Comment créer une base de données des ressources humaines

Avoir une base de données du personnel est essentiel pour pouvoir gérer correctement les différentes fonctions du département RH : évaluation des employés, gestion des candidats, plans de carrière… Pour cela, il est fondamental d’avoir les outils adéquats.

En effet, la base de données du personnel sert non seulement à gérer les employés déjà présents dans l’entreprise, mais aussi les nouveaux candidats potentiels. Le tout, bien sûr, dans le respect de la loi organique sur la protection des données.

Comment créer une base de données des ressources humaines des employés ?

Comme mentionné plus haut, il est essentiel de disposer d’une base de données des ressources humaines pour gérer les employés :

• Les congés et vacances, les absences, les congés de maladie…
• Les évaluations de performance.
• Les plans de carrière.
• Gestion des autorisations en matière de traitement des données.
• La formation.
• Documentation relative aux contrats et autres documents similaires pour chacun d’entre eux.
• Organigramme.

Le logiciel RH vous permet de gérer la base de données pour la gestion du personnel et d’automatiser les tâches.

Classification de la base de données RH des salariés

Lorsque vous procédez à la classification de votre base de données du personnel, réfléchissez à l’objectif visé par la création de cette base. Cela vous permettra de savoir quelles sont les informations dont vous avez besoin pour chaque employé, c’est-à-dire ce qu’il est essentiel de centraliser.

Toutes ces données doivent figurer dans le dossier de l’employé. Dans tous les cas, vous devez inclure au moins une catégorie sur le poste occupé et une autre sur l’acceptation du traitement des données et sur les données que votre employé a accepté de traiter. Idéalement, vous devriez également disposer d’un historique. Certains logiciels dotés de bases de données sur les employés peuvent automatiser cette tâche.

Saisie des renseignements dans la base de données

Comme nous l’avons souligné, il est pratique d’avoir un système d’information ressources humaines de qui permet d’accélérer le transfert des données, d’éditer facilement l’information… etc. Bizneo HR vous permet également d’envoyer des messages à la base de données, tant individuellement que collectivement, afin de faciliter la communication avec l’équipe.

Confidentialité de la base de données RH

Bien entendu, il n’est pas recommandé de stocker ces informations dans Excel, Google Sheets ou autres. Non seulement en raison du risque lié à la saisie manuelle des données, mais aussi parce qu’il est difficile de gérer l’accès et de protéger la LOPD.

GRH ou gestion des ressources humaines
Stratégies et bonnes pratiques

Maintenance de la base de données des ressources humaines

Un autre point important est la maintenance de la base de données pour la gestion des ressources humaines. Il s’agit de veiller à mettre à jour les informations contenues dans la base de données. Il faut éviter qu’il y ait des chiffres erronés, etc. Pour ce faire, suivez les conseils suivants :

• Unifiez votre base de données : il est très fréquent que les données relatives aux travailleurs soient dispersées dans différents fichiers. Commencez par unifier toutes les informations dont vous disposez.
• Éliminez les doublons : les doublons sont un autre des grands maux des bases de données. Vous devez contrôler périodiquement l’existence de doublons, éliminer ceux qui ont moins de valeur pour vous ou, le cas échéant, les combiner avec les informations qui vous intéressent le plus dans chacun d’entre eux. Mais… soyez toujours prudent ! Si vous n’êtes pas sûr, ne supprimez rien, vous aurez toujours le temps d’évaluer si cet enregistrement est dupliqué.
• Éliminez les informations inutiles : les données inutiles sont l’ensemble des informations fausses ou des informations qui ne vous apportent rien. Par exemple, lorsque dans le champ obligatoire, un candidat écrit quelque chose qui ne correspond manifestement pas à la réalité, comme un numéro de téléphone mal orthographié.
• Homogénéité : il s’agit de l’un des plus grands défis auxquels vous êtes confronté lorsque vous déboguez votre base de données. Prenons un exemple : dans notre formulaire d’inscription, le champ « département » est ouvert. Logiquement, on peut penser que tout le monde n’écrira pas le terme de la même manière. Il faut donc essayer de standardiser le champ d’une manière ou d’une autre.

