Cómo actuar ante una denuncia a Inspección de Trabajo

Saber cómo actuar ante una denuncia a Inspección de Trabajo no resulta fácil. Sin embargo, conocer al dedillo la normativa puede ayudarnos a sentirnos más tranquilos. Dicho lo cual, la Ley Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social 23/2015, de 21 de julio vela para que las empresas cumplan con todo lo relativo a la Prevención de Riesgos Laborales.

Es fundamental que las compañías sepan que no pueden negarse a que un inspector realice la revisión en su centro de trabajo. De hecho, en el último informe elaborado por la Inspección de Trabajo, en el año 2.014, queda reflejado que realizaron más de 560.000 análisis en empresas de toda España.

Qué es una Inspección de Trabajo

Una inspección de trabajo es un procedimiento rutinario que llevan a cabo los inspectores de la Seguridad Social para corroborar que la empresa cumple con las normas laborales tanto en la ejecución de los contratos como en las condiciones negociadas con sus trabajadores.

El procedimiento consiste en que uno o varios funcionarios se presentan en el lugar de trabajo, sin necesidad de haber avisado previamente (esto se agrava cuando hay una denuncia a Inspección de Trabajo), y durante el tiempo que estimen necesario, proceden a evaluar las condiciones de trabajo.

La normativa que rige estas inspecciones de trabajo es la ley 23/2015 Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social que dice textualmente que: “la inspección se puede dirigir a cualquier persona física y jurídica, públicas o privadas, comunidades de bienes u otras entidades sin personalidad jurídica a fin de que cumplan la normativa laboral en vigor”.

Motivos por los que puede realizarse una inspección de trabajo

Existen diferentes motivos por los que puede realizarse una inspección de trabajo. Los más habituales son:

Denuncia a Inspección de Trabajo de un empleado

Una de las razones más habituales de que una entidad recibe una inspección de trabajo es que algún miembro de su plantilla, un ex trabajador o cualquier otra persona que tenga problemas con la empresa denuncie algún tipo de incumplimiento relacionado con la prevención de riesgos laborales. En este supuesto, el inspector de trabajo se pondrá en contacto con la compañía para solicitarle la documentación pertinente y fijar una cita con el objetivo de comprobar si existe alguna anomalía o no.

Apertura de una empresa

Solicitar cualquier tipo de trámite administrativo (como una licencia de obra o un permiso) para abrir un nuevo negocio puede conllevar una inspección rutinaria. Es la más sencilla porque lo más habitual es que soliciten por escrito la documentación acreditativa de que todo está correcto. Si la empresa envía los papeles en tiempo y forma, el inspector no visitará el centro de trabajo.

Tras un accidente laboral

Cuando se produce un accidente en el que están implicados varios empleados o si es mortal, el inspector acudirá al lugar de trabajo donde se produjo el accidente para evaluar in situ las condiciones laborales y posteriormente citará al empresario en su despacho para que presente la documentación pertinente. Si el accidente es in itinere no es habitual que se produzca una inspección.

Inspección laboral de oficio

La propia administración puede decidir realizar una inspección a una determinada empresa. En este caso elegirán cómo prefieren actuar, es decir, si requieren directamente al empresario, a los trabajadores y a los técnicos de prevención a la oficina del inspector o si es este último el que se desplaza para visitar las instalaciones.

Solicitado por otras Administraciones Públicas

La administración competente de cada Comunidad Autónoma puede exigir una inspección de trabajo si lo considera necesario.

Campañas aleatorias

Son inspecciones de trabajo que no vienen motivadas por ninguna denuncia, sino que son rutinarias. La inspección de trabajo elige a las empresas que realizará el control en función de las orientaciones que le ofrezca el Ministerio de Trabajo sobre un determinado colectivo en concreto, por ejemplo. Estas campañas aleatorias suelen realizarse por tres causas:

1. Colectivos que trabajan con determinados riesgos para su salud como son por ejemplo los encargados de las mudanzas o las campañas de uso de percloroetileno en tintorerías. Como vemos son muy específicos.
2. Colectivos que trabajan con maquinaria peligrosa como los empleados de la construcción.
3. Colectivos que trabajan por temporadas, es decir, por picos de trabajo como puede ser el sector hostelero. Las inspecciones se destinan a comprobar que los empleados están dados de alta y por lo tanto protegidos ante cualquier accidente laboral.

Dudas tras una denuncia a Inspección de Trabajo

¿Ha interpuesto alguien una denuncia a Inspección de Trabajo?

Los inspectores de trabajo no pueden revelar esta información porque las denuncias son confidenciales. No siempre que realicen una inspección se deberá a una denuncia a Inspección de Trabajo, sino que también puede ser un procedimiento rutinario.

¿El inspector puede presentarse sin avisar?

Efectivamente. Los inspectores tampoco están obligados a avisar de que acudirán al centro de trabajo y la empresa no se puede negar a que lleven a cabo la inspección. De hecho, si se le prohíbe la entrada podrá llamar a la policía y que sean ellos los que le ayuden a entrar. 

Concretamente la Ley 42/1997 de 14 de noviembre establece que “los Inspectores tienen autoridad pública y pueden “entrar libremente en cualquier momento y sin previo aviso en todo centro de trabajo, establecimiento o lugar sujeto a inspección y a permanecer en el mismo. Si el centro sometido a inspección coincidiese con el domicilio de la persona física afectada, deberían obtener su expreso consentimiento o, en su defecto, la oportuna autorización judicial.”

¿El inspector tiene la obligación de identificarse?

