Contratación de personal, consejos para un proceso exitoso

La finalidad más evidente de un proceso de selección es la contratación de personal. Un candidato que deberá adecuarse a los valores y necesidades de la organización y a la vacante en sí misma.

Sin embargo, y de la misma manera que hemos ido cuidando las fases por las que ha pasado el aspirante seleccionado, deberemos llevarla a cabo correctamente. Os dejamos algunas claves para conseguirlo.

¿Qué es contratación de personal?

La contratación de personal es el cierre de la fase de reclutamiento y selección y la formalización de la entrada del candidato como empleado. Se trata del momento final en el que firma el contrato y se aplican los ajustes legales necesarios.

Dicho lo cual, hay factores a tener en cuenta. No solo los aspectos legales, sino la negociación sobre el contrato de trabajo en sí mismo.

Antes de profundizar en la incorporación del trabajador, queremos ofrecerte una plantilla de reclutamiento de personal en excel para que puedas planificar un proceso de reclutamiento sencillo. Así, contratarás solo al talento que encaje en tu empresa.

Una vez que hayas utilizado la plantilla verás que si el proceso se complica, si llega una gran cantidad de candidatos o si necesitas cribarlos por múltiples competencias… el método manual se queda corto. Será el momento de contar con la tecnología.

Políticas en los procesos de contratación de personal

Las políticas de contratación de personal son exclusiva competencia del director de Recursos Humanos. Junto con el resto de elementos de Recursos Humanos es necesario establecer las pautas generales de contratación.

Como dijimos en nuestro post sobre Políticas de Recursos Humanos, las políticas deben ser amplias pero servir, a su vez, de guía. En ningún caso es necesario que estén grabadas a fuego, pueden modificarse en cualquier momento que se considere necesario un cambio sustancial en las prácticas.

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La banda salarial en la contratación de personal

En las políticas de Recursos Humanos se deben fijar elementos relativos a la contratación. En primer lugar, deberían quedar registradas las bandas salariales.

Esto supone un punto crucial porque si se fija un salario por tipo de empleo realizado se evitan discriminaciones. También un sueldo fijo por trabajo puede ayudar a evitar problemas en la negociación que supongan una tarea pesada para la persona que vaya a contratar.

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Pero la banda salarial también tiene otros problemas. Y es que en determinados trabajos es necesario ser flexible dada la carencia de personas para esos puestos laborales. Otros elementos que se fijan son las vacaciones, la denominación del puesto… Pero lo que es fundamental son las normas internas de la empresa.

Esto debe quedar claro en el momento de la contratación ya que el empleado debe saber a qué se debe atenerse dentro de la compañía y, además, debe quedar explícito que se atiene a ello. Por último, también hay que fijar cómo tratar los datos que el empleado esté proporcionando.

Proceso de contratación de personal

El proceso de contratación como tal no es excesivamente complejo. Más que el proceso lo importante son los momentos previos. Es decir, el proceso de reclutamiento y selección.

Si estos procesos previos se han realizado bien y las políticas de la compañía están claras, este proceso es sencillo. El problema estaría cuando alguno de estos elementos falla.

Por ejemplo, cuando la descripción del puesto o la redacción de la oferta está mal hecha y el candidato no esperaba lo que ahora se le propone o cuando no hay un salario establecido. Esto no tiene porqué deberse a un fallo, también puede deberse a la flexibilidad que incorpore la empresa en estos procesos.

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Consejos para el proceso de contratación de personal

En ese caso es necesario negociar y hay que tener en cuenta algunos aspectos para el proceso de contratación de personal:

• No puedes ofrecer cualquier salario o beneficio. Habla antes para tener claro qué puedes y qué no puedes ofrecer.
• Ten en cuenta a quién contratas. Si hablamos de un perfil cualificado, con experiencia y/o difícil de encontrar, tendrás que jugar tus mejores cartas para captarle.
• Hay que tener presente qué ha pasado en el proceso de selección. Muchas veces es necesario responder algunas preguntas a los candidatos o aclararles ciertos elementos. Está claro que si se le ha prometido algo, ahora no se puede incumplir. Para esto es esencial que existan formas de comunicación entre los procesos y un registro de actividades.

• Estudia qué valor tiene ese puesto laboral en el mercado. Hay unos mínimos que no se pueden bajar y unos máximos que no es recomendable subir.
• Lo más óptimo es hablar sobre el salario antes del final del proceso de selección. Eliminas dudas del candidato y dejas las cosas claras para no perder tiempo.
• En todo proceso de contratación lo mejor que tienes para vender es tu empresa, las oportunidades que brinde o los beneficios sociales que posea. Si estos los tienes claros podrás afrontar la negociación.

Por último, ten preparados todos los documentos legales: contrato de trabajo, especificaciones, alta en la seguridad social, cuenta bancaria… Lo mejor es elaborar un check-list con todo lo necesario y evitarse problemas de falta de documentación.

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9 dudas frecuentes en la contratación de personal

Tras las entrevistas personales y el proceso de selección llegan los procesos de contratación de personal. Una de las labores del departamento de RR.HH de mayor responsabilidad y que puede generar ciertas dudas.

Porque, ¿sabes cuál es el periodo de prueba correspondiente a cada contrato?, ¿la duración máxima de un contrato de formación? Resolvemos tus dudas:

¿Quién puede firmar un contrato de trabajo?

