Hubo un tiempo en el que la digitalización de parte del modelo de negocio de una empresa podía suponerle a esta ciertas ventajas competitivas. En la actualidad, más que una estrategia para destacarse en el mercado, la transformación digital se ha convertido en una auténtica necesidad operativa.
La gestión documental es una de las áreas de la actividad empresarial en las que más nítidamente se observa esta tendencia. El creciente volumen de información y documentación que las compañías se ven obligadas a procesar puede afectar seriamente a sus cifras de negocio si no se gestiona adecuadamente.
Algunos estudios apuntan a que el 16% de las horas de trabajo se dedican a tareas relacionadas con la gestión de la documentación. Además, un control documental deficiente puede llevar incluso a la pérdida de información sensible. No sorprende que cada vez más negocios se interesen por conocer qué hace un software de gestión documental.
Tabla de contenidos
- 1 ¿Qué es la gestión documental en las empresas?
- 2 La importancia de la gestión documental para las empresas
- 3 Beneficios de implementar la gestión documental en las empresas
- 4 Tipos de gestión documental en las empresas
- 5 Para qué sirve la gestión documental: 5 funciones básicas de un buen sistema
- 6 7 razones por las que necesitas automatizar la gestión documental
- 6.1 1. Disponibilidad permanente de la documentación
- 6.2 2. Facilidades para el trabajo en equipo
- 6.3 3. Ahorro de tiempo en la gestión documental
- 6.4 4. Continuidad de los registros
- 6.5 5. Aprovechar el Big Data en la gestión documental
- 6.6 6. Integra la gestión documental con otros procesos de la empresa
- 6.7 7. Ciberseguridad e imagen de marca
¿Qué es la gestión documental en las empresas?
La gestión documental en las empresas o document management es el conjunto de procesos y acciones de una empresa para generar, almacenar y recuperar cualquier tipo de documentación.
Es una necesidad inherente a la actividad empresarial, independientemente de su tamaño o del sector económico del que participa.
Por consiguiente, un programa de gestión documental, también conocido como DMS por sus siglas en inglés (Document Management System), es una herramienta que dinamiza notablemente el control documental, preservando la integridad de la información, agilizando su recuperación y facilitando el trabajo con los documentos.
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La importancia de la gestión documental para las empresas
El control documental constituye una tarea casi rutinaria y por ello reviste una enorme importancia para la buena marcha de los proyectos. Dedicar un tiempo excesivo a la recuperación de documentos o extraviar información relevante pueden provocar numerosos trastornos en el día a día de la compañía.
Si las disfunciones operativas pueden causar un grave daño a las empresas, no menos sensible es la cuestión de la seguridad e integridad de los documentos.
En aplicación del Reglamento General de Protección de Datos y otras normativas en este sentido, la protección de los documentos ha escalado varios puestos entre las prioridades de la administración empresarial.
Beneficios de implementar la gestión documental en las empresas
Aunque todavía queda un largo camino por recorrer, una reciente encuesta publicada por la agencia AIIM constata que el 55% de las compañías ya se sirve de espacios digitales para almacenar y recuperar información.
Y es que, implementar un sistema de gestión documental conlleva beneficios como los siguientes:
- Seguridad: el programa de control documental asegura la confidencialidad de los documentos y restringe el acceso a los empleados autorizados.
- Reducción de costes: el ahorro de tiempo permite liberar recursos para atender otras tareas de mayor valor agregado.
- Rápida recuperación de documentos: el acceso a la documentación es rápido y seguro, agilizando cualquier trámite.
- Acceso remoto y centralizado: las herramientas digitales permiten el acceso a la documentación desde cualquier lugar.
- Prevención de duplicidades: el sistema evita que se incorporen documentos duplicados que puedan generar confusión.
Tipos de gestión documental en las empresas
Dependiendo de las tareas que se desee realizar, existen diferentes tipos de programas de gestión documental, si bien es posible encontrar herramientas que incorporan la mayoría de estas funciones. Así, pueden encontrarse meros gestores de nombres y ficheros, con los que puede manejarse un pequeño volumen de documentación.
Otra solución de gestión documental para las empresas son las bases de datos documentales, de mayor tamaño aunque sin demasiadas funciones adicionales. El Enterprise Content Management (ECM), en cambio, aporta un inmenso espacio de almacenamiento, respondiendo a las necesidades de las grandes corporaciones.
Las compañías de mayor tamaño también pueden optar por sistemas on-premise, esto es, con almacenamiento de documentos en servidores que la empresa tiene en propiedad y es la alternativa más segura.
Una alternativa igual de sofisticada y moderna son los sistemas que se sirven de la nube, cuentan con menos privacidad pero son más accesibles, como es el caso de nuestro software documental
Para qué sirve la gestión documental: 5 funciones básicas de un buen sistema
La gestión documental está muy presente en el día a día de las empresas y administrarla de la manera más eficiente posible es un gran reto para cualquier compañía. Pero, ¿qué hace un programa de gestión documental exactamente?
