Gastos de kilometraje en nómina | ¿Cómo se contabilizan?

Calcular la compensación de kilometraje en nómina producido por los desplazamientos de trabajo de los empleados es una de las tareas más tediosas e insatisfactorias para los profesionales de Recursos Humanos. En ocasiones se convierte en un auténtico reto mensual en el que es fácil cometer errores debido a la complejidad de calcular cada desplazamiento, ajustar las tasas según las normativas fiscales y verificar la documentación y justificación de cada viaje.

Sin embargo, la gestión manual de gastos de kilometraje, así como de dietas u otros tipos de gasto, ha pasado a la historia gracias a las herramientas digitales que facilitan el control de los gastos de kilometraje en nómina.

Gracias a ellas, es posible automatizar gran parte del proceso, haciendo la vida más fácil tanto a los profesionales de recursos humanos encargados de su gestión, como a los empleados, que pueden justificar sus desplazamientos de una forma más sencilla.

¿Qué es el gasto por kilometraje?

El gasto por kilometraje hace referencia al coste asociado al uso de un vehículo personal por parte de un empleado que debe desplazarse por motivos de trabajo. Este gasto se calcula en función de los kilómetros que el empleado ha recorrido, a menudo utilizando un tipo de tasa estipulada por la empresa o la legislación laboral vigente.

Se trata de un reembolso compensatorio que la empresa paga al empleado a cambio de utilizar su vehículo particular para fines laborales. Este trata de cubrir los gastos asociados ocasionados por dichos desplazamientos, como el combustible, el desgaste del vehículo, el seguro y otros costes relacionados.

El empleado debe presentar una justificación detallada de los desplazamientos realizados, como por ejemplo un notas de gastos donde se especifiquen las fechas, los destinos y los kilómetros recorridos. El personal de recursos humanos revisará esta documentación, verificará su exactitud y procesará al pago de kilometraje a través de la nómina.

Un software de gestión de gastos puede agilizar y automatizar el proceso, mejorar la comunicación de gastos y facilitar el cálculo, entre otras ventajas.

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¿A cuánto se paga el kilometraje en 2024?

En 2024 las empresas deben pagar 0,26 € por kilómetro recorrido en concepto de gasto por kilometraje en nómina. Esta medida introducida por Hacienda en julio de 2023 trata de mejorar la compensación que las empresas ofrecen a sus empleados por desplazamientos en vehículos personales. La causa de esto es principalmente el aumento del precio del combustible.

Según la Orden HFP/792/2023, de 12 de julio, las empresas establecidas en comunidades autónomas de régimen común estarán exentas de IRPF la cantidad de multiplicar 0,26 € por el número de kilómetros recorridos para los viajes de trabajo. También se podrán incluir los gastos de peajes y aparcamiento debidamente justificados.

En comunidades autónomas de régimen foral, es decir, País Vasco y Navarra, el límite exento de IRPF asciende a 0,29 € y 0,32 € por kilómetro recorrido, respectivamente.

Por otro lado, cada empresa puede establecer su propia política de kilometraje en nómina, teniendo en cuenta diferentes aspectos como la regulación fiscal, las condiciones de trabajo, los costes operativos y las prácticas de la industria. De cualquier manera, estas políticas deben ser justas, transparentes y estar claramente comunicadas a todos los empleados.

¿Qué gastos se pueden incluir en el kilometraje en nómina?

Las políticas de pago por kilometraje de cada empresa deben establecer claramente qué gastos se pueden incluir y cuáles no. Esto no es solo una cuestión a nivel de transparencia, sino también para evitar confusiones y posibles problemas fiscales. En general, los gastos que se pueden incluir son aquellos directamente relacionados con el desplazamiento:

• Combustible: representa la parte más importante del gasto en kilometraje, aproximadamente el 60 % del total. El empleado deberá proporcionar los recibos de combustible para justificar este gasto.
• Mantenimiento y reparaciones: los gastos de mantenimiento del vehículo, como cambios de aceite, reparaciones, etc., también pueden ser considerados en el cálculo del kilometraje, ya que parte del deterioro del vehículo es a causa de los desplazamientos laborales.
• Peajes y estacionamiento: estos gastos están directamente relacionados con los desplazamientos y deben ser reembolsados. El empleado debe proporcionar los recibos correspondientes.
• Seguro del coche: los costes del seguro del vehículo también pueden ser considerados parcialmente en el cálculo del kilometraje. Esta cobertura es indispensable para circular y proteger tanto el vehículo como al conductor en caso de accidentes durante el trayecto laboral. Se puede incluir en el kilometraje o ser reembolsado de manera independiente.
• Impuestos: los impuestos asociados con la propiedad y uso del vehículo, como el impuesto de circulación y la ITV, también pueden formar parte del cálculo del kilometraje. Sin embargo, estos costes suelen ser proporcionales y se dividen entre el uso personal y profesional del vehículo.

