Los departamentos de una empresa se reparten las responsabilidades, si bien algunas áreas de Recursos Humanos asumen un papel más destacado que otras.
“Uno para todos, todos para uno”. A buen seguro, más de un lector habrá reconocido en esta expresión una de las frases más emblemáticas de la obra de Alejandro Dumas, Los tres mosqueteros.
El sentido de esta declaración no es otro que recordar la importancia que todos los integrantes de un equipo tienen en la consecución de los objetivos previstos.
Tabla de contenidos
La importancia de estructurar correctamente los departamentos de una empresa
Cuando un negocio crece, siempre surge la duda de cuántos departamentos son necesarios para asumir toda la carga de trabajo y qué funciones debe desempeñar cada uno de ellos.
Aunque no existe una respuesta universal a esta pregunta tan recurrente, la principal recomendación es que la empresa debe estructurarse de tal manera que su operatividad no se resienta por la mala gestión de sus funciones básicas.
En las empresas del s. XXI, los departamentos presentan un carácter mucho más flexible, fruto de los constantes cambios en los entornos de negocio. También muestran una vocación transversal, de tal manera que la colaboración entre estos es más estrecha que nunca.
Esto no significa, por supuesto, que sus funciones se solapen o que existan tareas duplicadas. Ahí radica la importancia de estructurar debidamente el organigrama de una empresa para optimizar el trabajo de cada departamento.
Los departamentos pueden servirse de diferentes herramientas digitales para conseguir una óptima colaboración entre las diferentes áreas. Un portal del mánager y del empleado facilita la comunicación entre los responsables de los equipos y el resto de integrantes pero también puede servir para coordinar las tareas de los departamentos.
El historial de actividades de cada empleado puede consultarse de manera centralizada, al tiempo que los managers pueden comprobar quiénes se ocupan de una determinada tarea en ese momento. Así, se evitan solapamientos y se genera un registro de fácil acceso con toda la información sobre la actividad de la empresa.
Cada rol de una empresa tiene sus preocupaciones, tareas y obligaciones. Hemos desarrollado una guía que explica el impacto de un software de RR. HH. en cada puesto de trabajo con ilustraciones muy llamativas. Es decir, cómo soluciona los principales problemas del día a día y cómo le ayuda a rendir más en su perfil profesional.
Cómo organizar los departamentos de una empresa
Cada departamento asume una parcela de la actividad de la compañía. Evidentemente, cuanto mayor sea el volumen de negocio, mayor será la necesidad de ampliar los departamentos o, incluso, de contar con más áreas especializadas.
Por consiguiente, el primer aspecto que conviene respetar es que la estructura operativa de la empresa debe evolucionar en consonancia con el negocio. Ni puede sobredimensionarse antes de tiempo ni puede verse superada por las circunstancias.
De cara a organizar la actividad de los departamentos en una empresa, es necesario definir los objetivos que debe alcanzar cada uno de ellos. También conviene distribuir los recursos humanos, materiales y económicos de manera estratégica, atendiendo al interés que cada área de la empresa tiene en un momento determinado. Posteriormente, resulta necesario concretar cuáles son los puestos de trabajo más acordes para cada departamento.
La gestión de todas estas variables puede resultar problemática para la dirección de la empresa, sobre todo cuando esta presenta ya un tamaño considerable. El software de organigramas facilita estas tareas gracias a un diseño altamente visual y que permite dimensionar mejor el tamaño de la organización y las funciones de cada departamento.
También se muestran las relaciones entre cada área de la actividad de la compañía y las funciones de cada puesto de trabajo, así como los profesionales que las desempeñan en ese momento. Toda esta base de datos se mantiene permanentemente actualizada y agiliza, por tanto, la toma de decisiones.
Si tienes una empresa de menos de 20 personas, te puede ser útil nuestra plantilla para generar un organigrama básico, la cual puedes descargar a continuación:
Departamentos de una empresa clave para el negocio
Como ya hemos visto, las compañías pueden tener tantos departamentos como así lo exija su volumen de negocio o el tipo de actividad que realiza. En cualquier caso, algunas áreas resultan más sensibles que otras, por lo que conviene prestarles una atención especial.
Marketing
El departamento de marketing es el responsable de aumentar las ventas de la empresa y mejorar la atención al cliente. Entre sus principales funciones destaca el análisis o investigación del mercado, a fin de constatar cualquier cambio que pueda afectar a los resultados de la empresa o del que esta pueda beneficiarse.
De hecho, los mejores departamentos de marketing son aquellos que consiguen, incluso, anticiparse a dichos cambios, lo cual se traduce en ventajas competitivas para la compañía.
Son igualmente responsabilidad del departamento de marketing la gestión integral de todo lo relacionado con la mercadotecnia (estrategias encaminadas a mejorar la comercialización de un producto o servicio).
Es por ello que las funciones de este departamento suelen vincularse con la publicidad, si bien se ocupa de otras sensibles cuestiones como el diseño de los puntos de venta y/o canales de distribución o la gestión de la comunicación.
Otro tanto sucede con las labores de distribución y logística (aunque en algunas firmas estas tareas competen al departamento comercial).
El departamento de marketing trabaja habitualmente con una notable planificación temporal; así, establece objetivos a corto, medio y largo plazo.
Sobre esta hoja de ruta se van realizando las posibles modificaciones fruto de los cambios en el mercado o de los resultados obtenidos hasta el momento. Estas últimas tareas formarían parte del seguimiento del plan estratégico.
Departamentos de una empresa: Comercial
El departamento comercial guarda una estrecha relación con el de marketing, de ahí que en algunas empresas constituyan una única área. No obstante, el área comercial se ocupa de cuestiones que van más allá de las planteadas por el departamento de marketing.
