Qué es el Control de Acceso de Personal | 6 sistemas muy útiles

Pese al auge del teletrabajo y la creciente difusión de las medidas de flexibilidad laboral que permiten realizar parte de la jornada de trabajo desde casa, muchas empresas siguen precisando de un buen control de acceso de personal en sus instalaciones. Esto es particularmente relevante en las compañías de mayor tamaño.

Implementar un sistema de acceso de personal puede ayudar a la empresa a evitar intrusiones en el espacio de trabajo, mantener el control horario de la plantilla y organizar mejor, en definitiva, sus Recursos Humanos y materiales. Y es que, más allá del control horario o sistema de control de personal usado, lo importante es el registro del horario de los trabajadores.

Como en tantos otros aspectos de los negocios, la tecnología puede ser de gran utilidad para simplificar el control de acceso sin que ello afecte a su eficacia. De hecho, con un sistema de acceso de personal debidamente integrado en la estructura digital de la empresa, los controles serán mucho más precisos.

Qué es el control de acceso de personal

El control de acceso o control de presencia es un procedimiento de seguridad que permite validar la identidad de las personas que acceden a las instalaciones de la empresa. Su principal función es, por tanto, la de reforzar la seguridad de los espacios de trabajo y el recinto que ocupa la empresa.

Es posible encontrar un sistema de control de acceso en puntos como las diferentes entradas de la empresa, los aparcamientos cerrados, almacenes y depósitos de materiales y dependencias específicas dentro de las propias instalaciones. En todos los casos, los trabajadores deben identificarse para poder acceder a ese espacio en concreto.

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Sistemas de control de acceso de personal según su conexión

En líneas generales, los sistemas de control de acceso de personal pueden clasificarse en dos grandes categorías. El primero de ellos hace referencia a las características de la conexión y el procesamiento de la información que facilitan los trabajadores.

Control de acceso autónomo

Es el sistema menos preciso. No hay conexión a Internet ni se conserva necesariamente un registro de las entradas y salidas de trabajadores. Sencillamente, se solicita la identificación del empleado, que por lo general utiliza una tarjeta personal para acceder al espacio en cuestión.

Control de acceso conectado a la red

Independientemente del método de validación de identidad utilizado, este sistema de control de acceso sí que recoge los datos del empleado y los almacena en el servidor correspondiente. Así, es mucho más sencillo gestionar el registro de entrada y salida de personal.

Este último sistema de acceso de personal es el más versátil para las empresas porque permite su combinación con un software de control horario de trabajadores, contribuyendo a una administración más eficiente de los datos generados. Todo ello redunda en mayores de niveles de seguridad y cohesión interna.

Sistemas de control de acceso de personal según la identificación

Más allá de si el sistema de acceso de personal está o no conectado a la red, existen diferentes procedimientos para regular la entrada y salida de los trabajadores.

Tarjetas personales

El empleado recibe una tarjeta de uso personal e intransferible y que le permite acceder a los espacios para los que está autorizado. Puede haber varios tipos de tarjetas dentro de una misma empresa (dependiendo del rango dentro de la misma, por ejemplo) y no es necesario que estas incluyan datos personales del trabajador (pueden limitarse a una banda magnética aunque también hay tarjetas sin contacto).

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Contraseñas y claves de acceso

Constituyen el control de acceso más sencillo aunque su fiabilidad es menor que la de otros sistemas. El empleado solamente tiene que introducir una contraseña para acceder a las instalaciones. Resulta recomendable cambiar las claves de acceso con cierta frecuencia para evitar su difusión entre personal no autorizado.

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Reconocimiento facial

Las empresas instalan un lector biométrico en sus accesos y este valida la identidad de los trabajadores gracias al reconocimiento de sus rasgos faciales. Es altamente efectivo y seguro, puesto que las posibilidades de sufrir un hackeo son mucho menores que en otros sistemas. Su uso se ha extendido en los últimos meses por ser un método altamente higiénico además de fiable.

Sistemas de control biométrico

Al igual que en el caso del reconocimiento facial, este sistema de control de acceso biométrico permite la entrada y salida de los trabajadores al reconocer determinadas características biométricas. El método más usual en este tipo de sistemas es el de la lectura de la huella digital.

Nuestra herramienta de control horario permite más de 1.000 integraciones para conectar fácilmente otras aplicaciones. Entre ellas, sistemas de reconocimiento biométrico, firma electrónica, nóminas, SSO/SAML…

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Cómo funciona un sistema de control de acceso de personal y qué ventajas aporta a la empresa

Dependiendo del sistema de acceso de personal implementado (aunque pueden combinarse varios de ellos), la actividad de la empresa puede verse más o menos condicionada por el mismo. Por ejemplo, un sistema excesivamente riguroso en un único punto de acceso puede provocar largas colas para acceder a las instalaciones.

