9 signes qui montrent que vous avez besoin d’un outil RH

Les outils des ressources humaines (outils RH) nécessitent de répondre de manière simple aux besoins élémentaires, comme par exemple, pour la procédure de recrutement, la communication interne, le traitement des données personnelles ou l’évaluation de l’activité professionnelle.

Il s’agit d’optimiser le temps de travail de ce département. Une tâche pour laquelle il existe un outil spécifique appelé logiciel RH.

C’est une plateforme de gestion des ressources humaines qui intègre un ensemble de logiciel, comme un ATS, un programme QVT, ou un autre pour la gestion des congés.

Alors comment savoir si votre entreprise à besoin de ce type d’outil de gestion du personnel?

Les différents types d’outils RH

Le département des ressources humaines accomplit un grand nombre de tâches. Pour cela, il existe sur le marché une grande variété d’outils RH incontournables.

Les neuf principaux outils de gestion SIRH sont les suivants :

Outil RH pour recrutement

Il permet d’évaluer rapidement les candidats à partir de critères concrets et non pas en fonction du ressenti de la personne qui mène l’entretien.

Ainsi, avec l’aide de techniques spécifiques (scorecards, killer questions, etc.), il est possible de réaliser une sélection exhaustive des CV. Aussi, pour approfondir les compétences du candidat, l’analyse de son aptitude au poste est également possible grâce aux tests psychométriques intégré à l’outil RH :

L’ATS vous permet également de générer une base de données des ressources humaines automatisée des candidats ayant participé à d’autres processus, de diffuser des offres sur plus de 200 canaux différents sans à avoir à les télécharger une par une et de créer une autre base de données de talents spécifiques.

Outil RH pour suivi des temps

Cet outil SIRH est sans nul doute indispensable. Il permet de se conformer à la loi en matière de gestion et suivi des temps de travail. Cette plateforme RH permet de connaître les heures d’entrée/sortie des employés, ainsi que le nombre d’heures supplémentaires réalisées dans le mois. 

Aussi, il analyse et donne des solutions aux baisses de productivité, en cas de mauvaise gestion des heures de travail, ou autres circonstances.

Outil SIRH pour gestion des congés

L’organisation des gestion de congés de tous les services étaient autrefois une tâche fastidieuse.

L’outil SIRH de gestion des congés est un autre outil RH important. En un coup d’oeil, il permet de vérifier les congés, il évite les absences simultanées dans la même équipe et il donne le nombre de jours de vacances qu’il reste.

Outil RH pour QVT

La satisfaction au travail est indispensable pour une bonne productivité. Les QVT offrent la possibilité de connaître l’avis et le ressenti des salariés sur des aspects importants de la vie de l’entreprise.

TÉLÉCHARGEMENT GRATUIT : MODÈLE D’ENQUÊTE SUR LE CLIMATUn projet simple pour réaliser des enquêtes de satisfaction et de climat d’équipe.

C’est l’un des outils des ressources humaines les plus bénéfiques en la matière.

Outil RH pour gestion des compétences

L’evaluation des compétences est l’une des tâches les plus difficiles à évaluer. Cet outil RH donne toutes les informations utiles pour un changement de poste, le besoin de formation en cas de baisse de productivité et en définitive, les mesures à prendre pour améliorer les résultats.

Outil RH pour formation

Dans un monde en perpétuel mouvement, notamment avec la digitalisation des entreprises, les salariés doivent se recycler constamment pour ne pas devenir obsolètes dans leur travail.

Pour cela, les outils de gestion du personnel appelés LMS (Learning Management System) facilitent la gestion de la formation du personnel.

Cet outil de gestion SIRH offre un large éventail de formation à distance et un suivi d’utilisation pour connaître les points forts et les points faibles de chacun.

Outils de gestion du personnel: Portail RH

Le portail RH est un outil SIRH très utile puisqu’il facilite la communication et la gestion entre toutes les équipes et les managers.

9 signes qui montrent que vous avez besoin d’un outil RH

Vous gérez de nombreux processus de recrutement par an

Vous avez constaté que ces recrutements vous prennent trop de tant ? En effet, certaines entreprises gèrent plus de 30 processus de recrutement par an.

Et bien évidemment derrière ces recrutements se cachent un lourd travail avec le criblage des CV, la publication des offres sur différents sites, etc.  Alors, vous imaginez rassembler et simplifier toutes ces tâches dans un seul logiciel? Et bien c’est possible grâce au l’outil de recrutement.

Avec ce logiciel de recrutement, vous en aurez fini avec la perte de temps et d’argent à cause des publications manuelles. L’ATS permet la multidiffusion d’offres d’emploi ou le multiposting. De cette manière, vous pourrez publier simultanément et en un seul clic sur un maximum de 80 canaux différents (sites emploi, réseaux sociaux, universités, portails premium, etc.).

D’autre part, le responsable RH n’aura pas à lire les CV un à un pour écarter ou sélectionner manuellement chaque candidat.

L’ATS possède des filtres qui aident à chercher plus rapidement, il  classe les candidats en fonction de certains critères et permet d’en exclure d’autres automatiquement grâce aux killers questions.

Téléchargement GRATUIT: Modèle de recrutement en format ExcelParfait pour les processus de recrutement simples.

Enfin, cette plateforme RH permet le suivi des nouvelles embauches.

Les graphiques de rotation du personnel sont inclus dans notre Tableau de bord RH. Vous verrez avec exactitude, les services avec le plus de mouvement, les renouvellements, les départs des nouvelles recrues, les managers qui embauchent ou licencient le plus, etc. Cette multitude de variables facilite la prise de décision pour un bon fonctionnement de votre entreprise.

Le tableur Excel est arrivé à sa limite

Excel était autrefois un programme très utilisé, mais avec l’évolution des logiciels et la croissance des entreprises, il est devenu obsolète. 