En los procesos de contratación de personal pueden firmar:

• El escogido tiene que ser mayor de edad –18 años o más–
• Una persona con menos de 18 años pero emancipado legalmente
• El mayor de 16 y menor de 18 pero que sus padres o su tutor legal se lo permitan.
• Y por último, extranjeros cuando su legislación sea aplicable.

Contratación de personal de forma verbal o por escrito

¿Es obligatorio que el documento de contratación de personal se realice por escrito? Algunos contratos pueden llevarse a cabo de forma verbal, pero existen otros en los que es obligatorio hacerlo por escrito.

Nos referimos al contrato de prácticas, de formación, por obra, fijo discontinuo, a tiempo parcial, empleados contratados en España para dar servicio a empresas nacionales en el extranjero y los contratos de duración determinada que dure más de cuatro semanas.

Los contratos que se hayan realizado de manera verbal se pueden modificar siempre que el trabajador y el empresario lo deseen durante su relación contractual.

Periodos de prueba en la contratación de personal

El objetivo del periodo de prueba es comprobar que, efectivamente, el personal que se va a incorporar durante los procesos de contratación de personal reúne las características idóneas para el puesto ofertado. Este periodo no es obligatorio, pero sí suele ser habitual.

• Para técnicos titulados, el periodo de prueba no podrá ser superior a los seis meses.
• Para el resto el tiempo máximo son dos meses.
• Las empresas con menos de 25 trabajadores y que no tengan la categoría de técnicos titulados, su periodo de prueba será como máximo de tres meses.
• Un trabajador que ya ha realizado unas funciones concretas en la empresa y vuelve a ser contratado para realizar esas mismas, está exento de realizar el periodo de prueba.

Contratación de personal : formación y prácticas

• Modalidad de contrato en formación: la duración máxima de este tipo de contrato temporal es de dos años. Después se puede contratar a este empleado de forma indefinida o extinguir la relación laboral.

• Modalidad de contrato en prácticas: debe tener titulación universitaria, de formación profesional o un certificado de profesionalidad y que no hayan pasado más de 5 años de la finalización de sus estudios ni haber tenido un contrato en prácticas con una duración de dos años.

Si el joven reúne todos estos requisitos, el empresario solo podrá contratarle bajo esta modalidad por un tiempo mínimo de 6 meses y máximo de dos años.

Duración, renovación o excisión del contrato de trabajo

• Duración: Si es indefinido, tendrá una fecha de inicio, pero no de finalización. En cambio, si es temporal, se puede marcar una fecha de fin concreta o supeditarlo al final de la obra o servicio para el que haya sido contratado el trabajador.

• Renovación o excisión: Si la relación laboral continúa sin ninguna notificación por parte de la empresa en la que comunique su deseo de rescindir el contrato o de prolongarlo, el trabajador pasa a ser inmediatamente indefinido.

Cambios en la titularidad de la empresa

Si se produce una subrogación empresarial, ¿los empleados mantienen las condiciones de trabajo de su contrato?

Cuando se produce un cambio de titularidad de una empresa en beneficio de otra, esta última está obligada a mantener a los trabajadores de la primera con las mismas condiciones que tenían hasta el momento.

Puede suceder que, en el proceso de negociación, la empresa subrogada pacte con la subrogante que los trabajadores tengan que acogerse al convenio colectivo de la nueva empresa. En ese caso su situación laboral cambiaría.

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Antigüedad

Si la empresa da de baja a un trabajador y el día siguiente le da de alta con otro contrato laboral, ¿mantiene la antigüedad en la compañía? La empresa debe probar que ha existido una desvinculación real entre el trabajador y la entidad y al ser tan corto el periodo de tiempo lo habitual es que sí que mantenga su antigüedad.

Contratación de personal con discapacidad

¿Está mi empresa obligada a contratar a un número específico de personas con discapacidad?

Es cierto que existe lo que se conoce como “cuotas de reserva” que consiste en guardar un número de puestos de trabajo para personas en diversas situaciones. La ley establece que:

• Si la empresa -sea pública o privada- tiene más de 50 trabajadores fijos, están obligadas a contratar al menos a un 2% de trabajadores con diversidad funcional. La excepción es que su convenio colectivo recoja otra norma.
• En el caso de la Administración Pública el número de plazas que se debe reservar cuando se realiza un concurso público es del 7%.

¿La empresa puede contratar a familiares?

La ley establece que un autónomo no puede contratar a familiares mayores de 45 años. ¿Por qué ha sucedido esto?

Tecnología para gestionar los procesos de contratación

Para gestionar la nueva contratación deberás contar con un plan de acogida. Aunque decimos que la contratación es el paso final, lo cierto es que hay que facilitar la incorporación del nuevo empleado a la empresa.

Y esto pasa por un plan de formación y por un seguimiento del empleado. Para agilizar la incorporación podemos optar por un sistema de gestión documental para centralizar toda la información.

Entre otras ventajas, permite agilizar la búsqueda de documentación, reducir costes operacionales, acceder a estos documentos desde cualquier dispositivo, incorporar y entrenar nuevos empleados con menor esfuerzo y volcar nuevos documentos en segundos.

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