¿Qué es un formato de evaluación de desempeño o formato de competencias?

El formato de evaluación de desempeño laboral es una plantilla de evaluación en la que se registran distintos aspectos vinculados con el rendimiento profesional de un empleado o el desempeño de un departamento. Es la base de la que ha surgido el software de evaluación del desempeño.

El formato de evaluación de desempeño laboral también es definido como formato de evaluación de competencias o cuestionario de evaluación. En cualquiera de los casos su función es la misma: documentar, de forma detallada, el rendimiento laboral de una persona o sector.

De esa manera, en base a una serie de aspectos, como las tareas, objetivos, metas a corto, mediano y largo plazo, se realiza el análisis.

Así, la ficha de evaluación registra el rendimiento actual del empleado, permite estimar su potencial de desarrollo y reconocer falencias. Esta información se obtiene a través de una evaluación cuantitativa y cualitativa, lo que permite tomar decisiones basadas en datos objetivos. 

¿Para qué sirve un formato de evaluación del desempeño?

El formato de evaluación permite dejar registro de los siguientes aspectos:

• La organización y orden de diversos componentes de cada departamento.
• El formato de evaluación de desempeño laboral sirve para evaluar y establecer las contribuciones más adecuadas para los empleados según su desempeño.
• Medir el feedback entre los distintos componentes de la organización en relación con sus funciones laborales y las relaciones interpersonales.
• Advertir errores en el funcionamiento de la organización.
• Evaluar los criterios de selección de personal.
• Estimar los resultados de los programas de reclutamiento y selección de la organización.
• Fortalecer los desempeños positivos, mediante el reconocimiento o programas de formación para fomentar la capacitación y el desarrollo de aptitudes en los empleados.
• Evaluar el funcionamiento de la comunicación entre las distintas áreas de la organización.
• Generar métodos y acciones de motivación para mejorar el sentido de pertenencia y compromiso de los empleados con la organización.

Recopilar todos estos aspectos es un trabajo inmenso para un departamento de Recursos Humanos, dedicarían una gran cantidad de horas y recursos.

En cambio, un software de evaluación de desempeño garantiza la evaluación del desempeño de la plantilla con unos procesos sencillos y automatizados con los que la empresa ahorrará dinero y, al mismo tiempo, ganará calidad en los informes del rendimiento de sus trabajadores. 

Además, asegura la confidencialidad y segmentación de los datos e incorpora notificaciones y recordatorios, entre otras ventajas.

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Características de un formato de evaluación de desempeño laboral

El formulario para evaluación de desempeño debe abordar diversas cuestiones para alcanzar resultados positivos. 

Generar retroalimentación

 De forma consistente, generar un intercambio en el que el empleado sea consciente de sus fortalezas y aspectos a mejorar es importante para su desarrollo y crecimiento profesional. Se hacen evidentes aquellas capacidades a potenciar y las competencias en las que sea necesario trabajar.

Al basarse en datos objetivos, la retroalimentación será con perspectivas a mejorar y no de controlar o castigar por el desempeño.

La evaluación de desempeño laboral debe ser integral

Tanto el empleado como el responsable deben entender el proceso de manera global, interrelacionándolo con otros aspectos de RR.HH., para alcanzar mejores conclusiones.

En caso de que existan dudas, se puede utilizar un software de encuestas a través del cual se obtienen resultados precisos, confidenciales y filtrados de las preocupaciones y necesidades del formato de evaluación de competencias.

Debe ser regular

Para prevenir escenarios adversos o que inconvenientes puntuales se compliquen, la evaluación de desempeño debe ser constante durante todo el año y no solo en un momento puntual.

Debe servir a los trabajadores

A partir de los resultados obtenidos, la organización puede tomar medidas para fortalecer las virtudes reconocidas así como atender aquellas necesidades que se presenten.

En este sentido, contar con una herramienta para elaborar programas de formación es importante. 

Nuestro software de formación apuesta por el desarrollo continuo del trabajador, con una formación especializada para sus funciones y tareas con el objetivo de impulsar el rendimiento del equipo.

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¿Cómo elegir el mejor formato de evaluación de desempeño?

La selección del formato de evaluación de desempeño laboral depende de los objetivos que se quieran lograr y la situación a estudiar.  

Formatos de evaluación por tipo de target

Dentro de estos modelos se encuentran dos, el individual y el grupal. El primero está enfocado en estudiar el rendimiento particular de cada empleado; mientras que el segundo estudia el rendimiento de los distintos equipos y departamentos de una empresa.

Modelos por tipo de análisis

Estos modelos tienen diferentes perspectivas, según el interés de cada organización. Son los siguientes.

Formato de evaluación del desempeño a 360 grados

Este modelo estudia las diversas áreas de la organización y como el empleado se relaciona con sus compañeros, subordinados, superiores, jefes directos y clientes. A partir de estas relaciones se establecen conclusiones.

