Mais… Qu’est-ce que l’analyse de poste dans le domaine des ressources humaines ?
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Qu’est-ce que l’analyse de poste ?
L’analyse de poste invite à effectuer des recherches sur le poste à pourvoir. L’objectif est de connaître les compétences nécessaires à une bonne exécution du travail et d’établir tous les critères nécessaires pour sélectionner le bon professionnel.
L’analyse du poste est évidemment la base de toutes les ressources humaines. En décrivant le poste, une offre d’emploi peut être faite. Mais l’entreprise peut aussi créer des plans de carrière et un organigramme complet. En outre, elle fournit des informations sur les lacunes d’un employé et sur ses besoins en formation.
En bref, l’analyse des emplois est essentielle pour les ressources humaines d’une entreprise.
Nous disposons d’une fonctionnalité très proche dans notre Logiciel SIRH. À partir de l’onglet employé, vous avez accès à l’onglet organisations et à la section description de poste. Là, vous pouvez facilement placer la répartition par importance des postes et des hiérarchies de vos départements et, surtout, placer les tâches, les responsabilités et les compétences que chaque profil professionnel doit avoir. Une description de poste professionnelle en détail.
De cette manière, nous veillons, au niveau du recrutement, à rechercher des candidats qui répondent à ces descriptions (adéquation au poste) et, au niveau interne, à évaluer quotidiennement les performances afin d’analyser si chaque cadre ou travailleur répond à vos attentes. Une méthode d’organisation du personnel et d’optimisation de sa productivité et de ses performances.
Analyse des postes de travail pour recruter le candidat idéal
À son tour, une fois le profil professionnel décrit, l’analyse du poste dont notre entreprise a besoin est fondamentale pour rédiger une offre d’emploi qui capte réellement le talent différentiel.
Les aptitudes, les compétences et les critères recherchés par l’organisation peuvent être inclus dans la sélection curriculaire que notre logiciel de recrutement permet avec les killers questions, les tableaux de bord et les filtres spécifiques qui garantissent que les candidats idéaux pour notre entreprise atteignent la dernière phase.
Types d’analyse de poste
Il existe plusieurs types d’analyse de poste, presque autant que de types d’entretiens. En réalité, il n’y a pas lieu de choisir entre l’un ou l’autre type, ils sont plutôt complémentaires. Cependant, il n’est souvent pas possible pour une entreprise de les réaliser toutes et il n’est pas judicieux de consacrer autant d’efforts à certains emplois.
L’analyse des emplois basée sur les tâches est la plus ancienne de toutes. Ce modèle vise à définir et à établir les tâches, les fonctions et les responsabilités associées à l’emploi. Nous verrons plus loin comment mener cette analyse.
Le deuxième type d’analyse des emplois est basé sur les compétences. Il se concentre sur les aptitudes nécessaires à l’exécution du travail, en particulier en ce qui concerne les comportements (compétences) dont le travailleur a besoin pour son travail.
Dans le cadre de l’analyse de l’emploi, le modèle basé sur les points forts commence également à être utilisé. Ce modèle est associé à toute une série de nouvelles techniques de ressources humaines. Il s’agit de rechercher les comportements, mais aussi les actions que les employés aiment le plus accomplir, en mettant l’accent sur les motivations du travail.
Enfin, nous pouvons parler de l’analyse des emplois basée sur la personnalité. Il s’agit d’étudier les traits de caractère qui font qu’une personnalité est idéale pour un emploi. Par exemple, le fait d’être extraverti pour un vendeur.
Mais d’abord, il faut savoir que chaque fonction dans une entreprise a ses propres préoccupations, ses propres tâches et ses propres devoirs. Nous avons élaboré un guide qui explique l’impact d’un logiciel RH sur chaque fonction à l’aide d’illustrations très parlantes.
En d’autres termes, comment il résout les principaux problèmes quotidiens et comment il vous aide à être plus performant dans votre profil professionnel.
Où extraire les informations nécessaires à l’analyse de poste ?
Comme toute méthode scientifique, l’analyse d’un poste de travail a ses sources d’information et ses techniques. Les données sont extraites de l’emploi lui-même, de ce que fait l’employé, de la manière dont il le fait ou des comportements qu’il adopte. Mais au-delà, il existe plusieurs techniques pour extraire toutes les informations nécessaires.
Techniques
Parmi les plus importants d’entre eux, on peut citer les suivants :
- Entretiens et groupes de discussion.
- Questionnaires.
- Observation ou auto-observation.
- Analyse de la documentation, en particulier l’évaluation des performances et les offres d’emploi antérieures.
- Méthodologie des incidents critiques : observation des actions spécifiques qui ont permis de mener à bien une tâche.
Développement de l’analyse de poste
Comment analyser un poste de travail ? Pour effectuer une bonne analyse des emplois, vous devez en connaître les étapes et avoir une idée claire de ce que vous devez savoir, de qui peut vous le dire et de la manière dont vous allez le gérer. Maintenant que nous avons couvert les bases de l’analyse des emplois, passons à l’étape suivante.
L’organigramme d’un processus d’analyse des emplois ci-dessus présente les étapes à suivre pour le mener à bien. Mais procédons étape par étape :
Tâches
La première partie du processus est l’analyse des tâches, la forme la plus ancienne de l’analyse des emplois. Pour la mener à bien, il est important de se poser quatre questions fondamentales :
- Que fait l’employé ?
- Comment le fait-il ?
- Dans quel but ?
- Pourquoi le fait-il ?
