Importancia de la tecnología en las empresas | 6 necesidades esenciales

La actividad empresarial ha estado históricamente ligada al desarrollo tecnológico. No en vano, las necesidades de los negocios han motivado la aparición de numerosas innovaciones tecnológicas. En nuestros días, esta tendencia se ha intensificado de manera considerable y la importancia de la tecnología en las empresas es cada vez más notoria.

La tecnología puede ayudar a las empresas a ganar en eficiencia y a mejorar buena parte de sus procesos internos, con especial atención a un software de Recursos Humanos. Muchas compañías, sin embargo, siguen utilizando sistemas tradicionales que les impiden beneficiarse de las ventajas de la tecnología en los negocios.

La importancia de la tecnología en las empresas es cada vez más acusada y las firmas que no apuestan por la digitalización de las principales áreas de su negocio pueden ver afectada su competitividad. El ahorro de tiempo y la reducción de costes son algunos de los motivos más destacados. Pero hay mucho más.

Importancia de la tecnología en las empresas: 6 motivos para apostar por ella

El papel de la tecnología en las empresas es fundamental en los resultados comerciales pero también en la gestión del personal. En líneas generales, podemos distinguir seis necesidades empresariales esenciales que la tecnología puede ayudar a cubrir.

1. Captar el mejor talento

Conseguir que los mejores candidatos del mercado se interesen en trabajar en nuestra empresa no es una tarea sencilla y no nos referimos solamente a que estos tengan unas altas pretensiones económicas. Muchas veces, lo que falla es el propio proceso de reclutamiento y selección.

La implementación de un software de reclutamiento no solo permite entrar en contacto con los profesionales más idóneos para cada oferta, sino que aporta claridad y transparencia durante todo el proceso. Los reclutadores cumplen su trabajo con mayor facilidad mientras que los aspirantes valoran más positivamente su experiencia.

2. Mantener en orden los archivos de la empresa

Las empresas generan un ingente volumen de documentación que, en muchos casos, conviene conservar durante un largo periodo de tiempo. Hablamos de ficheros de todo tipo, incluyendo información sensible que requiere de un tratamiento seguro y confidencial.

Para atender esta necesidad, muchos negocios utilizan ya sistemas de gestión documental totalmente adaptados a sus necesidades. Por un lado, toda la documentación de la empresa se clasifica y almacena en base a los criterios pertinentes, al tiempo que posteriormente se recupera con rapidez. Por otro, los documentos solo resultan accesibles a los empleados autorizados.

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3. Cumplir objetivos sin asfixiar al personal

La importancia de los recursos tecnológicos en una empresa también puede observarse en las estrategias de dirección y/o liderazgo que adoptan los managers. El seguimiento del trabajo de los empleados, por ejemplo, puede canalizarse cómodamente a través de portales específicos.

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El portal de Recursos Humanos es una aplicación de fácil manejo que facilita un contacto estrecho entre ambas partes sin necesidad de que los líderes de los equipos sometan a la plantilla a un control directo más estricto. Así, se podrán cumplir los objetivos previstos sin comprometer la autonomía de los trabajadores.

4. Disponer de una estructura interna más clara y eficiente

Ya hemos comentado en varias ocasiones que la mejora de la eficiencia es una de las principales ventajas de la tecnología en las empresas. Para una gestión más eficiente, conviene dimensionar correctamente la estructura organizacional de la empresa.

El software de organigrama empresarial ayuda a construir la estructura organizacional más apropiada para la empresa, con información sobre todos los empleados, cargos, departamentos y áreas de negocio. Es un recurso muy útil para evitar duplicidades y conocer cuáles son exactamente los recursos humanos de que dispone la empresa.

Cada rol de una empresa tiene sus preocupaciones, tareas y obligaciones. Hemos desarrollado una guía que explica el impacto de un software de RR. HH. en cada puesto de trabajo con ilustraciones muy llamativas. Es decir, cómo soluciona los principales problemas del día a día y cómo le ayuda a rendir más en su perfil profesional.

5. Reconocer el rendimiento laboral y fomentar el desarrollo profesional

Conseguir que los mejores empleados se queden más tiempo en la empresa es otro de los beneficios de apostar por la tecnología en los negocios. Concretamente, nos referimos a la posibilidad de motivar a los empleados con programas de recompensas o planes de carrera.

Para administrar debidamente cualquiera de estas opciones, los managers tienen que llevar a cabo una evaluación del rendimiento laboral lo más exhaustiva y rigurosa posible. El software de evaluaciones del desempeño permite valorar el trabajo de cada empleado de acuerdo con los criterios previamente facilitados.

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6. Tomar mejores decisiones

La toma de decisiones es el último paso en cualquier línea de negocio o área de la empresa. Ya se trate de cerrar una contratación o de asignar más recursos a un proyecto, la disponibilidad de datos y métricas objetivas ayuda tomar una mejor decisión.