La gestion du personnel peut se révéler être une tâche très compliquée. Et lorsqu’on traite un grand volume de données, les tableaux Excel commencent à ralentir dangereusement, sans compter que vous n’êtes pas à l’abri d’une mauvaise manipulation ou d’une erreur humaine.

Avec Bizneo HR, ces problèmes sont résolus en regroupant les informations dans un HCM. Grâce à lui, vous pourrez  :

• Disposer d’un dossier du personnel à jour et accessible depuis n’importe où.
• Respecter les lois sur la protection des données.
• Communiquer avec les salariés individuellement ou collectivement.
• D’avoir une vue d’ensemble sur les emplois existants.
• D’automatiser toutes les tâches liées à la gestion du personnel (congés, absences, gestion des temps, etc.).

Dans notre guide sur la gestion du cycle de vie des salariés, nous vous expliquons comment l’automatisation et l’optimisation des processus peuvent vous aider à améliorer les relations professionnelles avec vos collaborateurs et à augmenter leur productivité.

Vous avez du mal à centraliser les informations

Lorsqu’on publie une offre d’emploi sur des canaux différents, il arrive que des candidats postulent plusieurs fois à la même offre d’emploi sur plusieurs sites. Parvenir à centraliser les informations est capitale, car un temps précieux est perdu à cause des doublons qu’il faut éliminer manuellement et des candidats définitifs qu’ils faut filtrer et sélectionner. 

L’ATS de Bizneo détecte les doublons et sauvegarde une seule inscription. Après quoi, si ce même candidat se représente postérieurement à d’autres processus de recrutement, il sauvegarde un seul CV. De surcroît, il l’étiquette automatiquement comme apte à se présenter à des postes différents.

Vous ne pouvez pas accéder aux données de vos salariés quand vous le voulez

Pour pouvoir prendre les bonnes décisions en temps réel, les responsables RH ont besoin d’avoir accès à toutes les informations, et ce où qu’ils se trouvent. 

Le portail HR vous offre les possibilités suivantes : 

• Un accès aux informations personnelles des salariés.
• Voir la progression de leurs projets et de leurs missions.
• Améliorez la communication directe depuis n’importe quel appareil, n’importe où et d’un simple clic.

Vous avez des difficultés à vous adapter à la législation

Les ressources humaines gèrent un grand nombre de données personnelles comme les CV, les contrats de travail ou les fiches de paye. Le respect de la loi sur la protection des données est obligatoire et toute erreur peut entraîner des problèmes juridiques.

Pour faciliter cette tâche et éviter les dysfonctionnements, il existe des outils HR qui assurent la conformité au RGPD du 25 mai 2018.

Vous avez besoin d’un outil HR pour vous conformer aux normes sur la gestion du temps de travail

Depuis mai 2019, l’Europe impose le suivi du temps de travail en contrôlant le nombre d’heures travaillées et les heures supplémentaires.

Ce logiciel SIRH vous permet de respecter la loi, mais aussi de donner aux salariés la possibilité de télétravailler et d’avoir des horaires plus flexibles. Il est alors envisageable de mieux répartir les charges de travail, de les analyser et de les corriger si nécessaire pour les rendre plus rentables.

Vous avez eu des problèmes avec la qualité de l’environnement de travail

Vous avez eu des conflits entre plusieurs collaborateurs d’une même équipe ? Les salariés ne sont pas très productifs et vous ne savez pas pourquoi ? Vous ne savez pas comment les motiver ?

Si vous avez eu ces inconvénients et vous voulez détecter la source du problème, il est nécessaire de mettre en place des QVT dans votre plateforme de gestion des ressources humaines.

De manière anonyme, cet outil RH vous aidera à connaître l’opinion des salariés sur des aspects importants tels que la qualité du travail d’équipe, les tâches effectuées ou leur degré de satisfaction en matière de communication interne.

De cette manière, il sera possible de remédier à la situation, d’améliorer la qualité de l’environnement de travail et, indirectement, d’impacter positivement sur la productivité.

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Vous ne savez pas quel employé devrait obtenir une promotion

Si vous souhaitez promouvoir en interne l’un de vos collaborateurs, mais vous doutez sur la personne à qui la donnez. 

L’outil gpec analyse le rendement du salarié, sa productivité et la qualité de l’exécution de ses tâches.

L’évaluation de tous ces aspects vous aidera à choisir la personne qui convient le plus pour l’obtention de cette promotion.

Vous ignorez si vos plans de formation sont efficaces

Vous vous souciez des plans de formation pour vos salariés, mais vous ne savez pas si cet investissement porte ses fruits parce que vous ne savez pas le mesurer ? 

La solution consiste à inclure un logiciel LMS à votre plateforme RH. De cette manière, vous pourrez suivre le processus de formation, savoir si les contenus sont conformes aux besoins, ou émettre des rapports sur les personnes qui ne l’ont pas suivi malgré leur inscription.

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La communication avec les salariés n’est pas fluide

Traditionnellement, la communication dans les entreprises était à sens unique : le patron donnait des ordres et l’employé les exécutait. Ce manque de communication entraînait des erreurs qui ralentissaient les processus de production et l’ensemble de l’activité commerciale.

En effet, le manque de communication interne fait échouer 50% des projets commerciaux et peut générer des pertes allant jusqu’à 15%. D’après cet article de affde, une étude d’IBM affirme que 72% des collaborateurs n’ont pas une compréhension complète de la stratégie de leur entreprise.

Une bonne plateforme RH nécessite un excellent portail RH. Avec ce logiciel, les collaborateurs et les managers disposeront d’un canal de communication direct et privé.  Grâce à cela, il sera plus facile d’améliorer la qualité des relations au travail.