Puede hacerlo una vez que ya haya preguntado a los trabajadores la información necesaria para que el empresario no intente esconder algún tipo de infracción relacionada con las condiciones laborales de los trabajadores, sus horarios, etcétera. 

¿Qué documentación puede requerir el inspector?

Cualquier informe o documento relacionado con la actividad económica y laboral de la compañía. Es decir, puede solicitar los contratos de los trabajadores, la acreditación de la realización del curso de prevención de riesgos laborales, el registro de control horario, las nóminas, etcétera. 

Si en ese momento el responsable de la empresa no dispone de todos los papeles solicitados le darán un plazo de entre 10 y 15 días para presentarlos. Si no lo hiciera sería sancionado.

¿Qué ocurre si no estoy de acuerdo con lo que el inspector de trabajo ha recogido en el Acta de Infracción?

Los inspectores tienen presunción de veracidad, es decir, en ese caso le corresponderá al empresario demostrar que lo que se refleja en el Acta no es correcto.

Si han sancionado a mi empresa, ¿qué puede suceder?

1. Si el inspector considera que el dueño de la compañía o los responsables pueden destruir pruebas podrá establecer medidas cautelares.
2. Puede que simplemente el inspector compruebe que la empresa ha cometido alguna infracción y levanteun acta que refleje las deficiencias. La Inspección de Trabajo propondrá una sanción ante las autoridades competentes y la empresa podrá hacer las alegaciones que estime oportunas para que teniendo en cuenta a ambas partes sea el juez el que determine una decisión.
3. Si la entidad no coge la notificación o no le llega al dueño porque no tiene actualizado el domicilio de entrega de notificaciones, el proceso seguirá su curso e igualmente el juez tomará una decisión, pero sin escuchar a la parte con la que no han podido contactar.

Cómo actuar ante una denuncia a Inspección de Trabajo

Hay determinadas actitudes que deben cuidarse cuando un inspector de trabajo visita nuestra empresa:

1. No podemos prohibir la entrada a la empresa al inspector de trabajo ya que actúa en representación de la ley y por lo tanto es una autoridad.
2. Ser cooperativos y mostrar una buena actitud facilitando toda la información solicitada que podamos.
3. Facilitar la realización de fotografías: porque es parte de su trabajo para acreditar las deficiencias o la correcta instalación.
4. Los inspectores acreditarán la visita de manera electrónica. Antes de 2015 se firmaban libros de visita en las empresas.
5. El empresario debe darle los datos de los trabajadores (horario, fecha de alta, contrato, etcétera) que se encuentran en su puesto de trabajo en el momento de la inspección, si así lo solicitara el funcionario.
6. El inspector notificará en un plazo de 10 días la resolución con los fallos encontrados. Esta notificación se enviará de manera certificada a la empresa en un plazo máximo de 9 meses a contar desde el día de la visita. Una vez recibida esta carta si la entidad no está de acuerdo con el contenido del acta tiene 15 días hábiles para recurrirlo presentando alegaciones que justifiquen sus afirmaciones.
7. Si las infracciones marcadas por el inspector son deficiencias encontradas en el puesto de trabajo hay que ceñirse al margen que dé para subsanarlas y evitar así consecuencias mayores.

Cómo prevenir una denuncia a Inspección de Trabajo

En muchas ocasiones las empresas no pueden evitar que la Inspección de Trabajo les realice una visita; pero en los casos en los que viene motivada por una denuncia sí.  Sigue estos consejos y podrás prevenirla:

• Respeta a los trabajadores.
• Sé justo con todos los empleados.
• No actúes al margen de la ley en materia de seguridad porque está en juego la vida del personal.
• Fomenta la comunicación bidireccional para que antes de denunciar alguna deficiencia la pongan en conocimiento de los responsables y se pueda subsanar.
• Atiende las peticiones de tus empleados.

Herramientas para prevenir una denuncia de inspección de trabajo

Existen herramientas para facilitar las tareas burocráticas de la empresa y prevenir una denuncia de inspección de trabajo. Las principales que Bizneo HR pone a tu alcance son:

Un software de canal de denuncias:

Software de RR. HH. con canal de denuncias – éticoEnvíos anónimos para empleados + tramitación sencilla para la empresa.

• Software de gestión documental que sirve para almacenar correctamente toda la información que maneja la empresa. Este software permite:

• Ahorrar tiempo y dinero porque al digitalizar toda la información es más sencillo realizar búsquedas concretas sin implicar a varios empleados.
• Conservar datos personales de una manera más segura cumpliendo así con la normativa legal sobre la protección de datos de la Unión Europea.
• Intercambiar documentos de una forma más ágil y saber si se han recibido o no y si han abierto los correos que contienen dicha información.
• Mejora la productividad de la empresa.

Contar con este software de gestión documental es fundamental porque teniendo controlada toda la información de la empresa y llevando todo al día evitaremos sufrir una denuncia si un inspector de trabajo visita nuestras oficinas.  

• El software de control horario es la otra herramienta que le permite a las compañías prevenir una denuncia de la inspección de trabajo porque simplifica la nueva tarea que tienen todas las empresas que consiste en cumplir con la nueva ley de control horario que exige que se efectúen las jornadas laborales recogidas en los contratos laborales.

Este programa informático de Bizneo HR además de plasmar a diario las horas de entrada y salida de sus trabajadores también controla el número de horas extraordinarias realizadas por cada empleado para planificar el gasto adicional que supondrá y para cumplir con la legalidad.