Facilita que todos los documentos de tu plantilla estén localizados en una misma plataforma. Acceso fácil y seguro.
- Registro de autoría y cambios: el programa recoge la autoría de los documentos así como todos los cambios que se han realizado en los mismos.
- Menor riesgo de pérdida de información: el almacenamiento centralizado y los protocolos de prevención de pérdida documental reducen el riesgo de extravío o dispersión de la información.
- Intercambio ágil de documentación: la cooperación entre departamentos y/o empleados es más rápida y segura. Un software de control documental posibilita que se encuentre en segundos cualquier archivo y desde cualquier lugar. Además permite la búsqueda masiva y la previsualización.
- Coordinación de la edición simultánea: cuando varios empleados trabajan simultáneamente en un mismo documento, el programa evita que se pierdan modificaciones o revisiones.
- Recuperación de versiones anteriores: es el conocido como roll-back y permite recuperar una versión anterior del documento para evitar su pérdida en caso de error.
7 razones por las que necesitas automatizar la gestión documental
Automatizar la gestión documental de las empresas es un paso imprescindible dentro de cualquier plan de transformación digital. La elección de un sistema que responda a las necesidades operativas de la compañía y facilite el manejo a los profesionales puede allanar notablemente el proceso.
Un buen programa de gestión documental debe ser capaz de simplificar al máximo las tareas administrativas relacionadas con la documentación de la empresa. Estas son algunas de las principales razones por las que nuestro software puede ayudar a un control documental mucho más eficiente.
1. Disponibilidad permanente de la documentación
La gestión documental convencional obliga a dedicar un espacio físico considerable al almacenamiento de la documentación generada. Paralelamente, la acumulación de documentos dificulta las tareas de localización y recuperación, ocupando el tiempo de los empleados.
La digitalización de estas tareas reduce muy significativamente el volumen de documentación impresa y agiliza de manera considerable el acceso a cualquier documento. En cuestión de minutos, los empleados autorizados pueden localizar y recuperar todos los documentos en formato digital.
2. Facilidades para el trabajo en equipo
Ya hemos comentado la posibilidad de editar simultáneamente un mismo documento sin que ello supongo ningún trastorno para el resto del equipo de trabajo. El software de gestión documental conserva todos los cambios realizados y evita que se superpongan acciones sobre un mismo documento.
3. Ahorro de tiempo en la gestión documental
Tanto las grandes empresas como las pymes ocupan buena parte del tiempo de sus empleados en tareas administrativas necesarias para la operatividad de la compañía pero sin un impacto directo en los resultados.
La simplificación y/o automatización de los trabajos de control documental permite un importante ahorro de tiempo que puede beneficiar a la empresa mediante la reducción de costes laborales o dedicando más recursos humanos y financieros a otras tareas.
4. Continuidad de los registros
Las empresas con mayores índices de rotación de personal y movilidad laboral están expuestas a sufrir disfunciones en la gestión documental. No en vano, cuando un empleado especializado en estas tareas abandona la compañía, es posible que su sustituto necesite un tiempo para familiarizarse con el funcionamiento de los registros.
Gracias al programa para control de documentos, los registros de documentos se mantienen accesibles en todo momento y se pueden autorizar y firmar digitalmente, facilitando que los nuevos empleados trabajen con ellos con comodidad y, muchas veces, sin necesidad de recibir formación específica.
5. Aprovechar el Big Data en la gestión documental
El Big Data gana protagonismo en la actividad empresarial a medida que avanza el proceso de digitalización de las empresas. Por consiguiente, mantener sistemas convencionales de gestión documental impide explotar al máximo las posibilidades de esta tecnología.
Una herramienta de Big Data puede permitir el análisis de cualquier documento, ya se trate de una hoja de texto o de cálculo, extrayendo información muy útil para la empresa y que, con un sistema de gestión convencional, no habría sido recopilada.
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6. Integra la gestión documental con otros procesos de la empresa
Nuestro software es compatible con la gran mayoría de programas de gestión de Recursos Humanos (ERP) y, por ello, puede implementarse en cualquier empresa sin que surjan incompatibilidades entre los sistemas.
Gracias a la integración entre los diferentes sistemas, las tareas administrativas ganan en fluidez, inmediatez y precisión. Todos los aspectos de la gestión del personal y de la estructura de la empresa están estrechamente relacionados y la información disponible en cada sistema se actualiza regularmente.
7. Ciberseguridad e imagen de marca
La importancia de la ciberseguridad para las empresas no se explica solamente por los problemas operativos que pueden experimentarse o las consecuencias legales que pueden derivarse. Una empresa que no es capaz de gestionar la documentación de manera segura puede ver lastrada su imagen de marca.
La seguridad es un aspecto cada vez más valorado por el mercado y los clientes, consumidores y proveedores esperan que sus datos personales y demás información sensible estén a buen recaudo en las compañías.
El programa de gestión documental es uno de los más seguros que pueden implementarse en estos momentos y aporta tranquilidad a las empresas y confianza a los clientes.
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