Por consiguiente, la mayoría de sistemas tienden a favorecer una identificación rápida y precisa del trabajador. Pero esta no es la única ventaja que el sistema de control de acceso de personal puede aportar a las empresas.

• Apertura sincronizada de los accesos: la implementación de un sistema de control de acceso interconectado permite que todas las puertas y vías de acceso a la empresa sigan exactamente los mismos horarios de apertura y cierre.
• Menor peso del factor humano: no hay por qué pensar que los controles clásicos de acceso, a cargo de otros empleados, resulten menos efectivos. Dentro de un plan de transformación digital, puede contemplarse la automatización del control de acceso para reducir los riesgos.
• Segmentar los accesos: como ya hemos comentado, no todos los trabajadores tienen por qué acceder a todos los espacios de la empresa. Los sistemas digitales de control de acceso permiten concretar al máximo las secciones del recinto en las que puede entrar un empleado.
• Registro de entrada y salida de personal: aunque se trata de cuestiones independientes, la implementación de un sistema de control horario es compatible con el control de acceso de personal. Así, puede utilizarse el mismo procedimiento para gestionar ambas cuestiones, como veremos más adelante.
• Mejora general de la seguridad: es el beneficio más evidente, dado que la mayor integración entre los diferentes sistemas de control de acceso promueve un entorno más seguro tanto para la empresa como para los trabajadores.

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Diferencia control de acceso y control de personal

Utilizados habitualmente como sinónimos, lo cierto es que cuando hablamos del control de acceso de personal y del control de personal nos estamos refiriendo a realidades algo distintas.

El control de acceso consiste, como hemos visto, en los procedimientos articulados por la empresa para comprobar quién accede a sus instalaciones y rechazar, si procede, accesos no autorizados. Es, en definitiva, un elemento vinculado con la seguridad de la compañía.

El control de personal, en cambio, se refiere al registro de entrada y salida de personal, siendo una tarea más estrechamente relacionada con el control de trabajo y, por tanto, con la gestión laboral. Este sistema permite valorar aspectos como las horas extra, los incumplimientos horarios o la productividad de la plantilla.

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Por qué combinar control de acceso y control horario

Como hemos visto, el control de acceso y el control de trabajo son cuestiones distintas pero no por ello excluyentes. De hecho, cada vez más empresas optan por combinar ambas tareas gracias a las posibilidades que ofrece la transformación digital.

Un software de control horario resulta compatible con la gran mayoría de sistemas de control de acceso, optimizando al máximo los recursos de la empresa y aprovechando la información generada por los sistemas de acceso de personal. Esta no es, desde luego, la única ventaja de combinar ambos sistemas.

Un sinfín de integraciones

El programa de control horario puede integrarse con otras muchas funciones que, aparentemente, no están relacionadas con el mero registro de las jornadas laborales de los empleados. Por ejemplo, puede combinarse con los programas de nóminas (a fin de modificar los sueldos en función de las horas trabajadas), así como con diferentes sistemas dentro de la empresa.

Otro ejemplo destacado es el de los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), que incluyen diferentes elementos de la empresa relacionados con las áreas más variadas (producción, distribución, Recursos Humanos en general…). Así, la información generada por el software de control horario se utiliza para tomar mejores decisiones en otros niveles de la compañía.

Automatización del control horario

Los diferentes tipos de sistemas de control de acceso que hemos analizado suministran información muy precisa sobre la hora de llegada y salida de los trabajadores, así como sus movimientos dentro de las instalaciones. Todo ello permite automatizar la supervisión de las jornadas laborales, liberando recursos para acometer tareas de mayor valor agregado.

Regulación de accesos y salidas

Es posible que, en aplicación de medidas de distanciamiento social y prevención de contagios con motivo de la pandemia de COVID-19, algunas empresas opten por escalonar los accesos y las salidas de sus empleados. Asimismo, es habitual que las empresas de mayor tamaño (por ejemplo, las industrias pesadas) cuenten con múltiples turnos de trabajo.

El programa de control horario suministra a los sistemas de acceso la información necesaria para asegurarse de que la plantilla cumple los horarios previstos, incluyendo también su tiempo de permanencia en las instalaciones.

En este sentido, el software puede emitir documentos con validez jurídica, a fin de acreditar la presencia o ausencia de un empleado en cualquier momento.

Si quieres evitar problemas legales, descubre en qué consiste la LEY DE CONTROL DE PRESENCIA.

Mejora de la gestión de personal

La vinculación entre los sistemas de control de acceso y el control de llegada o de trabajo simplifica notablemente la gestión de personal. Así, es mucho más fácil administrar las horas que cada empleado dedica a un proyecto, delimitar y supervisar los periodos de descanso en la jornada laboral o registrar las horas extra.