Modèle de fiche d’évaluation du personnel | Grille sur Excel

Une fiche d’évaluation du personnel est un modèle d’évaluation qui comprend des différents aspects de la performance professionnelle d’un employé, ou du rendement d’un département. Il s’agit d’où les logiciels d’évaluation des performances ont évolué.

Un formulaire d’évaluation du personnel est également défini comme une grille d’évaluation des compétences ou, plus simplement un questionnaire d’évaluation. Dans les deux cas, leur fonction est de documenter, en détail, les performances professionnelles d’une personne ou d’un secteur.

Ainsi, l’analyse est effectuée sur la base d’un certain nombre d’aspects tels que les tâches et les objectifs à court, moyen et long terme.

De cette manière, la fiche d’évaluation enregistre le rendement de l’employé, permet d’estimer son potentiel de développement et de reconnaître ses carences. Ces informations sont obtenues par une évaluation quantitative et qualitative, ce qui permet de prendre des décisions sur la base de données objectives.

À quoi sert une fiche d’évaluation du personnel?

Le format d’évaluation permet d’enregistrer plusieurs aspects:

• L’organisation des composants de chaque département.
• Un formulaire d’évaluation des performances professionnelles est utilisé pour évaluer et établir les contributions les plus appropriées pour les employés selon leurs performances.
• Mesurer le feedback entre les membres de l’organisation en fonction de leurs fonctions et leurs relations interpersonnelles.
• Signaler les erreurs dans le fonctionnement de l’organisation.
• Évaluer les critères de sélection du personnel.
• Estimer les résultats des programmes de recrutement et de sélection de l’organisation.
• Renforcer les performances positives, par des programmes de reconnaissance ou de formation, afin d’encourager le développement des compétences des employés.
• Évaluer le fonctionnement de la communication entre les différents départements de l’organisation.
• Générer des méthodes et des actions de motivation pour améliorer le sentiment d’appartenance et l’engagement des employés envers l’entreprise.

Compiler tous ces aspects est un travail énorme pour un département de Ressources Humaines et prendrait beaucoup de temps et de ressources.

En revanche, un logiciel GPEC, garantit l’évaluation des performances du personnel par des processus simples et automatisés qui permettent l’entreprise d’économiser de l’argent et, en même temps, d’améliorer la qualité des rapports de performance de ses employés.

En outre, il garantit la confidentialité et la segmentation des données, et intègre des notifications et des rappels, entre d’autres avantages.

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Cinq astuces pour faire une fiche d’évaluation du personnel

Avoir des objectifs clairs

Le développement d’un outil d’évaluation de la performance doit être basé sur les objectifs de l’entreprise.

Pour y voir plus clair, il est utile de se poser des questions telles que: Quel est l’objectif poursuit? Est-il nécessaire un changement organisationnel? Ou d’explorer le potentiel des employés, afin de reconnaître les améliorations possibles? Quel domaine faut-il renforcer?

Simplicité

Plus une grille d’évaluation des performances est simple et claire, plus il sera facile d’obtenir des résultats. Cette simplicité influencera non seulement la conduite de l’enquête, mais aussi l’analyse des résultats.

Préciser l’échelle d’évaluation

L’évaluation, sera-t-elle individuelle ou de groupe? Sera-t-elle faite par les pairs ou par les responsables? La définition de ces questions, entre autres, facilitera le développement du processus et sera essentielle pour atteindre les objectifs prévus précédemment.

Ne pas être pressé pour le terminer

Remplir un formulaire d’évaluation du personnel peut prendre du temps ; non seulement à cause la longueur et de la méthode utilisée, mais aussi parce qu’il peut inclure des processus de réflexion. C’est pourquoi il est convenant de donner du temps suffisant pour l’évaluation, car cela encourage un retour critique et constructif.

Utiliser la technologie pour les perfectionner

La technologie est capable de combiner tous les formats d’évaluation existants, et la mesure et évaluation ultérieure des résultats dans un seul module d’évaluation.

