La adecuada gestión del tiempo y la sabia gestión de prioridades marca la diferencia entre las personas que logran el éxito y las que no, tanto a nivel laboral como personal.
El tiempo es un recurso irrecuperable. Una vez que pasa no podemos dar marcha atrás para restablecerlo, se va y no vuelve. Todos contamos con las mismas horas del día, los mismos días de la semana, las mismas semanas del mes y los mismos meses del año.
Sin embargo, hay personas que son capaces de realizar una mejor gestión del tiempo y así lograr sus objetivos con más eficacia.
La administración del tiempo repercute de forma muy positiva en aspectos tales como el rendimiento, la productividad o la motivación.
Tabla de contenidos
Definición de gestión del tiempo
La gestión del tiempo en el trabajo hace referencia a una completa organización y un adecuado reparto del tiempo de manera que se acometan las distintas tareas diarias con éxito.
Tratar de hacer todo en el menor tiempo posible no es administrar bien el tiempo. Muy al contrario, lo que se consigue es que las tareas se compliquen y la persona se sienta por ello agobiada y estresada.
Organizar correctamente el trabajo y tener claros los objetivos para reconocer qué tareas contribuyen al logro de dichos objetivos, es clave para una mejor administración del tiempo en las empresas.
Pero determinar la importancia de las tareas y saber cómo gestionarlas no siempre es fácil.
Cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo
Para mejorar el control de tiempo en las empresas, conviene empezar primero por conocer la diferencia entre eficiencia y eficacia.
- La eficiencia se define como la relación existente entre los recursos que se emplean en la realización de una tarea y los logros que se consiguen.
- La eficacia hace referencia a la capacidad para lograr metas y objetivos independientemente de los recursos que se utilicen.
Personalicemos los conceptos para entender mejor la eficiencia y eficacia en la gestión del tiempo:
- Una persona es eficaz cuando consigue cumplir con el objetivo en el menor tiempo señalado.
- Una persona es eficiente cuando alcanza la meta empleando el menor número de recursos posibles.
La solución para conseguir una productiva gestión del tiempo en las empresas pasa por lograr el equilibrio entre eficiencia y eficacia.
Para una empresa, es fundamental que la gestión del tiempo sea eficaz ya que permitirá que sus empleados realicen las obligaciones y objetivos acordados su trabajo y, al mismo tiempo, necesita que sea eficiente ya que significaría que sus empleados logran sobrepasar los objetivos mínimos y alcanzan mayores metas que las que se esperan con los recursos con los que disponen.
Si se espera que dos redactores hagan 10 artículos a la semana y cumplen con sus entregas harán una gestión del tiempo eficaz. Si esos trabajadores se ayudan entre ellos, dividen las tareas correctamente, aprovechan la tecnología para agilizar la recolección de fuentes, la corrección, la maquetación y entregan 15 artículos harán una gestión del tiempo eficiente.
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Automatizar la gestión del tiempo
Una forma sencilla de ayudar a los trabajadores en la gestión del tiempo en el trabajo es contar con software de control horario.
Esta herramienta de control horario registra la jornada, el tiempo que se ha empleado en una tarea o un proyecto en concreto y, así, valorar si el tiempo estimado está dentro de esperado, si ha sido una gestión del tiempo positiva o si la administración del tiempo ha sido negativa y hay que analizar qué ha ocurrido para garantizar la consecución de objetivos.
Métodos para la administración del tiempo y la gestión de prioridades
Existen numerosas herramientas para la administración del tiempo y la gestión de prioridades, como por ejemplo el método Eisenhower o el POSEC.
La matriz Eisenhower para la gestión del tiempo
Dwight Eisenhower, fue presidente de los Estados Unidos desde 1953 a 1961. Anteriormente, había sido un excelente general de la Armada de los Estados Unidos.
Su continua toma de decisiones sobre qué tareas debía hacer cada día para ser más productivo propició la invención del famoso principio de Eisenhower, donde la gestión del tiempo de las tareas se evalúan según su grado de urgente / no urgente e importante / no importante.
Este método, conocido también como la caja de Eisenhower o matriz de Eisenhower, es una herramienta para la administración del tiempo y la organización de las tareas.
