Firma digital de contratos y documentos en empresas

El avance de la tecnología sigue imparable con el objetivo de construir un mundo mejor. La firma digital para empresas es uno de esos avances tecnológicos que está cada vez más presente, sobre todo tras la situación vivida tras la pandemia.

La firma de documentos y contratos sigue siendo habitual hoy en día, pues a pesar del paso del tiempo, la firma sigue considerándose un signo de compromiso y conformidad. La era digital ha adaptado este milenario acto mediante el uso de software para digitalizar firmas, que se ha convertido en un sistema de gestión documental sencillo, práctico y válido ante cualquier tipo de organismo.

¿Cómo funciona el proceso de firma digital?

La firma digital para empresas se utiliza tanto para firmar contratos como para firmar documentos importantes. Es cada vez más habitual que las empresas tengan herramientas que permitan realizar el proceso de firma digitalmente, ya que se obtienen múltiples ventajas respecto a realizarlo de la forma tradicional, más tarde incidiremos en ellas.

Anteriormente, para digitalizar documentos firmados las únicas soluciones que existían eran algo arcaicas y poco profesionales. Una de ellas consistía en imprimir el documento a firmar, firmarlo en el papel y digitalizarlo mediante un escáner, un proceso lento y poco efectivo. En muchas ocasiones también se utilizaba un editor de imágenes para firmar con el ratón, obteniendo un resultado bastante pobre.

Te puede interesar leer: Ley de Firma Electrónica. Todo lo que debes saber sobre su normativa.

En la actualidad, existen softwares de firma electrónica que incluso permite realizar firmas digitales a distancia de forma cómoda y sencilla. Mediante un gestor documental o sistema de ficheros, se obtiene el documento a firmar digitalmente, normalmente, en formato PDF.

Así, gracias a este sistema podremos firmar un contrato digitalmente y podremos autentificar documentos corporativos de forma rápida y oficial.

Se muestra en pantalla el documento y podemos firmarlo de diferentes formas según el dispositivo utilizado:

Firma digital con un smartphone

podemos realizar el proceso de firma digital utilizando un smartphone, pues todos disponen de pantalla táctil que podemos utilizar para el proceso de firma digital y hacerlo con nuestros dedos o incluso un bolígrafo táctil. Tras firmar en la zona indicada, podemos enviar o devolver el documento firmado a nuestro destinatario.

Firma electrónica con la tablet

La firma digital para empresas realizadas en tablets es lo más similar a lo que estamos acostumbrados, debido al tamaño de la pantalla táctil. Este sistema es ya muy común en la banca por ejemplo, donde habitualmente se firman electrónicamente todos los contratos de los clientes utilizando una tablet y un bolígrafo táctil.

Firma digital con el ordenador

si nuestro ordenador no dispone de pantalla táctil, podemos utilizar igualmente el ratón para registrar la firma electrónica. Es algo más arcaico y proporciona una experiencia de usuario peor, ya que es difícil firmar de esta manera. Es una solución algo peor pero igualmente válida. También podemos conectar una tableta de firmas digital, un dispositivo específicamente diseñado para digitalizar firmas de forma sencilla y práctica.

Ventajas de la firma digital para empresas

A primera vista, la principal ventaja de la firma digital para empresas es dejar de usar papel. Sin embargo, la digitalización del proceso de firma va mucho más allá y aporta una gran serie de ventajas:

Firma digital a distancia

Con el aumento del teletrabajo y el comercio internacional, hace falta una herramienta que permita firmar documentos y contratos sin importar el dónde ni el cuándo. Gracias a la firma digital a distancia se pueden firmar todo tipo de documentos de una forma sencilla y rápida, sin necesidad de desplazarse o enviar documentos por mensajería tradicional.

GUÍA DESCARGABLE: TODO SOBRE EL TELETRABAJO O HOME OFFICEDatos clave para implantar y perfeccionar el home office en tu empresa.

Ahorro de tiempo

Comparado con la firma tradicional o los métodos utilizados anteriormente, la firma digitalizada permite ahorrar una gran cantidad de tiempo, sobre todo cuando existen un gran número de documentos a firmar o cuando tienen que ser firmados por diferentes personas. La transformación tecnológica permite agilizar los trámites administrativos entre empresas, trabajadores o Administraciones públicas.

