Inteligencia artificial Recursos Humanos | Cómo aplicar la IA

La inteligencia artificial aplicada a Recursos Humanos representa un avance sin precedentes. Ha conseguido automatizar una gran cantidad de tareas repetitivas, lo que ha permitido optimizar una amplia variedad de áreas. Desde crear informes a actualizar datos de una prenómina, su utilidad está fuera de duda.

Su impacto ha conseguido liberar cientos de horas de trabajo que se pueden destinar a actividades de mayor valor, pero sin que eso suponga una merma en la calidad. Todo lo contrario. Ahora es posible prestar más atención a los detalles y ofrecer experiencias personalizadas al perfil de los trabajadores o candidatos.

Dado la revolución que ha supuesto la IA en RR. HH. conviene entenderla a fondo. Así, se podrá sacar el máximo partido a las herramientas que han sido potenciadas con los software de Recursos Humanos.

¿Qué es exactamente la inteligencia artificial aplicada a Recursos Humanos?

El concepto inteligencia artificial lleva utilizándose desde mediados de los años 50 del siglo XX. En origen, hacía referencia a la idea de crear máquinas que pudieran realizar tareas en las que se necesitará la inteligencia humana. Pese a que la base se mantiene, en la actualidad se engloban una amplia variedad de técnicas y tecnologías.

Dentro del mismo concepto se incluyen algoritmos, IA conversacional y de decisiones, machine y deep learning, procesamiento del lenguaje natural o sistemas de análisis semántico. Todas ellas son técnicas, métodos o tecnologías que consiguen ahorrar tiempo y esfuerzo en multitud de procesos.

Además, existen dos grandes vertientes: la inteligencia artificial débil y la fuerte o inteligencia artificial general. La primera es la disponible en la actualidad, es decir, la que es capaz de automatizar tareas repetitivas, como es la criba curricular o cualquier análisis masivo de datos de RR. HH. Hablaríamos de Inteligencia articial o IA en reclutamiento.

En cuanto a la segunda, aún no se ha alcanzado, ya que supone la creación de una máquina consciente, sensible y con intelecto. Por tanto, contará con unas capacidades iguales o superiores a las humanas.

¿Qué grandes cambios ha traído la inteligencia artificial aplicada a los Recursos Humanos?

Al igual que en otros sectores, la inteligencia aplicada a los Recursos Humanos ha supuesto una revolución. Todos los procesos involucrados han aumentado su eficiencia, los resultados de un reclutamiento son más precisos y se logra incrementar la satisfacción de la empleados en una amplia variedad de interacciones, como un onboarding.

Ahorro de tiempo en tareas administrativas y legales

La IA en Recursos Humanos ha conseguido reducir el tiempo necesario para llevar a cabo diferentes tareas administrativas y legales que resultan repetitivas. Al cubrirlas con ayuda de una máquina, las personas pueden concentrarse en las actividades más complejas, como el desarrollo de estrategias o el análisis de informes.

Uno de los ejemplos más destacados del ahorro de tiempo que consigue la inteligencia artificial aplicada a Recursos Humanos son los chatbots. Es una solución que se encarga de contestar las dudas comunes de los empleados o de los candidatos. Responde cuestiones como ¿cuántos días tengo disponibles de vacaciones?, o ¿en qué situación se encuentra mi candidatura? 

Las respuestas se ofrecen en tiempo real, casi al instante, y sin intervención humana. En caso de que la duda sea compleja, un miembro del personal de Recursos Humanos puede encargarse de resolverla.

Otro aspecto en el que se ahorra tiempo es en la gestión de solicitudes y aprobación de vacaciones, ausencias, horas extra, contratos y otras tareas puramente administrativas. Mediante la IA en RR. HH., se automatizan creando flujos de trabajo para las acciones de mayor complejidad. Estas solo tendrán que supervisarse y aprobarse, por lo que se gana en agilidad.

IA en RR. HH. en la generación de nóminas

La gestión de nóminas es un proceso que hay que cuidar, ya que afecta de lleno en la motivación y satisfacción de los empleados. Una inteligencia artificial aplicada a Recursos Humanos puede encargarse de cada acción o de algunas en particular. En cualquier caso, su ayuda es esencial. Analiza la situación de los trabajadores de manera individualizada, como ocurre con las incidencias, y genera el documento adaptado.

Un buen software de gestión de nóminas ya es capaz de automatizar todo el proceso. Empieza por recopilar las incidencias (bajas médicas, complementos salariales, vacaciones…), comprueba los datos de los empleados, notifica si existen problemas y distribuye el documento final entre la plantilla tras la aprobación de un supervisor. Además, es posible integrar el programa con otras herramientas para potenciarlo.

Desarrollo de planes de formación personalizados

La inteligencia artificial y los Recursos Humanos vuelven a darse la mano para lograr una mejor formación de los trabajadores. En este caso, la contribución se realiza a partir de la creación de planes personalizados de capacitación y análisis de sus resultados. Por ejemplo, se pueden supervisar las formaciones pasadas para estudiar cómo aprende y cuál es el ritmo de cada trabajador para individualizar recomendaciones sobre su desarrollo.

También se usa para ofrecer a los empleados oportunidades de movilidad interna basada en sus preferencias, habilidades y opciones disponibles dentro de la empresa, lo que fomenta el desarrollo de talento. Además, con el continuo desarrollo de las herramientas, es posible simplificar el proceso y unificarlo para combinar todo el conocimiento disponible. Desde el entrenamiento a las sugerencias formativas, la IA resulta clave.

