Evaluación de la carga de trabajo de tus empleados

La evaluación de la carga de trabajo mide la cantidad de tareas y responsabilidades que puede desempeñar un empleado; es decir, calcula la cantidad de trabajo que puede asumir en su jornada laboral.

En definitiva, hablamos de la actividad laboral que puede ser asignada a cada trabajador sin entorpecer la productividad laboral ni perjudicar su salud mental o física.

¿Qué es la carga de trabajo? | Tipos

La carga de trabajo analiza la cantidad de tareas y compromisos que la compañía exige a sus trabajadores. Nos referimos al desgaste físico y mental al realizar su trabajo y poner en marcha sus habilidades para alcanzar los objetivos.

Aunque el desgaste físico y mental suelen coexistir, hay que saber diferenciarlos:

Carga de trabajo física

Agrupa tareas en las que la exigencia física es mayor que la mental. Nos referiremos a un obrero, por ejemplo, o al personal de limpieza.

Sin embargo, cuando la carga de trabajo es desproporcionada, también puede afectar a alguien que pasa mucho tiempo frente a un ordenador. Al tal punto que el empleado puede manifestar dolor físico por motivos como:

• Demasiado tiempo en una misma posición, ocasionando tensión y fatiga muscular.
• Mala postura durante la jornada laboral.
• Esfuerzos físicos fuera de los comunes.
• La ergonomía del lugar puede no ser la adecuada.

Queremos decir que esta carga de trabajo no sólo se presenta por exigencias físicas o actividades fuera de las comunes en el ámbito empresarial; también puede deberse a un exceso de tareas que deriva en fatiga y agotamiento.

Entonces, esto puede -y suele- tener consecuencias en su salud física y emocional, condicionando su rendimiento laboral.

En las empresas, como los trabajadores suelen pasar mucho tiempo sentados delante de los ordenadores, la carga física de trabajo suele afectar las manos -el síndrome del túnel carpiano es de los más frecuentes-, los pies y la espalda.

Si la carga de trabajo no es la adecuada ni hay una carga horaria correcta, la carga física podría generar problemas crónicos en la salud de los empleados.

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Carga de trabajo mental

Es la carga de trabajo en la que el conocimiento y las habilidades mentales tienen más peso que las físicas. Enseñanza, análisis, redacción, diseño, manejo e interpretación de datos y administración de softwares son algunas de estas tareas.

Como la física, si es desproporcionada o no adecuada al perfil del empleado, hay consecuencias. Para evitarlas, hay que preguntarse:

• ¿El volumen de información, la cantidad de tareas y su complejidad es adecuada para el empleado?
• ¿Cuenta con el tiempo suficiente para hacerlas?
• ¿El perfil del empleado (edad, actitudes, experiencia, intereses…) es el adecuado para las tareas que se le asignan?
• ¿Atraviesa problemas personales que influyen en su rendimiento?
• ¿Cuál es el estado de su salud emocional? Puede estar sufriendo enfermedades como la depresión, experimentando ansiedad o estrés.

Hay varias herramientas para atender estas cuestiones. Una de ellas es un software de control de horario. Así, de manera sencilla e intuitiva, se podrá llevar un registro preciso de la distribución y las horas trabajadas por el empleado.

Esto permite observar e interpretar sus tendencias de tiempo de trabajo para evaluar si cumple con la carga en el tiempo estimado o si necesita horas extras para hacerlo (el sistema también las registra). Es decir, un trabajador que tiene asignadas tareas que le llevan más tiempo que las horas de trabajo con las que cuenta en su jornada.

Asimismo, si el trabajador cumple con todas sus responsabilidades en menor tiempo, igual se registra. Esto puede deberse tanto a un aumento del rendimiento o a que tiene más tiempo libre y, por tanto, que la carga de trabajo no está correctamente repartida.

