Incidencias de nómina | Qué es y cómo automatizar su registro

Recursos Humanos es el departamento encargado de recopilar todas las incidencias de nóminas de sus empleados y transmitir esos cambios al profesional, organismo o proveedor que se dedica a crear las nóminas. 

Y es que, cada mes hay modificaciones en las nóminas de los empleados, ya sea por una baja médica, por haber hecho horas extra o por un aumento de sueldo por buen rendimiento. Evitar errores en este proceso es fundamental para no causar un problema grave: no pagar el sueldo adecuadamente del trabajador.

Es por esto que es necesario llevar un control de incidencias de personal actualizado y detallado. Así, la dirección comprenderá con detalle el estado de su plantilla y se ahorrará problemas legales.

Ante una realidad tan cambiante como es la de una empresa, conviene conocer a fondo qué es una incidencia de nómina, las ventajas que ofrece mantener su registro y cómo un software de gestión de nóminas agiliza su puesta al día, al mismo tiempo que reduce los errores humanos.

¿Qué es una incidencia de nómina?

Cuando hablamos de una incidencia en nómina nos referimos a cualquier cambio que afecta a la cantidad de dinero que percibe cada trabajador y que se pueda producir por alguna cuestión extraordinaria. Por ejemplo: horas extra, ausencias no justificadas, despidos, baja médica o una subida salarial.

Tradicionalmente, es el departamento de RR. HH. el encargado de recopilar toda esta información cada mes en la prenómina y enviárselo al organismo o persona que elabore las nóminas (asesoría, gestoría, proveedor de nómina o incluso un departamento interno de la empresa).

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En qué consiste el control de incidencias de personal

Es un inventario o registro donde se guardan las incidencias de nómina. Estas representan un conjunto variado de situaciones, extraordinarias o no, que afectan al sueldo del empleado. Es una información individual, que cambia cada mes y que el personal de Recursos Humanos se encarga de recopilar.

Según la situación, el registro se envía a un gestor para que se encargue de la confección de las nóminas. En otros casos, será la propia administración de la compañía la que desarrolle el proceso. Todo depende del tamaño y la estructura de la empresa. Sin embargo, es fundamental que esta gestión se realice de manera correcta para evitar errores.

Si una incidencia equivocada llega a la nómina final, se podrían estar incumpliendo las obligaciones laborales del empresario. Una situación así requeriría de emitir una rectificación para evitar problemas legales. Los fallos humanos, como olvidos o equivocaciones al introducir un dato, son los que suelen causar mayores daños. Esto se agrava de manera especial si se usa una hoja de incidencias física, en excel o se distribuyen en varios tipos de archivos.

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Para no caer en errores, el equipo de Recursos Humanos debe apoyarse en un software de nóminas. Este permite llevar el control de incidencias de personal al día de manera automatizada.

Cualquier cambio será detectado en el momento de producirse y quedará reflejado sin intervención humana, al mismo tiempo que se almacena para futuros usos. Una solución perfecta para ganar en tranquilidad, seguridad y eficiencia.

¿Cómo se efectúa un registro de incidencias de nómina?

Dada la importancia del registro y control de incidencias de nómina, no está de más saber cómo se realiza. Al fin y al cabo, la información almacenada es vital para el buen funcionamiento de la empresa y se debe conocer el proceso con detalle.

Registro del tiempo trabajado, clave en las incidencias de nómina

El primer paso consiste en disponer de un registro de asistencia y de las vacaciones y ausencias. Este se efectuará de manera individualizada, lo que servirá de base para el control de incidencias del personal y el registro de cada una. Se determinará la jornada laboral, los horarios, pausas o bajas y se contrastarán con un periodo de tiempo establecido, como un mes.

De este modo, se dispone de un inventario en el que aparecen todas las incidencias y que se va actualizando según vayan surgiendo. Este documento es esencial, ya que resulta útil a la hora de ciertos procedimientos legales. Por ejemplo, es una prueba que alegar en caso de despido. Si un trabajador en particular deja de acudir a su puesto o llega tarde pese a las amonestaciones, se contará con todas las faltas en el trabajo en las que ha incurrido.

El módulo de control horario de Bizneo HR se vincula directamente con el módulo de gestión de nóminas, así se evitan errores al usar una única plataforma para acceder tanto a la ficha del empleado, su horario trabajado, horas extra o su salario. 

