Los informes de control horario son obligatorios desde la ley del 8 de marzo de 2019, la cual busca frenar la precariedad laboral. De no contar con ellos, las empresas se exponen a la aperturas de expedientes y multas, por lo que es preciso confeccionarlos de acuerdo a la normativa y guardarlos. Más allá de la legislación, disponer de un informe de horas trabajadas es muy útil.
Permite extraer información importante sobre el estado de la empresa, como es el caso de la productividad de la plantilla o las entradas y salidas del personal. Así, este documento se convierte en una solución de control horario muy a tener en cuenta.
Para aprovechar lo que ofrecen al máximo, es preciso saber en qué consisten exactamente y sus diferentes tipos. Gracias a esto, el equipo de Recursos Humanos podrá conocer con más detalle su propia empresa.
Tabla de contenidos
Qué es un informe de control horario
Se trata de un documento en el que aparece un control de las horas trabajadas de toda la plantilla. En su interior se encuentran la relación por trabajador a lo largo de los días. A la hora de confeccionarlos, existen diferentes métodos para efectuar la supervisión y que vuelcan los datos en el informe.
Puede obtenerse una recopilación en bruto o una detallada y ordenada por trabajador. Sin embargo, es recomendable que los profesionales del equipo de Recursos Humanos los revisen. Esto permitirá encontrar posibles errores, vacíos en la información y otros problemas. Además, como veremos, es importante frente a una inspección laboral.
Cómo veremos es esencial contar con la tecnología para digitalizar todo lo relacionado al control horario, así se automatiza todo el proceso y facilita tanto la recolección como el análisis de los informes de horas trabajadas.
Qué datos debe incluir el informe de horas trabajadas para pasar una inspección
El informe de control horario debe contener, de forma obligatoria, una serie de datos. Recogerá la hora de entrada y salida de cada trabajador, así como las horas extras efectuadas por cada uno. La información tiene que estar actualizada y revisada, en especial si se presenta una inspección laboral. Si se ofrecieran los datos en bruto, se consideraría que el documento es erróneo.
Además, hay que tener en cuenta que las inspecciones pueden ser retroactivas. La ley recoge que los informes de horas trabajadas se deben guardar durante cuatro años. También se podrán solicitar grabaciones de videovigilancia o los datos guardados en los ordenadores de trabajadores.
A la hora de recoger y registrar los datos, existen tres sistemas de registro de la jornada permitidos. El primero es el manual, en el cual los trabajadores anotan y firman sus horas; el segundo mediante uso de una web o un app, y el tercero mediante terminales de control.
Para asegurar que se efectúa un seguimiento escrupuloso, es recomendable emplear un software de control horario.
Esta solución permite la integración con sistemas para el fichaje y cuenta con una base de datos en la que almacenar toda la información. Por descontado, es posible tratarla de manera automatizada para cumplir con la legislación vigente.
Tipos de informes de control horario
Informe de horas trabajadas
El informe de horas trabajadas recoge el seguimiento y control de tiempo de trabajo. Muestra información general de cada jornada y las desviaciones en los horarios. También es posible disponer de la cantidad de ausentes, retrasos o salidas anticipadas. Por tanto, gracias al reporte de horas trabajadas, se cuenta con una serie de datos clave que entregar en caso de inspección.
Informe de totales y saldos
Permite visualizar si los trabajadores realizan la jornada de trabajo al completo. Ofrecen un reporte de horas trabajadas por empleado, equipo, departamento o de la empresa en su conjunto. Además, da información sobre el tiempo previsto, el efectuado, el justificado o el total restante, sea negativo o positivo.
Informe de horas extras trabajadas
Su utilidad reside en que muestran un reporte de horas extras efectuadas por trabajador. Ayudan a determinarlas con precisión, lo cual permite una mejor remuneración. De este modo, se impiden impagos y otros problemas que la ley de control de presencia trata de prevenir.