Si les différentes étapes du processus sont documentées et peuvent être maintenues dans le temps, l’analyse ne se réfèrera pas seulement à un seul moment, mais sera encore plus complète.

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Les avantages d’utiliser une fiche d’évaluation du personnel

Utiliser un formulaire d’évaluation des employés est avantageux tant pour les entreprises, que pour les travailleurs.
Les entreprises, en évaluant les différents aspects de leur fonctionnement, reconnaissent leurs forces et leurs faiblesses. Et leur capital humain pourra se développer grâce à ces évaluations.

Avantages des fiches d’évaluation du personnel pour les entreprises

• La possibilité de fixer des objectifs individuels
• Élaborer des plans de formation.
• Reconnaître les intérêts de l’employé.
• Savoir si le système de rémunération est équitable.

Avantages des fiches d’évaluation du personnel pour les employés

D’autre part, il y a aussi des avantages pour l’employé. Grâce au retour d’informations, le travailleur est conscient de ses performances professionnelles, peut reconnaître son niveau d’engagement, et l’intérêt de l’entreprise pour ses compétences professionnelles.

Cette dynamique contribue à renforcer l’engagement, à construire la culture organisationnelle, ainsi qu’elle donne la possibilité de reconnaître les lignes de croissance qui peuvent être développées par des programmes de formation.

En outre, ces éléments sont aussi encouragés:

• La motivation, en reconnaissant l’intérêt de l’entreprise pour leur travail.
• Estimation de son déroulement.
• Stimulation de l’intégration avec les autres composants de l’organisation.
• Conscience de leur potentiel.

Comment faire un formulaire d’évaluation du personnel?

En l’absence d’un logiciel qui simplifie le processus, il faut prendre en compte quelques aspects lors de l’élaboration d’un formulaire d’évaluation des employés:

Sélection de titres pour les indicateurs

Ces noms seront précisés dans le formulaire d’évaluation des performances. Cela crée une structure qui permet de distribuer et d’évaluer les informations de manière simple et rapide.

Un exemple classique est l’utilisation des mentions « bon », « passable » et « mauvais », d’étoiles ou de chiffres comme indicateurs. En revanche, ce ne sont pas les seuls, et ils peuvent être adaptés d’accord aux intérêts du formulaire d’évaluation.

Ainsi, nous trouvons des descriptions plus spécifiques, telles que « Besoin d’amélioration », « En cours », « Excellente performance ».

Distribution des indicateurs en groupes

La façon la plus recommandée de le faire est d’utiliser le critère logique. Par exemple, compétences générales et individuelles, séparément, dans chaque domaine de l’organisation. Cela facilitera la compréhension et l’analyse des données, simplifiant ainsi les conclusions.

Définir combien d’évaluations seront nécessaires

Il est parfois préférable de faire plusieurs évaluations courtes, plutôt qu’une seule évaluation longue. Moins un modèle d’évaluation est concret, plus la tâche de filtrage et d’évaluation des données sera complexe. Dans le cas des formulaires d’évaluation des employés, il est préférable de choisir un formulaire court avec des critères bien définis, afin de rendre l’organisation et la hiérarchisation des informations plus facile.

Également, il est important de considérer que presque tous les aspects de l’organisation, ou des situations spécifiques, peuvent être analysés avec une fiche d’évaluation du personnel.

Des scores bien définis, la clé des fiches d’évaluation du personnel

L’établissement d’une échelle d’évaluation appropriée, sous forme d’un score, rend plus facile la lecture des résultats. Il est très utile de partir d’un score établi qui sert de modèle et de guide pour analyser les résultats, et ainsi savoir si l’employé ou le groupe de travail est performant ou pas.

