Comment faire un organigramme d’entreprise

Il est essentiel de connaître comment se structure le tableau des effectifs dans le domaine RH, pour cela, disposer d’un bon organigramme est quelqu’il en soit d’une grande utilité, mais comment faire un organigramme d’entreprise dans les règles de l’art ?

Un organigramme entreprise : qu’est-ce c’est ?

A première vue, l’organigramme entreprise dit organigramme d’entreprise, est une représentation schématique des liens fonctionnels, hiérarchiques et organisationnels existants dans la structure organisationnelle d’une société.

En effet, cet organigramme défini par la direction et par la politique RH, permet d’identifier les chaînes de commandements, la manière dont les collaborateurs sont regroupés, les services dont ils relèvent, ainsi que les fonctions et les relations hiérarchiques de tout le personnel. 

À cet égard, les bases de l’entreprise sont posées et elle dispose alors des informations essentielles pour coordonner les différents aspects de production, d’activité, mais aussi de relations interpersonnelles.

Aussi, grâce à notre logiciel d’organigramme automatisé, vous pouvez concevoir la structure de votre société en quelques étapes seulement et peu importe la taille ou la complexité de votre système hiérarchique.

Vous obtiendrez donc un organigramme complet et personnalisé, avec des mises à jour régulières, en quelques clics. Il vous permettra également de visualiser la structure de chaque département avec une photo, le nom de chaque poste et de chaque personne. 

8 types d’organigrammes d’entreprise

Il faut dire que ces organigrammes varient en fonction de l’orientation et de la perspective, ils s’adaptent au besoin et aux intérêts de l’entreprise.

Organigramme fonctionnel ou structurel

Comme premier exemple, voici l’organigramme fonctionnel qui est considéré comme un organigramme d’entreprise vertical. Il est para ailleurs reconnaissable par une structure de l’organisation basée sur les fonctions. 

Tout d’abord on trouve à sa base le CEO ou dirigeant, puis il se divise par départements. Par exemple, celui de marketing regroupe tous ses spécialistes, production tous les responsables de chaque secteur, et le département vente toutes les personnes qui y dépendent. Graphiquement, il est souvent illustré verticalement.

Cette représentation structurelle se distingue toutefois par son caractète ordonné, organisée en fonction des compétences de chaque collaborateur. Le tout permet une approche globale de l’entreprise, qui évite ainsi les désagréments qui peuvent affecter la productivité du travail.  

Malgré cela, cet organigramme fonctionnel n’est pas la meilleure option pour créer une dynamique de groupe à cause des possibles barrières qui ne favorisent pas la circulation de l’information entre les départements.

Comment un logiciel aide-t-il à créer un organigramme fonctionnel? 

Grâce à un système facile à utiliser, l’outil RH gère et dimensionne les différents pôles de l’organisation, il classifie les différents départements, qu’ils soient  généraux ou spécifiques. 

Il facilite la division de cet organigramme fonctionnel suivant les différents départements, il aide à choisir les tâches en fonction des compétences du collaborateur et il réduit les risques de double emploi.

Organigramme en matrice

Cet organigramme d’entreprise a deux niveaux : opérationnel et fonctionnel,  il combine des éléments verticaux et horizontaux.

D’un côté, on trouve les postes de travail et les départements divisés par tâches, tandis que de l’autre côté se trouvent les divisions propres de l’organisation. La hiérarchie est, elle, sepáree en deux lignes distinctes et indépendantes. 

En d’autres termes, la majeure partie des collaborateurs sera en contact permanent avec les deux rangs supérieurs. Graphiquement, cet organigramme d’entreprise est représenté par des lignes verticales et horizontales qui intègrent les différents pôles.

Organigramme vertical ou linéaire

Parmi les différents organigrammes de l’entreprise, en voici un vertical, également appelé linéaire. Contrairement à l’organigramme horizontal, il représente la structure de l’organisation de haut en bas, avec la direction au sommet, suivi des responsables hiérarchiques des différents pôles, puis du reste des collaborateurs.

En raison de sa simplicité, cet organigramme vertical est généralement le plus utilisé, parce qu’il se base sur la hiérarchie pour développer la distribution. Ce concept est valable aussi bien pour les petites que pour les grandes entreprises. Il est considéré comme l’un des organigrammes les plus anciens et les plus classiques avec une structure un peu plus rigide en termes d’autorité et de responsabilité.

Les managers auront la tâche de suivre les employés de plus près, afin qu’ils ne se sentent pas bloqués ou limités dans leurs fonctions. Pour éviter cela, les questionnaires de bien-être au travail sont un moyen très efficace pour connaître le climat au sein de votre organigramme hiérarchique.

Organigramme horizontal

Cet organigramme horizontal est déployé de gauche à droite, avec sur le côté gauche, les personnes les plus haut placées dans la hiérarchie. 