La collecte d’informations peut être simplifiée par une structure très simple, voir un organigramme reflétant la création de tâches dans l’analyse des emplois :
Exemple : dans le cas des serveurs, une tâche consisterait à porter la boisson à l'aide des plateaux pour satisfaire les clients. - Une autre tâche consisterait à ramasser les assiettes rapidement et de manière ordonnée afin de maintenir un espace propre. - De même : servir les aliments non couverts à l'aide de pinces pour offrir un service correct aux clients.
Cette simple technique vous permet de dresser une liste complète de tâches.
Modèle et clés pour la rédaction d’une fiche de poste.
Responsabilités et fonctions du poste
La deuxième étape consiste à regrouper les tâches en fonctions.
EXEMPLE : Dans l'exemple précédent, le port des plateaux et d'autres tâches similaires constituent la fonction : service à la clientèle. - D'autres tâches, telles que le ramassage des aliments ou des assiettes, constituent la fonction : nettoyage de l'espace.
Une fois cette étape franchie, des degrés de responsabilité sont établis pour chaque fonction. Si cela s’avère utile, vous pouvez les classer sur une échelle.
La responsabilité du service à la clientèle est plus élevée que celle du nettoyage de l'espace, de sorte que l'on peut dire qu'un poste qui consiste à s'assurer que tout le monde apporte sa boisson est plus élevé et comporte un degré de responsabilité plus important.
Connaissances, expériences et KSAO
À ce stade, vous passez aux KSAO : connaissances (knowledge), compétences (skills), aptitudes (abilities) et autres caractéristiques (other).
Certaines connaissances sont faciles à établir, mais d’autres éléments sont plus difficiles à connaître. Quelle est l’expérience nécessaire et faut-il avoir un diplôme ?
S'il s'agit d'un service de serveur où il existe des protocoles, la connaissance du protocole est absolument nécessaire. Une qualification professionnelle est également souvent nécessaire.
Pour obtenir ces informations, il est courant de demander aux employés et aux cadres leur avis sur l’expérience et la formation requises et d’établir un juste milieu. Mais il est également utile de savoir ce que font les autres entreprises.
Compétences en matière d’analyse d’un poste de travail
Il est maintenant important de procéder à une analyse de poste basée sur les compétences.
À ce stade, il est utile d’utiliser trois techniques, en essayant de les compléter le mieux possible :
- L’entretien avec les managers. Il s’agit de ceux qui connaissent le poste et ses fonctions d’assez près pour s’en faire une idée précise et avec suffisamment de recul pour être objectifs.
- L’évaluation des performances. Il s’agit de déduire les compétences qui différencient un bon employé d’un mauvais.
- Incidents critiques. Il s’agit d’établir les comportements clés du travail qui garantissent une exécution réussie des tâches.
Chaque technique présente des limites spécifiques : la première rend la collecte de données difficile, la deuxième rend la recherche de données difficile et la troisième dépend de moments spécifiques qui peuvent ne pas s’être produits.
Cependant, elles sont toutes pertinentes pour extraire les compétences et il est préférable d’essayer de les combiner. Ces compétences dépendront à leur tour des aptitudes et des fonctions professionnelles établies, de sorte que vous ne devez pas non plus perdre de vue les tâches que vous avez définies.
Lorsque vous évaluez les performances des serveurs, vous remarquez que les meilleurs d'entre eux conservent une attitude calme face aux critiques des clients ou aux moments de tension et de frustration. On voit donc que la fonction de service à la clientèle est associée à l'intelligence émotionnelle.
Quelle que soit la technique utilisée, vous devez essayer de répondre à trois questions pour établir les compétences :
- Quelle est la différence entre un bon et un mauvais employé ?
- Pourquoi certains employés peuvent-ils accomplir des tâches mieux que d’autres ?
- Si vous deviez embaucher un employé pour effectuer une tâche, que rechercheriez-vous ?
Faut-il d’autres éléments pour établir les compétences correctement ?
Bien qu’il puisse sembler que vous ayez déjà tout ce qu’il vous faut, les compétences varient parfois considérablement d’une entreprise à l’autre. Non seulement parce que la culture organisationnelle les influence, mais aussi en raison d’autres caractéristiques telles que le type de client ou la méthode de travail.
L'intelligence émotionnelle peut être comprise comme la capacité à répondre poliment à toute demande ou à suivre les procédures établies pour chaque situation.
Il est donc nécessaire d’être flexible dans l’application des compétences et de s’adapter au cas spécifique de chaque entreprise.
Ainsi, le processus complet d’analyse des emplois est déjà en place. En suivant l’exemple sur lequel nous avons travaillé, nous pouvons le simplifier avec l’organigramme suivant du processus d’analyse des emplois :
Si vous souhaitez mettre en pratique ce qui a été expliqué jusqu’à présent, je vous invite à télécharger le modèle de description de poste suivant.
Derniers conseils sur l’analyse des postes
Vous pouvez créer une check-list pour essayer de passer rapidement à travers l’ensemble du processus. Elle sera particulièrement utile dans certains secteurs où les tâches, les rôles et les compétences ont tendance à être stables, mais sachez que vous devrez souvent la modifier pour l’adapter à la situation.
Il en va de même pour la révision des anciennes offres. Si votre secteur est stable, vous pouvez les réutiliser sans problème.
Il est possible que votre entreprise n’ait pas d’expérience préalable pour le poste que vous recherchez. Il est difficile de partir de zéro et, dans ce cas, il peut être utile de commencer par consulter les offres d’emploi des concurrents. Une autre option, bien qu’elle soit en anglais et axée sur le marché américain, consiste à consulter le site web : O*NET.
Il existe aujourd’hui sur le marché des outils conçus pour améliorer la direction et la gestion des ressources humaines. Pourquoi est-il si important d’investir dans cet aspect ?
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