Cronómetro para fichar y registrar horas en el trabajo | Bizneo HR

Con la aprobación de la ley de control horario, vigente desde 2019, las empresas están obligadas a registrar la jornada laboral de todos sus empleados. Entre las distintas opciones disponibles, el cronómetro para fichar en el trabajo es una de las más útiles y sencillas, ya que permite a los empleados registrar sus horas de entrada y salida de manera precisa y práctica.

Sin embargo, antes de implementar este método de registro de jornada, es necesario asegurarse de que estamos empleando una herramienta de control horario realmente efectiva.

Esta no solo debe ser útil para los empleados, sino que también debe integrarse adecuadamente con el sistema de gestión de recursos humanos, así como cumplir con las distintas normativas o cubrir las diferentes casuísticas que pueden ocurrir durante la jornada laboral.

Cronómetro como método de registro de la jornada | Qué es

Un cronómetro para fichar en el trabajo es un método de registro de la jornada que permite a los empleados registrar sus horas de entrada y salida mediante el uso de una herramienta digital. Al igual que un cronómetro tradicional, incluye controles que permiten iniciar, pausar, reanudar y finalizar el registro del tiempo transcurrido, permitiendo así contabilizar las horas de trabajo realizadas fácilmente.

El objetivo de este es cumplir con la ley de control horario (Real Decreto-Ley 8/2019), con las obligaciones horarias establecidas por contrato de cada empleado y facilitar el seguimiento y la gestión del tiempo trabajado al equipo de recursos humanos, managers y otras partes interesadas.

Esta herramienta puede ser una aplicación móvil o un software accesible desde un PC. Los datos horarios de los empleados se deben almacenar de forma segura y automática para que puedan ser consultados en cualquier momento. Además, algunos sistemas permiten generar informes detallados y personalizables, facilitando así la auditoría y el análisis de la productividad.

Cómo se utiliza el cronómetro para fichar en el trabajo

Usar un cronómetro para registrar las horas trabajadas es una manera muy sencilla de cumplir con la ley de control horario, sobre todo si está integrado en un software de control horario incluido en una suite de RR. HH.

Los empleados pueden acceder a esta herramienta desde su móvil u ordenador, iniciando la jornada en tan solo un clic. También puede registrar los descansos, finalizar la jornada, y gestionar cualquier pausa intermedia que se realice durante el día. De esta manera, se obtiene un registro preciso y detallado de las horas trabajadas por cada empleado.

Cualquier acción realizada, ya sea poner en marcha, pausar, reanudar o finalizar, queda registrada automáticamente en el sistema. Esto no solo asegura la precisión del registro, sino que también reduce la posibilidad de errores manuales. Además, los empleados pueden revisar sus propios registros para asegurarse de que todo esté correcto.

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¿Cómo configurar un cronómetro para fichar en el trabajo?

Por parte del equipo de recursos humanos, estos deben implementar el cronómetro como método de registro de horas. La forma más sencilla de hacerlo es mediante un sistema de control horario que incluya esta funcionalidad, pues métodos más manuales como el uso de hojas de Excel para el control horario son propensas a errores y pueden incumplir con las normativas de seguridad de datos.

Para habilitar este método de fichaje es necesario tener en cuenta múltiples opciones, y es que no solo de poner en marcha y finalizar la jornada de trabajo se trata. Por ejemplo, este método puede estar solo habilitado en ciertos departamentos o condiciones de trabajo, como puede ser el teletrabajo o al fichar en ciertas ubicaciones geográficas. Es importante seleccionar una herramienta que ofrezca todas las opciones que necesitas.

También debe implementar otras funciones, como por ejemplo la capacidad de registrar horas extra, gestionar diferentes tipos de pausas y permitir la corrección de registros en caso de errores. O disponer de control de roles y permisos para apagar cronómetros o crear diferentes reglas y configuraciones de control horario.

En definitiva, un buen cronómetro para fichar en el trabajo de ofrecer la posibilidad de personalizar todo lo que se refiere a la jornada laboral de los empleados.

La configuración de todas estas opciones debe ser además intuitiva y sencilla, permitiendo que el departamento de RR. HH. pueda manejar la herramienta sin complicaciones. Además, es esencial que el cronómetro se actualice regularmente para adaptarse a cambios en la legislación y necesidades específicas de la empresa.

Ventajas de usar el cronómetro para registrar las horas trabajadas

Implementar un cronómetro para el registro horario ofrece múltiples beneficios tanto para los empleados como para la empresa. Entre las ventajas más destacadas se encuentran:

Precisión en el registro del tiempo

Se trata de una herramienta muy fácil de usar que permite registrar el tiempo de trabajo con muchísima precisión. Los empleados, una vez la incorporan como método de fichaje, pueden asegurarse de que sus horas de trabajo se registren de manera exacta y sin errores. La automatización del proceso reduce significativamente la posibilidad de errores humanos y garantiza el cumplimiento de la normativa.

Por otro lado, y en caso de error o de olvido del fichaje por parte del empleado, permite solicitar la modificación de los registros fácilmente. Además, el cronómetro se detiene automáticamente y envía una notificación al empleado al cumplir la cantidad de horas previstas, evitando un conteo de horas extras no pertinente. Se puede volver a encender manualmente para contabilizar horas extras.

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Gestionar descansos

La ley de control horario también exige que se registren los descansos, y un cronómetro puede facilitar esta tarea. Los empleados pueden pausar el cronómetro durante sus descansos y reanudarlo al volver, manteniendo un registro preciso del tiempo activo. Incluso es posible configurar los diferentes descansos previstos durante la jornada laboral, seleccionando el tipo de pausa correspondiente en cada momento.

