Gestión de ausencias laborales | Software para automatizarlas

La gestión de ausencias en entornos laborales se convierte, en más ocasiones de las que nos imaginamos, en un auténtico dolor de cabeza para el departamento de Recursos Humanos. Un control de ausencias del personal ineficiente puede llevar rápidamente a la improductividad, un descontrol de la falta de personal y, por lo tanto, un aumento de la presión de la plantilla.

A pesar de que las plantillas de control de ausencias pueden resultar útiles, la realidad es que suelen ser insuficientes, sobre todo desde el crecimiento de las causas relacionadas con el teletrabajo. Es por ello por lo que utilizar la tecnología de un software de gestión de ausencias laborales se ha convertido en la mejor opción para las empresas.

Qué es la gestión de ausencias

Podemos definir la gestión de ausencias como todas aquellas tareas que se deben realizar cuando un empleado, por diferentes motivos, no puede acudir a su puesto de trabajo. Hablamos de ausencias temporales como bajas por enfermedad, visitas médicas, fallecimiento de un familiar u otro tipo de causas que son normalmente imprevisibles.

Aunque en la gestión de ausencias también podrían incluirse las vacaciones o los días de descanso, en este post nos centraremos en las ausencias fuera de las causas más habituales. Si quieres más información sobre ello, puedes obtener toda la información relacionada en nuestro artículo sobre control de vacaciones.

El registro de ausencias laborales supone un desafío constante debido a los diferentes supuestos que existen. No solo eso, sino que además, todas ellas deben tratarse de acuerdo con lo estipulado en el convenio laboral, por ley o lo estipulado en el contrato. Asimismo, el teletrabajo añade algunos casos más para aumentar la dificultad el control de ausencias del personal.

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¿Qué ocurre cuándo no tenemos un sistema de gestión de ausencias eficiente?

No disponer de un sistema de gestión de ausencias eficiente, como por ejemplo un software de vacaciones especializado, el caos y el descontrol puede surgir en una empresa. Esto obviamente puede provocar varios problemas indeseables, desde insatisfacción por parte de los empleados o riesgos de control del tiempo hasta pérdidas de producción, rendimiento y competitividad.

Cuando el control de ausencias del personal es poco eficiente los problemas empiezan a surgir habitualmente. Más presión para los empleados presentes, y por lo tanto, aumento del estrés, falta de recursos, descubiertos en áreas del negocio críticas, una gestión de turnos insostenible, etc.

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Todo ello afectará de forma directa e indirecta a toda la organización. Por un lado, el departamento de Recursos Humanos verá cómo el tiempo dedicado a este tipo de tareas es mayor del deseado. Esto provocará que no puedan dedicar más tiempo a otras tareas más productivas y de valor para el negocio. Por otro, el clima laboral, la satisfacción de empleados y clientes o la productividad laboral de la organización puede verse seriamente afectado.

El registro de ausencias es un tema que no debe tomarse a la ligera. Se trata de un asunto bastante complejo que debe además ser transparente, sencillo, rápido y seguro para todas las partes.

Bajo estas directrices, es difícil imaginar que un sistema de gestión de ausencias manual o a partir de plantillas de Excel para vacaciones pueda resultar efectivo. Un software para el control de ausencias del personal que permita automatizar ciertas tareas recurrentes y aumentar el control es sin duda la mejor alternativa en la actualidad.

Qué logra una empresa al implantar un software de control de ausencias del personal | 6 ventajas

Implementar un sistema de gestión de ausencias laborales es sin duda la mejor forma de atajar todos los problemas anteriormente mencionados. Este nos dará la posibilidad de registrar las ausencias de una forma cómoda y sencilla, tanto para empleados como para el equipo de gestión. Veamos qué ventajas pueden ofrecer.

Ahorro de tiempo en la gestión de ausencias

Un software de gestión de ausencias laborales permite ahorrar tiempo a todas las partes gracias a la simplificación de procesos. El trabajador puede hacer directamente el registro de la ausencia laboral en el sistema, y así notificar y planificar las ausencias con el resto del equipo (comprobar que no hay solapamiento, que no se queda un departamento vacío).

Además, el paso de justificar las ausencias imprevistas será mucho más sencillo para todas las partes, simplemente subiendo a la plataforma el archivo (baja médica, permiso de trabajo, documento de mudanza…) algo que permitirá ahorrar mucho tiempo y aumentar la productividad.

