Cómo realizar el control de horas extras eficientemente

Llevar el control de horas extra puede parecer sencillo si tienes tan solo un par de trabajadores, pero, ¿y si tienes 50 o 100? La tarea de tener todo bajo control se complica. Además, debida a la ley de control horario, esto se ha convertido en algo obligatorio para todas las empresas.

Los mejores aliados para resolver esta situación son sin duda la organización y el uso de las herramientas de control horario más adecuadas para realizar un control de horas extra de manera sencilla.

¿Qué dice la ley sobre el control de las horas extra?

Con la entrada de la nueva ley en España, controlar la entrada y salida de los empleados durante su jornada laboral es totalmente obligatorio. Esta ley precisamente pretende acabar con las horas extras no remuneradas que muchas empresas no declaran y que acaban perjudicando a los trabajadores, que no tienen manera de demostrarlo de manera inequívoca.

En otros países cómo México o Colombia también las empresas también están obligadas no solo a llevar un registro de las horas trabajadas, sino también de las horas extra realizadas por cada trabajador.

Con el registro del horario laboral en marcha, el control de horas extra puede parecer sencillo, pero sigue siendo un dolor de cabeza para las empresas que no utilizan los métodos adecuados. Disponer de todos registros del horario de los trabajadores a veces no es suficiente, sobre todo cuando se tiene un volumen alto de empleados.

Tener un montón de datos de entrada y salida poco organizados puede llegar a ser una auténtica tortura para los empleados de Recursos Humanos cada final de mes, pues tener que contabilizar las horas extras de cada empleado de forma manual es una tarea tediosa y poco efectiva, que puede llevar fácilmente al error humano.

Antes de ver cómo podemos controlar las horas extra de una manera relativamente sencilla, primero vamos a recordar unas cuantas cosas qué debemos tener en cuenta respecto a estas. Por definición, las horas extras son todas aquellas horas que los trabajadores realizan fuera de su jornada laboral y que no están contempladas en su contrato, convenio o acuerdo especial.

Ley sobre el control de horas extra en España

Las horas extras son siempre voluntarias y tan solo se podrán hacer 80 horas al año como máximo, siempre que hablemos de horas pagadas. Debes saber también que no existe un límite para las horas extra que son compensadas con días libres, por lo que esto queda en manos de la empresa y sus trabajadores.

Por otro lado, debemos tener en cuenta algunas de los siguientes requisitos que debemos recordar a la hora de llevar el control de horas extra:

• No se pueden realizar horas extras en horarios nocturnos, salvo imprevistos como urgencias para prevenir o reparar siniestros.
• Los menores de 18 años no pueden realizar horas extras bajo ninguna circunstancia.
• Los trabajadores con contrato parcial tampoco pueden realizar horas extra.
• Tampoco está permitido que hagan horas extraordinarias los trabajadores con contrato formativo.
• Los trabajadores que realizan su jornada laboral en el interior de una mina tienen prohibido realizar horas extraordinarias.
• Las horas extraordinarias se deben compensar con tiempo de descanso o con un pago adicional, que se debe acordar en el contrato o convenio colectivo.

Ley sobre el control de horas extra en México

En México, la ley permite un máximo de 3 horas extras diarias, hasta 3 veces por semana, lo que equivale a un total de 9 horas extras por semana.

Las horas extras se remuneran de la siguiente manera:

• Si se exceden las 9 horas extras permitidas, las horas adicionales se pagan con un recargo del 200%.

• Las primeras 9 horas extras semanales se pagan con un recargo del 100% sobre el salario ordinario.

Ley sobre el control de horas extra en Colombia

En el caso de Colombia, el límite de horas extras es de 2 horas diarias y 12 horas semanales. Las horas extras se remuneran con los siguientes recargos:

• Horas extras diurnas (6:00 a.m. a 9:00 p.m.): recargo del 25% sobre el valor de la hora ordinaria.
• Horas extras nocturnas (9:00 p.m. a 6:00 a.m.): recargo del 75% sobre el valor de la hora ordinaria.

Es importante cumplir con este límite para evitar sanciones y respetar los derechos laborales de los trabajadores.

Cómo se controlan las horas extra

Tal como demanda la ley, el horario de un trabajador debe quedar registrado en algún lugar, ya sea de forma manual, con una hoja de cálculo o con un software de control horario de empleados.

