10 etapas clave del proceso de selección de personal

Cerrar con éxito un proceso de selección depende de muchos factores que van más allá de la valía de los candidatos. La preparación previa, por ejemplo, juega un papel esencial para que las contrataciones hagan crecer la empresa.

No menos relevante resulta el análisis de cada profesional, imprescindible para determinar que se ajustará a nuestras necesidades y que será capaz de generar valor. Un software de selección de personal te permite cribar los candidatos para captar talento diferencial.

La importancia del proceso de selección de personal en la empresa

Es común pensar que en los procesos de selección únicamente se exige a los candidatos y que son estos quienes tienen que dar lo mejor de sí mismos para convencer a los reclutadores.

Sin embargo, las empresas y, más concretamente, los departamentos de Recursos Humanos, también tienen que esforzarse al máximo para conseguir -y retener- el mejor talento disponible. Al fin y al cabo, el futuro del negocio pasa por los profesionales que se incorporan hoy al mismo.

Una mala contratación puede derivar en resultados muy negativos para la empresa, que se expone a perder tiempo y dinero (siendo, quizá, más grave lo primero que lo segundo en el entorno actual). Además, puede disminuirse la productividad, generarse un mal ambiente en la plantilla, mermar su motivación o pérdidas económicas importantes.

En definitiva, los procesos de selección deben garantizar que las nuevas incorporaciones encajan en la entidad. Tiempo y dinero para asegurar que la incorporación aporta valor.

Experiencia, talento, competencias acordes al puesto y, sin olvidarnos de variables como la inteligencia emocional, personalidad, actitud, capacidad de adaptación o las habilidades sociales.

10 fases clave en un proceso de selección de personal

Seguir un plan estratégico de trabajo a lo largo del proceso de selección de personal agiliza los trámites, evita las decisiones precipitadas, facilita la evaluación de los candidatos y ahorra tiempo y energía al departamento de RR.HH.

También permite mostrar una imagen de profesionalidad y una sensación de claridad que siempre son bien valoradas por los candidatos. Grosso modo, podemos distinguir diez pasos ineludibles. En cualquier caso, aquí cabe comentar que hemos incluido no solo la selección, sino el paso previo: el reclutamiento.

Es decir, gracias al reclutamiento obtendremos a los candidatos entre los que tendremos que seleccionar al más adecuado.

1. Detección y análisis de necesidades para el proceso de selección de personal

Es la primera pregunta que debe hacerse todo departamento de RR.HH. La ampliación o renovación de la plantilla nunca puede ser caprichosa, sino que debe servir para cubrir las necesidades de la empresa en cada momento de su plan de negocio.

Es el momento de examinar en profundidad las parcelas en las que más necesaria resulta la entrada de nuevos perfiles profesionales (o de reforzar los ya existentes) y orientar el proceso de selección en esa dirección.

Como habíamos comentado, el proceso de reclutamiento es fundamental para recoger la mayor cantidad de talento. La criba curricular facilita esta etapa en la que la empresa busca asegurar que llegan a la última fase los candidatos ideales; y excluir los aspirantes que no encajan (clave el uso de killer questions).

2. Definición del perfil del candidato

Para saber qué aspirante seleccionaremos después del proceso de reclutamiento deberemos tener claro cuál es el perfil de candidato que necesitamos.

• ¿Un empleado polivalente que cumpla varias funciones dentro de la empresa?
• ¿Un trabajador muy experimentado en el sector?
• ¿Un profesional muy especializado en una determinada tarea?
• ¿Un currículum académico impecable?
• ¿Que domine varios idiomas?

Si no se sabe qué es lo que se está buscando, difícilmente se encontrará el talento más idóneo para el negocio.

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3. Reclutamiento antes del proceso de selección

Al poner en marcha el proceso de selección de personal, los responsables de RR.HH. tienen dos grandes alternativas para dar con los mejores profesionales. Por un lado, pueden optar por el conocido como reclutamiento pasivo, que consiste básicamente en que sea la propia empresa la que contacte con los perfiles profesionales que más le interesen.

El proceso de búsqueda y comparación es forzosamente meticuloso, si bien es más fácil dar con el candidato ideal. En cuanto a la selección activa, aquí son los candidatos quienes se ponen en contacto con la compañía tras conocerse la apertura del proceso de contratación.

Para recibir más -y mejores- candidaturas, resulta preceptivo el lanzamiento de una convocatoria en la que se detalle al máximo qué es lo que se está buscando (pidiendo, ya que estamos, que se abstengan los candidatos que no cumplan los requisitos previos).

4. Recepción de candidaturas en el proceso de selección de personal

Si la convocatoria resulta atractiva, el departamento de RR. HH. no tardará en asistir a un goteo constante de candidaturas que irán llegando a través de los canales facilitados. En este sentido, resulta aconsejable habilitar una vía de contacto que facilite el trabajo de los reclutadores como un career site.

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5. Preselección: a las puertas del proceso de selección de personal

Llegamos así a una de las fases más sensibles para que el proceso de selección llegue a buen puerto.

Ajustándonos a las características del perfil ideal, se descartarán las candidaturas menos coincidentes. Toma protagonismo la criba curricular, recientemente explicada.

Puede solventarse de manera manual (mucho más lenta y con posibilidad de errores) u optar por un software especializado que segmenta con precisión los CVs y escoge el talento que encaja en la oferta.

