Ressources Humaines: les fonctions et secrets d’un bon département

Au long des dernières années, nous avons pu observer comment les départements de Ressources Humaines (RH) des entreprises ont gagné de l’importance et élargi leurs fonctions.

En effet, leur rôle est vital: non seulement pour les procédures de recrutement, mais aussi pour le développement et la motivation de l’employé dans la compagnie; quelque chose qui se traduit par de meilleurs résultats et productivité de l’organisation.

Mais, comment s’est déroulée cette évolution ? Quelle est l’origine des Ressources Humaines ? Quelles sont leurs fonctions plus importantes ? Et surtout… comment optimiser chaque processus avec un logiciel RH?

Les Ressources Humaines : c’est quoi ?

Qu’est ce que les Ressources Humaines ? Bien que sa définition ait varié avec le temps, actuellement le concept de Ressources Humaines est utilisé pour se référer au département d’une société qui est en charge des tâches liées à la gestion des personnes et à l’attraction de talent.

Un département des RH ne considère pas l’employé juste comme une ressource, mais s’occupe aussi de ses intérêts, ses relations professionnelles et sa satisfaction dans le lieu de travail. La formation nécessaire pour y travailler ne laisse aucun doute : Licence en Ressources Humaines, relations sociales et organisation.

Une des définitions les plus complètes, et qui comprend toutes ces idées, est celle de Barney et Clark, qui inclut « la connaissance, les expériences, habilités et l’engagement des travailleurs avec une société, ainsi que les relations avec leurs collègues, subordonnés et responsables ; et les relations avec d’autres personnes externes à la société, tels que les clients et les fournisseurs ». 

Les Ressources Humaines : origine et évolution du terme

Le terme Ressources Humaines a beaucoup évolué avec le temps. Nous trouvons son origine à la théorie économique de Frederick W. Taylor, qui introduit de nouveaux concepts sur l’efficience et la productivité et qui donnerait lieu à de nombreuses analyses psychologiques et d’aptitudes au long du XXème siècle. La notion de Capital humain était née en tant que valeur au sein de l’entreprise.

7 fonctions d’un département de Ressources Humaines (RH)

La transformation du concept de Ressources Humaines (RH) se trouve directement relationnée avec celle de la gestion des Ressources Humaines dans les entreprises. Jusqu’à récemment, ses fonctions se limitaient à la sélection et au recrutement.

Aujourd’hui la mission principale d’un département de Ressources Humaines est d’organiser et gérer les personnes d’une compagnie pour que ses objectifs soient atteints de la façon la plus satisfactoire pour tous les impliqués.

En outre, il doit aussi faire attention à ce que les tâches ne se chevauchent pas, et à maintenir un bon climat de travail. Les compagnies comprennent la philosophie que pour augmenter la productivité il faut faire attention à toutes et chacune des étapes que les professionnels traversent.

Mais d’abord, concrétisons les différentes fonctions RH:

GRH ou gestion des ressources humaines
Stratégies et bonnes pratiques

Fonction d’emploi de Ressources Humaines

La fonction d’emploi est une des plus importantes du département de Ressources Humaines. Elle comprend le recrutement et la sélection de personnel, mais aussi tout ce qui a à voir avec l’attraction et l’incorporation de nouveaux talents. Et pour cela, il faut déterminer les besoins de la compagnie.

Quant au recrutement, un département RH établit et met en route les démarches, internes ou externes, dirigées à attirer des candidats, qu’ils fassent partie de l’organisation ou pas. Cela inclut la planification, le design et la description des positions, fonctions et responsabilités.

Par sélection on entend le choix des personnes qui travailleront dans une entreprise.
Ces deux aspects sont les plus connus des ressources humaines.

Également importante est la prise de décisions pour garantir l’insertion et l’adaptation des nouveaux employés dans la compagnie. Pour améliorer l’efficacité dans l’exécution de ces tâches, les outils de recrutement de personnel permettent l’optimisation de ces processus et l’économie des coûts opérationnels.

Les recruteurs peuvent automatiser la publication d’offres d’emploi sur plusieurs sources de recrutement: portails d’emploi premium, des bourses d’emploi, des universités, etc.

