La CVthèque est le résultat d’une collecte automatique des candidats d’un processus de recrutement. Il s’agit d’un registre ou d’une base de données de talents à exploiter dans les processus futurs. Elle stocke d’autres profils et CV professionnels qui, bien qu’ils n’aient pas été embauchés ou utilisés à un moment précis, peuvent présenter un intérêt pour d’autres postes ou candidatures.
Cet outil contribue à couvrir les besoins de l’entreprise en matière de recrutement. En outre, nous insistons sur l’importance de tirer parti des candidats qui, bien qu’ils n’aient pas été retenus précédemment, sont toujours intéressants. De cette façon, vous tirez le meilleur parti des talents disponibles, mais sans dépenser trop d’argent pour leur recherche, en tirant le meilleur parti de chaque effort et de chaque argent dans les processus de sélection.
Pour exploiter leurs capacités, il est nécessaire de savoir en quoi consiste une base de données de candidats et comment la gérer. Parallèlement, il est essentiel de disposer d’un logiciel de recrutement et de sélection qui s’intègre à cette base de données de candidats afin d’assurer une optimisation transparente du recrutement.
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Qu’est-ce qu’une CVthèque ou base de données de candidats ?
Une candidathèque recueille et stocke des informations sur les employés et les candidats d’une entreprise. Elle regroupe les profils de vos candidats en un seul endroit et facilite leur traitement. Les candidats peuvent être filtrés en fonction de mots-clés, de compétences professionnelles, d’expérience, de poste, de responsabilité, d’âge, d’éducation et d’autres caractéristiques.
Cela simplifie la gestion du personnel d’une entreprise, les processus de sélection et l’évaluation des candidats. Des informations complètes sur les participants sont disponibles. Ils ont déjà participé à une procédure, ont été recommandés ou se sont portés spontanément candidats.
Quelle que soit la raison de leur participation, la base de données des ressources humaines les enregistre et les met à la disposition des recruteurs. Leurs profils, même s’ils n’ont pas été retenus, restent précieux pour l’entreprise. Il se peut que l’on ait besoin d’eux à l’avenir pour pourvoir un poste vacant ou pour augmenter les effectifs, d’où l’intérêt de les avoir dans la candidathèque.
Caractéristiques d’une CVthèque optimale
Chaque base de données de candidats présente un certain nombre de caractéristiques essentielles pour l’évaluation des candidats par les RH. Celles-ci façonnent sa nature et en font l’un des meilleurs outils de recrutement. Parmi celles-ci, les qualités suivantes sont les plus intéressantes :
- Données unifiées. Il stocke toutes les informations sur les candidats en un seul endroit. Il les indexe à partir de n’importe quel portail d’emploi ou agrégateur auquel il est connecté. Il reçoit également des CV provenant d’autres médias. Quelle que soit leur origine, les données sont centralisées, ce qui se fait automatiquement.
- Facilité d’accès. Les versions les plus modernes, comme celles utilisées dans les logiciels de recrutement et de sélection, sont accessibles depuis n’importe quel appareil. Cela est possible grâce à la conservation de la CVthèque des candidats dans le nuage, ce qui simplifie la disponibilité des informations.
- Mise à jour automatique. Les données stockées sont mises à jour lorsqu’un candidat les modifie, ce qui économise du travail à l’équipe RH. De plus, si un candidat postule à plusieurs processus de recrutement et envoie son CV, c’est toujours le plus récent et le plus complet qui sera sélectionné.
- Actions de masse. Il est possible d’effectuer des actions de masse, telles que le téléchargement de CV. De cette manière, la numérisation de ces documents devient plus efficace. La base de données les organisera selon des critères préétablis.
- Détection des doublons. Les candidats peuvent postuler à une offre d’emploi à partir de plusieurs canaux. Il est également possible qu’ils le fassent plus d’une fois. La candidathèque détecte ces entrées et supprime les informations en double, tout en ajoutant les informations manquantes pour compléter le profil.
- On peut filtrer. Il n’est pas pratique de passer en revue des centaines de profils à la main. Pour répondre à ce problème, les bases de données disposent d’un moteur de recherche intégré. Il permet de filtrer en fonction des besoins et de manière personnalisée.
- Communication avec les candidats. Lorsqu’un candidat passe un processus de recrutement, la base de données vous permet de le contacter. Mais ce n’est pas tout : il est possible d’envoyer des messages de masse. De cette manière, l’image de marque de l’entreprise peut être renforcée et un traitement personnalisé peut être proposé.
- Génération de rapports. Il s’agit d’une autre façon de traiter l’information pour en connaître les différents aspects. Qu’il s’agisse du nombre de finalistes dans un processus, de ceux qui ont été écartés ou de ceux qui ont été dupliqués, les rapports collecteront ces données et les présenteront de manière exhaustive.