Análisis del clima laboral

El análisis del clima laboral se ve potenciado gracias al uso de IA en RR.HH. Esto es posible debido a que ofrece oportunidades para encontrar empleados que están a punto de abandonar la compañía o para entender los fenómenos sociales dentro de la organización. Al disponer de tales informaciones, es más sencillo resolver problemas que afectan a la rotación de personal o que están generando conflictos.

Asimismo, la tecnología facilita efectuar encuestas en diferentes lapsos de tiempo. Por ejemplo, al realizarlas cada una o dos semanas, los managers disponen de información actualizada sobre indicadores que afectan a la productividad, la motivación o el bienestar. Así, no les costará tomar las decisiones adecuadas para mejorar las áreas que les interesen.

IA en RR. HH. para el onboarding

El onboarding es un proceso relevante que no debe descuidarse. Es un área que está en el top cinco de las destacadas por los líderes del sector de Recursos Humanos en el informe The Future of Work: Inteligent by Desing de Eightfold. Ocupa el cuarto puesto en interés con un 40 % de los votos.

Tal importancia se debe a que es posible verificar los documentos de los empleados, llevar a cabo entrenamientos de integración o realizar tareas administrativas, como entregar las credenciales para acceder a los programas y equipos de la empresa, todo ello de manera automatizada.

Se consigue que el proceso sea suave y que esté personalizado para cada nueva contratación. Los chatbots son, una vez más, la solución de mayor relevancia. Se encargan de guiar al empleado respondiendo dudas y proveyendo de información útil.

Además, los flujos de trabajo también contribuyen a automatizar esta etapa. Permiten enviar todo el material que el recién llegado necesita, resolver sus dudas o efectuar un seguimiento durante las primeras semanas. Por tanto, recibe un acompañamiento constante y adaptado a sus necesidades.

El acompañamiento es cercano y no se deja colgado al recién llegado. Al final, la imagen de la empresa se mantiene positiva, al tiempo que los de RR. HH. pueden dedicarse a tareas más complejas.

IA en RR. HH. para la evaluación del talento

La inteligencia artificial aplicada a Recursos Humanos también se usa para evaluar el talento. En este punto, el valor que aporta la tecnología va más allá de la automatización. Permite efectuar ponderaciones precisas de objetivos, clasificaciones o un ranking de trabajadores en función de diferentes parámetros (rendimiento, evolución en competencias…).

Se trata de gestionar una información, que puede ser muy amplia, condensarla y hacerla sencilla de comprender. Así, los expertos del departamentos de RR.HH pueden separar la paja del grano con mayor facilidad y encontrar a los mejores perfiles, tanto dentro de la empresa (análisis de rendimiento actual vs potencial) como durante un reclutamiento. 

¿Cuáles son las perspectivas para los próximos años?

Es innegable que los avances realizados han cambiado por completo el sector en poco más de una década. La automatización ha marcado un antes y un después que ha aumentado el peso de los especialistas de Recursos Humanos. Sin embargo, los próximos años traerán nuevas herramientas y aplicaciones.

El informe Future of Work de IDC, el cual recoge las opiniones de los 2000 negocios globales más importantes en el sector, muestra que para el 2024 el 80 % de las compañías tiene pensado utilizar managers digitales. Esta figura se encargará de las contrataciones, el entrenamiento o, incluso, de gestionar el despido de los trabajadores. 

Asimismo, a principios del 2023 la inteligencia artificial generativa causó un gran impacto en la opinión pública. Su capacidad para responder a preguntas concretas de manera precisa tendrá grandes implicaciones en el mundo empresarial. Hay que tener en cuenta que puede comprender el lenguaje escrito, incluso con equivocaciones o errores gramaticales, lo que abre innumerables posibilidades y aplicaciones.

Por ejemplo, al tener acceso a una base de datos, podría convertirse en una mejora sustancial para efectuar análisis. Sería capaz de emitir informes con un alto grado de detalle en función de las preguntas realizadas.

Por tanto, aumentaría la capacidad de los managers para tomar decisiones estratégicas adaptadas a sus necesidades y situación, ya que dispondrían de una herramienta con la que indagar con gran detalle.

¿Qué desventajas supone la IA?

Pese a que el uso del machine learning en Recursos Humanos y otras tecnologías relacionadas con la inteligencia artificial suponen un gran adelanto, no son perfectas. Por ejemplo, según una encuesta de Harvard Business School, el 88% de los ejecutivos de RRHH descubrieron que las herramientas de IA rechazaban candidatos cualificados. 

El problema surgía en ofertas de empleo con descripciones que incluyen demasiados requisitos. Cuando el algoritmo analizaba los candidatos, dejaba fuera a quienes no cumplieran con todos ellas, lo que supone rechazar perfiles que podrían ser válidos pese a que no encajara en uno o dos parámetros.

Guía descargable sobre Inteligencia Artificial en Recursos Humanos

Nuestros consultores han desarrollado un contenido especializado y totalmente gratuito sobre IA en RR. HH.. El objetivo de esta guía es desentrañar sus conceptos fundamentales, resaltar la relevancia que la IA ostenta en la optimización de cada tarea o función, identificar las áreas que potencia de manera excepcional y abordar con prudencia sus posibles riesgos.

Por muy potente que sea la tecnología, siempre es necesario la intervención humana. Ya sea para dar las indicaciones o para estudiar los resultados, es un factor que puede afectar de manera negativa el uso de la inteligencia artificial aplicada a Recursos Humanos. Si los encargados incluyen contradicciones en los indicadores o quieren favorecer a determinados grupos, las herramientas se limitarán a actuar, puesto que, al fin y al cabo, solo cumplen su programación.