Cette structure apporte de surcroît un caractère formel à l’organisation, ce qui favorise les liens horizontaux et évite que les cadres supérieurs bloquent d’éventuelles opinions différentes à la leur dans le cas où une dynamique de dialogue est encouragée.

Comment les outils technologiques contribuent-ils à ce schéma organisationnel ?

Le logiciel de questionnaires de bien-être au travail permet de réaliser des consultations personnalisées, sécurisées et privées. Il favorise une participation dynamique et continue, ce qui stimule les salariés qui se sentent alors plus valorisés.

Cet outil permet donc d’y parvenir et de connaître au mieux les idées et les préoccupations des différents acteurs de la société.

Organigramme hiérarchique

Cet organigramme hiérarchique vertical montre les relations entre les pôles de manière échelonnées, avec à sa base ceux qui ont plus de responsabilité. Il désigne la représentation schématique des liens fonctionnels, hiérarchiques et organisationnels de l’entreprise.

En cas de difficulté pour structurer ce type d’organigramme hiérarchique, un logiciel spécifique d’organigrammes facilite cette tâche. Par le biais d’une plateforme facile à utiliser, les rôles et les lignes de commandement sont clairement définies pour simplifier divers processus. Dans ce sens, l’onboarding des nouvelles recrues est accéléré. 

Organigramme mixte

Cet organigramme entreprise mixte fusionne l’organigramme horizontal avec le vertical. Á partir d’un pôle principal avec la fonction de directeur, sont déployés de haut en bas les divers pôles secondaires et les départements qui le composent.

Cette structure est largement utilisée dans les organisations comptant de nombreux employés et divisions.

Organigramme circulaire

Contrairement à l’organigramme horizontal, à l’organigramme vertical et à l’organigramme fonctionnel, le circulaire a pour axe de structure la personne ou le service ayant la plus haute autorité. Le reste des composants se déploie autour de cette figure ou de ce département, formant un cercle qui va de l’intérieur vers l’extérieur.

Sa structure estompe les hiérarchies et elle facilite l’intégration entre les branches. L’utilisation d’un logiciel d’évaluation, aide à estimer l’efficacité de cette répartition et de comparer les performances avec une période antérieure, ou avec un autre département.

Organigramme pour les PME ou microentreprise

Les PME, en raison de leur taille, ont généralement des organigrammes PME microadministratifs dans lesquels il n’y a pas de structure étendue, car cela dépend du nombre de personnes impliquées et des responsabilités de chacun au sein du dispositif.

Cependant, l’utilisation d’organigrammes de micromanagement n’est pas exclusive à la transformation numérique des microentreprises. Même une société plus grande peut utiliser ce type d’organigramme PME pour représenter une partie de son organisation.

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Pourquoi est-il important de savoir comment faire un organigramme d’entreprise?

Parce qu’il vous permet, entre autres, de connaître les informations clés pour coordonner les différents secteurs d’activité. En d’autres termes, il fournit un cadre et un moyen pour mieux dimensionner l’organisation, ce qui garantit une croissance naturelle en accord avec la stratégie globale de l’entité.

Aussi, on associe couramment  l’organigramme aux sociétés dites traditionnelles, voire patriarcales, alors que ce n’est pas du tout le cas. Il existe en effet différents types d’organigrammes en fonction du secteur. Pour savoir comment faire un bon organigramme d’entreprise, il nous appartient donc de choisir le meilleur modèle et de l’adapter.  

Etant donné que la structure d’une organisation a un impact direct sur la productivité de l’entreprise (Impact of Organizational Structure on Organizational Performance), il est impératif de la connaître en détail pour qu’elle soit la plus transparente possible.

Comment créer un organigramme : 8 étapes essentielles

Pour pouvoir réaliser un organigramme d’une entreprise correctement, il faut tout d’abord identifier les éléments clés et les données à mettre en lumière, comme la chaîne de commandement, le champ d’action et les divers départements.

1. Déterminer la chaîne de commandement

Il est primordial de connaître cette chaîne de commandement pour déterminer correctement la hiérarchie du travail au coeur de l’organisation. Concrètement, il s’agit d’identifier le rôle et les fonctions de chaque collaborateur, le nombre de niveaux de management, indiquer qui prend les décisions, et qui dirige tel département ou telle personne.

De même, toutes les entreprises devraient avoir un organigramme pour faciliter la gestion des ressources humaines et pas uniquement pour les sociétés très hiérarchisées ou plus horizontales.

Prenons le cas d’un employé qui aurait deux supérieurs hiérarchiques à qui il doit rendre compte. S’il n’est pas établi les responsabilités de chacun vis-à-vis de cet employé, celui-ci peut recevoir des instructions contradictoire. Ce problème est résolu en définissant clairement et correctement la chaîne de commandement.

