Fichar con geolocalización | Legalidad, ventajas y consejos para implementarlo

Fichar con geolocalización se ha convertido en una opción popular de control horario para muchas empresas. Con el auge del teletrabajo, la contratación de talento en el extranjero o la necesidad de gestionar equipos de trabajo en diferentes ubicaciones, este sistema se ha ido popularizando y ganando cada vez más adeptos.

Sin embargo, antes de implementarlo, es necesario revisar qué opciones y ventajas ofrece respecto a otros métodos o qué puntos hay que tener en cuenta. Una de las claves de todo esto la encontramos en el aspecto legal, ya que es fundamental asegurarse de que cualquier sistema de control horario con geolocalización que se utilice cumpla con las normativas de protección de datos y privacidad.

¿Qué es el fichaje con geolocalización?

Fichar con geolocalización es un método de control horario que permite conocer, además de la hora de entrada y salida, la ubicación desde donde se realiza. Se trata de una forma innovadora de registrar el horario de la jornada laboral de los empleados que trabajan de forma remota, en el extranjero o en diferentes ubicaciones.

El control horario con geolocalización ofrece una forma de verificar que los empleados están trabajando en el lugar y horario acordados. Este sistema puede funcionar de diferentes formas, principalmente vía aplicación móvil que puede obtener la información de la ubicación mediante GPS o dirección IP.

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¿El fichaje con geolocalización es legal?

Desde la entrada en vigor de la Ley de Control Horario en 2019, el fichaje con geolocalización es legal en España, siempre y cuando se respeten las normativas de protección de datos y privacidad. Es importante obtener el consentimiento informado del empleado y garantizar que los datos recogidos se utilizan exclusivamente para los fines de control horario y solamente durante la jornada laboral.

La empresa puede registrar la ubicación en el momento de fichar la entrada y salida, siempre que no se utilicen estos datos para otros fines ajenos al control horario sin el consentimiento explícito del empleado. Además, debe existir transparencia y el empleado debe ser informado de cómo y por qué se está recogiendo y almacenando su información.

Por otro lado, no se puede realizar un seguimiento constante de la ubicación del empleado, ni dentro ni fuera de su jornada laboral. La empresa sí puede limitar las zonas desde las que se puede fichar. Por otro lado, los datos recopilados deben ser almacenados de forma segura y solo durante el tiempo necesario para cumplir con los requisitos legales. Estos son:

• Los datos referentes al registro horario de la jornada laboral se pueden almacenar durante un máximo de 4 años.
• Por defecto, los datos de geolocalización podrán guardar durante un máximo de 2 meses.
• En caso de que sean útiles durante una investigación laboral y no existan otras evidencias que permitan demostrar lo mismo, se podrán guardar durante 1 año.
• El tiempo de almacenamiento podrá ampliarse siempre que estos datos se guarden de forma no identificativa y se empleen para la optimización de procesos
• Si estos datos se ceden a terceras personas (profesionales externos), se debe informar al empleado.

Fichar por geolocalización es legal en…

• México: las empresas mexicanas también pueden el fichaje por geolocalización respetando la Ley Federal de Protección de Datos Personales. Deben obtener el consentimiento del empleado y garantizar que los datos se utilizan solo para control horario. Los empleados también pueden ejercer sus derechos a acceder a su información y solicitar su rectificación o eliminación.
• Colombia: en este país no existe una norma concreta sobre la geolocalización de empleados. No obstante, el Ministerio de Trabajo precisó que el empleador puede incluir este hecho dentro de su reglamento interno, siempre que se informe al empleado y este respete la honra, dignidad y vida privada de los trabajadores.
• Argentina: tanto la LCT (Ley de Contrato de Trabajo) como la LTT (Ley de Teletrabajo) permiten que las empresas controlen la actividad de los trabajadores durante su horario laboral con herramientas tecnológicas, siempre que se respeten los derechos de privacidad de los empleados y el uso de los datos sea transparente y consentido.
• Chile: el empleador puede tener un sistema de geolocalización para los trabajadores que realicen sus labores fuera de la oficina. No obstante, dicho sistema no puede vulnerar ningún derecho del trabajador ni puede recopilar datos más allá de su jornada laboral.

¿Puede la empresa obligar a fichar con geolocalización?

