La gestion des talents et leur développement sont fondamentaux pour toute organisation. L’utilisation d’une matrice de polyvalence constitue un moyen efficace pour atteindre cet objectif. Il est important de noter que les personnes exceptionnelles ne se limitent pas à exceller dans un seul domaine, mais peuvent être performantes dans plusieurs.
Une des clés de la survie des entreprises réside dans leur capacité à évaluer comment la polyvalence est répartie au sein de l’organisation. Cette information aide à prendre des décisions pour optimiser les processus à moyen et long terme.
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Qu’est-ce qu’une matrice de polyvalence ?
La matrice de polyvalence-polycompétence en ressources humaines est un outil conçu pour mesurer, évaluer et guider les décisions liées à la polyvalence d’une équipe. Elle permet d’identifier les compétences de chaque employé dans diverses fonctions grâce à une évaluation des performances.
Cette matrice met en relation les exigences d’un poste avec les compétences actuelles des employés. Elle détermine qui est prêt à occuper un poste différent en cas de besoin, et qui nécessite une formation spécifique.
L’objectif est de s’assurer qu’en cas de besoin (par exemple, l’absence d’un employé), une autre personne puisse assurer ses fonctions pour maintenir le rythme de travail. Une main-d’œuvre polyvalente rend une entreprise plus flexible, ce qui est crucial en cas de crise ou de changement de la demande.
La matrice de polyvalence s’intègre souvent dans les outils GPEC et d’évaluation des performances pour identifier les besoins en formation et faciliter le transfert de compétences. Cependant, il est essentiel de ne pas surcharger les employés au risque de générer du stress ou un épuisement professionnel.
Qu’est-ce qu’une personne polyvalente au juste ?
Une personne polyvalente ou interdisciplinaire est capable de remplir plusieurs rôles ou d’appliquer des connaissances diverses dans des domaines connexes tout en maintenant une qualité et une productivité acceptables.
Pour une entreprise, cela signifie que les compétences essentielles ne sont pas concentrées sur une seule personne. Même si les performances idéales ne sont pas atteintes, les tâches critiques peuvent être prises en charge rapidement en cas d’absence.
La polyvalence est particulièrement valorisée dans les petites entreprises, ainsi que dans les postes de management intermédiaire ou supérieur, car elle augmente l’efficacité des ressources et permet de répondre à diverses situations avec agilité.
Comment créer une matrice de polyvalence ?
Créer une matrice de polyvalence est relativement simple, mais nécessite des données fiables sur les performances des employés. Une CVthèque ou base de données complète sur les compétences et le comportement des collaborateurs dans différents contextes constitue un point de départ précieux.
Les étapes pour élaborer une matrice de polyvalence incluent :
- Analyse et description des emplois à inclure. Détaillez les fonctions et tâches de chaque poste ainsi que les compétences nécessaires pour les accomplir.
- Définition des niveaux de polyvalence requis pour chaque tâche. Créez des niveaux pour évaluer les compétences de chaque tâche. Par exemple :
- Niveau 1 : les connaissances sont possédées et appliquées.
- Niveau 2 : les connaissances sont possédées et appliquées de manière satisfaisante.
- Niveau 3 : les connaissances sont possédées, appliquées de manière satisfaisante et les tâches sont accomplies dans un délai acceptable.
- Niveau 4 : tous les éléments ci-dessus sont maintenus et la capacité à transmettre des connaissances et des méthodes d’action à d’autres personnes est ajoutée.
- Évaluation des employés : attribuez à chaque collaborateur un niveau correspondant à ses compétences pour chaque poste. Cela permet d’identifier ses performances actuelles et son potentiel à occuper d’autres fonctions.
- La dernière étape consiste à déterminer comment combler les lacunes de chaque travailleur. Certains excelleront dans la polyvalence, d’autres auront besoin d’une formation pour consolider leurs compétences, et d’autres encore auront besoin d’une formation spécifique pour les développer. Utile pour la gestion d’équipe !
Et… une matrice de formation ?
Un logiciel de formation facilitera la formation de chaque travailleur. Tout d’abord, comme nous l’avons dit, les aptitudes/compétences qu’un travailleur peut exercer sont vérifiées à l’aide de la matrice de polyvalence-polycompétence.
La clé de cette matrice de formation sera que, lorsque les performances ne sont pas adéquates ou même si elles le sont, l’employé est intégré dans un plan de formation spécial pour atteindre son plein potentiel.
L’objectif essentiel est de développer le talent au maximum et de faire correspondre les données de performance avec le potentiel futur. Le logiciel de formation permet d’évaluer les cours de formation, l’assiduité et de vérifier s’il en résulte une amélioration des performances.
Évaluer la polyvalence
L’indicateur de polyvalence du personnel (IPP) met en lumière la flexibilité des employés et leur évolution dans le temps. Il s’agit d’un des indicateurs d’évaluation des performances avec une valeur numérique de la situation du personnel et d’une autre matrice de polyvalence des RH pour évaluer ce paramètre, qui complète la matrice de formation.
Elle prend en compte les emplois et les employés. Au fur et à mesure qu’ils sont confrontés à des tâches différentes, leurs connaissances et leur capacité à les exécuter avec succès augmentent. Les opérateurs reçoivent un questionnaire dans lequel ils expriment, sous forme numérique, les performances qu’ils estiment avoir eues dans chaque emploi.
Les données fournies sont croisées entre les employés et les postes, de sorte que le résultat est la polyvalence ou l’interdisciplinarité totale de l’équipe évaluée. En outre, des scores minimums sont établis pour déterminer l’adéquation au travail demandé. Cela permet d’obtenir une approximation des compétences du personnel et de sa flexibilité en termes de capacité à effectuer d’autres tâches.
Grâce à cet indicateur, le développement de la polyvalence peut être planifié à long terme en fixant des objectifs annuels et des actions correctives. Afin d’obtenir des données plus nombreuses et plus fiables, il est conseillé de disposer d’un logiciel d’évaluation des performances adapté.
Celui-ci permet d’appliquer différents modèles en fonction des besoins, élimine la présence de biais dans l’analyse et fournit un meilleur feedback, entre autres avantages.
La matrice 9 box est étroitement liée à la matrice de polyvalence. Il s’agit d’une comparaison entre les performances et le potentiel qu’il est très intéressant de combiner avec la matrice de polyvalence. Nous avons mis au point un modèle de matrice de polyvalence Excel, très facile à utiliser si vous souhaitez l’essayer directement :
En outre, un travailleur polyvalent aura déjà un classement élevé à la fois pour ses performances actuelles et encore plus pour son potentiel, car il démontre qu’il a la capacité d’apprendre différentes compétences et d’être performant dans différents rôles. C’est utile pour quelques travailleurs, mais pour quelque chose de plus professionnel, il faut opter pour une solution avancée :
Exemple de matrice polyvalente
Pour se faire une idée du fonctionnement d’une matrice polyvalente, rien de mieux qu’un exemple simple :
| Équipe | Poste 1 | Poste 2 | Poste 3 | Poste 4 |
| Marie | 2 | 1 | 5 | 3 |
| Jean | 2 | 5 | 4 | 4 |
| Pierre | 5 | 2 | 1 | 2 |
| Laure | 3 | 4 | 3 | 5 |
La notation suit les critères suivants :
- 1 : aucune compétence ou connaissance pour le poste.
- 2 : formation de base.
- 3 : peut effectuer les tâches avec supervision.
- 4 : travaille de manière autonome sans supervision.
- 5 : maîtrise le poste et peut former d’autres personnes
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