Esto permite un seguimiento exhaustivo y detallado de las horas efectivas trabajadas y las pausas realizadas, cumpliendo con la normativa y mejorando la gestión del tiempo.

Notificaciones tras utilizar el cronómetro para fichar

Se puede configurar el cronómetro para registrar las horas trabajadas de tal forma que, si el empleado se olvida de iniciar o detener el registro, recibirá una notificación recordatoria.

Esto asegura que los registros sean lo más precisos posible y minimiza la posibilidad de errores u olvidos, evitando así que, a largo plazo, no se cumpla con la normativa. Además, las notificaciones pueden personalizarse para adaptarse a las necesidades específicas de cada departamento o empleado.

Políticas personalizadas

Cada empresa tiene sus particularidades y necesidades específicas, por lo que un cronómetro eficaz debe permitir la implementación de políticas personalizadas.

Esto incluye la gestión de horarios flexibles, diferentes tipos de jornadas laborales o ubicaciones y reglas específicas para horas extras y pausas. Incluso se puede configurar de manera granular por área de trabajo, departamento, centro de trabajo o empleado, abarcando todo el organigrama de la empresa.

Se pueden configurar todas las reglas y configuraciones necesarias para adaptarse a las necesidades particulares de cada empresa y asegurar el cumplimiento de las normas internas y externas.

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Control de horas extra

Un cronómetro laboral también facilita el control y registro de las horas extra trabajadas por los empleados. Estas horas adicionales se pueden contabilizar de manera precisa, gracias a distintas opciones. Por ejemplo, es posible limitar el registro de horas fuera de la jornada laboral, la cual se puede personalizar por empleado, teniendo en cuenta además la flexibilidad horaria y tiempos de cortesía.

También es posible limitar la posibilidad de hacer horas extras mediante el límite de fichaje después de la jornada laboral. Por ejemplo, si un empleado no está autorizado para realizar horas extras, el sistema puede bloquear el cronómetro una vez cumplida su jornada y viceversa, permitiendo el registro solo en casos autorizados previamente. La integración de todos estos registros con el sistema de nóminas permite automatizar la contabilidad de horas extras.

Informes detallados post uso del cronómetro para registrar la jornada

Un cronómetro para fichar en el trabajo también ofrece la ventaja de generar informes detallados sobre las horas trabajadas, descansos y horas extras de toda la plantilla. Estos informes pueden personalizarse según las necesidades de cada empresa, facilitando el análisis de productividad, la gestión de costes y la toma de decisiones.

Además, estos informes permiten a los departamentos de recursos humanos y de gestión tener una visión clara y completa del cumplimiento horario y de la distribución del tiempo de trabajo, lo cual es esencial para la planificación y la mejora continua de los procesos laborales.

Cumplimiento normativo del cronómetro para fichar

Dada las actuales exigencias legales, el uso de un cronómetro para fichar en el trabajo asegura que la empresa cumple con la normativa vigente. Esto no solo evita posibles sanciones, sino que también promueve una cultura de transparencia y responsabilidad entre los empleados. La empresa está siempre preparada para cualquier inspección y auditoria.

Productividad

Asimismo, un cronómetro para fichar mejora la productividad de todas las partes:

• Los empleados no tienen que preocuparse por llevar un registro manual de sus horas, lo que les permite centrarse más en sus tareas.
• Los managers y dirección reducen el tiempo dedicado a aprobar y controlar las horas e incidencias derivadas.
• Y el departamento de recursos humanos puede gestionar y analizar más rápidamente los registros de tiempo.

La automatización de estos procesos también permite identificar y corregir cualquier irregularidad en tiempo real, asegurando una gestión eficiente y precisa del tiempo de trabajo.

Uso del cronómetro para el control del horario en el teletrabajo

Un caso que merece su propia mención aparte es el uso del cronómetro para el control del horario en el teletrabajo. En este contexto, la precisión y la flexibilidad del cronómetro son aún más cruciales, ya que permite a los empleados gestionar su tiempo de manera autónoma mientras cumplen con sus obligaciones laborales desde casa.

La funcionalidad es principalmente la misma, pero en los registros de control horario es necesario marcar claramente las ubicaciones de trabajo. Esto permite diferenciar entre las horas trabajadas en oficina y las realizadas en teletrabajo, cumpliendo con las políticas de la empresa y las normativas vigentes.

Solo los trabajadores autorizados a trabajar desde casa deben tener la opción de marcar sus horas mediante el cronómetro en esta modalidad, por lo que es necesario disponer de un software que ofrezca personalización granular. De lo contrario, será demasiado sencillo caer en errores y discrepancias en los registros.

Al iniciar la jornada laboral en el cronometro, los empleados autorizados podrán seleccionar si están realizando sus horas de trabajo desde casa o desde la oficina. Además, en los registros, es posible confirmar si el este se ha realizado correctamente, y en caso contrario, modificarlos manualmente o solicitar a un responsable que realice los cambios necesarios.

Esto permite que los registros sean precisos y reflejen fielmente la modalidad de trabajo del empleado, facilitando la gestión y el cumplimiento normativo.

Además, teniendo en cuenta la flexibilidad horaria o las dificultades para conciliar, este método facilita la desconexión y mejora la salud de los trabajadores, aumentando así también su felicidad y productividad.