Avec l’aide d’un outil de création d’organigrammes d’entreprise, vous n’aurez pas à vous soucier de la mise en place de ces différentes hiérarchies, ou de comment accorder les autorisations aux nouvelles recrues. Le logiciel définit les niveaux d’accès de l’information de l’entreprise de chaque collaborateur, il détermine aussi les exceptions et les autorisations d’accès spéciales à certains documents de gestion ou de processus RH. 

2. Comment faire un organigramme : segmenter les départements

La création des départements est capitale pour une organisation adéquate de la société, car il est ainsi plus facile de créer des plans de carrière, des formations pour des départements spécifiques, ou de mener des actions pour des groupes entiers de travailleurs.

Cette tâche fait partie de l’analyse de poste. Pendant le procédé où la typologie de chacun de ces postes a été déterminée, il sera possible de créer des catégories d’emploi et des départements qui peuvent fonctionner ensemble ou séparément. Ces éléments doivent être intégrés dans l’organigramme d’une entreprise.

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3. Attribuer des tâches et des responsabilités à chaque groupe

Vous avez des doutes sur la manière de concevoir un organigramme d’entreprise? Déléguer certaines fonctions ou responsabilités spécifiques à chaque groupe de collaborateurs vous aidera à détecter d’éventuelles redondances et chevauchements de responsabilités.

4. Définir le champ d’action 

Le champ d’action est étroitement lié au concept précédent. Concrètement, il s’agit de la capacité du commandement d’une personne, à savoir le nombre de collaborateurs sous ses ordres.

Cela contribue aussi à définir le degré d’indépendance ou de dépendance des travailleurs. Puisque, en toute logique, une personne ayant un champ d’action plus large devrait laisser plus de liberté à ses subalternes. Car comme dit le proverbe : « Qui trop embrasse, mal étreint ».

5. Comment faire un organigramme: procéder de haut en bas.

Pour élaborer cet organigramme d’entreprise, vous pouvez vous aider des analyses de postes dont vous disposez déjà. Commencez donc par la Direction, descendez jusqu’aux postes qui lui sont rattachés, puis les managers de chaque département, les cadres intermédiaires, etc. En bref, allez de haut en bas.

Comment créer la structure organisationnelle d’une entreprise
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6. Assurez-vous que l’organigramme offre une vision globale

Lorsque l’on détermine comment réaliser un organigramme d’une entreprise, il est important de s’assurer qu’il offre une vision globale de celle-ci, c’est-à-dire de l’ensemble des personnes qui la compose.

C’est le moyen le plus facile pour les employés d’identifier toute la structure de l’organisation et de connaître leurs réelles possibilités de mobilité interne. Un processus qui doit être foncièrement transparent par rapport aux responsabilités de tous les professionnels.

 7. L’organigramme doit améliorer la capacité de décision

Pour éviter tout dysfoncionnement dès lors que vous avez des doutes sur la pertinence de votre organigramme, posez-vous alors une question : vous aide-t-il à prendre de meilleures décisions ? L’utilisez-vous à des moments clés de votre stratégie ?  

Il est indéniable qu’un bon organigramme permet aux managers d’identifier les tâches en cours et de dimensionner le développement de nouvelles stratégies et projets commerciaux, c’est quasiment une garantie d’équilibre général.

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8. Comment faire un organigramme :  une création intuitive

Enfin, l’un des objectifs de l’organigramme est d’illustrer les relations professionnelles. Dans ce sens, sa conception est un point très important et sa mise en page doit être simple, facile à comprendre et à utiliser, surtout lorsqu’il s’agit d’un organigramme en ligne.

En résumé, disposer d’un organigramme d’entreprise vous aidera à gérer les processus routiniers des ressources humaines et, en pilotage automatique.

Le logiciel d’organigramme déterminera automatiquement les personnes responsables de l’approbation et de la supervision des fonctions de base (répartition des tâches, création de plans de formation, gestion des congés et absences, contrôle du temps de travail).

En plus, la migration est simple avec notre logiciel, puisque nous facilitons la transition du modèle au système automatisé. Nous importons automatiquement toutes les données et nous permettons l’édition de masse des informations.

Pour les entreprises de moins de 50 salariés

Notre équipe de consultants a créé un modèle d’organigramme en ligne format excel, qui vous aidera à créer ce type d’organigramme simplifié en incluant seulement la liste des employés de votre entreprise. Cette solution vous permet d’obtenir un résultat rapide, attrayant et facile à partager.

Mais attention, ce type de modèle doit représenter correctement la structure de l’organisation parqu’ils n’offrent pas de possibilité d’évolution. Un désavantage qui compliquera la représentation de la société en cas de croissance, avec l’augmentation de collaborateurs, de pôles et de départements, il faudra alors repartir à zéro.