Quant à la sélection, il est maintenant possible de faire un meilleur suivi des candidats, d’automatiser la communication avec eux selon la phase du processus de sélection où ils se trouvent, et même de garder leur CV dans une base de données pour les récupérer ultérieurement. Notre logiciel de Ressources Humaines donne des rapports détaillés de la rotation de personnel pour mieux comprendre les raisons pour lesquelles les recrutements n’ont pas fonctionné ou répondu aux attentes.

La variété de graphiques de notre logiciel de rapports RH montre exactement les départements avec plus de rotation de personnel, de permanence et de renouvellements; quels responsables embauchent ou licencient le plus, et une multitude de variables qui permettent de prendre des décisions fondées pour avoir une équipe qui fonctionne parfaitement.

Administration du personnel en Ressources Humaines

Par « Gestion administrative du personnel » nous entendons les tâches juridiques et administratives liées aux contrats, aux fiches de paie, sécurité sociale, congés, vacances, absences, contrôle horaire et autres. En bref, aux formalités administratives.

Néanmoins, l’implantation d’un logiciel SIRH qui rende plus simples les fonctions fondamentales de la gestion RH et du personnel peut éviter tout ça: une base de données des employés, leur pointage, contrôle d’assistance, gestion des congés et des absences, etc.

Il permet même d’avoir un portail d’employés qui simplifie toute procédure avec Ressources Humaines.

Fonction de Relations de travail

Les Ressources Humaines résolvent les problèmes liés au travail et négocie avec les représentants syndicaux des employés. Cela comprend le recrutement, la politique salariale, les conflits de travail, les négociations collectives, etc. Mais cela garantit aussi l’égalité des employés dans la compagnie et l’adoption de mesures pour avoir un climat de travail adéquat.

Il faut non seulement y parvenir, mais aussi veiller à ce qu’il soit mesuré régulièrement avec, par exemple, des enquêtes sur le climat de travail. Les automatiser est une grande aide et permet d’éviter les biais qu’on y trouve quand elles sont faites manuellement, pendant la journée de travail (avec le responsable à côté de l’employé), etc.

Pour faciliter la gestion des Ressources Humaines, il existe également une solution flexible et très convoitée celle de l’externalisation RH qui consiste à déléguer un ou plusieurs processus RH à un prestataire de services externe.

Une autre de ses utilités et celle de veiller pour la santé des employés et les conditions de travail – ce qu’on appelle la prévention des risques. C’est-à-dire, l’hygiène de travail et la sécurité des employés ainsi que l’action sociale de l’entreprise.

La rétribution, une autre fonction clé des Ressources Humaines

Le département de Ressources Humaines est aussi en charge de designer le système de rétribution du personnel et d’analyser les résultats. Il s’agit d’une des fonctions des Ressources Humaines qui incident le plus dans la satisfaction au travail.

L’idée est d’établir, à long terme, des études de formules salariales, de politiques d’incitation, des rangs et des niveaux salariales pour les différentes catégories professionnelles des employés. Et, bien sûr, l’évaluation de leur performance.

Fonction de climat au travail

Mesurer le QVT et la satisfaction au travail sert à détecter des problèmes à temps, et à améliorer la prise de décisions pour les résoudre et les prévenir. En plus, favoriser un environnement positif au travail augmente la productivité des employés et la réalisation des objectifs alors que, un de négatif, crée des situations conflictuelles et empire les résultats.

On utilise souvent les questionnaire qvt, un outil RH spécifique qui, entre d’autres avantages, réduit le risque dans la prise de décisions, permet de savoir les faiblesses, problèmes et besoins de l’équipe ; contribue à son développement, augmente la rentabilité générale de la compagnie, et permet de créer des rapports à long terme et d’analyser le travail de la société.

La fonction disciplinaire. Une des fonctions les plus délaissées des Ressources Humaines

Le facteur disciplinaire ne peut pas être exclu de cette liste. C’est là où on trouve les avertissements, les fautes, et les licenciements. Une partie tout à fait nécessaire dans une organisation.

Développement du personnel, une fonction RH oubliée

Un département de Ressources Humaines doit aussi implémenter les plans de formation nécessaires pour favoriser la croissance des employés dans la société. Mais avant, il faut évaluer qui en a besoin. Un logiciel d’évaluation de la performance est une manière rapide et efficace d’analyser le rendement sur la base de critères objectifs préalablement établis.

Ses rapports permettent d’analyser les habilités et les qualités de chaque employé, pour après les comparer avec les compétences clés de chaque position.

