Dossier du personnel dans les entreprises | Comment automatiser sa gestion

Le dossier du personnel est un élément nécessaire pour optimiser votre entreprise. À mesure que la taille de l’équipe augmente, maintenir un registre des données des salariés devient de plus en plus complexe. On arrive à un point où cela devient ingérable sans certains outils d’automatisation.

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Qu’est-ce que le dossier du personnel ?

Comme son nom l’indique, la dossier du salarié comprend un ensemble de documents et de données pertinentes sur le salarié. C’est un élément important non seulement pendant la durée de sa relation avec l’entreprise, mais aussi après que l’employé ne fait plus partie de l’organisation.

Ainsi, un dossier du personnel est utilisée pour tenir correctement un dossier du salarié et les mises à jour ultérieures des données des travailleurs. Il est conseillé de conserver ces données dans une base de données centralisée des Ressources Humaines. Elle doit être facilement accessible.

À quoi sert le dossier individuel du personnel

L’objectif du dossier du personnel est la création d’une base de données avec toutes les références de l’équipe. Elle sera parfaite pour compléter des documents, les envoyer à des institutions officielles ou réagir rapidement en cas d’urgence.

En outre, une gestion efficace de ces dossiers personnels implique nécessairement la centralisation des données de contact de l’employé. Ainsi, vous pouvez mettre en lien les dossiers personnels à d’autres documents (salaires, contrats, entrées et sorties). C’est également utile pour la gestion du temps (justifications d’absence, pointages et congés).

En fin de compte, un dossier du salarié favorise le processus de production de l’entreprise et la prise de décisions. Le temps est optimisé bien mieux, aucune procédure planifiée n’est laissée en suspens et toute information peut être consultée immédiatement.

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Que contient le dossier du personnel

Données personnelles

D’une part, le dossier individuel du personnel contiendra les données personnelles de l’employé et les informations relatives au poste qu’il occupe au sein de l’organisation :

• Nom et prénom.
• Date de naissance.
• Pièce d’identité.
• Adresse.
• Contact (téléphone et e-mail).
• Numéro de Sécurité Sociale.
• Poste occupé dans l’entreprise (catégorie professionnelle, fonctions, hiérarchie).
• Type de contrat ou horaires de travail.

Données académiques incluses dans les dossiers personnels

D’autre part, dans le dossier individuel du personnel, toute l’information d’ordre professionnel et académique de l’employé est intégrée. Ces données peuvent être mises à jour à mesure que l’employé ajoute des compétences à son profil, sous forme de certifications, cours ou ateliers.

• Formation initiale : dossier académique avec la liste des titres obtenus.
• Formation continue : cours suivis à titre personnel ou à l’initiative de l’entreprise.

Informations des contacts d’urgence

Enfin, le dossier du personnel doit contenir un contact d’urgence désigné par le travailleur. Il sera nécessaire en cas d’accident de travail ou dans d’autres éventualités.

Dossier du personnel sur Excel : pourquoi ne pas les utiliser

Gérer un dossier du personnel RH sur Excel est le premier choix des RH. Cependant, il n’est pas recommandé de s’appuyer sur le célèbre tableur pour les raisons suivantes :

1. Dans Excel, en réalité, rien n’est automatisé. Il faut toujours effectuer une saisie manuelle des données (sauf pour le traitement par lots, conçu pour effectuer des calculs).
2. Il est assez complexe de conserver l’intégrité des données dans différents classeurs, en particulier s’il existe des liens entre eux.
3. Il n’est pas intuitif d’ajouter de la documentation aux dossiers personnels : Excel fonctionne avec des liens externes qui sont édités manuellement.
4. Il nécessite une structure de fichiers bien organisée où les objets ne peuvent être déplacés librement sans créer des erreurs de liens.

Il est plutôt recommandé d’utiliser un logiciel RH avec un dossier du salarié intégré. Celui-ci est capable de fournir une interface beaucoup plus intuitive et conçue spécifiquement pour la tâche de garder ces données en sécurité.

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Les salariés sont toujours au cœur des tâches des Ressources Humaines. Il est donc important de garder les dossiers du personnel avec leurs données bien organisées, structurées et accessibles depuis un unique référentiel. Comme c’est le cas avec notre suite.