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Formulario de evaluación del desempeño a partir de la satisfacción del trabajador

Se basa en la opinión del trabajador sobre su rendimiento. La premisa es que si el empleado se siente satisfecho es más productivo para la organización.

Modelo de evaluación del desempeño por competencias

Analiza el rendimiento de los empleados a partir de las competencias requeridas y necesarias para su cargo. El conocimiento de las habilidades fundamentales para su puesto. Es uno de los más utilizados dentro del universo empresarial.

Formato de evaluación del desempeño por incidentes críticos

Se basa en estudiar la conducta del empleado para observar cómo reacciona ante situaciones complicadas y momentos de crisis. Su capacidad de respuesta ante los problemas. 

A través de la evaluación de costes

Se establecen resultados a partir de una relación coste-beneficio desarrollada por la empresa.

Seis tips para realizar un formulario de evaluación de desempeño

Objetivos claros

Desarrollar un instrumento de evaluación del desempeño laboral debe partir de las metas que tenga la organización. 

Para tener más claro esto, es conveniente plantear preguntas del tipo: ¿Cuál es el enfoque? ¿Es necesario un cambio organizacional? ¿Es necesario explorar el potencial de los empleados para reconocer oportunidades de mejora? ¿Qué área se desea reforzar?

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Sencillez a la hora de hacer un formato de evaluación de desempeño

Mientras más sencillo y claro sea el formato de evaluación de desempeño laboral será más fácil obtener resultados. Esta sencillez no solo influirá en el desarrollo del estudio; también lo hará en el análisis de los resultados.

Precisar la escala de evaluación

¿La evaluación será particular o grupal? ¿Se realizará entre compañeros o por superiores? Definir estas y otras cuestiones facilitará el desarrollo del proceso y será clave para alcanzar los objetivos previstos previamente.

No tener prisa para terminar el formato de evaluación de desempeño

Completar un formato de evaluación de desempeño laboral puede llevar tiempo; no solo por la extensión y el método utilizado, sino porque puede incluir procesos de reflexión. Es por ello que ofrecer tiempo es positivo para la evaluación, así se propician los comentarios críticos y constructivos.

Uso de tecnología para perfeccionar el formato de evaluación de competencias

La tecnología logra combinar en un solo módulo de evaluaciones todos los formatos de evaluación existentes y una posterior medición y valoración de los resultados.

Las distintas escalas del proceso quedan documentadas y se pueden sostener en el tiempo para que el análisis no se refiera solo a un momento sino que sea aún más completo.

La automatización permite un proceso de análisis profesional eficiente, rápido y productivo.

Ventajas de utilizar un formato de evaluación o hoja de evaluación

Las ventajas de aplicar una plantilla de evaluación de desempeño laboral se producen en dos sentidos, el empresarial y el particular.

Las empresas, al evaluar diversos aspectos de su funcionamiento, reconocen fortalezas y debilidades. El capital humano podrá crecer a través de estas evaluaciones.

Ventajas de un formato de evaluación para las empresas

• La posibilidad de establecer objetivos individuales
• Desarrollar planes de formación.
• Reconocer los intereses del empleado.
• Conocer si el sistema de retribución es justo.

Ventajas de un formato de evaluación para la plantilla

Por otro lado, para el empleado también hay beneficios. A través de la retroalimentación, el trabajador es consciente de su rendimiento laboral, puede reconocer su nivel de compromiso y el interés de la empresa en sus aptitudes profesionales.

Esta dinámica contribuye a la construcción de compromiso empresarial, la cultura organizacional, así como la posibilidad de reconocer líneas de crecimiento que se pueden desarrollara través de los programas de formación.

Además de esto, se propicia lo siguiente:

• Motivación, al reconocer el interés de la organización en su trabajo.
• Estimar cómo lo está haciendo.
• Estimular la integración con los diversos componentes de la organización.
• Ser consciente de su potencial

¿Cómo hacer un formato de evaluación del desempeño?

Si no se cuenta con un software que simplifique el proceso, al momento de elaborar una plantilla de evaluación laboral hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:

Selección de títulos para los indicadores

Estos nombres serán los que estarán especificados en el cuestionario de evaluación del desempeño laboral. A través de ello se crea una estructura de información para poder distribuirla y evaluarla de manera sencilla y rápida. 

Un ejemplo clásico puede ser utilizar “bueno”, “regular” y “malo”; también encontramos estrellas o números como indicadores; sin embargo, no son los únicos y pueden adaptarse de acuerdo con los intereses del formato de evaluación de desempeño laboral.

 Además de estos, se pueden hacer descripciones más específicas como “Necesita mejorar”, “En progreso”, “Gran rendimiento”. 

