Cuando se habla de control de empleados o de control de trabajadores, todavía resulta habitual pensar en diferentes sistemas de supervisión de la plantilla que, esencialmente, monitorizan todos sus movimientos.
Semejante visión implica poco menos que la empresa no se fía de sus empleados y necesita observarlos en todo momento.
En realidad, los sistemas de control horario son más bien una ayuda para que los profesionales optimicen al máximo su tiempo de trabajo, mejoren su rendimiento y, consecuentemente, alcancen mayores niveles de satisfacción. Paralelamente, la empresa gana en competitividad y eficiencia sin necesidad de destinar grandes recursos a esta cuestión.
Como en tantos otros apartados de la gestión laboral, la introducción de herramientas de gestión de empleados puede agilizar la transición desde un rígido modelo de control de trabajadores tradicional hasta un nuevo paradigma basado en un software de supervisión de empleados.
Tabla de contenidos
En qué consiste el control de trabajadores
En líneas generales, entendemos por control de trabajadores el conjunto de mecanismos de supervisión y/o registro de la jornada laboral que una empresa aplica sobre su plantilla. El objetivo de estas actuaciones es comprobar si los empleados realizan un eficiente control de su tiempo de trabajo.
Estos procedimientos no implican en modo alguno la intrusión permanente de la empresa en la actividad de los trabajadores. De hecho, una de las claves de los sistemas de control trabajadores modernos radica precisamente en la concesión de una amplia autonomía a la plantilla. De este modo, los más interesados en mejorar su productividad laboral son los propios empleados.
Los apartados más comunes en cualquier sistema de control de empleados son el control de las horas trabajadas y el registro de las tareas concretas que se han realizado en cada jornada. Este último aspecto se centra fundamentalmente en la actividad digital del empleado.
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¿Por qué es importante el control de empleados?
El control trabajadores no tiene un carácter punitivo sino que busca que cada profesional alcance su nivel óptimo de rendimiento. Bajo esta perspectiva, cualquier programa para control de empleados resulta relevante para la actividad de la empresa por diferentes motivos.
Superación de objetivos
La supervisión del trabajo de los empleados ayuda a alcanzar los objetivos comerciales y/o empresariales previstos. Se evita la relajación de la plantilla y se anima a los trabajadores a hacer un uso más eficiente de su tiempo.
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Control de trabajadores para el cumplimiento de plazos
Cuando el empleado sabe que la empresa va a registrar sus horas de trabajo y va a observar el trabajo que realiza, está mucho más motivado para cumplir los timings acordados. Así, el riesgo de entregar tareas fuera de plazo se reduce significativamente. Esto resulta esencial en la gestión de equipos de trabajo, por ejemplo.
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Control de empleados para evaluar con objetividad
Los datos obtenidos a través de un software control empleados posibilitan una evaluación más objetiva del rendimiento laboral. También facilita la elaboración de feedbacks que ayuden al empleado a mejorar su desempeño.
Incentivos para mejorar
Enlazando con lo anterior, cuando el empleado sabe que su trabajo no va a pasar desapercibido, cuenta con más alicientes para aumentar su rendimiento. También se preocupa en mayor medida por ser más productivo y reforzar sus competencias profesionales.
Formación continua
La información recopilada sobre el rendimiento del empleado en línea ayuda a detectar con mayor precisión cuáles son sus principales carencias formativas. En base a ello, el profesional puede reforzar los conocimientos o habilidades que más le interesan en cada momento. Así se incentiva la formación continua.
Gestión más eficiente de los recursos propios
Como idea general en cualquier modelo de control trabajadores, las empresas que implementan sistemas efectivos hacen un uso más eficiente de sus recursos técnicos y humanos. Nuevamente, la digitalización ayuda a cubrir una necesidad operativa y libera recursos para acometer otras tareas de mayor valor agregado.
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Control de trabajadores y legalidad: aspectos a tener en cuenta
La monitorización de la actividad de los empleados no debería presentar un carácter invasivo en lo que respecta a su privacidad y sus datos estrictamente personales. Por ello, la empresa debe respetar en todo momento las normativas vigentes en este sentido. En caso contrario, el control trabajadores podría volverse en su contra.