Cependant, il n’est pas conseillé de mesurer sur la base d’un score maximum, car cela peut être injuste pour les processus individuels de chaque employé, et contre-productif pour leur motivation. Il s’agit d’évaluer, de reconnaître les faiblesses et d’essayer de stimuler les vertus et les points forts de chaque employé, plutôt que d’exposer les faiblesses qui finissent par le nuire.

Il ne s’agit pas d’une mesure de contrôle, et encore moins d’une sanction des mauvais résultats. Un formulaire d’évaluation de l’employé cherche à maximiser le rendement de chaque employé, pour l’aider à atteindre son plein potentiel.

Faire attention à la rédaction et á formulation des questions

Ce sont des détails qui affectent les résultats. Une manière de contrôler cela est que les évaluateurs aient les compétences nécessaires et des méthodes concrètes pour évaluer, incluant une description de chaque bloc, afin que les deux sachent clairement de quoi il s’agit.

Une opportunité pour stimuler d’autres domaines

La culture d’entreprise, la construction de la marque, ou le sentiment d’appartenance, entre autres, peuvent être renforcés par les fiches d’évaluation du personnel. Cet objectif est atteint par la conception et la planification de l’évaluation. Soyez clair sur ce que vous voulez évaluer.

De cette manière, l’employé se sent valorisé et l’organisation cultive ses valeurs d’entreprise.

La méthodologie des formulaires d’évaluation de l’employé

Après avoir défini la raison et l’extension des formulaires d’évaluation de l’employé, il est nécessaire d’établir quelle sera la méthodologie. Il existe au moins quatre types de méthodologies : 90°, 180°, 270° et 360°.

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L’évaluation à 90 degrés fait référence au fait que l’évaluation sera effectuée par un responsable direct; l’évaluation à 180 degrés ajoute l’évaluation des pairs; le modèle d’évaluation à 270 degrés inclut l’évaluation effectuée par les subordonnés et les postes inférieurs ; enfin, l’évaluation à 360 degrés comprend toutes les échelles ci-dessus et, à son tour, inclut les clients (internes ou externes) ou les tiers avec qui il est en relation.

Notre logiciel d’évaluation des performances simplifie l’ensemble de ce processus, et permet d’appliquer de différentes méthodologies d’évaluation. Évaluation à 360°, Top-Down, compétences, et objectifs. Tous les modèles d’évaluation du personnel dans une solution technologique unique pour évaluer les performances.

Suivi des fiches d’évaluation du personnel

Ce n’est pas seulement une question de créer et appliquer le modèle d’évaluation du personnel; un suivi constant est également nécessaire. De cette façon, chaque cas ou groupe de travail peut être évalué d’une manière adaptée.

D’où l’importance d’un logiciel RH: il génère des rapports, des notifications pour le superviseur et l’employé, tant pour lancer l’évaluation que pour en examiner les résultats.  

Résultats d’une grille d’évaluation du personnel

Après la réalisation du questionnaire et la réception des résultats, il est conseillé de les analyser et de les partager directement avec la personne évaluée.

De cette façon, les problèmes de communication sont évités, la confidentialité est préservée et les mesures à prendre sont mieux expliquées, sans perdre l’objectif du renforcement des aspects où l’employé se distingue.

Modèle de fiche d’évaluation du personnel en format Excel

Pour essayer une fiche d’évaluation du personnel, nous proposons notre modèle d’évaluation modifiable:

Vous ne bénéficierez pas de tous les avantages et processus automatisés d’un logiciel d’évaluation des compétences. Un modèle d’évaluation du personnel a une portée limitée et beaucoup de paramètres ne peuvent pas être mesurés.

Cela peut compliquer l’évaluation des performances. Même en laissant de côté l’erreur humaine et le manque d’intégration avec d’autres plateformes et aspects des RH; des problèmes qui sont facilement résolus par les logiciels.

D’où l’importance de s’appuyer sur des logiciels automatisés qui simplifient toutes les étapes de l’évaluation GPEC, réduisent les coûts et donnent un accès complet à la gestion et à l’évaluation des résultats.