Ahorro de recursos administrativos y costes

El ahorro de tiempo está directamente relacionado con el ahorro de recursos. Los departamentos de Recursos Humanos y administrativos pueden manejar de forma rápida y efectiva la firma de documentos, enviándolos por email o incluso por WhatsApp.

Esto permite que los trabajadores sean puedan más productivos, y por consiguiente, más rentable para las empresas. Además, también puedes ahorrar una gran cantidad de dinero en papel a lo largo del tiempo.

Sostenibilidad

Hablando de papel, uno de los principales objetivos de utilizar firmas electrónicas es dejar de utilizar papel de forma indiscriminada e irrespetuosa con el medioambiente. Nos encontramos en un momento de cambio ecológico en el que todos debemos aportar nuestro granito de arena, y esto es lo que hace precisamente la firma digital para empresas.

Legalidad

Una firma digital es tan válida como una firma física realizada con un bolígrafo con tinta. Actualmente, la digitalización de la firma es totalmente legal y reconocida por todos los organismos jurídicos y estatales, así que no supone ningún problema legal utilizarla.

Todos los documentos que firmen tus empleados u otras empresas serán totalmente válidos ante la ley gracias a un sistema para digitalizar firmas. Lograremos un contrato de trabajo firmado digitalmente.

Firma Digital de Contratos | Cómo se usa en RR. HH.
Cómo mejora a tu empresa el uso de la firma digital o electrónica

Trazabilidad

Utilizando las herramientas adecuadas, podemos conocer la trazabilidad de los documentos digitales que tratamos. A quién han sido enviados, quién los ha leído, por quién ha sido firmado… Gracias a este sistema de seguimiento, se puede comprobar qué un documento ha sido firmado por la persona adecuada, añadiendo fiabilidad y validez al proceso.

Seguridad

Por un lado, nuestros documentos firmados digitalmente se encuentran almacenados de una forma segura, ya sea en la nube o en nuestro disco duro, por lo que están a salvo de posibles accidentes o pérdida de documentos. Por otro, si disponemos de un sistema digital de firmas adecuado, nuestros documentos estarán totalmente seguros gracias a los certificados electrónicos y la protección que otorgan los sistemas de seguridad.

Con nuestro software de firma electrónica, en cuestión de minutos, gracias a un buscador documental, los empleados autorizados pueden localizar y recuperar todos los documentos en el formato que necesiten y realizar la firma digital al instante .

PIDE UNA DEMO GRATUITA DEL GESTOR DOCUMENTAL CON SOFTWARE DE FIRMASDescubre y sorpréndete cómo optimizará procesos con alto volumen documental

¿Cómo gestionar una firma digital?

Existen multitud de soluciones de software para digitalizar firmas de forma sencilla, rápida y efectiva. Entre estas soluciones se encuentra la que ofrece el gestor documental para Recursos Humanos de Bizneo HR.

Este módulo de nuestro software de firma electrónica facilita la firma digital de contratos y documentación corporativa para decirle adiós al papel de una vez por todas. Una de sus principales funcionalidades es su modo de solicitud de firma: masiva, paralela y secuencial. Un sistema que asegurará que todos los documentos y contratos estén firmados y sean totalmente legales.

Gracias a un sistema de autenticación avanzada, los trabajadores de Recursos Humanos podrán solicitar la firma electrónica de todo tipo de documentos y gestionarlos de forma colaborativa y ordenada. Ofertas de trabajo, contratos, documentos PRL, comunicaciones laborales y cualquier otro tipo de documento.

Los documentos pueden ser firmados desde cualquier dispositivo de una forma fácil, legal y segura. Tendrás acceso a ellos desde cualquier lugar, enviarlos de forma masiva, realizar un seguimiento de los documentos enviados, etc.

Gracias a la capacidad de nuestro gestor documental, que incluye el software de firma digital, podrás garantizar el control y la seguridad de la información de tu empresa, así como manejar de forma sencilla todos tus documentos. Además, podrás complementarlo con otros módulos más importantes para Recursos Humanos.