De hecho, se encarga de poner en práctica las estrategias y el calendario de actuaciones que han creado los responsables de marketing. Todo ello sin olvidarse de la supervisión del stock disponible.
La principal tarea de esta área de la empresa es la administración de las ventas, si bien ocasionalmente también se ocupa del servicio postventa (depende de la estructura organizativa de la compañía).
De acuerdo con algunas visiones teóricas, el departamento comercial ha de conseguir que el producto o el servicio que ofrece la empresa aporte el mayor valor posible al consumidor. Es una de las áreas más directamente relacionadas con los resultados del negocio, persiguiendo el mejor horizonte de rentabilidad posible.
También es responsabilidad del departamento comercial definir los incentivos para los profesionales de ventas. No en vano, las nóminas de buena parte de estos trabajadores incluyen una parte variable muy significativa, en forma de bonos y/o comisiones por ventas.
Por otra parte, este departamento puede asumir funciones relacionadas con la representación de la empresa en eventos como congresos del sector, ferias o encuentros de negocios.
Administración
Llamado en muchos casos departamento de administración y contabilidad (o de contabilidad, a secas), es el área más técnica de la empresa por cuanto se ocupa de tareas algo más rutinarias y numéricas.
El personal de administración se ocupa de atender el pago de las nóminas y las facturas, controlar los movimientos en las cuentas de la empresa, supervisar los gastos de los diferentes departamentos y elaborar balances generales o parciales sobre la situación de la empresa.
Las tareas contables propiamente dichas agrupan también la realización de los trámites legales y fiscales pertinentes. Es responsabilidad de este departamento observar la legislación y el marco tributario vigentes en cada momento y notificar cualquier cambio al resto de departamentos. Esto no sustituye necesariamente el trabajo de una asesoría externa pero sí que prepara el pago de los impuestos correspondientes y evita sorpresas legales a la hora de efectuar cualquier operación.
Según la estructura adoptada por la empresa, el departamento de administración puede ser igualmente responsable de atender las peticiones de las otras áreas del negocio, por ejemplo, en materia de dotaciones presupuestarias.
Los departamentos deberán notificar a los administrativos una determinada adquisición o inversión, posiblemente estos deberán validar la operación siguiendo unos criterios previamente definidos (en ocasiones, esta función corresponde al departamento de finanzas).
Atracción, reclutamiento y selección, onboarding, desarrollo, retención, salida y employer branding… cada fase es igual de importante para el devenir de un profesional en la empresa y, en consecuencia, para la productividad y rentabilidad de la misma. En nuestra guía te enseñamos a aprovechar la tecnología para impulsar el rendimiento de tu plantilla y cuidar al máximo cada fase.
Departamentos de una empresa: Finanzas
El departamento financiero se ocupa de las cuestiones económicas de la gestión empresarial y trabaja en colaboración con el departamento de administración y contabilidad. Su principal cometido es la elaboración de presupuestos, tanto a medio como a largo plazo y con carácter global o seccional (para toda la empresa o para los diferentes departamentos).
Como función adicional –compartida con el departamento administrativo- puede encargarse de supervisar los balances de los departamentos para confirmar que se ciñen a lo presupuestado. También puede ofrecer asesoramiento a otros departamentos o a la dirección.
El departamento de finanzas debe tener un control exhaustivo de todos los gastos e ingresos de la empresa (salvo que exista un departamento de contabilidad independiente).
Cualquier desajuste entre el presupuesto de Recursos Humanos y el balance real de la compañía puede traducirse en graves problemas financieros, lo cual puede hacer necesaria la intervención de este departamento para rehacer el presupuesto o suprimir gastos. De todo ello debe quedar constancia en un registro.
Otro importante apartado de la actividad del área financiera es la realización de inversiones y la búsqueda de vías de financiación. En el primer caso, más que localizar oportunidades de inversión, que es competencia del departamento comercial o de marketing, se trata de validar su interés y confirmar que la tesorería de la empresa puede asumir el desembolso. En cuanto a las fuentes de financiación, su concurso es necesario para costear todo tipo de actuaciones.
RR. HH
El departamento de Recursos Humanos es el área de una empresa con mayor variedad de funciones, todas ellas relacionadas con la administración del personal.
Sus principales actuaciones se dirigen a la gestión de los empleados, incluye aspectos como la supervisión de las relaciones laborales (se busca el mejor clima de trabajo posible), la prevención de riesgos laborales, la definición de los puestos de trabajo, la planificación de los recursos humanos necesarios para la empresa o la evaluación del desempeño de la plantilla.
El área de RR. HH. también se interesa por los planes de carrera y la optimización del talento disponible en la empresa. Por ello, realiza análisis periódicos de las necesidades operativas de la compañía y busca las mejores opciones para responder a estos desafíos con los recursos disponibles.
En ocasiones, esto implica la creación de programas formativos que permitan a los empleados adquirir las habilidades y los conocimientos necesarios para desempeñar sus nuevas funciones.
A todo lo anterior hay que sumar el trabajo de reclutamiento y selección de personal, que obliga al departamento de RR. HH. a elaborar una gran base de datos con posibles candidatos, para lo cual puede servirse de un software de reclutamiento y selección de personal.
Esta herramienta agiliza el trabajo de los reclutadores al permitir el trabajo simultáneo con más de 200 fuentes de reclutamiento distintas. También crea un sistema de comunicación fluido entre los reclutadores y entre estos y los candidatos.
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Me gustaría saber que departamento se responsabiliza de la tarjeta de financiación del cliente en grandes compañias de retail. Es el departamento financiero o el departamento de ecommerce?
Es un tema que he buscado mucho y no me queda nada claro… ni nadie lo aclara… o por lo menos no lo he encontrado. Gracias.