Se trata de un cuadrado dividido en cuadros donde se clasifican las tareas según su urgencia y su importancia, un cuadro que facilita la gestión del tiempo en las empresas:
Te enseñamos a delegar tareas de forma eficaz
El método POSEC para la gestión del tiempo
El método POSEC es una herramienta para la gestión del tiempo y la gestión de prioridades. Se basa en la teoría de la pirámide que el psicólogo humanista, Abraham Maslow, formuló en su obra “Una teoría sobre la motivación humana”, sobre la jerarquía de las necesidades humanas según su nivel de importancia.
En este caso, se trata de una pirámide descendiente en cuyo vértice se coloca lo más prioritario para después ir bajando hasta lo menos relevante.
Las siglas POSEC
por su significado en inglés hacen referencia a:
- Prioritizer. De todas las actividades en las que invierte el tiempo se trata de priorizar las que son más importantes para lograr los objetivos.
- Organize. Una vez detectadas las tareas más importantes, el siguiente paso es organizar cómo llevarlas a cabo de manera que se garantice el éxito.
- Streamline. Hace referencia a la racionalización de las tareas que no gustan pero que ineludiblemente hay que hacer.
- Economize. En este escalón se situarían las tareas que son importantes o gustan pero no son urgentes.
- Contribute. En la base de la pirámide se colocan las actividades que contribuyen con la sociedad o son acciones encaminadas a mejorar como persona.
El método POSEC no sólo está indicado para la administración del tiempo y la gestión de prioridades de forma personal, también lo está para lograr una efectiva gestión de equipos de trabajo.
Se trata de una excelente herramienta de gestión del tiempo para establecer los objetivos y marcar las tareas al grupo según su orden de importancia. Si se ejecuta correctamente se van consiguiendo las metas más fácilmente hasta alcanzar el éxito final.
Por último, igual de importante que organizar y priorizar las tareas es analizar si se han desempeñado correctamente. La manera más sencilla es apostar por un programa automatizado que permita realizar un seguimiento del rendimiento de cada empleado.
Se recopilan datos y métricas objetivos para evaluar con el criterio que quieras: por objetivo, por competencias, OKR, evaluación 360º,…
5 Recomendaciones que favorecen una perfecta administración del tiempo
Para saber si la gestión del tiempo en el trabajo es adecuada o si se necesita ayuda para tener una mejor administración del tiempo de cada empleado, las siguientes recomendaciones contribuyen a mejorar la productividad, obteniendo una mejor organización:
Mejora la gestión del tiempo marcando objetivos alcanzables
Una productiva gestión del tiempo en el trabajo pasa por marcar objetivos claros y totalmente realizables.
De esta forma, se planifica mejor el tiempo y las acciones que le lleven a alcanzar dichos objetivos.
Conviene marcar objetivos a corto, medio y largo plazo.
Ayuda a tu plantilla a alcanzar metas con mayor facilidad
Elaborar una lista con las tareas diarias
Una vez marcados los objetivos, para una correcta gestión del tiempo conviene centrarse en qué actividades diarias son necesarias para lograr la meta final.
Es importante confeccionar una lista con todas las tareas de manera que siempre se puedan revisar.
Priorizar las tareas para asegurar la gestión del tiempo
De toda la lista de tareas necesarias para lograr la meta final y optimizar la gestión del tiempo, se deben priorizar las más urgentes, después las más importantes y así hasta llegar a las prorrogables.
En este punto, el método de gestión del tiempo de la caja de Eisenhower puede ser de mucha utilidad.
Poner fecha a las tareas
Para una mejor administración del tiempo conviene poner a cada actividad una fecha de inicio y una fecha de finalización.
De esta forma, el cerebro sabe que tiene una tarea que realizar y no estará tranquilo hasta que esté materializado.
Hacer una tarea cada vez
Llegados a este punto y sí se ha cumplido con todo lo anterior, estarán muy organizadas todas las actividades según la prioridad y muy bien gestionado el tiempo de dedicación a cada una de ellas.
Tan sólo se trata de ir realizando una a una todas las tareas de manera que se vayan cumplimentando.
Análisis y comparativa de las 7 mejores soluciones
Saber cómo administrar el tiempo y la gestión de prioridades es primordial para lograr el éxito laboral y personal.
Utilizar un software de Recursos Humanos con módulo de gestión del tiempo marcará un antes y después en la empresa. Priorizarás las necesidades del negocio, mientras ahorras tiempo y logras mayor productividad.
La gestión del tiempo permite priorizar entre lo urgente y lo importante. De no ser así, nunca se podrá saber por dónde empezar.
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La gestión del tiempo permite priorizar entre lo urgente y lo importante.