Control de horas trabajadas | Por qué es tan importante

La gestión del día a día de las empresas ha cambiado notablemente en los últimos tiempos pero existen ciertos aspectos que siguen siendo tan relevantes para su buen funcionamiento como siempre. El control de horas trabajadas, por ejemplo, es una de las principales preocupaciones de los departamentos de RR. HH. El famoso «control horario de los trabajadores».

De hecho, podría apuntarse incluso que el control de horas de trabajo se ha hecho más necesario que nunca con la entrada de nuevos modelos de gestión de la actividad laboral, así como la creciente popularidad de fórmulas relacionadas con el teletrabajo. Un verdadero desafío logístico para las compañías.

Adaptar correctamente el control de horas trabajadas a las nuevas realidades empresariales no solo contribuye a una gestión más eficiente de los Recursos Humanos sino que puede redundar en mayores niveles de productividad y competitividad.

Qué es el control de horas de trabajo

Por control de horas trabajadas se entiende el conjunto de procedimientos que permiten el registro del horario de los trabajadores. Tradicionalmente, este tipo de herramientas de control horario han tenido dos grandes objetivos. Por un lado, contabilizar la totalidad de horas trabajadas por el empleado, lo cual tiene diferentes efectos, como veremos más adelante.

La otra finalidad, sin embargo, ha quedado un tanto más desfasada en muchas empresas. Se trata del control de horas en el trabajo, esto es, el registro del momento exacto de comienzo y conclusión de la jornada laboral. Los nuevos tipos de jornada, en los que el empleado dispone de mayor flexibilidad en este sentido, restan importancia a esta cuestión, que, en cualquier caso, sigue siendo relevante en muchos modelos de negocio.

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Por qué es importante el control de horas trabajadas

Las empresas necesitan disponer de información precisa sobre las horas de trabajo de cada empleado de cara a tomar diferentes decisiones operativas o administrativas. Además de ello, el control de horas trabajadas es necesario por otros motivos:

Registro de horas extra

Es una de las principales funciones del control de horas de trabajo. Registrar las horas extra que ha trabajado cada empleado ayuda a definir mejor su remuneración, lo cual puede servir, a su vez, como un incentivo para su productividad.

Evaluación del rendimiento gracias al control de horas trabajadas

Cuando se plantea establecer un programa de recompensas por rendimiento, conviene registrar correctamente las horas trabajadas por los empleados. Solo así puede valorarse con precisión cuál ha sido el rendimiento por hora trabajada, al tiempo que se evitan agravios entre la plantilla al disponer de datos objetivos para la evaluación.

Disponibilidad de efectivos con el control de horas trabajadas

El control de horas trabajadas posibilita una mejor gestión de los equipos al valorar el tiempo que cada integrante necesita para acometer sus tareas. De este modo, la empresa puede prever con cierta precisión cuántos efectivos están disponibles para abordar nuevos proyectos.

Cálculo de la rentabilidad y ajustes operativos

De manera similar al aspecto anterior, la compañía también puede calibrar mejor cuáles son sus costes operativos y cómo de rentable es cada empleado al asumir ciertas obligaciones. Con esta información, los managers pueden reajustar las asignaciones de tareas hasta dar con el reparto más óptimo de acuerdo con el rendimiento de cada empleado.

Para facilitarle cada ajuste o modificación, con nuestro organizador de turnos rotativos avanzado podrás crear, copiar o intercambiar horarios para días especiales o descansos a uno o varios usuarios… en unos pocos segundos.

Así siempre tendrás al equipo coordinado y evitarás el solapamiento entre compañeros de equipo al no tener automatizado el cuadrante de trabajo.  Como veis, se pueden asignar y visualizar los turnos de trabajo diarios de cada empleado y así organizar a la perfección la jornada:

Prevención de fraude o malas prácticas

Evidentemente, el control de horas en el trabajo también tiene implicaciones legales. Un empleado puede estar incumpliendo los términos contractuales si el volumen de horas realmente trabajadas no se ajusta a lo previsto.

La detección del absentismo o del fraude en cuanto a la recolección de horas es mucho más sencilla cuando se dispone de una app para llevar control de horas trabajadas.

Mayor cohesión interna y mejora del clima laboral

Como resultado de la prevención de malas prácticas, el clima laboral será mucho más agradable para todos los empleados. Es posible también que ello se traduzca en mayores niveles de cohesión interna, al entenderse que todas las piezas de la estructura laboral de la empresa actúan de manera ética y sin voluntad de perjudicar a sus compañeros.

