El control de tiempo en una empresa | ¿Cómo optimizarlo?

El control de tiempo es un aspecto fundamental que las empresas no pueden dejar de lado. La jornada laboral no es infinita, por lo que cada hora dedicada al trabajo cuenta. Una pérdida significativa en este sentido afectará a la productividad en el trabajo, lo que impactará de lleno en los beneficios que produzca el negocio.

Llevar a cabo un buen control horario pasa por utilizar el sistema de control de tiempo adecuado y optimizarlo de forma continuada. De este modo, se podrá hacer frente a cualquier eventualidad, con agilidad y sin perder demasiado tiempo. Además, esta es una gestión que debe realizarse día a día y que involucra tanto al departamento de Recursos Humanos como a los propios empleados.

Qué es el control de tiempo en el trabajo

El control de tiempo en una empresa es el conjunto de procedimientos destinados a registrar el número de horas trabajadas. Se recoge el momento en el que el empleado llega a su puesto y a la conclusión de la jornada. Así, es posible determinar la extensión de la misma.

En la actualidad, estos controles tienen que adaptarse a la flexibilidad horaria que piden los trabajadores. Además, el teletrabajo exige el uso de sistemas de control de tiempo más precisos, fiables y difíciles de manipular. La plantilla puede ubicarse en diferentes lugares, lo que implica una variación significativa de los horarios que utilicen. 

El control de tiempo laboral, que es supervisado por el departamento de Recursos Humanos, también comprende la gestión de las vacaciones, de las ausencias y permisos, así como el seguimiento del tiempo dedicado a cumplir con los objetivos de los proyectos en marcha.

Importancia del control de tiempo de trabajo

La productividad laboral está directamente afectada por el tiempo de trabajo. Cualquier tarea que se realice necesita una dedicación adecuada. Sean cinco minutos, dos horas o tres días, es importante medir cuánto ha llevado a los profesionales completar sus actividades. Además, al conocer este dato, se puede implementar mejoras con el fin de optimizar la producción y maximizar el resultado final.

Otro aspecto importante tiene que ver con la motivación. Si una persona tuviera un tiempo ilimitado para cumplir una tarea, nunca la finalizaría. Al establecer un límite, el trabajador tiene que organizarse y reducir al mínimo las distracciones. Asimismo, buscará formas nuevas para llevar a cabo su actividad cada vez más rápido.

También contribuye a reducir el estrés laboral. Al establecer un control de tiempo, cada empleado es consciente de que no puede dejar de lado sus responsabilidades. Así, buscará una forma adecuada de gestionar su jornada y organizarla de la forma que más le convenga sin perder eficiencia.

Tipos de sistemas de control de tiempo

El control de tiempo de trabajo puede realizarse utilizando diferentes sistemas de control horario. Algunos van cayendo en desuso frente a soluciones digitales, pero su variedad no deja de ser sustancial. Así, empresas de todos los tamaños tienen varias opciones sobre la mesa para llevar a cabo esta gestión. Estos son los más destacados:

• Sistema tradicional. Se trata del uso de hojas de papel en las que el trabajador realiza el registro de entrada y salida. En la actualidad, es muy engorroso por la cantidad de papel que genera y que es preciso almacenar para cumplir con la legislación vigente.
• Plantilla de control horario en Excel. Es una evolución del anterior y no varía demasiado, más allá de utilizar un ordenador para llevar el registro.
• Máquinas para fichar. Representan una solución mecanizada que ha ido quedando obsoleta con el avance de la digitalización. Utilizaban fichas que se perforaban para marcar el tiempo de trabajo. Aun así, hay diferentes sistemas de fichar en el trabajo que se pueden integrar a soluciones de control horario más modernas y efectivas.

• Lector de tarjetas. Este sistema aún está vigente, es cómodo para el trabajador y no requiere de una infraestructura compleja: basta una estación con lector de radiofrecuencias adaptado a la de las tarjetas.
• Lector biométrico. Destaca por su seguridad y las opciones que ofrece. Ya sea con una huella dactilar o el reconocimiento del iris, el control de trabajadores se hará con precisión y sin posibilidad de fraude.

• Contraseña. Su sencillez a la hora de ponerlo en práctica es su punto fuerte. Basta con una tableta ubicada en una posición estratégica o al acceder a una plataforma digital. 
• Sistema de control de tiempo en la nube. Una de las soluciones más avanzadas. Consiste en un programa de control horario que permite el registro a través de ordenadores ubicados en diferentes puntos, como una oficina o el hogar del trabajador.

Cómo optimizar el control de tiempo en el trabajo

Usar un software de control de tiempo

Una aplicación para controlar el tiempo de trabajo es una de las soluciones más versátiles. Como es el caso del software de control horario de Bizneo HR.

Contribuye a garantizar un sistema flexible, sencillo de aplicar en empresas que apuesten por el teletrabajo, es adaptable y escalable. Además, los datos que recoge son de gran utilidad para tomar decisiones y optimizar la jornada laboral de los diferentes trabajadores.

También garantiza el cumplimiento de la RGPD y almacenando los resúmenes mensuales durante cuatro años, tal y como se estipula en la ley de control de presencia.

Asimismo, se podrá integrar con diferentes dispositivos, como los biométricos, para potenciar sus capacidades. En Bizneo HR te ofrecemos además la posibilidad de extender todas las funcionalidades a versión app de control horario.

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¿En qué se utiliza el tiempo?

Uno de los primeros pasos para optimizar el control es conocer cómo se utiliza el tiempo de trabajo. Esto implica analizar la forma en la que los empleados se enfrentan a sus actividades, la organización que utilizan o los problemas que puedan padecer. Además, se prestará atención al organigrama de la empresa, ya que puede fomentar una mala comunicación que entorpezca el progreso de un proyecto.

Al conocer en qué utilizan su tiempo los trabajadores, se podrán optimizar diferentes aspectos. Por ejemplo, es normal que no calculen bien cuánto tardarán en cumplir una tarea, por lo que es buena idea dejar un margen adecuado.

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¿Qué horas son más productivas?

Tras analizar el uso del tiempo de la plantilla, se determinarán las horas más productivas. En una jornada de ocho horas se estima que solo una y media o dos se dedican a actividades de valor. El resto están destinadas a las comunicaciones, tareas básicas, administrativas o poco útiles.

Con nuestro software de gestión de turnos podrás asignar y visualizar fácilmente desde un mismo panel los turnos de trabajo diarios. Así, podrás ver qué trabajadores estaban en el turno más productivo de la semana o el mes…

Evitar esta pérdida de tiempo o alargar las horas más productivas depende de varios factores. Uno de ellos es la propia estructura de la empresa. Quizás se esté dando demasiadas atribuciones a los trabajadores, por lo que habría que repartir mejor las tareas o contratar nuevo personal si es posible.

También cabe la posibilidad de que los empleados no tengan una idea clara de cuándo son o no productivos. Esto puede solventarse con una formación adecuada en organización y gestión del trabajo.

Eliminar pasos intermedios no productivos

Un proyecto puede estar repleto de tareas o pasos que apenas contribuyan a su desarrollo. Las reuniones son esenciales para coordinar a los equipos o actualizar el estado de los trabajos, pero si son demasiado frecuentes consumirán mucho tiempo. Determinar con exactitud qué está restando productividad ayudará a mejorar el resultado final.

La objetividad es clave para descubrir estos pasos o ladrones de tiempo que no aportan poco o nada. Incluso responder a alta cantidad de correos electrónicos es suficiente para perder el tiempo.