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¿Qué gastos NO se pueden incluir en el kilometraje en nómina?

Por otro lado, hay una serie de gastos asociados al vehículo que no se pueden incluir en el gasto por kilometraje en nómina, aunque esto también depende del país, los acuerdos con el empleado o las políticas de cada empresa. Algunos ejemplos son:

• Multas de tráfico: las multas de tráfico ya sean por exceso de velocidad, adelantamiento indebido o cualquier otra infracción, no se consideran un gasto deducible. Estas son responsabilidad del conductor y no pueden ser reembolsadas por la empresa.
• Multas de aparcamiento: tampoco se consideran gastos deducibles las multas de aparcamiento. Cada empleado debe preocuparse de estacionar su vehículo correctamente durante su uso laboral, y ni siquiera una justificación laboral será suficiente para que la empresa cubra este tipo de multas.
• Gastos de limpieza: los gastos de limpieza y lavado del coche no se consideran deducibles dentro del gasto por kilometraje en nómina. Aunque se utilice el vehículo para fines laborales, se entiende que su limpieza corresponde al mantenimiento básico y personal del mismo.
• Compra del vehículo: la adquisición del vehículo ya sea por compra o leasing, tampoco se considera un gasto asociado al kilometraje. Los costes de la compra o leasing del vehículo son responsabilidad del propietario y no pueden ser reembolsados por la empresa.
• Gastos personales: cualquier gasto personal relacionado con el vehículo, como la compra de accesorios o desplazamientos no laborales, no se pueden incluir en el cálculo del kilometraje. Estos gastos son responsabilidad del propietario del vehículo y no están relacionados con su uso para el trabajo.

¿Cómo calcular los gastos de kilometraje en la nómina?

El cálculo de los gastos por kilometrajes en nómina es una tarea que corresponde al departamento de recursos humanos. Mensualmente, los empleados deberán enviar RR. HH. la documentación pertinente que justifique los desplazamientos realizados por motivos laborales. Se debe incluir:

• Registro de kilómetros: el empleado deberá aportar un registro de kilómetros preciso que incluya la fecha, el lugar de salida y llegada, y la distancia recorrida. Este registro puede ser manual o digital, en función de las herramientas que la empresa proporcione para este fin. El registro se aportará de manera individual, anotando cada viaje realizado.
• Facturas y recibos: para justificar los gastos de combustible, peajes y estacionamiento, el empleado deberá aportar las facturas y recibos correspondientes. Estos deben ser legibles y contener toda la información necesaria para verificar su validez. Lo ideal es disponer de una herramienta digital que facilite tanto el envío como su recepción y automatización contable.

El cálculo de gastos por kilometraje se realizará el día X de cada mes, dejando fuera los viajes realizados después de esa fecha, que se incluirán en la nómina del siguiente mes.

Este cálculo se basará en la suma de los kilómetros recorridos multiplicada por la tarifa por kilómetro establecida, además de la suma de los gastos justificados por concepto de peajes, estacionamiento, etc. También pueden incluirse otras compensaciones consideradas por la política de cada empresa.

Ejemplo de cálculo de gasto por kilometraje

Imagina que un empleado ha recorrido un total de 300 km en un mes por desplazamientos de trabajo. Adicionalmente, ha gastado 50 € en peajes y estacionamiento correctamente justificados. Si la tarifa por kilómetro es de 0,26 €, el cálculo sería el siguiente:

• Kilometraje: 300 km x 0,26 €/km = 78 €
• Peajes y estacionamiento: 50 €
• Total a reembolsar: 78 € + 50 € = 128 €

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¿Cómo se justifican y liquidan los gastos en kilometraje?

La justificación de gastos por kilometraje se puede realizar de diferentes formas y distintas vías. De la gestión de este intercambio de información entre empleado y empresa depende en gran parte el éxito de este proceso. Una mala gestión puede dar lugar a errores, retrasos y frustración tanto para el empleado como para el personal de recursos humanos. Por eso, es fundamental contar con un sistema eficiente y claro de justificación y liquidación de gastos por kilometraje.