Informe de fichajes de un día
Este tipo de reporte de horas se destina a recoger los fichajes realizados en días concretos. Son de utilidad como respaldo para la empresa en caso de inspección. Al demostrar de manera fehaciente que se ha llevado un registro escrupuloso, es posible evitar sanciones. Además, se puede comprobar que los empleados acuden a su puesto a la hora pactada.
Informe de dinámica y actividad productiva
Este informe es uno de los más interesantes, ya que no solo recoge un calendario de horas. Muestra la distribución de la actividad de la plantilla en un periodo de tiempo concreto. Esto facilita averiguar los momentos del día más productivos y en los que hay mayor o menor actividad.
Es una herramienta muy útil para determinar la productividad laboral o la eficiencia de la plantilla. Ofrece datos sobre la actividad productiva, la improductiva o la neutral a lo largo de un días, semanas o meses. Así, se consigue una gestión de Recursos Humanos más efectiva simplemente al contar con los informes de horas trabajadas.
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Relación de horas trabajadas y productividad
Existen la creencia de que a más horas trabajadas, mayor es la productividad. Esto no es del todo cierto, de lo contrario las jornadas serían interminables. La realidad es distinta al haber un sinfín de factores involucrados. Además, cada empresa es un mundo sujeto a sus propias características.
Sin embargo, la relación entre horas trabajadas y productividad existe, la cual muestra la cantidad de trabajo efectuado por unidad de tiempo. Es importante realizar mediciones para comprobar cuándo es más productiva la plantilla. Habrá unos momentos del día en que sea mayor y otros en los que decaiga.
Por qué implementar un software de control horario en tu empresa
Es importante determinar las horas de trabajo efectivas, ya que son las que muestran la productividad real. En una jornada laboral normal, un empleado se enfrenta a todo tipo de tareas más allá de las propias de su puesto. Debe responder a correos electrónicos, acudir a reuniones o a otras actividades ligadas indirectamente con su proyecto, pero que no tienen por qué contribuir a su avance.
De hecho, un síntoma de baja productividad puede ser un registro demasiado alto de horas en la finalización de un proyecto. Si se ha tardado tanto, es probable que buena parte del tiempo haya sido improductivo. Pero por esto no hay que pensar que una jornada laboral de pocas horas es más productiva.
Al final, la productividad depende del trabajador y de cómo está organizada la empresa. Ante esto, es importante llevar un reporte de horas trabajadas exhaustivo. Estas podrán volcarse en un informes de control horario, los cuales analizar para determinar el estado de la compañía. Si a la solución de control horario se le suma una de evaluación del desempeño… el análisis de rendimiento será total.
Cómo automatizar tus informes de horas trabajadas y control horario
Automatizar los informes de horas trabajadas es posible con un software de control horario de trabajadores. Permite determinar el tiempo de trabajo efectivo, conocer el estado de las entradas y salidas o el reparto de turnos. La información disponible puede abarcar a toda la plantilla en general o a trabajadores concretos. Así, se dispone de una herramienta de control horario precisa y fácil de utilizar.
Ayuda a confeccionar informes de horas trabajadas totalmente detallados, los cuales son válidos ante inspecciones laborales. Los técnicos del departamento de Recursos Humanos pueden verificar horarios y turnos rotativos en poco tiempo.
Esto se debe a que tienen la opción de efectuar revisiones masivas con un solo clic… Además, las estadísticas generadas por el programa de control horario se exportan a cualquier formato (excel, pdf, word…).
También registra, de manera automática, el cómputo de horas extra, facilita crear bolsas de horas personalizables y establecer reglas de cálculo. La información generada aparecerá en informes de balance y de convenio, lo cual permite comprobar la adecuación del tiempo de trabajo al salario. Por último, permite extender todas sus funcionalidades a versiones móviles.
En definitiva, con un sistema de control horario digital, el departamento de Recursos Humanos cuenta con una herramienta completa y eficiente. Tienen a su alcance toda la información que necesita, la capacidad de generar informes de horas trabajadas y otras funcionalidades clave.
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