Adaptación al modelo de control de horas trabajadas de la empresa

Un elemento esencial en cualquier política de gestión de horas trabajadas es la adecuación de esta al modelo de gestión laboral que rige en la empresa. No hay que olvidar que las soluciones operativas no son universales sino que cada compañía presenta unas particularidades que obligan a ajustar sus sistemas de administración de personal en consecuencia.

Aquí se observa nuevamente la ventaja que supone la disponibilidad de aplicaciones para control de horas de trabajo, que ofrecen un amplio margen para personalizar sus funciones y su alcance en base a las necesidades de la empresa. Una compañía en la que la presencia física de los empleados sea relevante para su negocio podrá incidir en la geolocalización.

Otras firmas, en cambio, quizá saquen un mayor partido a la posibilidad de integrar el programa de control de horas trabajadas con el resto de programas que forman parte de su Plan de Transformación Digital. De este modo, la información generada por cualquiera de las aplicaciones puede combinarse fácilmente con la suministrada por otros sistemas de Recursos Humanos. Esto centraliza los datos laborales y agiliza la toma de decisiones.

Adecuación a nuevos modelos de gestión laboral

Es una idea subyacente a todas las cuestiones que hemos abordado. El teletrabajo, las medidas de conciliación laboral y familiar y cualquier otro mecanismo de flexibilidad horaria obligan a las empresas a registrar las horas trabajadas de sus empleados sin que estos estén físicamente presentes en sus instalaciones.

Es ahí donde se prueba la necesidad de aplicaciones para control de horas de trabajo y para gestionar los turnos rotativos de cada departamento. Ten a tu equipo coordinado desde cualquier lugar, monitoriza sus horas trabajadas y notifícales cualquier cambio al instante.

Disminuye los malentendidos y las incidencias horarias con un programa de gestión de turnos que mejora la coordinación. Ten siempre controlado quién trabaja y cuándo.

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Cómo controlar las horas de trabajo

Es posible que muchas empresas se pregunten cómo controlar las horas de trabajo para optimizar al máximo el rendimiento de sus empleados sin tener por ello que destinar más recursos de los estrictamente necesarios para esta función. En realidad, existen dos grandes modelos de control de horas trabajadas que arrojan resultados dispares.

Sistemas convencionales

El control de horas en el trabajo se ha llevado a cabo de múltiples formas pero las hojas de Excel suelen contarse entre los procedimientos más comunes. No es un sistema de control horario necesariamente equivocado pero presenta algunas carencias que pueden provocar incluso problemas operativos para las compañías.

De entrada, los programas convencionales obligan a realizar un seguimiento directo de las jornadas laborales, lo cual supone que otro profesional está obligado a registrar las horas que trabaja un compañero (o a recibir y clasificar la información que este le ofrece). El tratamiento de los datos recopilados también es más engorroso y existe cierto riesgo de dispersión de la información.

Descubre por qué quizá no sea tan buena idea utilizar plantillas de horarios laborales en ESTE ARTÍCULO.

Aplicaciones para control de horas de trabajo

Frente a los inconvenientes anteriores, cada vez son más las empresas que optan por utilizar una app para llevar control de horas trabajadas. Este tipo de programas presentan distintas ventajas, como la posibilidad de adaptar el registro ajornadas presenciales o a distancia; y la mayor autonomía para el empleado (sin que ello implique renunciar al control).

El software de control de horas en el trabajo suprime la necesidad de llevar a cabo un seguimiento directo de las horas trabajadas por el empleado y traslada esta responsabilidad al propio trabajador.

Basta con que este acceda a la app para que las horas efectivamente trabajadas queden registradas de manera automática, distinguiendo, además, entre horas ordinarias y extra.

La app de control horario permite el acceso desde cualquier dispositivo móvil y la empresa puede hacer uso del sistema de fichaje con geolocalización para confirmar la hora y el lugar desde el cual accede el empleado. Además, el control de acceso puede gestionarse desde web, app, kiosco o con acceso biométrico.

A todo lo anterior cabe añadir la posibilidad de enviar alertas o notificaciones, así como un espacio para la solicitud de permisos o la justificación de ausencias. También la gestión laboral se ve reforzada por la implementación de aplicaciones para control de horas de trabajo.

Un software de registro de jornada de estas características posibilita la creación de bolsas de horas, con la posibilidad de que los empleados las intercambien sin necesidad de realizar ajustes adicionales en los registros físicos. También pueden asignarse horas a un proyecto específico, por ejemplo.