Tout sur le planning de travail : types et optimisation

De nos jours, de nombreuses entreprises mettent en place des systèmes de planning de travail afin d’assurer un fonctionnement continu et sans interruption de l’entreprise. L’organisation des équipes est l’une des tâches les plus complexes des ressources humaines en raison des multiples facteurs qui interviennent dans la gestion des plannings.

Certes, chaque entreprise peut choisir la méthodologie qu’elle souhaite appliquer. Mais le respect de la législation et le bien-être des employés sont essentiels pour obtenir de bons résultats. L’utilisation d’un outil permettant de planifier et de gérer les différents types de postes de travail est également indispensable pour gagner du temps. Vous pouvez augmenter la productivité et éviter les malentendus.

Qu’est-ce qu’un planning de travail ?

Le planning de travail est un mode d’organisation du temps de travail dans lequel la journée ouvrable change régulièrement et selon le même schéma. Le planning du salarié permet aux entreprises de maintenir leur production constante, ce qui est indispensable dans certains secteurs. Il apporte également de la flexibilité, évite la monotonie et renforce l’égalité.

Cependant, concevoir un planning des horaires de travail n’est pas chose aisée en raison des nombreuses variantes à prendre en compte. On parle des différentes équipes (matin, après-midi et soir), le nombre d’employés ou le type de contrat (temps partiel, temporaire, week-end, etc.).

En revanche, une mauvaise gestion des plannings présente un risque majeur pour l’entreprise en termes de productivité. De ce fait, pour les employés, qui peuvent souffrir de fatigue et même de problèmes de santé. Par conséquent, si vous souhaitez organiser un planning des employés efficace et productif, vous devez tenir compte de tous les facteurs en jeu.

Types de planning de travail

De nos jours, il existe différentes manières d’organiser un calendrier de travail afin de répondre aux besoins de l’entreprise. Bien qu’il existe d’innombrables variantes, on peut les classer en trois grands types de travail posté :

• Discontinu : il s’agit d’un système dans lequel les horaires de travail du matin et de l’après-midi sont régulièrement alternés, en respectant la pause du week-end.
• Semi-continu : d’autre part, nous avons le système de travail posté discontinu. Il est divisé en trois équipes : la nuit, l’après-midi et le matin, y compris le samedi, mais avec le dimanche en congé.
• Continu : c’est le système le plus exigeant, car la main-d’œuvre doit travailler dans les trois équipes tous les jours de la semaine. C’est-à-dire que la production est active 24 heures sur 24, 365 jours par an.

Outre les différents types d’équipes de travail, il faut également tenir compte du type de rotation.

La rotation naturelle, c’est-à-dire le matin, l’après-midi et le soir dans cet ordre, est la plus bénéfique pour le bien-être des employés. D’autre part, il est également possible d’effectuer une rotation inversée, dans laquelle les employés changent d’équipe dans l’ordre inverse : nuit, soir et matin.

Planning de travail rotatif : est-ce une bonne idée ?
Types d’équipes tournantes

Erreurs courantes dans l’organisation du planning de travail

Comme vous pouvez le constater, optimiser et organiser le planning de l’entreprise n’est pas chose aisée. Surtout si vous n’utilisez pas de système de plannification spécifique. De nombreuses entreprises choisissent d’utiliser des outils démodés ou des modèles Excel. Cela peut conduire à plusieurs erreurs courantes qui affectent à la fois la productivité et le bien-être des travailleurs.

Pas de repos, pas de paradis

L’organisation et le respect des différentes équipes de travail sont tout aussi importants que le respect des pauses prévues par la loi. Si nous ne disposons pas d’un outil qui en tient compte, il est facile d’organiser le planning des équipes de manière inappropriée. Cela peut entraîner non seulement un malaise chez les employés, mais aussi de graves problèmes juridiques si la situation se répète souvent.

Absence de réaction aux événements imprévus

La planification des horaires de travail est pleine d’imprévus. Maladie soudaine, problèmes familiaux, accidents… Ce sont des choses qui arrivent souvent. Si l’on n’a pas un bon système de roulement, il sera très difficile de trouver des solutions sans enfreindre les règles. Une bonne gestion permet d’avoir toujours un plan B sur lequel s’appuyer.

Ressources limitées

Si les ressources en personnel sont limitées et que vous n’avez pas une bonne planification, les problèmes surviendront tôt ou tard. Il est logique d’avoir le bon nombre d’employés, mais si on n’a pas une bonne planification, il n’y en aura jamais assez. S’il n’y a pas d’équilibre entre les ressources disponibles et les besoins, il sera très difficile de tout organiser correctement.

Oublier ou ignorer la législation

La routine quotidienne et le travail monotone peuvent conduire à l’oubli de certains aspects juridiques. Ou tout simplement que l’outil utilisé ne tient pas compte de la convention collective et de la loi. Si l’on ne tient pas compte de tout cela lors de l’organisation du planning, on commencera rapidement à avoir de sérieux problèmes avec les syndicats.

Logiciel de gestion de temps de travail
Comment optimiser les horaires en RH?