Quel est l’objectif d’une base de données de candidats ?
La CVthèque en ligne sert plusieurs objectifs différents. Sa raison d’être est le stockage et le traitement de grands volumes d’informations, qui peuvent être traités en fonction des besoins de l’équipe RH, ce qu’elle fera en peu de temps. Grâce aux actions de masse et aux filtres, entre autres fonctions, elle est très facile à gérer.
En outre, elle garantit la sécurité des données, auxquelles seuls quelques professionnels ont accès. Les limites de leur possession sont fixées par la loi, ce qui empêche toute utilisation frauduleuse, manipulation ou altération. Un logiciel de recrutement et de sélection permet de se conformer aux réglementations telles que les lois sur la protection des données. En outre, le cryptage des informations rend leur vol difficile, voire impossible.
C’est un outil utile pour la gestion des talents. En filtrant les informations, il est possible de trouver les profils les plus remarquables. Il enrichit également les données en incluant les résultats des tests passés par le candidat ou ses réponses à des questions assassines. De cette manière, la recherche du bon professionnel est accélérée.
Au final, l’analyse et le traitement des données constituent l’utilité la plus précieuse. Le simple stockage des données serait inutile, mais l’étude du contenu et l’établissement de rapports permettent de prendre de meilleures décisions.
Les informations recueillies deviennent des connaissances qui peuvent être utilisées pour l’évaluation des candidats par les RH.
Étapes de la gestion de votre CVthèque
Accessibilité pour toute l’équipe
La CVthèque doit être accessible à tous les membres de l’équipe de recrutement. Chacun doit connaître les codes d’accès, les critères de sélection des profils et l’utilisation du système. Cela permettra une meilleure coordination et une rationalisation du travail.
L’accès doit être possible à partir de n’importe quel appareil et de n’importe quel endroit, d’où l’intérêt d’utiliser des bases de données dans le cloud. Toute personne impliquée dans le processus de recrutement pourra vérifier son statut à tout moment et où qu’elle se trouve.
Contrôle des profils et des tâches de classification
Il faut définir des profils, créer des filtres et établir des processus de contrôle. Cela permet de définir des critères de qualité qui facilitent la récupération et l’analyse des données. Rappelons que ce dernier aspect est d’une grande valeur, car c’est la clé pour trouver les professionnels les plus talentueux.
L’efficacité d’une base de données dépend, dans une large mesure, de la rapidité avec laquelle elle récupère les informations. Pour y parvenir, il est important de développer des critères appropriés. Il est nécessaire de décrire les compétences qui intéressent l’entreprise, d’établir des catégories qui indiquent la progression du candidat dans les tests de recrutement du personnel ou s’il a été interviewé ou non, entre autres.
Le choix des critères dépendra de l’entreprise et de la manière dont elle aborde le recrutement.
Mise à jour de la candidathèque
La maintenance est essentielle pour maintenir l’efficacité et l’utilité de la base de données. Des actions de nettoyage et d’organisation doivent être effectuées tous les deux mois. Cela permettra d’éliminer les éventuels doublons qui ont persisté ou les candidats non actifs. L’espace de stockage n’est pas illimité, il est donc important d’en prendre soin et d’en faire bon usage.
Sans une maintenance adéquate, la CVthèque en ligne contiendrait trop d’informations inutiles. En d’autres termes, une grande partie de l’information ne serait pas utile, soit parce qu’elle serait périmée, soit parce qu’elle serait trop abondante, soit en raison d’autres problèmes.
La puissance d’un ATS avec une CVthèque en ligne
Pour tirer le meilleur parti d’une base de données, un ATS (Applicant Tracking System) est la solution la plus appropriée. C’est un logiciel RH pour la sélection du personnel, entre autres fonctionnalités. Il dispose d’un ensemble d’outils axés sur la gestion du capital humain d’une entreprise.
Il est capable de générer automatiquement une base de données de candidats adaptée à l’entreprise. Elle peut les segmenter et les organiser, gérer des millions de CV, les afficher en fonction de divers paramètres (date, notation, âge, géolocalisation…) ou être structurée selon les phases du processus de sélection.
Il aide également les recruteurs à mieux évaluer les candidats. Tous les outils nécessaires sont disponibles : tests de toutes sortes (tests psychotechniques, tests d’intelligence, recrutement par compétences, etc.), présélection par des killer questions ou résultats d’entretiens avec tableaux de bord.
Il est également connecté aux principaux portails d’emploi (plus de 200). La maîtrise des sources de recrutement est ainsi totale, ce qui accélère la publication des offres et la réception des candidatures.
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