Todo esto también involucra a la ergonomía de la empresa. La ergonomía es una ciencia en la que intervienen distintas áreas de conocimiento (psicología, anatomía, ingeniería, arquitectura…) para estudiar la relación y adaptación de una persona a un espacio.

Por ejemplo, es muy probable que se haya escuchado hablar sobre «una silla ergonómica». Se le define así porque está hecha para generar comodidad, cuidar la postura corporal y no afectar la salud del empleado. Este enfoque se aplica en otras áreas de la empresa.

El objetivo de la ergonomía es diseñar y generar áreas cómodas y agradables que favorezcan las características físicas y psicológicas del personal para potenciar el rendimiento.

Evaluación de la carga de trabajo

La evaluación de la carga de trabajo se realiza para definir las tareas y el tiempo estimado que debe invertir un empleado en ellas.

Se tienen en cuenta las características del puesto y las metas establecidas. De este modo es fundamental la descripción de puestos de trabajo a la hora de armar el equipo. Por tanto, nos referimos a cómo está estructurada la organización, la cantidad de empleados y las relaciones productivas y jerárquicas entre departamentos.

Normalmente, en la conformación de esa estructura se usa un organigrama empresarial. Esta herramienta aporta una visión global de la organización con un esquema de fácil lectura en el que se establecen las tareas y las relaciones laborales. Así, se podrá organizar la carga de trabajo equitativamente.

Combinar un control de asistencia de personal con este recurso para visualizar la estructura de la organización nos facilitará el seguimiento del reparto de la carga de trabajo y comprobar que cada empleado está siendo un activo importante en la organización, sin sobrecargarlo ni desaprovecharlo.

Valoración de la carga de trabajo

La valoración de las carga de trabajo se realiza para medir si los empleados cumplen con los tiempos y las tareas asignadas (previamente definidas en el paso anterior, según la estructura y la filosofía empresarial).

Una vez que se ha gestionado la asignación y el seguimiento de la carga de tareas es el momento de valorar cómo ha sido el desempeño de cada trabajador.

En este sentido es esencial evitar sesgos que condicionen la medición y la revisión del rendimiento del empleado. Esto se evita mediante un sistema de evaluación de desempeño diseñado y enfocado según los intereses de la organización.

PIDE UNA DEMOSTRACIÓN DEL SOFTWARE DE EVALUACIONESIdeal para realizar evaluaciones: 360º, 180º, autoevaluaciones y más.

Esta herramienta sirve para recabar información práctica y clara sobre la distribución de las cargas de trabajo y evaluar con objetividad el rendimiento del empleado.

Se puede ajustar según cualquier tipo de modelo de gestión (APO, OKR…) para reconocer si un empleado está ocupado, explorar cómo maneja las tareas asignadas, si le sobrepasan, si no son acordes a sus competencias o si se necesita a otra persona que lo respalde, por ejemplo.

A su vez, este proceso sirve para fomentar un plan de incentivos laborales que motive a los empleados y pensar en un plan de carrera.

El plan de incentivos agrupa recompensas monetarias (primas anuales, aumento de sueldo, seguro médico…) u otro tipo de beneficios (flexibilidad horaria, reconocimiento de logros, prioridad en la selección de vacaciones y días libres…) para que el empleado se sienta estimulado y valorado.

Por eso es importante hacer una evaluación precisa sobre su desempeño, para poder reconocerlo y premiarlo con objetividad. El objetivo es incentivar a los empleados para que mejoren su productividad y construir sentido de pertenencia.

En relación directa con la carga de trabajo, tanto física como mental, se pueden utilizar encuestas para medir el riesgo psicosocial y preocuparse de aspectos como el estrés, ansiedad o depresión.

Muchas veces, esas enfermedades o trastornos emocionales no se perciben a simple vista y pueden estar condicionando el rendimiento y la salud del empleado. Por eso es importante abordarlos de buena manera y apoyarlos.