En outre, ils ne disposent pas de règles de confidentialité pour protéger les données et n’offrent pas d’outils de mise à jour et d’accessibilité permettant de consulter et d’actualiser facilement l’organigramme en ligne.

Pour les entreprises de plus de 50 salariés

Dans ce cas précis, il est important de mentionner que l‘outil de Bizneo HR permet de générer des organigrammes pour les PME et pour les grandes entreprises. Bizneo HR permet de créer des organigrammes en ligne accessibles depuis n’importe quel endroit ou appareil connecté, le tout avec un responsive design soigné.

Bizneo HR présente également l’avantage d’aider les managers et les chefs d’équipe à gérer la charge de travail et les unités qu’ils supervisent, il est interactif et sa maintenance est automatisée.

Le logiciel dispose, entre autres, d’un outil glisser-déposer (drag and drop), d’un système de modifications massives en quelques clics, de recherches avec des listes déroulantes, etc. Il est également évolutif pour les organigrammes comptant des milliers de collaborateurs.

Exemple d’organigramme d’une entreprise : étude de cas

Pour mieux comprendre les concepts abordés précédemment pour apprendre à faire un organigramme adapté aux besoins de votre entreprise, prenons l’étude de cas de Starbucks. C’est un modèle qui segmente les fonctions comme aucun autre. Plus précisément, Starbucks dispose d’un organigramme en matrice, c’est-à-dire hybride, basé sur plusieurs divisions.

Tout d’abord, ils déterminent l’organisation fonctionnelle. Ils segmentent, par exemple, par département RH, Marketing, ou Vente. Cette méthode est la plus traditionnelle pour créer un organigramme, avec la Direction Générale qui apparaît en premier et en dessous le reste des branches.

Mais ils ajoutent d’autres divisions, comme la géographique. Trois autres divisions émergent de chacun des départements : Amérique, Chine- Asie-Pacifique et, enfin, Europe, Moyen-Orient et Afrique. Ils sont ensuite subdivisés en Ouest, Nord-Ouest, Sud-Est et Nord-Est.

Concrètement, d’un responsable de département marketing dépend trois directeurs de division, qui à leur tour sont responsables de quatre autres directeurs. Le rang suivant est la division par produits, café, pâtisseries, tasses, etc. Et enfin, la dernière de toutes est celle par équipe. Cette division s’occupe des restaurants et comprend une équipe pour chacune des filiales.

L’organigramme de Coca Cola

Parmi les exemples d’organigrammes, celui de Coca Cola se distingue. La multinationale américaine utilise un organigramme microadministratif.

De tout évidence, l’objectif de cet organigramme est d’être informatif et disponible pour le public. Pour cette raison, ils ne partagent que certaines parties de l’organisation et ne montrent pas les relations entre ses différents composants.

Donc, cet organigramme part d’un cadre général qui suggère une structure hiérarchique et montre au public les domaines administratifs et leurs relations les uns avec les autres. Il est présenté sous la forme d’un organigramme vertical, avec une ramification des relations de haut en bas. Dans cet exemple d’organigramme, on peut voir la représentation du PDG, de la vice-présidence, de la vice-présidence marketing, de la production et des finances.

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L’organigramme de Starbucks

Parmi les exemples d’organigrammes, Starbucks offre un cas intéressant. C’est l’une des marques les plus connues, avec plus de vingt mille établissements dans le monde.

Starbucks possède un organigramme vertical dont la représentation de la Direction Générale est le point d’ancrage et d’axe principal. Les différents pôles de l’organisation, tels que les finances, la vente, la production et les ressources humaines en découlent. À leur tour, ces pôles sont complémentés par d’autres, comme la comptabilité, l’administrateur système, la trésorerie, le responsable de la production, le responsable de l’entrepôt, le responsable des bases de données, le concepteur de sites web, celui de l’organisation et de la formation.

Dans ces conditions, cette structure leur permet de recréer les différents composants de l’organisation, d’établir la hiérarchie et ses relations.

L’organigramme d’Apple

En tant qu’entreprise de référence en matière de technologie, il est évident que son organigramme est à prendre en compte. Apple fonde sa structure sur une base verticale, en commençant par le PDG. Les postes de directeur financier, de directeur des opérations et de directeur de l’exploitation en découlent, de qui constitue la base de l’organisation.

À partir de cette structure, d’autres postes liés aux différents pôles de la société sont déployés. De cette manière, les relations entre les départements et le système hiérarchique au sein de l’entreprise sont concrètement définies.

Cet exemple de structure est clair et évite les doublons et les inconvénients, tant au niveau de la production que des relations hiérarchiques. De cette façon, les différentes branches de chaque département sont encouragées à contribuer aux objectifs à court, moyen et long terme de l’organisation.