Suivi du temps de travail

Le suivi du temps de travail des employés est devenu un outil essentiel pour le bon fonctionnement de beaucoup de compagnies. Il leur permet d’organiser et d’optimiser les temps de travail pour garantir une bonne productivité à long terme.

Bien sûr, il est important de savoir pourquoi on l’applique et quels sont ses objectifs pour bien profiter ses avantages et obtenir des résultats consistants. Découvrez comment un logiciel de suivi de temps automatise et perfectionne chaque étape du processus.

Qu’est ce que le suivi du temps ?

Le suivi du temps est le processus d’enregistrement d’entrée et de sortie du personnel, et son analyse postérieure pour savoir exactement quel est le rendement de chaque employé à son poste.

Il s’agit d’une pratique qui implique de nombreux processus en clef entreprise – employé, tels que:  vacances, absences, heures non travaillées,… Le suivi du temps des employés donne une perspective organique des rythmes de l’entreprise et de ce qui prend plus de temps. Cela permet de mieux ajuster et programmer les tâches de chaque équipe: où il faut mettre plus d’heures et d’efforts ou, au contraire, où les réduire.

Généralement, pas tous les employés ont les mêmes horaires de travail. Coordonner et planifier les temps des entreprises devient un défi total.
À la fin de la journée, ne pas le gérer correctement rend très difficile d’atteindre les objectifs de productivité. Toutefois, une bonne planification – avec un système adéquat de suivi du temps – améliore visiblement la productivité et l’engagement des travailleurs dans une entreprise.

Des pays comme la France, l’Allemagne, l’Angleterre ou l’Espagne implémentent le registre horaire des employés à niveau légal. Et cela oblige les compagnies à enregistrer les journées de travail et à avoir des mécanismes (manuels, analogiques ou numériques) pour contrôler les horaires d’entrée et de sortie.

Tout ce qu’il faut savoir sur la gestion du temps de travail (GTA)
Outils, stratégies et impact

7 Avantages d’implanter le suivi du temps de travail des employés

Productivité des équipes : optimisation des RH grâce au suivi du temps des employés

L’une des fonctions des Ressources Humaines est le suivi du temps de travail des employés. Répondre aux besoins de chaque employé, coordonner toute une équipe de travail, les compétences et le rythme de travail est, effectivement, un grand défi.

C’est pour ça que l’automatisation de certaines tâches avec un logiciel horaire de travail augmente le rendement, améliore la qualité de vie au travail, et libère du temps pour la réalisation d’autres processus plus compliqués.

Bonne communication et suivi dans l’entreprise: les clés du succès

Le suivi du temps des employés permet l’analyse détaillée de comment ils travaillent, et simplifie la redistribution des charges de travail. Les responsables peuvent ainsi voir où sont les échecs dans leurs départements, et agir en conséquence pour restructurer les dynamiques.

Comme nous l’avons dit, le suivi du temps de travail des employés rend plus simple des postes de direction en automatisant l’assignation et la gestion des tours de travail. Cela évite le chevauchement horaire et permet de contrôler facilement quel employé travaille à quel moment, et combien de temps il y met.

En définitive, le suivi du temps avec registre horaire garantit la transparence et la communication entre chaque membre d’une équipe. C’est une manière objective de déclarer les heures travaillées, et de contrôler la performance et sa correcte rémunération. Tout le monde y gagne.

Plutôt que la voir comme une obligation légale, il est mieux de s’y référer comme une manière de protéger les droits des travailleurs, et de souligner les avantages qu’ils y obtiennent: augmentation de productivité, flexibilité et organisation. Et comme ça, l’entreprise fonctionne mieux et il y a de meilleures chances de succès en son sein. 

Augmenter l’efficience et le bon fonctionnement des équipes

Grâce au contrôle de présence basé sur l’activité d’un employé, il est possible d’avoir une idée sur son organisation et sa productivité. Cela rend plus facile le travail des responsables, et stimule la concentration et la transparence dans une équipe. Et en plus, le fait d’aider l’employé à avoir le contrôle de son activité, pour savoir de façon résumée où investir du temps et des efforts, et où les réduire.

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Systèmes et méthodes

Plus de flexibilité et une meilleure qualité de vie au travail

Tenir en compte le bien-être de ses employés aide les entreprises à être plus productives. En premier, pour attirer des candidats mieux qualifiés, et en deuxième pour maintenir la stimulation et la productivité des travailleurs pendant leurs heures de travail.

Le suivi du temps des employés peut aider à que les équipes restent satisfaites, tout en considérant leurs vies personnelles et leurs besoins. Par exemple, avec une autogestion des absences et des vacances. Dans le long terme, cela peut se traduire par une augmentation de la productivité, l’atteinte d’objectifs et un environnement de travail plus prolifique.

Le suivi du temps des employés simplifie le télétravail

Les temps ont changé et les compagnies ont dû s’adapter au télétravail. Les employés peuvent travailler de chez eux, et les entreprises peuvent avoir le contrôle sur combien d’heures ont été travaillés ou combien d’heures supplémentaires ont été nécessaires pour terminer un projet.

Notre logiciel a une version appli de gestion du temps que l’on peut utiliser sur des téléphones portables et des tablettes. L’accès web à la plateforme, avec pointage par géolocalisation, permet les managers de mieux superviser les temps et les horaires de leurs équipes depuis n’importe où et sur le même dispositif.