Comment optimiser le système de gestion des plannings ?

Le moyen le plus simple d’éviter de telles erreurs et d’optimiser la gestion des plannings est d’utiliser un logiciel de gestion des plannings.

Il comprend toutes les fonctions et tous les outils nécessaires pour automatiser une grande partie des tâches liées à l’organisation du planning du personnel. Cela facilite la communication des horaires de travail, le respect des réglementations légales et le maintien d’un système d’équipes au fil du temps.

Comment faire un planning de travail en quelques clics

Un système d’affectation digital permet aux responsables des ressources humaines ou aux superviseurs de créer un planning de travail en quelques minutes. Le tout en attribuant facilement les postes, les pauses et les congés.

Il vous suffit de saisir les informations relatives aux équipes disponibles, aux travailleurs et aux règles.Le Logiciel RH établira automatiquement tous les calendriers et horaires. De plus, comme il s’agit d’un logiciel SIRH SaaS, il est accessible de n’importe où et sur n’importe quel appareil. Ainsi, les informations sont toujours stockées en toute sécurité sur le réseau.

De même, les employés ont à leur disposition leur planning de travail qu’ils doivent couvrir en accédant au portail des employés. Ainsi, il est simple, rapide et, surtout, sans erreur de créer et de déclarer des équipes hebdomadaires ou mensuelles.

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Modifier facilement les équipes de travail

Non seulement il est plus facile de mettre en œuvre un système de quarts de travail. Mais il est également plus facile d’apporter des modifications à l’horaire qui peut survenir. L’employé des ressources humaines peut modifier manuellement le planning d’un employé ou le calendrier de travail d’un groupe d’employés. Il est également possible d’attribuer des plannings d’horaires de travail à de nouveaux candidats ou planifier des changements.

Par exemple, si un accident survient, le chef d’équipe peut attribuer un poste à un autre employé disponible. En outre, le logiciel de planning du travail tient compte de toutes les variables juridiques. Si un employé n’est pas en mesure d’assurer son poste, le logiciel nous en informe.

Un système de planning de travail personnalisable

Un bon logiciel de planning de travail vous permet de construire vos propres horaires de travail en fonction de celles-ci. C’est-à-dire, s’il y a une équipe différente des équipes habituelles, si vous avez des employés en télétravail, l’heure d’été… Tous ces points peuvent être personnalisés lorsqu’il s’agit d’établir les calendriers de manière automatisée.

Bien entendu, il est également possible d’ajouter ou de supprimer des règles. En outre, le logiciel est mis à jour chaque fois qu’une nouvelle règle juridique est introduite et que vous devez la respecter. Tout cela vous permettra non seulement de gagner beaucoup de temps chaque mois, mais aussi d’accroître la satisfaction des employés et l’efficacité du système d’affectation. Les employés des ressources humaines pourront consacrer leur temps à des tâches plus productives.

Un système d’affectatoin améliore la communication interne

Lors d’un changement de planning pour un employé, celui-ci reçoit automatiquement une notification sur son téléphone ou par mail. La marge d’erreur est ainsi réduite au minimum. Cela évitera des malentendus ou des désagréments liés à l’attribution des horaires de travail.

Un système de planning de travail 100 % évolutif

De nombreuses entreprises utilisent encore des feuilles de calcul comme système de gestion des plannings. Dans une certaine mesure, il s’agit d’un outil valable, mais lorsque l’équipe et les informations commencent à croître, cela devient incontrôlable.

Cela n’arrivera pas si vous utilisez les bons outils. La version logicielle d’un système de gestion des équipes est entièrement modulable et flexible.

Peu importe que vous passiez de 5 à 50 employés, que nous ayons plus de types de contrats ou différentes équipes de travail. Il suffit de saisir les données au fur et à mesure que vous en avez besoin. Le système évoluera avec votre entreprise sans accroître la complexité de la gestion.

Protection juridique

Comme nous l’avons vu, les salariés ont certains droits que les entreprises doivent respecter. Le droit du travail actuel est très clair. Si vous ne respectez pas la loi dans le planning du travail, vous risquez de rencontrer des problèmes juridiques.

Si vous informatisez votre système de gestion des équipes, cette possibilité est fortement réduite. Le logiciel de plannings est adapté à la législation en vigueur. Comme les enregistrements sont toujours en sécurité, vous disposez d’une preuve fiable que vous respectez la réglementation. Toutes les données stockées sont légalement valables et peuvent être facilement consultées en cas d’audit ou d’inspection.

Les rapports sont essentiels pour le contrôle des équipes

Analyser votre système de gestion des planning vous permettra d’améliorer en permanence son efficacité. Ce type de solution technologique vous permet de produire des rapports détaillés basés sur des données historiques réelles. Vous pouvez ainsi transformer des chiffres abstraits en informations utiles qui vous permettent de prendre des décisions plus facilement.

En outre, les rapports générés sont très détaillés et comprennent des graphiques qui facilitent la compréhension des informations. Le logiciel comprend les rapports standard les plus couramment utilisés, mais ceux-ci peuvent être modifiés et personnalisés en fonction de vos besoins.