Gestion du personnel en entreprise: enjeux et missions

La gestion du personnel est traditionnellement l’une des fonctions des Ressources Humaines les plus importantes. Toutefois, ce domaine connaît ces dernières années un processus accéléré du fait de la numérisation et de l’automatisation. D’après le Baromètre des DRH 2021 deABV Group, Willis Towers Watson et RH&M, la transformation digitale représente 35% des priorités des entreprises. Ces nouvelles technologies permettront d’affronter les défis d’avenir avec de meilleures chances de succès.

Dans un environnement de plus en plus concurrentiel, attirer les talents est, bien sûr, essentiel pour la croissance mais aussi pour la survie de l’entreprise. La gestion des employés a un impact direct sur la stratégie commerciale, dans la mesure où elle permet d’assumer des changements pertinents, elle répond aux besoins opérationnels et elle traite un aspect primordial comme celui de la motivation.

Qu’est-ce que la gestion du personnel ?

La gestion administrative du personnel désigne l’ensemble des tâches qui traitent les relations entre les collaborateurs et l’entreprise. Il n’existe pas de critère unanime quant aux tâches de ce département, vu que ces dernières peuvent inclure parfois les questions juridiques ou fiscales.

Cette gestion gère tout ce qui touche à la situation du salarié au sein de l’entreprise, que ce soit pour le recrutement, le départ ou la retraite. 

Ce large éventail de paramètres à analyser comprend la reconnaissance des besoins des collaborateurs (formation, logistique, etc.), la gestion des requêtes, le contrôle de la journée de travail (respect des horaires, collecte des temps de travail, etc.) ou encore l’attention portée à certains aspects contractuels.

La gestion du personnel d’une entreprise peut s’effectuer de différentes manières. Auparavant, les superviseurs étaient chargés d’examiner en détail la situation de chaque salarié, de mettre à jour leurs données et de préparer les dossiers pour d’autres départements ou pour la direction.

Les étapes d’attraction, de recrutement, d’intégration, de développement, de rétention, de départ et l’image de marque de l’employeur sont tout aussi importantes pour l’avenir d’un professionnel au sein de son entreprise. Par conséquent, en prendre soin sera essentiel pour la productivité et la rentabilité.

Dans notre guide du cycle de vie du salarié, nous vous montrons comment tirer parti de la technologie pour stimuler les performances de votre personnel et soigner au maximum chacune de ces phases. 

En quoi la gestion administrative du personnel est-elle si importante ?

Lorsque la gestion des employés est inefficace, l’entreprise se heurte à des dysfonctionnements et à des problèmes qui affectent son bilan. Parmi les plus graves, on peut citer :

• La prise de décision devient plus compliquée ou est réalisée en omettant toutes les informations nécessaires.
• Des conflits d’horaires ou une mauvaise planification des vacances peuvent survenir.
• Obsolescence de certains éléments des dossiers des salariés.
• Des erreurs dans la chaîne de commandement peuvent apparaître, ce qui se traduit par des ordres contradictoires qui nuisent à la productivité et à la motivation des collaborateurs.
• Certaines requêtes peuvent rester sans réponse ou être résolues tardivement.
• Manque de succès de certains projets stratégiques malgré la présence d’un nombre de talents suffisants au sein de l’entreprise.
• Ralentissement du processus de numérisation qui peut ne pas atteindre les résultats souhaités.

La maîtrise des indicateurs correctement mesurés et analysés est indispensable pour une gestion des salariés optimale. Pour ne pas omettre certains indicateurs clés de performance (KPI), vous trouverez ci-dessous un modèle qui vous aidera à dynamiser la gestion des employés.

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KPI’s pour les Ressources Humaines : types et exemples

7 missions et enjeux de la gestion du personnel

En raison de son importance pour le bon fonctionnement d’une entreprise, il est important de connaître en détail les objectifs visés.

Simplification des tâches dans la gestion des employés

Cette simplification est l’objectif le plus important de la gestion des salariés, aussi la multitude de paramètres à considérer pour prendre de meilleures décisions et optimiser les talents disponibles a déjà été abordée.

Par conséquent, une bonne gestion des collaborateurs doit garantir une transmission fluide des données, leur accessibilité et leur simplicité d’utilisation pour les parties concernées.

La technologie et l’automatisation des processus vous facilitera le quotidien. N’hésitez pas à consulter toutes les informations que nous proposons dans notre guide :

Garantir le bien-être des salariés par le biais de la gestion du personnel

En tout état de cause, le bien-être des collaborateurs ne doit pas se heurter à la quête de bénéfices opérationnels pour l’entreprise, et ce, même si cette dernière est bien évidemment légitime. Ainsi, la gestion du personnel d’une entreprise aborde également des paramètres cruciaux mais néanmoins difficiles à mesurer pour le rendement de l’entreprise, tels que la motivation, la satisfaction, l’engagement de la société ou les perspectives d’avenir des employés (mobilité professionnelle et promotion interne).

Retenir les talents, l’objectif de la gestion des salariés

En lien avec ce qui précède, la rétention des talents est très présente dans la gestion des effectifs et dans la gestion administrative du personnel en général. Après tout, la formation des employés mobilise des ressources et il est important d’en tirer le meilleur parti.

