Pointage par géolocalisation | Légalité, avantages et conseils pour l’implémenter

Le pointage par géolocalisation est devenu une option populaire de gestion du temps et contrôle horaire pour de nombreuses entreprises. Avec l’essor du télétravail, l’embauche de talents à l’étranger ou la nécessité de gérer des équipes de travail situées dans différentes localisations, ce système a gagné en popularité et compte de plus en plus d’adeptes.

Cependant, avant de l’implémenter, il est nécessaire de revoir quelles options et avantages il offre par rapport à d’autres méthodes. Et quels points il faut considérer ! L’un des aspects clés de tout cela est l’aspect légal, car il est essentiel de s’assurer que tout système de contrôle horaire avec géolocalisation utilisé respecte les réglementations sur la protection des données et la vie privée.

Qu’est-ce que le pointage par géolocalisation ?

Le pointage géolocalisé est une méthode de contrôle horaire qui permet de connaître, en plus des heures d’entrée et de sortie, l’emplacement depuis lequel le pointage est effectué. Il s’agit d’une manière innovante d’enregistrer les horaires de travail des employés travaillant à distance, à l’étranger ou dans différentes localisations.

La géolocalisation pour le suivi des heures offre un moyen de vérifier que les employés travaillent bien aux horaires et lieux convenus. Ce système peut fonctionner de différentes manières, principalement via une application mobile qui peut obtenir des informations de localisation par GPS ou adresse IP.

Pointage des heures de travail
Pourquoi et comment s’y prendre

Le pointage par géolocalisation est-il légal ?

Depuis l’entrée en vigueur de la réglementation sur le contrôle du temps de travail en France, le pointage par géolocalisation est légal en France. Mais à condition de respecter les réglementations sur la protection des données et la vie privée. Il est essentiel d’obtenir le consentement éclairé de l’employé. L’idée est de garantir que les données collectées sont utilisées exclusivement à des fins de contrôle horaire et uniquement pendant les heures de travail.

L’entreprise peut enregistrer l’emplacement lors du pointage d’entrée et de sortie. Tant que ces données ne sont pas utilisées à d’autres fins sans le consentement explicite de l’employé. De plus, il doit y avoir transparence et l’employé doit être informé de la manière dont ses informations sont collectées et stockées, et pourquoi.

D’un autre côté, il est interdit de suivre en permanence l’emplacement de l’employé, que ce soit pendant ou en dehors des heures de travail. L’entreprise peut toutefois limiter les zones depuis lesquelles le pointage est autorisé. Les données collectées doivent être stockées de manière sécurisée et uniquement pendant le temps nécessaire pour répondre aux exigences légales. Voici les durées de conservation recommandées :

• Les données relatives au registre horaire peuvent être conservées pendant un maximum de 4 ans.
• Par défaut, les données de géolocalisation peuvent être conservées pendant un maximum de 2 mois.
• En cas d’utilité pour une enquête professionnelle, et si aucune autre preuve ne permet de démontrer la même chose, elles peuvent être conservées pendant 1 an.
• La durée de conservation peut être prolongée à condition que les données soient stockées de manière non identifiée et utilisées pour l’optimisation des processus.
• Si ces données sont partagées avec des tiers (professionnels externes), l’employé doit en être informé.

Le pointage par géolocalisation est légal en…

• France, Suisse, Belgique, Luxembourg, Canada : dans les pays francophones, les entreprises peuvent utiliser une pointeuse avec géolocalisation tant que les lois de protection des données personnelles sont respectées. Il est nécessaire d’obtenir le consentement des employés et de garantir que les données sont utilisées uniquement pour le contrôle horaire. Les employés ont également le droit d’accéder à leurs informations et de demander leur rectification ou suppression.
• En Europe, la réglementation RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) encadre l’utilisation des données de géolocalisation. Les entreprises doivent informer les employés, obtenir leur consentement, et garantir la sécurité et la confidentialité des données collectées.

L’entreprise peut-elle obliger à pointer avec la géolocalisation ?

En général, et selon la législation de chaque pays, les entreprises ne peuvent pas obliger les employés à utiliser un système de pointage avec géolocalisation. Sauf si cela a été stipulé dans le contrat de travail, si l’accord explicite de l’employé a été obtenu. Ou si l’activité professionnelle l’exige et que les employés en ont été informés au préalable.