Este registro debe estar cumplimentado de la siguiente forma si la empresa no quiere tener ningún tipo de problema en caso de inspección laboral:

• Dentro del registro debe figurar el horario de cada trabajador de manera clara. Se deben incluir sus turnos de trabajo, sus descansos semanales y los cuadrantes de trabajo.
• También deben quedar registrados los contratos de los trabajadores, de tal forma que se pueda saber cuál es su horario laboral y las horas estipuladas en su contrato. En caso de existir acuerdos especiales, también deberán registrarse.
• Por supuesto, debe haber un registro exacto de la entrada y salida de los trabajadores durante su jornada.
• También se debe incluir un registro de las horas extras, que se pueden calcular fácilmente a partir de todos los datos anteriores, aunque lo ideal sería contar con un software de control de horas extra que lleve el control automáticamente.
• Se deberá indicar cómo se van a compensar las horas extras, si de forma económica o con días libres, y las fechas estimadas de cuándo se van a realizar dichos pagos o descansos de la jornada laboral.

Todo el mundo habla de la jornada de cuatro días. Las empresas dudan si hacer pruebas para comprobar si la productividad empeora, se mantiene o mejora.

Hay que tener en cuenta los cambios contractuales según el modelo implantado (4×10 -> más horas pero menos días, 4×8 – 4×9, menos días y menos horas) y en las horas que trabaja cada empleado y cómo afecta a su sueldo (¿se mantiene o se reduce…? Si te interesa… no dudes en descargar nuestra guía gratuita:

¿Cuál es el mejor método el control de horas extra?

Existen varios métodos para llevar el control de horas extra de forma organizada y sin errores que puedan perjudicar a la empresa o a los trabajadores. Las diferencias de contabilización de horas extraordinarias pueden llevar a las empresas a situaciones difíciles de controlar. El empleado dice una cosa, la empresa otra, y al final, esta diferencia de opiniones puede acabar incluso en los juzgados, en el peor de los casos.

Para que esto no ocurra lo ideal es que utilicemos un método de control de horas extra fiable y lo más automático posible para eludir este tipo de problemas. Lo ideal es que se integre con diferentes métodos para asegurar la recogida de datos en diferentes situaciones.

Registro manual de las horas extra

El registro manual de horas extras está muy anticuado. Es un método muy poco fiable, ya que es muy fácil caer en el error humano. Además, si tenemos un cierto volumen de trabajadores, cualquier desfase de números puede suponer una gran pérdida de tiempo.

Si este es el método que utilizas, te aconsejamos que lo cambies de forma inmediata, ya que tarde o temprano te dará problemas.

Lo mejor es que utilices un software para tener bajo control las horas extras que hagan tus empleados. La automatización del registro del control horario y la conexión con los distintos métodos de fichajes facilitan todas las tareas asociadas a este tema.

Control de horas extra con hojas de cálculo

Este sistema es un poco mejor y puede resultarnos suficiente siempre que no se tenga un número grande de empleados. En internet hay un montón de plantillas de control de horas extra en Excel que puedes utilizar.

Aún así, no es un método infalible, pues volvemos al mismo problema, el trabajador puede llevar unas cuentas y la empresa otras. Con este método sigue siendo fácil cometer un error que descuadre el cálculo de horas extras Además, volumen de trabajo sigue siendo un gran problema.

Registro mediante un software de control de horas extra

Este es sin duda el mejor método que existe en la actualidad. La tecnología de este tipo de programas es capaz de conectarse a máquinas de fichar de cualquier tipo, de esta manera, se guardará todo automáticamente y sin errores, por lo que evitamos cualquier tipo de malentendido o situaciones de difícil resolución.

Los departamentos de recursos humanos tienen un panel muy intuitivo y fácil de manejar donde pueden introducir o consultar todos los datos relacionados con los horarios de los trabajadores. Esto incluye un contador de horas extras por empleado, que se rellena automáticamente según los horarios establecidos.

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Si un trabajador se queda más horas de las previstas en su horario, estas se contabilizarán como horas extra automáticamente y se añadirán a su contador personal.

Más tarde, el personal de recursos humanos puede designar cómo y cuándo se retornará las horas extras acumuladas según el acuerdo al que se haya llegado con el trabajador. Además, se pueden contabilizar distintos tipos de horas extras y su coste: por fin de semana, por viajes, por volumen de trabajo, etc.

Por su parte, el trabajador podrá conocer, mediante el portal del empleado de recursos humanos, cuántas horas extra lleva y cuándo recibirá su compensación. De esta forma, ambos bandos tienen acceso a los mismos datos, por lo que se disminuyen los malentendidos casi al mínimo y se ahorra muchísimo tiempo en todos los aspectos.