Le bon suivi du temps réduit l’absentéisme

L’absentéisme est un KPI qui inquiète beaucoup les entreprises. Quelle que soit la raison, les employés qui ne se rendent pas au travail représentent une perte d’argent.

Le suivi du temps de travail des employés est une grande aide pour combattre l’absentéisme, car il permet d’avoir un rapport des journées de travail de chaque employé pour éviter des pertes de productivité.

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Optimisation des rapports de registre horaire

Un logiciel suivi de temps garantit l’exportation de données et la création de rapports pour analyser et interpréter précisément le temps de travail: heures supplémentaires, absences, pics et baisses de productivité. 

Ces statistiques peuvent être exportées à n’importe quel format: CSV, XLS, DOC ou PDF. Le processus garantit aussi la protection de données, qui ne seront accessibles que pour les postes de responsabilité préétablis.

En définitive, qu’il soit pour l’obligation légale ou le besoin d’organisation de la compagnie, le suivi des heures travaillées peut devenir l’un des piliers fondamentaux de la bonne santé d’une entreprise. Il transmet l’information vitale sur le fonctionnement des équipes, leur productivité et sur où il faut faire attention pour équilibrer les rythmes de travail.

Comment appliquer le suivi du temps de travail

Avant que la technologie soit arrivée aux Ressources Humaines, le registre horaire était fait manuellement par moyen du pointage des heures de chaque employé.
La mécanisation du marché du travail porta au registre des heures travaillées, des journées travaillées, et des vacances sur des documents tels que les tableaux Excel. Et aujourd’hui. Une nouvelle ère commence, marquée par les logiciels de gestion horaire du personnel.

Systèmes de registre horaire traditionnels

Sur papier

Comme on le disait, le registre horaire a surtout été fait manuellement. En ce sens, il ne fait pas oublier que la loi française exige de garder les registres des heures travaillées pendant 5 ans. Et, plus grand est le nombre d’employés, plus compliqué cela devient. Il serait donc impossible et très peu pratique de garder un tel volume de feuiller de papier.

Excel

Jusqu’à l’arrivée des logiciels de gestion d’heures de travail, les tableaux Excel ont été la ressource la plus utilisée. Leur désavantage est la probabilité d’erreur lors de l’introduction des données une à une, ou l’utilisation de formules incorrectes portant à des données inexactes ou à des pertes d’information.

En plus, un fichier Excel est sujet aux erreurs informatiques, n’est pas accessible sur plusieurs dispositifs, et peut être supprimé par accident.

Machines de pointage

Le système utilisé pendant des décennies dans le secteur industriel, comme les machines à pointer ou les bandes magnétiques. Même si elles pourraient toujours être utilisées, elles n’arrivent pas au domaine du télétravail et commencent à être obsolètes.

Les lecteurs de cartes et les codes d’accès peuvent aussi être combinées avec d’autres systèmes. Mais nos temps demandent des solutions pouvant être intégrées avec d’autres outils de gestion du temps, comme le fait notre logiciel de suivi du temps de travail.

Suivi du temps de travail avec des dispositifs biométriques

Vivement, la technologie plus avancée est arrivée. Le suivi du temps de travail des employés se fait par la lecture de l’empreinte digitale ou la paume de la main. Et dans les systèmes les plus modernes, par reconnaissance faciale, de l’iris ou même de la voix.

Ceux-ci permettent d’accéder à des espaces spécifiques et des bureaux, ou d’enregistrer les horaires et les tours de travail lorsqu’ils se connectent avec d’autres dispositifs – logiciels informatiques. Ce sont des systèmes tellement sophistiqués qui rendent impossibles les fraudes et les erreurs, car ils vérifient entièrement l’identité de l’employé. Très populaires entre les compagnies en besoin d’un niveau élevé de sécurité. Et pourtant, leur obstacle principal est leur coût, aussi élevé.

Logiciel de suivi du temps des employés

La solution la plus recommandée. Suivi des heures travaillées depuis une seule plateforme gérée au 100% sur le cloud, c’est-à-dire, accessible depuis n’importe où, ou à quel moment. Son principal avantage est qu’il permet l’intégration avec le reste de méthodes, qu’ils soient physiques, biométriques, en appli, ou de contrôle d’accès.

Ces SIRH n’ont pas besoin d’installation. Ils sont accessibles via le web, ils sont scalables, flexibles, faciles à utiliser et user-friendly. Et c’est la méthode qui garantit les avantages expliqués ci-dessus (simplicité, analyse, communication, coordination, flexibilité, rapports, …)

Finalement, c’est la seule méthode avec des règles totalement flexibles et personnalisables pour avoir un registre horaire fait sur mesure. Idéal pour des entreprises avec des politiques flexibles (télétravail, pointages inespérés, pointages massifs) ou des outils pour superviser de façon exhaustive la performance (restrictions de IP, compteur d’heures et géolocalisation).

En conclusion, il y a plusieurs options et plein de systèmes de suivi du temps de travail des employés. Choisir la meilleure pour sa compagnie demande de bien connaître ses besoins: le nombre d’employés, les conditions de travail (télétravail ou présentiel), budget disponible,…