Por lo general, y dependiendo de la legislación de cada país, las empresas no podrán obligar a los empleados a utilizar un sistema de fichaje con geolocalización, salvo que se haya establecido previamente en el contrato de trabajo, se cuente con el consentimiento explícito del empleado o que la actividad laboral así lo requiera y se haya informado previamente.

La empresa deberá ofrecer un sistema de fichaje alternativo que no requiera de geolocalización para aquellos empleados que se nieguen a utilizar el sistema basado en la ubicación, siempre y cuando la naturaleza de su trabajo no lo requiera de manera imprescindible. En este caso se podría emplear fichaje mediante PIN, código QR o reconocimiento facial, entre otras opciones.

Otro punto a tener en cuenta será el dispositivo con el que se realizará el fichaje. La empresa debería proporcionar el dispositivo necesario para el fichaje con geolocalización, o bien llegar a un acuerdo para que el empleado utilice su dispositivo personal.

Ventajas del fichaje con geolocalización

Fichar con geolocalización en el trabajo ofrece varias ventajas tanto para los empleados como las empresas:

• Prevención del fraude: un sistema de fichaje con geolocalización ayuda a prevenir el fraude en las horas de trabajo, ya que registra de manera precisa la ubicación y el horario de los empleados.
• Habilita el teletrabajo: el sistema de fichaje con geolocalización facilita el teletrabajo al permitir a las empresas verificar la asistencia de los empleados que trabajan desde casa o en ubicaciones remotas. Esto aumenta su flexibilidad y bienestar.
• Geofacing: permite a las empresas establecer un radio o zona específica para el fichaje, asegurando que los empleados estén en la ubicación de trabajo correcta durante su jornada laboral.
• Control horario: proporciona un registro exacto de las horas trabajadas por cada empleado, facilitando la gestión del tiempo y la planificación de recursos humanos.
• Optimización de rutas: en caso de empleados que se desplacen a diferentes lugares para realizar su labor (como operarios de logística o vendedores), permite optimizar rutas y tiempos de desplazamiento.
• Absentismo laboral y puntualidad: proporciona un sistema de control efectivo para reducir el absentismo laboral, ya que permite verificar de manera precisa y en tiempo real la ubicación y horario de los empleados durante su jornada laboral. También ofrece información precisa sobre la puntualidad de los empleados.
• Transparencia: tanto empleado como empresa tienen acceso a la información de fichaje, lo que promueve la transparencia y la confianza mutua, así como facilita el control de horas extra.
• Cumplimiento legal: el fichaje con geolocalización permite a las empresas cumplir con las obligaciones legales de control horario en muchos países. De esta manera, se evitan posibles sanciones y se garantiza la protección de los derechos de los trabajadores.

Cómo implementar un sistema para fichar con geolocalización

Implementar un sistema de fichaje por geolocalización es una gran idea si tu empresa tiene empleados que trabajan de forma remota, en diferentes ubicaciones y con gran movilidad o si necesitas un control horario más preciso y transparente. Para implementarlo, debes seleccionar una herramienta de gestión del tiempo que:

• Cumpla con las normativas de protección de datos y privacidad del país en el que opera tu empresa.
• Ofrezca la funcionalidad de geolocalización y sea compatible con los dispositivos que se van a utilizar.
• Permita configurar varias zonas de fichaje y horarios de trabajo.

• Se integre con otros sistemas de gestión de recursos humanos o de proyectos que utilice tu empresa.
• Proporcione informes detallados y personalizables para analizar la información de fichaje.
• Ofrezca un buen soporte técnico para resolver cualquier problema o duda que pueda surgir.
• Sea fácil de usar tanto para los empleados como para los administradores.
• Permita la exportación de datos para su análisis o para su uso en otros sistemas.

• Permita informar a los empleados sobre cómo y por qué se está recogiendo y almacenando su información.
• Proporcione un sistema alternativo de fichaje para aquellos empleados que no deseen utilizar el sistema de geolocalización.
• Ofrezca una prueba gratuita o demostración para que puedas asegurarte de que cumple con todas tus necesidades antes de hacer una inversión.
• Proporcione formación y soporte a los empleados durante la fase de implementación.
• Garantice la seguridad y la privacidad de los datos recopilados, especialmente en lo que respecta a la ubicación de los empleados.
• Proporcione actualizaciones y mejoras frecuentes para adaptarse a las cambiantes necesidades de tu empresa y del entorno legal y tecnológico.