajo | Cómo notificar un cambio de turno

La comunicación del horario de trabajo puede resultar un tema espinoso en algunas ocasiones, sobre todo cuando surge algún tipo de imprevisto. Hacerlo de la mejor forma y respetando la legalidad es sin duda la única forma de que estas notificaciones de cambio de horario no desemboquen en un malestar del empleado, algo que sin duda puede afectar en su productividad e incluso al clima de trabajo.

Asimismo, realizar un cambio de horario en el trabajo debe ser algo excepcional, pues el objetivo es siempre realizar una planificación del calendario laboral de forma anticipada. Además, a la hora tanto de realizar dicha planificación como de notificar los cambios de horario, lo mejor es utilizar un software de gestión del tiempo que permita automatizar procesos.

¿La modificación del horario de trabajo es legal?

Antes de entrar en la planificación y la comunicación del horario de trabajo, vamos a ver cuál es la legislación vigente en España con respecto a este tema.

Según el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, el horario de trabajo está determinado por la jornada laboral y su distribución a lo largo de la semana. Por lo general, la jornada ordinaria no podrá exceder de 40 horas semanales, aunque en algunos casos es posible que se pacte una jornada de mayor duración.

En cuanto a la distribución de la jornada laboral, el artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores señala que, en general, esta se efectuará de lunes a viernes. No obstante, en aquellos casos en los que las características de la actividad laboral así lo requieran, el horario de trabajo podrá pactarse de manera diferente.

Por ejemplo, en el sector servicios públicos, en algunas ocupaciones de comercio o industria, etc. En estos casos es posible que se pacte un horario de trabajo en sábados, domingos y festivos.

Hemos elaborado una guía en profundidad sobre la irrupción de la jornada de 4 días, la aceptación y comunicación del cambio de horas trabajadas y la adaptación de sueldos y productividad.

Aparte, para las organizaciones que quieren atreverse a implantarla, facilitamos soluciones para medir, tomar decisiones adecuadas y alcanzar el éxito.

La comunicación del cambio de horario en el trabajo

Según dicta la ley, la comunicación del cambio de horario de trabajo se deberá realizar como mínimo con 5 días de antelación. En algunos convenios, este plazo puede ser incluso mayor, pero en ninguno de los casos podrá ser menor. A la hora de notificar el cambio de horario, se deberá indicar explícitamente el día y la hora de la nueva jornada laboral.

En cuanto al medio utilizado para comunicar el cambio de horario, el Estatuto de los Trabajadores no especifica ninguno en concreto. No obstante, lo más recomendable es utilizar un medio escrito, ya que de esta forma se evitan malentendidos y se garantiza que la comunicación ha llegado correctamente.

Utilizar herramientas informáticas que permitan automatizar el proceso para ello es una gran opción. De esta forma, podemos estar seguros de que el cambio de horario queda comunicado correctamente y que no se producirán errores en la comunicación.

La planificación inicial, clave en la comunicación de horarios de trabajo y turnos

Notificar cambios de horario no es plato de buen gusto para nadie. Los departamentos de RR. HH. conocen muy bien que este tipo de cambios de última hora producen malestar entre el personal. Si esto ocurre demasiado a menudo, ese malestar se puede convertir en algo más que puede provocar una falta de talento y una rotación de la plantilla demasiado habitual.

Para que esto no ocurra, es importante planificar de forma anticipada el calendario laboral con un software de turnos de trabajo y comunicar los horarios de trabajo de tal forma que los empleados puedan conciliar su vida personal y laboral de forma correcta.

De esta forma, podremos evitar que se produzcan situaciones incómodas para todas las partes involucradas si en cuanto la organización sabe el planning semanal, mensual o incluso anual sube al software una publicación de horarios de trabajo con acceso inmediato para todos los empleados.

Conseguir esto sin utilizar las herramientas adecuadas no es nada sencillo, sobre todo si debemos manejar y cuadrar los horarios de una gran plantilla. La única forma de hacerlo de forma efectiva y rápida es utilizando un software de gestión de turnos que nos permita crear calendarios de trabajo de forma automática.

Por suerte, en la actualidad hay varias opciones que permiten automatizar la comunicación de los horarios de trabajo. De esta forma, podremos planificar los cambios de horarios con tiempo y comunicarlos a los trabajadores de forma correcta y eficiente.

SOFTWARE DE TURNOS DE TRABAJO ¡La herramienta de Bizneo HR automatiza los horarios y notifica cada cambio!

Optimizar la comunicación de los horarios de trabajo con un software de gestión de turnos

No hay duda de que la digitalización en el ámbito del departamento de RR. HH. es cada vez mayor en la mayoría de sus áreas de acción.

La planificación de horarios laborales y comunicación de horario de trabajos y turnos rotativos es una de ellas. Publicar los cuadrantes de trabajo en un tablero físico o entregándolo en papel es cada vez menos habitual y cada vez son más las empresas que en su lugar utilizan canales digitales.

En este sentido, un software de gestor de turnos resulta realmente útil. El primer punto es que realizar cuadrantes de trabajo según nuestras necesidades es muy simple comparado a la elaboración manual. Introducimos las reglas del juego (números de turnos de trabajo, horarios, contratos…) y el software organiza todo de forma automática. Esto permite ahorrar decenas de horas de trabajo mensualmente.

Asimismo, este mismo software se encarga de comunicar el horario de trabajo a la persona correspondiente, la cual recibirá una notificación a través de una app o por correo electrónico. Además, el trabajador también puede acceder al portal del empleado para comprobar si su cuadrante de trabajo está listo o si ha sufrido algún cambio, aunque si eso ocurre es posible automatizar los avisos de cambios de horario de trabajo utilizando workflows.

En caso de hacer algún cambio de forma manual, el programa se encargará de recalcular todos los cuadrantes de trabajo automáticamente y teniendo en cuenta todos los aspectos: vacaciones, bajas, festivos, permisos, compensaciones, e incluso, legislación o aspectos legales según país. Esto es algo que nos costaría mucho tiempo si seguimos trabajando a la vieja usanza, y sin contar en que podemos caer fácilmente en algún error que pueda causar malestar.

Cuadrantes de trabajo: Cómo automatizar su elaboración

Automatizar avisos y cambios en el horario de trabajo con workflows

Como hemos podido ver, cualquier modificación del horario de trabajo debe comunicarse respetando lo que marca el Estatuto de los trabajadores. La mejor forma de hacer esto es sin duda automatizando el proceso mediante workflows para Recursos Humanos, y esto es algo que se incluye dentro de un software de gestión de turnos.

Te puede interesar leer: Qué son los workflows y cómo automatizan procesos rutinarios de Recursos Humanos.

La clave está en que el sistema, al contrario de los humanos, no se olvida de notificar un cambio de horario. Cada vez que confirmemos un cambio, por muy sustancial que sea, el o los empleados afectados recibirán una notificación del cambio de horario por correo electrónico y/o en su aplicación móvil.

De esta forma, nos aseguramos de que la notificación de la modificación del horario laboral se ha realizado y ha llegado a los trabajadores pertinentes. No hay posibilidad de error.

Lo mismo ocurre con los cuadrantes de turnos de trabajo, la concesión o revocación de vacaciones y permisos, control horario, fichaje, etc. La mejor parte es que podemos generar flujos personalizados y adaptar estas comunicaciones de horarios automatizadas a nuestras necesidades, lo que sin duda nos permite ahorrar mucho tiempo, mejorar la comunicación interna y el clima laboral de la empresa. Todo ello se traducirá en un mayor bienestar y productividad.