Información transparente

Un software de registro de ausencias laborales proporciona información clara y concisa, reduciendo así los malentendidos o la falta de transparencia. Las partes interesadas pueden acceder a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar. Asimismo, también se podrán gestionar las diferentes opciones de permisos y una visión global más certera.

Reducción de riesgos en el control de ausencias del personal

Un buen control de ausencias del personal también permite reducir los diferentes riesgos asociados a esta. Un mayor conocimiento del estado de la plantilla y su bienestar, una mejor previsión ante la falta de personal, limitar el riesgo de escasez de recursos en ciertos periodos, etc. En definitiva, podremos minimizar los problemas y encontrar soluciones más fácilmente.

Satisfacción de empleados

Un software de gestión de ausencias también puede aumentar la satisfacción de los empleados. Existen 4 motivos fáciles de entender.

1. Existe una política clara en la gestión de las ausencias imprevistas.
2. Los empleados saben cómo deben actuar ante estas y tienen las herramientas necesarias para notificar y justificarlas.
3. Evitaremos problemas con el cálculo de las nóminas, algo que es sin duda importantísimo para la plantilla.  
4. Gracias a todo esto, los empleados podrán encontrar un mayor equilibrio entre vida personal y laboral, menos estrés y menos conflictos.

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Reducción y control del ausentismo

¿Una buena gestión de las ausencias puede reducir el absentismo laboral? La respuesta es afirmativa. Managers y Recursos Humanos pueden detectar patrones de actuación no deseados para encontrar la mejor solución en cada caso. Desde el mayor conocimiento de casos especiales hasta la detección de problemas relacionados con el estrés o el burnout laboral.

Mejora del clima laboral

La falta de transparencia y claridad, así como la dificultad de atender a imprevistos o la reclamación de fallos en la nómina es algo que puede afectar en el clima laboral de una empresa. Una correcta gestión de ausencias evitará este tipo de problemas, y por lo tanto, aportará su granito de arena para conseguir un mayor bienestar de todas las partes.

Funcionalidades de un software de control de ausencias del personal

Como puedes ver, el uso de un software de control de ausencias del personal puede impulsar la productividad y satisfacción de toda una compañía. Esto es posible gracias al gran número de funcionalidades que suelen incluir este tipo de programas. Veamos algunas de las más interesantes.

Gestión de ausencias personalizadas

Existe un gran número de motivos por los que un empleado puede faltar al trabajo, y cada uno de ellos, puede tener un tratamiento distinto. Un buen software control de ausencias del personal permite registrar y personalizar cada uno de estos motivos, incluyendo casos de ausencias parciales por horas. Todo ello con un tratamiento y registro automatizado.

Notificación de ausencias y justificantes

Además de un panel de control para RR. HH,, donde se puede visualizar toda la información relacionada, los empleados también tienen acceso a este software, ya sea a través un ordenador o su propio smartphone.

Este panel de usuario permite a los empleados notificar sus ausencias de forma sencilla, así como enviar los justificantes en los casos necesarios (informe médico, fallecimiento de un familiar, deber público, exámenes prenatales, etc.).

A su vez, recibirán gracias a los workflows distintos avisos y comunicaciones de valor para ellos (cambios de turno, aprobación de permisos y ausencias…).

Control de políticas de ausencias

En muchas ocasiones las políticas aplicadas al control de ausencias pueden ser distintas según el convenio laboral aplicado, o incluso a causa de un acuerdo contractual específico. Un software de gestión de ausencias laborales nos va a permitir trabajar con diferentes convenios y casos especiales, reduciendo de esta forma los errores y la dificultad en la gestión.

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Flujo de aprobación de ausencias

Asimismo, los empleados pueden realizar ellos mismos el registro de las ausencias laborales en los casos más previsibles, como por ejemplo una visita médica. Así ganamos tiempo y facilitamos la confirmación del permiso.

Esta solicitud podrá ser tratada de la manera más adecuada, ya sea por parte de los mandos de cargo o por el departamento de Recursos Humanos, creando incluso flujos múltiples de aprobación. Ambas partes recibirán notificaciones y se detallarán los motivos de la resolución de una forma transparente, limitando el acceso o la visibilidad de las solicitudes y decisiones.

Creación de informes de ausencias

Muchos softwares de control de ausencia del personal aprovechan todo el registro de datos para crear completos informes de una forma sencilla y rápida.

Dichos informes nos darán una gran visibilidad sobre el histórico de ausencias o el índice de absentismo laboral de nuestra empresa (aplicando filtros de edad, fechas, género, motivo, etc.). Los datos se convierten en información fácil de interpretar que nos permiten tomar decisiones más inteligentes.