• Manual: antiguamente los empleados debían entregar físicamente los recibos y completar a mano un informe de gastos. Este proceso, aunque todavía se utiliza en algunas empresas, es ineficaz y propenso a errores. Además, conlleva un gran volumen de papeleo y esfuerzo administrativo.
• Correo electrónico: algunos empleados envían sus informes de gastos y recibos por correo electrónico. Aunque es un avance respecto al método manual, sigue siendo una opción que requiere mucho tiempo y es susceptible de errores. Además, puede resultar complicado para el personal de recursos humanos gestionar y organizar todos estos correos electrónicos.
• Excel: otras empresas utilizan hojas de cálculo de Excel para gestionar los gastos de kilometraje. Aunque este método es más eficiente que los anteriores, sigue siendo laborioso y confuso, ya que por un lado se rellena la hoja y por otro se adjuntan los justificantes. Además, este método conlleva trabajo extra para recursos humanos y es propenso a errores.
• Tecnología de gestión de gastos: la opción más eficiente y moderna es utilizar un software de gestión de gastos que automatice gran parte del proceso. Los empleados pueden cargar fácilmente sus gastos y la documentación pertinente, y el software se encarga de categorizar y calcular los gastos automáticamente. Esto reduce significativamente el tiempo y el esfuerzo dedicado a esta tarea, y minimiza el riesgo de errores.

Por otro lado, los gastos se liquidan habitualmente a través de la nómina del empleado. En la sección de deducciones y compensaciones, se incluirá una línea específica para los gastos de kilometraje, donde se reflejará la cantidad que se ha calculado para ese mes. Este proceso se puede automatizar si se utiliza un software de gestión de gastos integrado con el software de nómina, mientras que otros métodos implican introducirlo manualmente todos los meses.

Cómo gestionar con éxito el gasto del kilometraje en la nómina

En pleno siglo XXI el éxito de una gestión eficiente del gasto por kilometraje en nómina pasa por la adopción de tecnología y herramientas digitales. Los softwares de gestión de gastos permiten automatizar y simplificar este proceso, minimizando los errores y liberando tiempo para centrarse en tareas más estratégicas.

Empleados

Los empleados pueden registrar y subir sus gastos fácilmente, ya sea desde su ordenador o directamente desde su móvil. Este último ofrece la ventaja de poder fotografiar y subir los recibos al momento. Además, la información se registra de manera más precisa,  se calculan automáticamente los gastos de kilometraje y está disponible 24/7 desde cualquier lugar.

Los empleados también pueden autogestionar su expediente de gastos, lo que ahorra tiempo de espera y evita confusiones.

• Pueden consultar todos los gastos registrados y comprobar su estado, tanto si ha sido revisado y aceptado por su mánager o RR. HH o si necesita aportar más datos.
• Asimismo, ambas partes reciben notificaciones automáticas sobre el estado de los informes de gastos, lo que agiliza la comunicación y elimina los malentendidos.

Empresa

Por su parte, la empresa puede establecer su propia política de gestión de gastos, desde definir los tipos de gastos disponibles y categorizarlas hasta definir límites o roles de aprobación. El kilometraje, así como otros gastos asociados, pueden ser registrados de forma personalizada y ajustados a las necesidades específicas de cada empresa, lo que facilita su control y seguimiento.

El equipo de RR. HH. solo tiene que revisar mensualmente los registros generados, aprobarlos o rechazarlos, y luego procesarlos automáticamente para su reembolso a través de la nómina. Además, los datos se trasladan fácilmente al software de gestión de nómina. Esto reduce significativamente la carga de trabajo y minimiza los errores humanos.

Por otro lado, y gracias a la generación automática de informes, las empresas pueden mejorar su visibilidad de los gastos por kilometraje. Esto permite detectar patrones y tendencias de gasto y analizar la eficiencia de las políticas de reembolso. Esta información puede ser valiosa para la toma de decisiones y la optimización de los recursos de la empresa.

A su vez, una funcionalidad muy valorada por nuestros clientes es que los gastos pueden ir firmados, lo que garantiza que no hay modificaciones de los mismos a posteriori y cumplen con los requisitos de factura electrónica, lo que evitaría tener que conservar los tickets de cara a posteriores inspecciones.

En definitiva, todas las partes se benefician de una gestión digital del gasto por kilometraje en nómina. Se ahorra tiempo y esfuerzo, se mejora la precisión y la transparencia, y se facilita la comunicación y el entendimiento entre empleados y empresa.