En outre, la formation est l’une des clés de la fidélisation des employés, tout comme les stratégies de promotion interne et de croissance. C’est aussi un excellent moyen de se perfectionner. D’autre part, la rétention des talents passe aussi par la flexibilité, c’est-à-dire des horaires de travail plus souples, la conciliation entre vie professionnelle et vie privée, la gratification des talents, etc.

La gestion des employés passe par l’identification des besoins des salariés

Les responsables du personnel doivent identifier les lacunes et les compétences des salariés pour aborder les projets innovants ou pour répondre à tout changement dans les plans stratégiques de l’entreprise.

Et lorsque de bonnes équipes sont en place, la priorité doit être de les conserver et, si possible, de les renforcer.

Adapter l’offre

Les responsables RH doivent s’adapter aux fluctuations du marché du travail, aux nouveaux défis numériques et à l’émergence de nouveaux profils. 

Dans tous les cas, cela peut impliquer la mise en place d’outils numériques tels que les logiciels SIRH, ainsi que des formations spécifiques dans le domaine du numérique, réseaux sociaux, etc.

Créer une image de marque à partir de la gestion du personnel

La création d’une image de marque peut être assurée par la mise en œuvre de différentes politiques qui permettent de devenir un véritable ambassadeur de l’entreprise. Nous parlons dans ce cas précis de l’image de marque employeur dites Employer Branding .

Des initiatives qui promeuvent le sport et la santé ou la formation font en sorte que le salarié se sente suffisamment satisfait pour recommander l’entreprise.

Les défis sociaux dans la gestion des employés

Par défis sociaux on entend le travail qui garantit l’engagement de l’entreprise en faveur de son environnement. Cette question est directement liée à la précédente et concerne la promotion pour la diversité et la mise en place de plans de durabilité.

Des outils pour les nouveaux défis de la gestion du personnel

Ces dernières années, les RH ont pu mener à bien les différents volets de la gestion des salariés avec davantage de succès et de rapidité grâce à l’introduction d’outils numériques.

Il existe un grand choix de logiciels de gestion du personnel, comme ceux du catalogue de Bizneo HR,  résumés dans les catégories suivantes :

1. Portail RH Salarié / Manager : tous deux offrent des espaces permettant au personnel et aux chefs d’équipe de gérer leur propre documentation, d’accéder à l’information générée par d’autres, de mettre à jour les données pertinentes et d’accomplir de nombreuses procédures.
2. Gestion de l’organigramme d’entreprise : les grandes entreprises nécessitent impérativement une bonne gestion de leur organigramme. Cette tâche est facilitée par la mise à disposition d’informations actualisées et visuelles sur l’organisation interne.
3. La gestion des personnes et de l’organisation : facilite la communication à partir des bases de données et des historiques, elle évite aussi les dysfonctionnements opérationnels.
4. Logiciel de gestion des compétences : pour comprendre les performances et les besoins des salariés, ainsi que la mise en œuvre de plans spécifiques et adaptés.
5. Logiciel de questionnaires QVT de bien-être au travail : idéal pour se renseigner sur l’environnement au travail. N’oubliez pas que ce dernier a un impact direct sur la productivité et le sentiment d’appartenance à l’organisation.
6. Logiciels de gestion des congés.

Les atouts d’un logiciel de gestion des salariés

L’implantation d’un logiciel RH qui répond à tous ces besoins peut générer des avantages intéressants pour les entreprises.

L’ensemble du processus de gestion administrative du personnel est simplifié. Il permet également une série de primes pour les salariés, plus responsables alors de leurs données personnelles (dans le cas du portail RH) et cela leur donne le sentiment d’être correctement évalués par leurs supérieurs.

En voici les principaux avantages :

L’automatisation croissante des processus de gestion des employés

Progressivement, les collaborateurs et le service RH lui-même seront en mesure d’exécuter automatiquement un plus grand nombre de processus, libérant ainsi des ressources pour s’occuper d’autres domaines présentant un plus grand intérêt pour l’entreprise.

Mais d’abord, n’oubliez pas que chaque fonction a ses propres enjeux, tâches et obligations. Nous avons élaboré un guide qui explique l’impact des outils RH sur chaque poste à l’aide d’illustrations attrayantes.

En d’autres termes, il résout les principaux problèmes quotidiens et il vous aide à être plus performant dans le cadre de votre travail.

Accessibilité aux dossiers et aux registres des salariés

Grâce à un système d’autorisations individuelles, les collaborateurs pourront télécharger toutes les informations dans un espace uniquement accessible par eux-même et par les responsables autorisés.

En outre, dans le cadre de l’implantation d’un logiciel cloud de Ressources Humaines, il est possible d’accéder à tous les documents et à toutes les informations de l’entreprise partout et à tout moment.

Un calendrier sans chevauchement

Les congés de plusieurs collaborateurs se sont chevauchés ou ils ont coïncidé avec les vacances d’un autre salarié ? Le programme de gestion du personnel évite ce type de désagrément dû à une planification erronée

Simplification du procédé d’embauche et de départ

Tout ce qui concerne l’embauche et le départ des collaborateurs est réalisé dans un délai plus court. Le tout en respectant toutes les étapes fixées par la législation en vigueur, comme le processus d’inscription et de radiation auprès de la Sécurité sociale, ou la notification au salarié de tout changement dans sa situation administrative.