Comment créer une base de données des ressources humaines sur les candidats ?

Au-delà de la base de données RH des employés, il existe un autre type de base de données qui est très utile au département lors du lancement d’un processus de recrutement et de sélection. Il s’agit de la base de données des candidats.

Un registre qui comprend les candidats actuels, mais aussi ceux qui ont postulé à une offre d’emploi à un moment donné, mais dont vous souhaitiez conserver le profil.

CVthèque pour le recrutement de talents
Quel est l’objectif d’une base de données de candidats ?

Avantages de la base de données RH pour les candidats

• Cela vous permet de couvrir des postes rapidement. Sans avoir à publier une offre d’emploi sur des sources externes. Ou, si nous la publions, si l’information est centralisée dans la base de données, c’est une façon plus homogène de visualiser les CV et de gérer les candidatures.
• Elle permet de voir quels sont les postes les plus demandés.
• Vous pouvez organiser les processus de sélection : vous pouvez connaître leur position dans chacune des phases et l’acceptation des politiques de traitement des données.
• Pour les entreprises spécialisées dans le recrutement, il est également utile pour l’élaboration de statistiques ou de rapports de recrutement et de sélection à proposer à leurs clients.

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Comment trouver des candidats pour cette base de données RH

Nous proposons ci-dessous plusieurs méthodes de captation :

• Sauvegarder les CV des candidats qui sont restés dans les dernières étapes des processus précédents mais qui n’ont pas été sélectionnés au final.
• Un site carrière efficace.
• Formulaires d’inscription : placez-les à des endroits stratégiques de votre site carrière. Il est important de ne pas inclure trop de champs à remplir, car un candidat pourrait abandonner.
• Cadeaux : une façon de capturer ou d’entretenir votre base de données est d’offrir quelque chose au candidat. Par exemple, Manpower offre une formation lorsqu’il informe un candidat de son refus.
• Incluez la possibilité de recommander vos offres : si vous l’intégrez à un réseau social, c’est encore mieux. Les recommandations permettent de multiplier votre base de données, pour les encourager, veillez à bien traiter les candidats.
• Actions de marketing de recrutement : événements, concours ou salons. Le marketing a offert de nouvelles idées sur la manière d’attirer les candidats.

Là encore, il convient de faire appel à la technologie. Dans ce cas, il s’agit d’un logiciel de recrutement qui permet de diffuser l’offre à travers plus de 200 sources de recrutement, de centraliser la réception des candidatures et de générer automatiquement une base de données de talents.

Le tout avec des étiquettes, des tableaux de bord et un historique de ce qui s’est passé au cours du processus, avec un moteur de recherche interne par mots-clés, etc.

Techniques de classification pour la base de données RH des candidats

La première chose à faire est de savoir ce qui est essentiel pour vous, en dehors du nom. Par exemple : la formation, les années d’expérience, la raison du précédent refus et le poste pour lequel vous avez postulé. Nous avons mentionné quatre catégories, car un trop grand nombre serait contre-productif et ingérable.

Voici d’autres catégories utiles :

• Source de recrutement : déterminer quelle est la meilleure façon de recruter.
• Acceptation du traitement des données : Vous pouvez incorporer ici le moment où ils ont accepté le traitement et la preuve de cette acceptation.
• Délai de conservation de la base de données : Avec le nouveau GDPR, vous devrez peut-être supprimer des données et il est utile de le cocher.
• Étape atteinte dans le processus de sélection : Cela vous aide à déterminer si la candidature était trop éloignée de l’adéquation ou si elle était partiellement valide.

Un dernier conseil est d’avoir quelques termes prédéfinis, par exemple la raison du rejet : compétences insuffisantes, manque d’expérience, absence de diplômes. Ne soyez pas trop libre dans vos écrits ou vous ne pourrez pas les gérer correctement.