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Determinar los tipos de incidencia de nómina

Las incidencias de nómina se pueden separar en dos grandes grupos: las previstas y las imprevistas. Las primeras son recurrentes y ocurren en diferentes espacios de tiempo. En este grupo se incluyen las vacaciones, bajas médicas, descuentos o complementos salariales al actualizar el contrato.

El segundo caso, no es posible preverlas con antelación dada su naturaleza repentina, como ocurre con una falta injustificada o una fruto de un accidente.

En cualquiera de los dos casos, disponer de un software de gestión de nóminas de empleados evita tener que usar varios tipos de formato de incidencias laborales. Además, permite establecer las clases según la política particular de cada empresa y aplicarlas automáticamente cuando se produzcan.

Por ejemplo, si un empleado llega tarde, el programa registrará el evento dado que ha fichado fuera de hora. Todo automatizado gracias a que la información se comparte entre los diferentes módulos. Cada incidencia de nómina se registra en un informe de incidencias masivo por cada empleado, departamento o empresa, que explicamos a continuación.

Realizar el informe de incidencias de nómina

Realizar el informe de incidencias es el último paso. En su interior se recogen los hechos ocurridos en el espacio de tiempo definido anteriormente. Es posible confeccionar varios formatos con información más o menos detallada, algo que dependerá de las necesidades de la empresa.

Gracias a este documento, se dispone de un reporte de nómina, que servirá de base para determinar la de cada empleado. Normalmente es el material que se envía al organismo o persona encargada de confeccionar la nómina (asesoría, gestoría, proveedor de nómina externo o cualquier método de outsourcing de nómina).

Se sabrá si ha faltado al trabajo, sus horas extra, si ha cumplido objetivos para incluirle incentivos, a qué departamento pertenece, el puesto o el valor a descontar de su retribución, si es que es necesario. Además, el reporte de nómina se puede emplear para implementar medidas correctivas, algo útil para luchar contra problemas determinados como es el absentismo.

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Las ventajas de un buen registro y control de incidencias de personal

Llevar un buen control de incidencias de personal ofrece una serie de ventajas. Estas hacen que la empresa se mantenga al día y a la vanguardia en cuanto a gestión de Recursos Humanos y de su propio presupuesto. Al mismo tiempo, incrementa la seguridad de sus operaciones, ya que reducen los riesgos legales. Y estos son solo algunos beneficios, pero también hay que prestar atención a estos.

• Las nóminas ganan en veracidad. El pago a los empleados se ajusta de manera fidedigna a su comportamiento real. En caso de que no respeten su contrato, notarán las consecuencias gracias al registro de incidencias.
• Evita problemas fiscales. El cálculo de las nóminas debe ser correcto para adecuarse a la fiscalidad actual. Un pequeño error afectaría a las cotizaciones de la Seguridad Social o del pago del IRPF, lo que llevaría a cometer infracciones ante la administración correspondiente.
• Mejora el clima laboral. Las retribuciones son fundamentales para mantener la moral y el bienestar laboral de la plantilla. Al fin y al cabo, a nadie le gusta recibir menos de lo que ha pactado en su convenio o contrato.
• Tranquilidad en la confección de nóminas. El control de incidencias de personal actúa como un seguro que trae estabilidad. La nómina se confeccionará a partir de todos los sucesos que han afectado a cada empleado. Una forma de mejorar los resultados, pasa por automatizar el proceso con las últimas soluciones disponibles.

¿Cómo ayuda la tecnología a mejorar el registro de las incidencias de nómina?

La ayuda de la tecnología para llevar un correcto registro de incidencias de nómina es clave. Esto se debe a que automatiza todo el proceso, pero sin perder capacidad de personalización. Así, la empresa podrá prescindir de otras alternativas que se han quedado obsoletas y que obstaculizan este proceso.

Y es que un software de gestión nóminas permite concentrar toda la información de cada empleado en una sola base de datos. Esta se mantiene actualizada con la información recolectada del resto de módulos de la suite de RR. HH., lo que evita errores humanos. Los datos se extraen del propio comportamiento de los empleados y son recogidos en tiempo real. No habrá riesgo de falsificaciones o pérdida alguna.

Además, facilita la creación del informe de incidencias en el trabajo, un documento útil para conocer mes a mes los cambios que ocurren en la plantilla y que evitará errores en la entrega de la prenómina al resto de agentes que puedan estar involucrados en la confección de la nómina.

Así, Recursos Humanos integra una solución integral que cuida el ciclo de vida del empleado sin descuidar uno de los aspectos más importantes: la nómina y sueldo del trabajador.