Aunque la legislación en materia de protección de datos y confidencialidad de los trabajadores está adaptándose actualmente a las nuevas realidades laborales como el teletrabajo, el Estatuto de los Trabajadores ofrece las indicaciones básicas a seguir. En concreto, los artículos 18, 20.3 y 34.5 facultan a la empresa para supervisar el trabajo sus empleados pero respetando “la dignidad e intimidad del trabajador”.
Cómo gestionar el control de empleados en la empresa
Con el objetivo de beneficiarse de las ventajas anteriormente descritas y respetando siempre el marco legal vigente, las empresas tienen a su disposición varias estrategias para el control de empleados.
Pero antes, hay que tener en cuenta que cada rol de una empresa tiene sus preocupaciones, tareas y obligaciones. Hemos desarrollado una guía que explica el impacto de un software de RR. HH. en cada puesto de trabajo con ilustraciones muy llamativas. Es decir, cómo soluciona los principales problemas del día a día y cómo le ayuda a rendir más en su perfil profesional.
Las limitaciones de los modelos tradicionales
El control trabajadores tradicional implicaba el registro manual de las horas trabajadas (bien por parte del supervisor, bien delegando esta tarea en el empleado). Lo mismo sucedía con el control de las horas de inicio y finalización de la jornada.
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Más ineficiente resultaba todavía la supervisión del trabajo realizado. Para cubrir esta tarea y tener un control del trabajo era preceptivo preguntar directamente al empleado o recibir un resumen de este. Ello obligaba al trabajador a dedicar más tiempo a recopilar sus progresos y al mánager a ocuparse de analizar y clasificar la información recibida.
Además de promover conductas como la del micromanagement, esta filosofía también implica mayores facilidades para el fraude o el riesgo de dispersión de datos.
Registro efectivo de las horas trabajadas, de los horarios previstos y de la actividad realizada
La puesta en marcha de un software de supervisión de empleados automatiza todas las tareas correspondientes al control trabajadores. Tanto las horas trabajadas como los horarios preestablecidos quedan debidamente registrados sin necesidad de que ninguna de las partes realice una acción adicional.
El software de control horario simplifica al máximo esta función y resulta compatible con cualquier dispositivo que el empleado utilice para realizar sus tareas. Toda la información generada está a disposición de los managers, que disfrutan de un acceso centralizado a los datos y pueden combinarlos con otras herramientas de Recursos Humanos.
Otro aspecto a tener en cuenta es la posibilidad de disponer de informes legalmente vinculantes sobre las horas trabajadas o el cumplimiento de los horarios por parte de un empleado. Esto aporta tranquilidad jurídica a todas las partes y previene cualquier tentativa de fraude, con el consiguiente impacto positivo en el clima laboral y el compromiso de los trabajadores.
Medición y evaluación del rendimiento
Junto con el registro efectivo de las horas trabajadas y de la actividad realizada por el empleado, las empresas también necesitan procesar toda esa información para proceder a su evaluación. La medición del rendimiento laboral solo será eficaz si es objetiva, precisa y global.
El software de evaluación del desempeño es una herramienta de evaluación del desempeño con múltiples posibilidades para la ponderación del rendimiento laboral y que se ajusta a las características de cada empresa o, incluso, de cada departamento. El empleado conoce con antelación los indicadores de desempeño que van a definir su rendimiento y se garantiza que no se aplique ningún sesgo en su evaluación.
Claridad, transparencia y confianza en el empleado
Los dos sistemas digitales anteriores pueden integrarse sin problemas en cualquier Plan de Transformación digital al ser compatibles con muchos otros programas de Recursos Humanos. Con ellos, el control de empleados resulta más efectivo y, al mismo tiempo, no genera entre la plantilla la sensación de que la empresa desconfía de su profesionalidad.
Más bien sucede todo lo contrario. El uso de un software que automatiza las funciones de control trabajadores y ofrece información objetiva sobre su rendimiento aporta claridad en el día a día de los empleados. Ellos mismos son conscientes de si están o no cumpliendo sus obligaciones y, lo que es más importante, descubre cómo pueden crecer profesionalmente por sus propios medios.
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