L’entreprise doit proposer un système de pointage alternatif qui ne nécessite pas de géolocalisation pour les employés qui refusent d’utiliser le système basé sur la localisation, à condition que la nature de leur travail ne l’exige pas impérativement. Dans ce cas, des méthodes telles que le pointage par code PIN, QR code ou reconnaissance faciale peuvent être employées.

Un autre point à considérer est le dispositif utilisé pour le pointage. L’entreprise devrait fournir le dispositif nécessaire pour le pointage avec géolocalisation ou bien s’accorder avec l’employé pour qu’il utilise son appareil personnel.

Comparatif et meilleur logiciel de pointage horaire en 2024
Pourquoi choisir le logiciel de pointage Bizneo HR pour votre entreprise

Avantages du pointage par géolocalisation

Le pointage par géolocalisation présente plusieurs avantages pour les employés et les entreprises :

• Prévention de la fraude : Un système de pointage par géolocalisation aide à prévenir la fraude sur les heures de travail, car il enregistre précisément l’emplacement et les horaires des employés.
• Facilitation du télétravail : Ce système permet aux entreprises de vérifier la présence des employés travaillant depuis leur domicile ou d’autres lieux éloignés, augmentant ainsi leur flexibilité et leur bien-être.
• Geofencing : Permet aux entreprises de définir un périmètre ou une zone spécifique pour le pointage, garantissant que les employés se trouvent au bon endroit pendant leurs heures de travail.
• Contrôle horaire : Fournit un enregistrement précis des heures travaillées par chaque employé, facilitant la gestion du temps et la planification des ressources humaines.
• Optimisation des itinéraires : Pour les employés se déplaçant dans différents lieux pour leur travail (comme les opérateurs logistiques ou les commerciaux), ce système permet d’optimiser les itinéraires et les temps de déplacement.
• Réduction de l’absentéisme et amélioration de la ponctualité : Offre un système de contrôle efficace pour réduire l’absentéisme, car il permet de vérifier en temps réel l’emplacement et les horaires des employés. Il fournit également des informations précises sur la ponctualité des employés.
• Transparence : Employés et entreprises ont accès aux informations de pointage, ce qui favorise la transparence et la confiance mutuelle, et facilite le suivi du temps de travail et des heures supplémentaires.
• Respect des obligations légales : Le pointage par géolocalisation permet aux entreprises de se conformer aux obligations légales de contrôle horaire dans de nombreux pays, évitant ainsi des sanctions potentielles et garantissant la protection des droits des travailleurs.

LOGICIEL DE GESTION DU TEMPS ET POINTAGE POUR DES ENTREPRISES DE TOUTES TAILLESDemandez votre démo dès aujourd’hui !

Comment mettre en place un système de pointage par géolocalisation

Pourquoi envisager de mettre en place un système de pointage par géolocalisation ? Avez-vous des employés travaillant à distance, dans différentes localisations, ou avec une grande mobilité ?

Besoin d’un contrôle horaire plus précis et transparent ? Si oui, cette solution pourrait être idéale pour votre entreprise. Pour l’implémenter, vous devez choisir un logiciel de pointage géolocalisé :

• Respecte les réglementations de protection des données et de la vie privée du pays où votre entreprise opère.
• Offre la fonctionnalité de géolocalisation et soit compatible avec les dispositifs utilisés.
• Permette de configurer plusieurs zones de pointage et horaires de travail.

• S’intègre avec d’autres systèmes de gestion des ressources humaines ou de projets utilisés par votre entreprise.
• Fournisse des rapports détaillés et personnalisables pour analyser les informations de pointage.
• Offre un bon support technique pour résoudre tout problème ou doute éventuel.
• Soit facile à utiliser pour les employés et les administrateurs.
• Permette l’exportation des données pour leur analyse ou leur utilisation dans d’autres systèmes.
• Informe les employés sur la collecte et le stockage de leurs informations.
• Propose un système alternatif de pointage pour les employés ne souhaitant pas utiliser la géolocalisation.
• Offre une période d’essai ou une démonstration pour s’assurer qu’il répond à tous vos besoins avant d’investir.
• Fournisse une formation et un support aux employés pendant la phase de mise en œuvre.
• Garantisse la sécurité et la confidentialité des données collectées, notamment celles relatives à la localisation des employés.
• Propose des mises à jour et des améliorations fréquentes pour s’adapter aux besoins changeants de votre entreprise et au cadre légal et technologique.