Evaluación de la formación en la empresa | Tipos y Etapas

Mantener actualizados los conocimientos de la plantilla es fundamental para la supervivencia de una compañía. Sin embargo, no es tan habitual realizar una evaluación de la formación en la empresa. Estas acciones suponen una fuerte inversión que no puede escapar a un análisis de su eficiencia y eficacia.

Medir el retorno de los programas de formación de Recursos Humanos puede resultar complejo. Sus frutos no son tan visibles como los de la compra de una fábrica, pero tienen un impacto que es recomendable analizar, calcular y optimizar. ¿Cómo evaluar un plan de formación?

Programas de Formación de Recursos Humanos | Evaluación de la eficacia de la formación

El departamento de Recursos Humanos es el encargado de trazar los planes de formación. Con ellos se busca dotar a la empresa de nuevas habilidades laborales o herramientas. El objetivo es conseguir una mejora a medio o largo plazo, en la cual los empleados tienen un papel protagonista.

Pese a las bondades que ofrecen estos planes, no medir su eficacia sería cometer un error, al igual que no establecer a quién van dirigidos y por qué motivos. Al fin y al cabo, si no se miden los resultados; si no hay una marcada evaluación de la formación en la empresa no se podrá saber si el plan de capacitación fue exitoso o si ha cambiado el clima laboral.

Además, hay todo tipo de factores que evaluar. El retorno de la inversión (ROI), la satisfacción de los empleados tras la formación, la adecuación de los tiempos, los contenidos de los cursos o si se han adquirido realmente nuevas habilidades y conocimientos por parte de la plantilla.

Algunos de estos factores son intangibles o de difícil medición. Ante una situación como esta es indispensable contar con una buena metodología para la evaluación. Asimismo, es posible recurrir a un software de gestión de formación para controlar los planes de principio a fin. Pero ¿qué evaluaciones son las más habituales?

Tipos de evaluación de la formación en la empresa

Existen seis tipos para una evaluación del impacto de la formación en las organizaciones. Cada uno persigue unos objetivos diferentes y centra el análisis en momentos concretos. Se utilizan varias dimensiones para obtener una imagen precisa de la capacitación laboral llevada a cabo. Esto son los seis métodos:

• Evaluación de la formación en la empresa. El foco se pone en conocer si la metodología de enseñanza utilizada o la secuencia en la que se impartieron los contenidos fueron las correctas, entre otros factores. También se suele medir el tiempo que ha durado el aprendizaje o la eficacia de los programas de formación de Recursos Humanos.

• Evaluación contextual. El objetivo de este tipo es comprender la razón que justifica la acción formativa, además de medir el nivel de conocimientos de los participantes antes y después.
• Evaluación del impacto económico. Con esta se estima el coste que ha supuesto la inversión. De sus resultados dependerá, en buena medida, que la compañía siga realizando futuros programas de aprendizaje.

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• Evaluación en diferido. Se pone en marcha cuando la acción formativa concluye. Consiste en medir la adquisición de habilidades y conocimientos por parte de la plantilla. Así, es posible conocer si fue efectiva o no.

• Evaluación acumulativa. Se trata de una evaluación de la formación de la empresa de carácter global. En ella se incluye todos los procesos que puedan necesitar explicación o enseñanza: desde el onboarding hasta a realizar una entrevista grupal. Arroja luz sobre la idoneidad de los programas de formación de Recursos Humanos utilizados y si se ajustaban a las necesidades de los empleados.

• Evaluación del diseño. En esta última se busca conocer cómo de ajustada estaba la formación a la demanda. Se analizan los contenidos, la forma en la que se han impartido y si la metodología utilizada para su enseñanza fue la correcta.

Utilizar un software de gestión de la formación contribuye a automatizar el proceso de evaluación.

Este sistema logra:

• Gestionar peticiones de cursos y aprobarlos
• Recibir notificaciones de asistencia
• Detectar necesidades de formación y brechas competenciales
• Cuestionarios y seguimiento de logros para saber si han mejorado sus habilidades.

Se podrá realizar una evaluación de la formación en la empresa exhaustiva, y, en definitiva, averiguar si ha merecido la pena o no desarrollar todo el programa formativo. Ahora bien, ¿cómo evaluar un plan de formación utilizando niveles?

4 niveles de evaluación de la formación en la empresa

Más allá de los tipos, existen cuatro niveles para la evaluación de la formación en la empresa. Cada uno está conectado al anterior, ya que su objetivo es determinar de forma coherente el impacto de la acción de aprendizaje. Según se avanza, los datos que se obtienen son mayores y se consigue una imagen más precisa de la situación.

Nivel 1: reacción

En este primer nivel se evalúa cómo reaccionan los participantes a la formación que están recibiendo. Se valora si es negativa o positiva, algo que traerá diferentes implicaciones. Cuando es positiva, los alumnos interiorizan de forma efectiva los conocimientos que están recibiendo.

En los casos en los que la reacción es negativa, se dará la situación contraria. Los participantes no absorberán bien los conocimientos, algo que tendrá repercusiones a medio y largo plazo, como mermar el desarrollo de talento. Las encuestas son una herramienta útil para saber cómo es la reacción, aunque en este primer nivel la información que se puede obtener es limitada.

Nivel 2: aprendizaje

Este es un nivel importante, aunque no tanto como los que vendrán después. Aún es pronto para determinar si el programa fue rentable o no, por lo que es necesario seguir recopilando datos. 

Se establecen diferentes objetivos para evaluar el grado de aprendizaje de los empleados. Una forma muy común, y que ya fue citada, es determinar qué conocimientos se tenían antes y después, proceso que se puede realizar fácilmente con una evaluación del desempeño.

Nivel 3: conducta

El tiempo es fundamental para comprobar que se están dando cambios en el comportamiento de los participantes. Es recomendable dejar pasar entre uno y dos meses para comprobar cómo reacciona la plantilla. Se verá si aplican los conocimientos y habilidades que han adquirido.

El uso de entrevistas personales, tanto a supervisores como a los formadores, contribuirá a aumentar la información disponible. Además, el análisis debe repetirse pasados seis o doce meses para constatar que los cambios conductuales se mantienen.

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Nivel 4: resultados

El último nivel es el más complejo y costoso de todos a la hora de evaluar los programas de formación de Recursos Humanos. Los análisis se extienden en el tiempo y se lleva un seguimiento directo de cada empleado participante. No obstante, estas exigencias habrán merecido la pena.

Los resultados que se obtienen son variados, pero determinantes para mejorar las futuras acciones de formación. Por ejemplo, se conocerán los costes de forma detallada, el grado de implicación de la plantilla o la participación de esta en la propia acción.