Distribuir los indicadores en grupos

La forma más recomendada de hacerlo es a través de la lógica, competencias generales e individuales por separado, por ejemplo, dentro de cada área de la organización. Esto facilitará la comprensión y el análisis de los datos, se simplifican las conclusiones.

Definir cuántas evaluaciones son necesarias

A veces es preferible hacer varias evaluaciones que realizar una sola larga, cuanto menos concreta sea una plantilla de evaluación más compleja será la tarea de filtrar y evaluar los datos. En el caso del formato de evaluación de desempeño laboral se debe optar por una extensión corta, con los criterios bien definidos, para que sea más sencillo organizar y priorizar la información.

Es importante tener en cuenta que casi cualquier aspecto de la organización o situaciones específicas pueden ser analizadas a través de un cuestionario de evaluación. 

Puntuaciones bien definidas, éxito del formato de evaluación de competencias

Establecer de forma adecuada una escala de evaluación mediante puntuaciones facilitará la lectura de resultados. Es conveniente partir de una puntuación establecida que sirva como patrón y guía al momento de analizar los resultados y conocer si el empleado o grupo de trabajo está funcionando o no de manera adecuada.

Sin embargo, no es recomendable medir a partir de una puntuación máxima, ya que puede resultar injusto con los procesos individuales de cada empleado, así como contraproducente dentro del apartado de motivación. Se trata de evaluar, reconocer debilidades y procurar fomentar las virtudes y fortalezas de cada empleado, antes que una exposición de debilidades que termine por perjudicar al empleado.

No es una medida de control y mucho menos de castigo por mal rendimiento. Un formato de evaluación de desempeño busca maximizar el rendimiento de cada trabajador, ayudarle a alcanzar su máximo potencial.

Cuidar la redacción y la forma de las preguntas

Son detalles que influyen en los resultados. Una manera de controlar este aspecto es que los encargados de realizar la evaluación tengan las competencias necesarias y métodos concretos para evaluar, incluyendo una descripción de cada bloque para que tanto la persona que evalúa cómo el empleado tenga claro de qué se trata.  

Una oportunidad para fomentar otras áreas

La cultura empresarial, la construcción de marca, el sentido de pertenencia, entre otras áreas, pueden ser potenciadas mediante la ficha de evaluación de desempeño laboral. Esto se logra a través del diseño y la planificación de la evaluación. Tener claro qué queremos evaluar.

De esa manera el empleado puede sentirse valorado y la organización cultiva sus valores corporativos.

La metodología del formato de evaluación

Definidos el motivo y la extensión del formato de evaluación de desempeño laboral, es necesario establecer cuál será la metodología. Hay al menos cuatro tipos de metodologías: de 90º, 180º, 270º y 360º.

La evaluación de 90 grados se refiere a si la evaluación será realizada por un superior inmediato; la evaluación 180 grados se añade la valoración de los compañeros; la plantilla de evaluación de 270 grados comprende a la evaluación realizada por subalternos y cargos inferiores; por último, la evaluación 360 grados incluye a todas las escalas mencionadas y, a su vez, incluye a los clientes (internos o externos) o terceras personas con las que guarde relación.

Nuestro software de evaluación de desempeño simplifica todo este proceso y permite las distintas metodologías de evaluación del rendimiento. Evaluación 360º, Top-Down, competencias, objetivos. Cualquier modelo en una único solución tecnológica para evaluar el desempeño.

Seguimiento del formato de evaluación de desempeño

No solo se trata de generar y aplicar la plantilla de evaluación de desempeño laboral; también es necesario el monitoreo constante. De esa forma se puede evaluar de mejor manera cada caso o grupo de trabajo. 

De ahí la importancia de contar con un software de Recursos Humanos: genera informes, notificaciones para el supervisor y el empleado tanto para empezar la evaluación como para revisar los resultados.   

Resultados del formato de evaluación de competencias

Luego de la realización y la recepción de resultados, es conveniente analizarlos y compartirlos directamente con la persona evaluada. De esa manera se evita problemas de comunicación, se guarda la confidencialidad y se explica de mejor manera las medidas a tomar, siempre con base en fortalecer aquellos aspectos en los que el empleado destaque.

Formato de evaluación de desempeño laboral en Excel

Si quieres probar un formato de evaluación del desempeño te ofrecemos nuestro modelo de evaluación editable:

Eso sí, no contarás con todos los beneficios y procesos automatizados de un software de evaluaciones. Una plantilla de evaluación tiene un alcance limitado y hay multitud de parámetros que no se pueden medir.

Por ese motivo se puede complicar la evaluación del desempeño. Sin contar los errores humanos y la falta de integración con otras plataformas y aspectos de RR.HH, problemas que solventa fácilmente un software.

De ahí la importancia de apoyarse en un software automatizado para simplificar todas las etapas de la evaluación, reducir costes y tener un acceso total a la gestión y valoración de los resultados.