Métodos de valoración de la carga de trabajo

Hay tres métodos de valoración de la carga de trabajo (y uno que está en fase de desarrollo).

Escala de Cooper – Harper

Se utiliza para medir la carga mental a través de evaluaciones subjetivas sobre la dificultad de las tareas, en un rango que va del 0 al 10. Se usa un árbol lógico en el que se relacionan distintas preguntas entre sí.

Swat (Subjective Assesment Technique)

Se evalúa la carga de trabajo a partir del tiempo requerido, el esfuerzo mental que implia y estrés laboral que genera. Estas dimensiones son analizadas por separado en una escala de tres puntos.

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Uno de los males silenciosos que más afecta el bienestar y el rendimiento del trabajador.

NASA-TLX (Task Load Index)

Este método estudia la demanda mental y física, el tiempo necesario para las tareas, el rendimiento, el esfuerzo que implica y el nivel de frustración que puede generar la carga de trabajo, en especial la mental.

Perfil de carga mental (Workload Profile)

Es uno de los más novedosos. Analiza la proporción de recursos necesarios para cumplir una tarea. Aunque se encuentra en fase de desarrollo, se estima que puede ser útil para la valoración de la carga mental.

Muchas empresas quieren utilizar la jornada de cuatro días como medida de salario emocional y flexibilidad laboral. ¿Es así o no? ¿Se mantiene la productividad o… mejora o empeora? ¿Cómo cambian las condiciones económicas para los trabajadores? Si te interesa resolver a estas preguntas… no dudes en descargar nuestra guía gratuita:

Ejemplo de evaluación de cargas de trabajo

¿Qué nos dice esta tabla?

Para la evaluación de cargas de trabajo por tarea simplemente hay que dividir las horas empleadas en la tarea por el tiempo de trabajo (la suma de horas trabajadas al año).

El número será la carga de trabajo para esa tarea. Es decir, si sale una carga del 0,5 estaremos hablando que el 50% del tiempo de trabajo lo dedica a esa tarea, o que necesitamos la mitad del tiempo de un trabajador para cubrirlo.

Para calcular la carga de trabajo por procedimiento sumamos las horas que han dedicado a las tareas cada trabajador y las dividimos por el total de horas trabajadas (la suma de sus horas al año).

Analizamos el ejemplo:

En el caso del procedimiento de «creación de contenido» vemos como hay un puesto que dedica muchas más horas y que la carga de esa tarea habría que cubrirlo con más de 2 trabajadores al año. Es decir, dos redactores.

En cambio, vemos como la corrección y supervisión de esos textos al jefe de sección solo le lleva el 0,41 de su tiempo al año. El 41% de su tiempo, menos de la mitad de la carga de trabajo anual normal del trabajador.

Por eso, la carga de trabajo por procedimiento de «creación de contenido» es superior a 1 persona al año. Porque hay una persona que dedica muy poco tiempo a ese procedimiento y para la otra tarea se necesitarían dos trabajadores. Es decir, se podría ajustar las cargas de trabajo. O dar más carga de trabajo al jefe de sección o liberar la otra tarea con más miembros en el departamento.

En el segundo procedimiento vemos como la carga de trabajo está equilibrada porque es un proyecto cerrado, es decir, se contrata a un diseñador para realizar un trabajo y se paga justo por las horas que va a trabajar.

En cambio, en el último caso, vemos como un procedimiento «publicidad» tiene dos tareas: la creación de creatividades a la que habría que dedicar la mitad del tiempo de trabajo en un año de un trabajador y el lanzamiento de anuncios que no llega ni al 10% del tiempo del jefe de sección.

Por tanto, la carga de trabajo del procedimiento será pequeña, no llega a la mitad del tiempo conjunto de esos dos trabajadores sacar adelante la tarea. Eso quiere decir que esos trabajadores dedican más tiempo a otras tareas. Y si no es así, que tienen muy poca carga de trabajo.