El Full Time Equivalent (FTE) es un valioso indicador que calcula el rendimiento real de un equipo de trabajo; se trate de toda la organización o de cada uno de los departamentos de una empresa.
Es tan importante que podría determinar las decisiones que se toman en la empresa a largo y corto plazo. Indica el número real de trabajadores a tiempo completo y su productividad en el trabajo durante un período de tiempo que puede variar desde una jornada hasta varios años.
Tabla de contenidos
¿Qué es el Full Time Equivalent (FTE)?
El Full Time Equivalent (FTE, por sus siglas) o Equivalente de Tiempo Completo (ETC) es un indicador que se emplea en el ámbito de RR.HH. (aunque también en algunos sectores económicos) y que divide el tiempo de trabajo de varios empleados a tiempo parcial y completo entre todas las horas de un determinado período laboral (ya sean días, semanas, meses o años).
Ayuda a los departamentos de Recursos Humanos y las direcciones ejecutivas a evaluar el desempeño real de las personas en la empresa.
El Full Time Equivalent es una medida muy útil para las entidades que contratan trabajadores con diferentes tipos de jornada laboral, por períodos cortos y de uso muy habitual en empresas del sector público, sobre todo en Estados Unidos y los países americanos, que fue dónde comenzó a popularizarse para controlar las necesidades de personal.
Hoy en día se trata de una medida eficaz de la productividad en términos de personal, ya que el Equivalente a Tiempo Completo nos permitirá contar con la totalidad la plantilla, incluyendo el trabajador a tiempo completo, el empleado a jornada parcial e, incluso, aquellas personas contratadas para trabajar un día a la semana.
Todo el mundo habla de la jornada de cuatro días. Las empresas dudan si hacer pruebas para comprobar si la productividad empeora, se mantiene o mejora.
Hay que tener en cuenta los cambios contractuales según el modelo implantado:
- Jornada 4×10 -> más horas pero menos días
- Jornada 4×8 – 4×9, menos días y menos horas
…y en las horas que trabaja cada empleado y cómo afecta a su sueldo (¿se mantiene o se reduce…? Si te interesa… no dudes en descargar nuestra guía gratuita:
¿Por qué es importante el Equivalente a Tiempo Completo (FTE)?
Hay empresas que tienen una cantidad más o menos importante de personas trabajando a tiempo parcial, es decir, trabajadores que pasan poco tiempo en la empresa.
Esto supone, sobre todo y conforme crece el número de empleados a tiempo parcial, que los tamaños de la plantilla se vean incrementados, pero los cálculos de personal pueden estar sesgados.
Es decir, sobre el papel podríamos apreciar que tenemos muchos trabajadores, pero la productividad puede ser mucho más baja de lo que aparentan esos datos.
Es ahí dónde entra en juego el Full Time Equivalent (FTE) que no te permite solo conocer cuál es la productividad total en función de las horas de trabajo reales de tu plantilla, si no que también te permite comparar ese dato con tu competencia para saber si su FTE es mayor o menor.
Cómo automatizar el control y registro de las horas en tu empresa.
¿Cómo se calcula el Equivalente de Tiempo Completo (FTE)?
Lo mejor es que no hay grandes misterios a la hora de calcular el Full Time Equivalent de tu plantilla de trabajadores y es bastante sencillo.
Simplemente hay que tener en cuenta el número de trabajadores a jornada completa que tenemos (8 horas en España, por ejemplo) y el número de trabajadores a tiempo parcial (realizan menos de 8 horas).
Para calcularlo, puedes contar con un software de control horario de trabajadores, un sistema de control horario sencillo, flexible e intuitivo con el que realizar el registro de la jornada laboral de tu plantilla.
Con él, facilitas a tus empleados la tarea de fichar en el trabajo, al ser una plataforma cloud (en la nube y que cuenta con recordatorios y alertas para asegurar el control de la jornada.
Fórmula para calcular el Full Time Equivalent (FTE)
Para aclarar cualquier duda, explicamos que nos referimos a número de horas efectivas trabajadas como la suma del total de las horas trabajadas entre todos los trabajadores de la empresa o del departamento a estudio, ya sean empleados a tiempo completo o parcial.
FTE = total de horas efectivas trabajadas / horas de jornada completa
Para asegurar el correcto registro de las horas de trabajo, una herramienta de control horario lo permite comprobar con una doble validación (responsable – empleado) y se envía a cada miembro el registro total al final del mes (horas extras incluidas).
¡Ya puedes calcular (e incluso comparar entre departamentos o con la competencia) el Full Time Equivalent de tu empresa! Ten en cuanta que puedes hacerlo de manera semanal, mensual e, incluso, anual.
Ejemplo práctico de cálculo del Full Time Equivalent
Imaginemos que en el Departamento de Recursos Humanos de una cadena de concesionarios queremos calcular el FTE de nuestro equipo de taller. En él trabajan 4 personas.