Otra tendencia a tener en cuenta para este proceso de selección es la de empresas que aplican pruebas profesionales o pruebas psicométricas lo que, de acuerdo con la Society for Human Resource Management, ya hacen cerca del 20% de las empresas.

Tests que indagan en la personalidad o tratan de comprobar si el aspirante reúne las competencias para un determinado puesto o tarea. Además, generan informes de reclutamiento y selección (por ejemplo de adecuación al puesto) según las competencias que se hayan definido como claves para el trabajo.

6. Selección: cuando empieza el proceso de selección de personal

Completada la preselección, los responsables del reclutamiento tendrán ante sí un abanico muy selecto de candidatos a los que se les presupone cierta idoneidad para el puesto. El siguiente paso del proceso de selección será someterlos a un examen mucho más riguroso para comprobar en qué medida los currículums hacen justicia a los profesionales que los firman.

El procedimiento más habitual es el de las entrevistas de trabajo, aunque en los últimos han dejado de ocuparse de las cuestiones más técnicas o en preguntas sobre formación o experiencia (para eso ya está el CV). Así, ha tomado protagonismo la entrevista de competencias que trata de evaluar el grado de desempeño del candidato en diferentes situaciones.

• Preguntas «de tensión» que someten al interesado a la toma de decisión bajo presión, mientras que las hipotéticas plantean escenarios muy diversos.
• Preguntas inesperadas dirigidas a probar la capacidad de los candidatos para sortear obstáculos y plantear soluciones originales.

Nuestra plataforma ATS tiene una funcionalidad perfecta para elegir al candidato más diferencial: las scorecards. Se establecen las competencias que necesita un puesto de trabajo y se analiza si el aspirante cumple o no con los requisitos.

Así, en cada oferta se recoge la data de cada aspirante y se comprueba si es el perfil ideal para la vacante. Además, se puede cuadrar la información con otras técnicas como las killer questions, pruebas psicométricas o la evaluación tras la entrevista para asegurar que es el talento perfecto para el puesto.

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7. Creación de informes

Los profesionales encargados de evaluar las candidaturas y realizar las entrevistas pertinentes se hacen una idea muy aproximada de lo que puede ofrecer cada aspirante.

No obstante, en aras de que la decisión final sea lo más objetiva posible, conviene preparar una serie de informes del proceso de selección con las fortalezas y las debilidades de cada candidato.

Este documento es de carácter confidencial y se elabora para uso exclusivamente interno. Para que el proceso de selección sea eficiente, el reclutamiento debe ser en equipo y tener en cuenta las notas y la opinión de distintos profesionales.

8. La decisión, ¿etapa final del proceso de selección?

Y por fin, llega la decisión definitiva del proceso de selección de personal. Llegados a este punto, es posible que el proceso de selección se haya dilatado algo más de lo previsto o que, en cualquier caso, haya ocupado mucho tiempo y atención a los responsables de RR. HH.

Con todo, la decisión última no puede precipitarse por motivos de calendario o para cerrar cuanto antes el procedimiento. No solamente está en juego el futuro laboral de los candidatos sino el de la propia empresa. Una vez se ha alcanzado un acuerdo en materia de contratación, es el momento de comunicarlo a todos los interesados.

Hemos elaborado un conjunto de 14 cartas de Recursos Humanos para optimizar la comunicación con el aspirante en cada etapa del proceso de selección.

Si rellenas el formulario te la enviaremos al correo de forma totalmente gratuita. ¡Cuida a tus trabajadores!

Sin embargo, lo más óptimo es contar con un software ATS con chatbot incluido que facilite la comunicación y el contacto con el aspirante en todo momento durante el proceso de selección.

Contratación e incorporación

La contratación es el paso más fácil de cumplir por la sencilla razón de que viene definido por la legislación vigente.

También puede considerarse como parte del proceso de selección de personal la incorporación al puesto del candidato que finalmente se ha contratado. Es posible que el nuevo «fichaje» deba superar un pequeño periodo de prueba antes de firmar el contrato definitivo (aunque la mayoría de contratos de trabajo ya lo incluyen).

Sea como sea, alguien (preferentemente, desde la dirección) debe acompañar al nuevo trabajador en su primer día en la empresa, que puede dedicarse íntegramente a conocer las instalaciones, los compañeros y la manera de organizarse y de trabajar dentro de la compañía. No estaría de más comunicar al empleado cuáles son las normas básicas de la empresa.

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Formación y evaluación como última etapa del proceso de selección

Evidentemente, los empleados que han superado un exigente proceso de contratación cuentan con los conocimientos mínimos exigibles para desempeñar sus nuevas tareas dentro de la empresa.

Sin embargo, es posible que la compañía trabaje con unos determinados programas informáticos o aplicaciones con las que el nuevo trabajador no está familiarizado. Debe haber una fase de capacitación de personal o métodos como el Job Shadowing, que permite al nuevo empleado «aprender mirando».

Un error habitual tras la contratación es el de «soltar» a los nuevos empleados en sus respectivos departamentos y no volver a interesarse por su situación hasta que lleguen comentarios por parte de sus más inmediatos superiores.

Es preferible incluir en el proceso de selección un pequeño seguimiento durante los primeros meses de cada trabajador en la empresa. Para ello, pueden utilizarse encuestas o evaluaciones del desempeño para saber si cumple con las expectativas o no.