La importancia de la tecnología en las empresas puede verse justo en este momento decisivo, cuando, gracias a las diferentes herramientas digitales, los directivos y/o mánagers cuentan con toda la información necesaria para valorar la situación. Además, estos recursos tecnológicos facilitan la elaboración de informes tanto para la dirección como para los empleados.

Nuestro equipo de consultores ha creado una guía gratuita sobre Inteligencia Artificial en Recursos Humanos. Esta guía tiene como finalidad explicar los principios esenciales de la IA, subrayar su importancia en la mejora de diversas tareas y funciones, destacar los campos en los que la IA tiene un impacto significativo y considerar cuidadosamente sus riesgos potenciales.

Fases para implantar la tecnología en las empresas

Las situaciones anteriores pueden darse en cualquier empresa y la mejora tecnológica puede ser la salida más recomendable para alcanzar tan deseables metas. Con todo, conviene seguir un calendario apropiado para avanzar en los procesos tecnológicos en las empresas.

Fase 1: planificar y afrontar el cambio

El primer paso para avanzar en la digitalización de un negocio o de determinadas áreas del mismo pasa asumir cómo influye la tecnología en la producción y en el día a día de la empresa. Apostar por nueva tecnología en las empresas implica cambios y estos deben planificarse.

La planificación de la puesta en marcha de los nuevos sistemas tecnológicos obliga a tomar en consideración aspectos como la disponibilidad de recursos humanos y financieros o las prioridades estratégicas de la empresa. En este sentido, la implementación de nuevas tecnologías podría requerir formación específica para la plantilla o, incluso, la contratación de personal.

Fase 2: crear una estrategia digital acorde a la empresa

Asumidas las premisas básicas sobre la importancia de la tecnología en las empresas y examinado cuál es el punto de partida del negocio, conviene definir la mejor estrategia a largo plazo. Hay que seleccionar qué sistemas se implementan y qué calendario de actuaciones se va a seguir.

Llegados a este punto, una buena forma de optimizar la tecnología de una empresa es la de seleccionar programas que resulten compatibles con otros sistemas ya existentes en la compañía y cuyo manejo no requiera de conocimientos avanzados. Con ello se simplificará el proceso y se podrá poner más atención en la medición del impacto en las cifras del negocio.

Fase 3: seguimiento y evaluación del proceso de transformación digital

Ligado a lo anterior, la última fase, que, en un sentido estricto, no termina nunca, es la de evaluar los resultados obtenidos tras el inicio de la estrategia de transformación digital. Para ello, resulta necesario establecer indicadores de éxito que permitan comprobar si el proceso está avanzando al ritmo deseado.

Para ofrecerte información con más detalle y explicación, hemos elaborado una guía que te ayudará a digitalizar tu empresa:

¿Cómo vencer las resistencias a la utilización de la tecnología en los negocios?

La mayoría de empleados y directivos son conscientes de la importancia de la tecnología en las empresas. A pesar de ello, no siempre se muestran tan abiertos a sus posibilidades como sería deseable, lo cual frena la implementación de nueva tecnología en los negocios.

Para un buen aprovechamiento de la tecnología en las empresas, los empleados tienen que comprender y compartir la necesidad de avanzar hacia un modelo de negocio digital. Esto significa que los managers deben hacer un esfuerzo adicional para poner en valor el interés de cuánto se está haciendo en este sentido.

Más allá de estas indicaciones generales, las empresas pueden poner en marcha diferentes estrategias para comprometer a sus empleados con el proceso de transformación digital:

• Fomentar la participación en el proceso: aunque las líneas maestras del plan de transformación digital deben definirse desde la dirección de la empresa y de los departamentos, resulta conveniente interesarse por las opiniones de los trabajadores de cara a la concreción de objetivos y del calendario de actuaciones.
• Imprimir una visión positiva al proceso: cualquier cambio puede generar cierta ansiedad entre los empleados. Por ello, la implementación de nuevas tecnologías en las empresas ha de promoverse como algo muy positivo no solo para la organización sino para los propios trabajadores. Así, conviene resaltar las ventajas que estos obtendrán gracias a los nuevos sistemas.
• Facilitar la capacitación del personal: algunos empleados se muestran reticentes a utilizar las nuevas tecnologías no porque infravaloren su potencial sino por el temor a no ser capaz de manejarlas. Conviene facilitar al máximo la formación específica a aquellos trabajadores que lo precisen.
• Incentivar la adecuación al nuevo entorno de trabajo: crear alicientes para los trabajadores es siempre una forma de hacer más atractiva la transformación digital. Por ejemplo, puede habilitarse la posibilidad de realizar parte de la jornada de manera remota, gracias a las nuevas tecnologías, para facilitar la conciliación laboral y familiar.