Dos de ellas son trabajadores a tiempo completo que emplean 40 horas semanales cada uno. Los otros dos trabajan 20 horas y 10 horas, respectivamente.
Si queremos calcular el Equivalente a Tiempo Completo semanal tenemos que sumar las horas que trabajan en una semana.
40+40+20+10=110 horas efectivas trabajadas
Bien, pues considerando que la jornada completa es de 40 horas, ya podemos aplicar la fórmula explicada más arriba:
110 horas efectivas trabajadas / 40 horas de jornada completa = 2,75
Por lo tanto el Full Time Equivalent de nuestro taller es de 2,75. O, lo que es lo mismo, aunque tengamos una plantilla de 4 trabajadores, realmente equivalen a 2,75 trabajadores a tiempo completo contratados.
¿Qué impacto tiene el FTE en la empresa?
Como vemos, el uso del Equivalente a tiempo completo hace que los resultados en términos de productividad de la plantilla sean más coherentes, ya que este indicador nos permite conocer realmente cuál es la fuerza laboral de una empresa o un departamento.
En un contexto puramente comercial, la medida que nos arroja el cálculo del Full Time Equivalent nos va a permitir dirigir las acciones de la empresa, automatizar la gestión de sus recursos humanos e identificar los empleados necesarios para satisfacer un procesos productivo concreto.
Un software de evaluaciones analizaría el desempeño de cada trabajador y permitiría comparar con otros trabajadores según su jornada laboral. Así, podremos deducir si un empleado con menos horas de trabajo realiza un mejor trabajo (ya sea de forma cualitativa o por cantidad de tareas que saca adelante).
En definitiva, medir el rendimiento total de la plantilla y a tiempo real, no solo centrarse en las horas de trabajo, sino cómo gestiona su tiempo para lograr sus objetivos.
Además, FTE es un dato muy a tener en cuenta cuando se valora o analiza la necesidad de nuevas contrataciones. Gracias a él se podrá analizar la pertinencia de esas futuras contrataciones y el rendimiento que estas pueden aportar en términos de productividad. Incluso, para adaptar cargas de trabajo o rutinas con las que optimizar procesos.
¿En qué situaciones puedo aplicar el Full Time Equivalent?
Hay algunos casos en los que el cálculo de Equivalente a Tiempo Completo es más que recomendable.
FTE para calcular las nuevas contrataciones
La aplicación más conocida es, por supuesto, para calcular los trabajadores que necesitamos para cubrir un nuevo proyecto, para reemplazar a un empleado o ampliar la plantilla y crecer la productividad de la empresa.
En estos casos conviene tener en cuenta, no solo los costes de la contratación, también los del proceso, ya que en algunas empresas, siempre según su tamaño y rendimiento, emplean procesos de reclutamiento y selección de personal anticuados que suponen un gasto demasiado alto.
Para reducir los costes y gestionar los procesos de selección puedes contar con un Applicant Tracking System, sistema que te ayudará a automatizar y optimizar toda la fase de contratación de personal.
El FTE nos servirá, en este caso, para analizar al detalle las necesidades reales de plantilla antes de emprender cualquier proceso.
Full Time Equivalent (FTE) para acordar los salarios
Otro de los casos en los que tener en cuenta el indicador de nuestro Full Time Equivalent es a la hora de pagar salarios y, sobre todo, mantener un equilibrio salarial.
Antes de cerrar nuevas contrataciones analice el FTE para asegurarse que los nuevos salarios se corresponderán con los del resto de los empleados que realizan la misma función.
Así evitaremos problemas internos y favoreceremos un buen clima laboral. También es importante tener cerca los datos del Equivalente a Tiempo Completo cuando estudiemos la concesión de beneficios o el plan de incentivos laborales para empleados que, de nuevo, deben tenerse en cuenta al contratar un nuevo empleado.
Full Time Equivalent en Recursos Humanos
Las posibilidades del FTE son infinitas y nos pueden ayudar a tomar decisiones sobre otros aspectos como la compra de equipamiento, si contratar a tiempo completo o parcial, externalizar servicios… Cada vez más, las empresas necesitan estudios, indicadores y metodologías para optimizar la gestión de sus personas.
En este sentido, el equivalente a tiempo completo es una forma muy importante de medición, tan importante como el Retorno de Inversión (ROI). Debe usarse como una herramienta estratégica y de uso habitual que impacte positivamente en los resultados de la empresa.
El Full Time Equivalent le ayudará a comprender cuáles son los gastos de la organización relacionados con la contratación y el mantenimiento de los empleados. ¿Y vosotros? ¿Habéis usado alguna vez el FTE? ¡Estamos deseando conocer vuestras experiencias!
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