Et ce n’est pas juste pour la motivation, mais aussi pour le fidéliser et pour profiter le potentiel du talent interne. L’incitation à la participation de l’employé est cruciale. Il s’agit d’un processus d’apprentissage permanent qui lui permet de développer les compétences nécessaires pour répondre aux exigences de l’organisation.

NOUS VOUS RECOMMANDONS CET OUTIL POUR FAIRE L’EVALUATION DES PERFORMANCESVous pourrez prendre des décisions pertinentes.

L’élaboration d’un bon plan doit comprendre :

• L’étude des besoins de la compagnie : celles-ci peuvent être liés à l’environnement, à la stratégie de l’organisation, ou peuvent être le résultat d’autres imprévus, tels qu’un accident au travail, une basse productivité, etc.
• Le développement d’un projet de carrière.
• L’exécution du plan de formation : à travers de classes, simulations, représentations, conférences et autres.
• Une bonne analyse des résultats pour déterminer si le plan a eu succès, si les attitudes et les aptitudes ont changé selon les objectifs, etc

Précisément pour l’analyse des résultats de la gestion des cours, des formations et des ressources, avoir une plateforme LMS est fondamental. Il s’agit d’un endroit où toute cette information est centralisée, et qui permet de mesurer les résultats de la formation, les progrès du personnel, et beaucoup plus.

Sécuriser les fonctions de Ressources Humaines

Pour vous aider à remplir toutes ces fonctions RH, nous avons élaboré un guide complet des lettres qui facilitent de nombreux processus administratifs dans une entreprise.

De cette façon, vous verrez comment sont les notifications de notre système, c’est-à-dire qu’il s’agit d’une étape préalable à l’automatisation que vous obtiendrez si vous disposez de notre logiciel.

L’interaction des Ressources Humaines avec d’autres départements

Si la fonction principale des RH est de gérer les personnes de l’organisation et d’encourager les relations sociales dans le travail, définir l’interaction des Ressources Humaines avec le reste des départements de l’entreprise est nécessaire.

Pour le faire ils doivent stimuler la communication interne et collaborer avec les différent employés et départements, en s’occupant de leurs questions et demandes.

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KPI’s pour les Ressources Humaines : types et exemples

Ressources Humaines et ventes

D’une autre part, les départements de Ressources Humaines et la Direction Commerciale devraient toujours travailler ensemble pour améliorer les résultats des ventes. En effet, les politiques des Ressources Humaines ont une influence directe sur le comportement des équipes commerciales.

Actuellement, la professionnalisation des équipes commerciaux devient de plus en plus importante. Les entreprises qui définissent leur stratégie commerciale avec les Ressources Humaines obtiennent de meilleurs résultats que celles qui ne le font pas.

Le futur des Ressources Humaines et des fonctions RH

Ayant analysé le contexte actuel, une autre question surgit : quel est le futur des RH ? Où se dirigent les tendances actuelles ? Quel sera le rôle de la technologie dans leur développement ?

L’une des questions habituelles que tout professionnel se pose est: que se passera-t-il si les robots finissent par le remplacer?

Un scénario chaque fois plus proche qui affecte aussi les Ressources Humaines, où la question est plus pertinente encore. En tout cas, les responsables de ce département peuvent rester tranquilles car, selon les experts, les possibilités qu’un robot finisse par effectuer leur travail est d’un maigre 0,55%.

Mais cela ne veut pas dire que les nouvelles technologies ou le Big Data n’aient pas de place. Rien n’est plus éloigné de la réalité. En effet, l’utilisation des données et de l’intelligence artificielle Ressources Humaines aide les responsables à prendre des meilleures décisions.

Par exemple, un algorithme peut nous servir à détecter les employés les plus motivés ; et un logiciel de recrutement nous permet d’automatiser des processus et de trouver les meilleurs candidats plus rapidement. Cependant, ces décisions devraient être humaines pour une simple raison : nous gérons des personnes, leur confort et bien-être. Au-delà de la technologie, une autre tendance est celle du Corporate Wellness (ou bien-être au travail). C’est à dire, les mesures qu’une entreprise prend pour encourager la santé de ses employés. Cela passe par la flexibilisation horaire, des cours de méditation, la pratique de sports d’équipe et, en définitive, avoir un plan de bien-être général qui sert aussi à attirer du talent.